آشنايی با انواع نامه های اداری: صادره – وارده

مفهوم نامه ی اداری

نامه اداری نوعی از نامه‌ نگاری است که برای ارتباطات رسمی بین سازمان‌ها یا درون یک سازمان استفاده می‌شود. این نامه‌ها بسته به نوع آن(درون سازمانی/ برون سازمانی) دارای ساختار و قالبی مشخص هستند و از ادبیات رسمی در نگارش آنها استفاده می‌شود. نامه های اداری بین سازمان ها به دو دسته صادره و وارده تقسیم می شوند.

نامه های اداری هر سازمان به واحد دبیرخانه آن تحویل و ثبت می شود که ممکن است به شکل سنتی و دستی و یا فرم امروزی آن یعنی نرم افزار دبیرخانه باشد.

هدف از نوشتن نامه اداری چیست؟

 نامه اداری ممکن است درون سازمانی یا برون سازمانی باشد و معمولا هدف از نگارش نامه اداری یکی از موارد زیر می باشد:

• انتقال اطلاعات و دستورات
• درخواست یا ارائه گزارش
• دعوت به جلسات یا مراسم
• ابلاغ قوانین و مقررات
• تبریک یا تسلیت
• تشکر و قدردانی

اجزای اصلی یک نامه اداری شامل:

• سربرگ: شامل نام و لوگوی سازمان، تاریخ، شماره نامه، آدرس و اطلاعات تماس فرستنده
• مشخصات گیرنده: نام و سمت گیرنده نامه و نام سازمان مربوطه
• موضوع: عنوان کلی نامه
• متن نامه: شامل پیام اصلی نامه
• پایان نامه: شامل عباراتی مانند با احترام، با تشکر و …
• امضاء و نام و نام خانوادگی فرستنده: به همراه مهر یا امضاء الکترونیکی (در نرم افزار اتوماسیون اداری)

انواع نامه های اداری

نامه‌های اداری به عنوان ابزارهای اصلی ارتباطات رسمی در سازمان‌ها، نقشی کلیدی در اطلاع‌رسانی، ابلاغ دستورالعمل‌ها، هماهنگی و انجام امور سازمانی ایفا می‌کنند. تنوع