توجه کافی به مدیریت دانش و ایجاد یک پایگاه دانش منطبق با اصول مدیریت دانش
سیستم مدیریت دانش، ابزاری است که سازمان ها از آن استفاده می کنند تا مستند سازی های خود را ساماندهی کنند. همچنین بخش بیشترین سوالات پرسیده شده و دیگر اطلاعات موجود در سازمان را مدیریت نمایند.
از طرفی با استفاده از این سیستم، می توانند دانش و اطلاعات سازمان را برای مشتریان داخلی و یا خارجی سازمان به آسانی قابل دسترس سازند.
این دانش و یا اطلاعات می تواند حاصل تحقیق، پژوهش، و یا تجربه افراد درون یا خارج از سازمان باشد.
با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش، می توان به روزآمد سازی مستندسازی ها کمک کرد. همچنین می توان به مشتریان کمک کرد تا پاسخ های خود را بیابند. این نرم افزار کمک می کند افراد دسترسی به دانش را مدیریت کنند. با استفاده از این سیستم، اطلاعات می تواند به صورت طبقه بندی شده در اختیار مشتریان قرار گیرد.
بدین ترتیب امکان استفاده از تجربه های ارزشمند افراد یا اطلاعات حاصل از علم یا پژوهش به وجود می آید.
این سیستم، ابزاری ارزشمند هم برای کسب و کارهای کوچک است، و هم مورد استفاده سازمان های بزرگ قرار می گیرد.
در هر مورد می تواند سازمان را کمک کند تا دانش را برای مخاطبان متنوع خود اشاعه دهد. این اطلاعات ممکن است حاصل پژوهش یا تحقیق باشد و یا صرفا تجربه های افراد را بازنمایی کند.
مدیریت دانش فرآیند شناسایی، گردآوری، ذخیره، ارزیابی و اشتراک همه اطلاعات ارزشمند سازمان هاست. این اطلاعات حاصل عملکردها و اقدامات روزانه سازمان است. یا ممکن است حاصل پژوهش یا تحقیقی باشد که افراد سازمان انجام داده اند یا از دل تجربه های روزمره کاری افراد سازمان به دست آمده باشد.
این سیستم، به مانندِ سیستم فهرست نویسی کتابخانه عمل می کند که کمک می کند کاربران قفسه درست و کتاب مناسب خود را برای یافتن پرسش خود بیابند.
مدیریت دانش موثر به این معناست که پاسخ های دقیق به پرسش های متداول به راحتی قابل دسترس باشد. این دسترس پذیری می توان هم به مشتریان و هم به کارکنان سازمان کمک کند.
این سیستم و یا نرم افزار، می تواند به شما کمک کند که روزآمد و سازماندهی شده عمل کنید و مستندسازی های سازمان را که می تواند تجربه عملی افراد باشد یا اطلاعات حاصل علم، پژوهش و تحقیق باشد به روش های بهتری انجام دهید. به چندین علت استفاده از سیستم مدیریت دانش در این قسمت اشاره می شود:
مشتریان شما همیشه مایل نیستند که با یک عامل انسانی در رابطه با حل مسائل خود صحبت و تعامل داشته باشند. اگر آنها بتوانند به صورت آنلاین جستجو کنند و سوالات خود را بیابند مجبور نیستند مدت ها منتظر برقراری ارتباط تلفنی با سازمان شما باشند.
چنین خدماتی، موثرترین روش پشتیبانی از مشتریان شما خواهد بود. با استفاده از یک سیستم یا نرم افزار مدیریت دانش می توانید حجم کاری کارکنان خود را نیز کاهش دهید. همچنین به صورت بیست و چهار ساعته و در طول تمامی روزهای هفته می توانید مشتریان را پشتیبانی نمایید.
فراهم کردن پاسخ برای بیشترین سوالاتی که پرسیده می شود می تواند کمک کند تا بازدید کننده های وب سایت شما تبدیل به خریدار شوند. یک سیستم یا نرم افزار مدیریت دانش، بیشترین اصطلاحات جستجو شده و مقالات بازدید شده را شناسایی می کند.
در این صورت شما مجبور نیستید به دنبال این باشید که مشتریان شما چه می خواهند بدانند، این اطلاعات به شما این را خواهد گفت.
سیستم یا نرم افزار مذکور به شما کمک می کند تا مقالات روزآمد را شناسایی کنید و خود را با اطلاعات علمی جدید به روز نگه دارید. با سازماندهی واضح و روشن تجربه ها یا پژوهش علمی های انجام شده امکان دسترسی و جستجوی این اطلاعات ارزشمند برای افرادی که به آن ها نیاز دارند ایجاد می شود. بدین ترتیب افراد سازمان می توانند خود را با آخرین تحولات و پیشرفت های حوزه کاری خود روزآمد نگاه دارند.
با استفاده از بهترین سیستم مدیریت دانش می توانید در هزینه های تحقیق و توسعه سازمان نیز صرفه جویی کنید. به این صورت که به جای آنکه تحقیق ها یا پژوهش های جدیدی انجام شود، سعی شود از پژوهش های قبلی مرتبط و یا تجربه افراد ذی صلاح در آن رابطه استفاده شود.
این کار باعث می شود از دوباره کاری و تکرار مکررات جلوگیری شده و هزینه های پیش بینی شده برای بخش تحقیق و توسعه سازمان صرف اموری شود که قبلا به آن ها در پژوهش های علمی پرداخته نشده است و یا شامل تجربه های افراد متخصص سازمان و یا خارج از سازمان نمی شود.
نکته مهمی که در این رابطه وجود دارد این است که بسیاری از افراد به دلایل مختلف از جمله بازنشستگی و یا تغییر شغل از سازمان خارج می شوند. با خروج این افراد یا متخصصان، به میزان زیادی دانش ارزشمندی که حاصل کار چندین ساله آنها در سازمان است از سازمان خارج می شود. بدین ترتیب سازمان را از این ثروت ارزشمند محروم می سازند.
با استفاده از سیستم مدیریت دانش می توانید اطمینان حاصل کنید که دانش این افراد همچنان در خدمت سازمان خواهد بود. این دانش می تواند در پژوهش های علمی متجلی شده باشد یا فقط به صورت دانش ضمنی وجود داشته باشد.
بنابراین با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش می توانید این دانش را تجمیع و گردآوری کنید. در قدم بعدی آن را سازماندهی کرده و در اختیار دیگر کارکنان سازمان و یا مشتریان خود قرار دهید.
همچنین می توان از این دانش، تولید ثروت کرد. در این مسیر باید مشوق هایی وجود داشته باشد که افراد را تشویق و ترغیب سازد مخصوصا دانش ضمنی و پنهان خود را در اختیار سیستم قرار دهد.
سیستم مدیریت دانش نه تنها برای کسب و کار و سازمان شما می تواند گزینه عالی محسوب شود. بلکه برای مشتریان نیز می تواند بسیار موثر عمل نماید.
مزایایی که کمک می کند تا تجربه کاربر یا مشتری بهبود یابد شامل موارد زیر است:
• کاهش زمان های انتظار
• قادر ساختن کاربران یا مشتریان به کمک به خودشان
• فراهم کردن کمک های با جزییات مفصل به مشتریان
مشخصه های ضروری این سیستم یا نرم افزار این است که امکان ایجاد پایگاه دانش را فراهم می کند. همچنین امکان شخصی سازی کردن آن را نیز تسهیل کرده است. برخی از این ویژگی ها برای چنین سیستم یا نرم افزاری که حاصل از پژوهش، علم و یا تجربه است، شامل موارد زیر است:
• امکان استفاده از چند رسانه ها
• چند زبانی بودن
• گزارش دهی و تحلیل
• مجموعه بازخورد
• کنترل اجازه دسترسی
• کنترل بازدید
• شخصی سازی شدگی
• تولید ثروت برای به اشتراک گذاران دانش
در توضیح این مشخصه های ضروری می توان گفت به عنوان مثال تولید ثروت برای به اشتراک گذارندگان دانش به این صورت است که افراد با وجود مشوق های درونی و بیرونی، ترغیب شوند دانش خود را در اختیار سیستم مدیریت دانش قرار دهند. در عوض امکان بهره برداری مادی و معنوی برای آنها فراهم شود.
این مشوق ها می تواند امتیازاتی باشد که برای کاربران در نظر گرفته شود تا آنها در بخش های دیگر کاربری سیستم بتوانند برخی از خدمات پولی را رایگان دریافت کنند. به این صورت که بابت مشارکت آنها در تولید و اشاعه دانش شخصی یا ضمنی شان، می توان برای آنها تسهیلاتی قائل شد که در بخش های دیگر سیستم بتوانند از این تسهیلات و امتیازات استفاده کنند.
• این نرم افزار یا سیستم مدیریت دانش کمک می کند تا شما با هزینه های کمتر و کیفیت های بالاتر بتوانید تجربه ها و اطلاعات سازمانی خود را سازماندهی و دسترس پذیر سازید. امکان استفاده از خدمات این نرم افزار بر روی بستر ابری فراهم است.
• امنیت داده ها و اطلاعات در این نرم افزار بالا بوده و شما می توانید با اطمینان از این که داده ها و اطلاعات سازمان در بستری امن گردآوری و سازماندهی شده است از آن استفاده نمایید.
• بدین ترتیب می توانید با استفاده از بهترین سیستم یا نرم افزار مدیریت دانش، تجربه های افراد داخل سازمان را به صورت سازماندهی شده در اختیار دیگران قرار دهید.
• همچنین برای روزآمد سازی و استفاده از آخرین اطلاعات علمی مرتبط امکان دسترس پذیری افراد و کارکنان سازمان و یا مشتریان را به پژوهش، تحقیق در حوزه علمی مرتبط را فراهم کنید.
• از طرف دیگر حجم کاری کارکنان سازمان را با در اختیار دادن اطلاعات طبقه بندی شده به کاربران یا مشتریان کاهش دهید.
• ایجاد ثروت برای کسانی که دانش و تجربه خود را به اشتراک می گذارند و در اختیار دیگران قرار می دهند.
بهترین سیستم مدیریت دانش با نرم افزار آموزش مرتبط است. به این گونه ای که با شناسایی افرادی که دارای دانش یا اطلاعات ارزشمندی هستند و یا درگیر پژوهش های علمی و تحقیقات خاصی هستند از آنها برای آموزش دعوت به عمل آورد.
به این گونه که این افراد در فرآیند اشتراک دانش شناسایی می شوند و در قالب کارگاه آموزشی از آنها خواسته شود که دانش و اطلاعات خود را به دیگران منتقل کنند.
نرم افزار ارزشیابی و ارزیابی عملکرد نیز با بهترین سیستم مدیریت دانش می تواند مرتبط باشد. به این ترتیب که برای کسانی که در تلاش هستند دیگران را نیز در جریان آخرین اطلاعات علمی یا پژوهش های انجام شده در حوزه خاص قرار دهند مشمول ارزیابی های مثبت سازمان قرار گیرند.
این افراد می توانند امتیازات و تسهیلات ویژه ای در فرآیند ارزیابی کسب کنند. این خود باعث می شود که افراد بیشتر ترغیب شوند دانش شخصی خود را که ممکن است بسیار باارزش باشد را در اختیار دیگران قرار دهند.
سیستم مدیریت دانش با نرم افزار همایش و سمینار نیز می تواند مرتبط باشد. به این ترتیب که از متخصصان حوزه خاص که در سیستم مدیریت دانش، دانش خود را به اشتراک گذاشته اند دعوت شود تا در برگزاری و ارائه مقاله یا سخنرانی در همایش و سمینار نیز مشارکت نمایند.
در نرم افزار مسیر شغلی و ارتقا نیز می توان امتیازات خاصی برای به اشتراک گذارندگان دانش قائل شد. افرادی که در فرآیند گردآوری و اشتراک دانش فعال هستند می توانند مورد توجه سازمان قرار گیرند و بدین ترتیب امتیازاتی دریافت کنند که در ارتقای شغلی آن موثر باشد.
یکی از مواردی که از اهمیت بسیاری برخوردار است دانش ضمنی و پنهان افرادی است که در شرف بازنشستگی هستند. این افراد در طول سال های خدمت خود در سازمان تجربه های ارزشمندی کسب کرده اند. این تجربه ها می تواند سازمان را در پیش برد اهداف خود یاری کرده و بسیاری از فرآیند ها و امور سازمانی را تسهیل بخشد.
با استفاده از بهترین سیستم مدیریت دانش می توانید این دانش و تجربه را مستند سازی کرده و در اختیار دیگر افراد سازمان قرار دهید. یا حتی می توان از این تجربه ها کسب ثروت کرد و در اختیار مشتریان سازمان قرار داد.
بدین ترتیب یکی دیگر از نرم افزارهای مرتبط می تواند نرم افزار بازنشستگی باشد که افراد در شرف بازنشستگی را شناسایی کرده و به اطلاع سیستم مدیریت دانش برساند تا بتوان در زمان مناسب دانش آنها را گردآوری و به اشتراک گذاشت.
نکته: استفاده از بهترین سامانه و نرم افزار مدیریت دانش رایگان است و افراد و سازمان ها می توانند از این سیستم به صورت رایگان استفاده کنند. البته کسانی که بتوانند امتیازاتی در این سیستم کسب کنند، می توانند از امکانات دیگر سیستم که باید برای آنها هزینه پرداخت کرد با تسهیلات ویژه ای استفاده کنند. از دیگر نرم افزار های سازمانی سیستم می توان برنامه حسابداری و نرم افزار بایگانی را نام برد.
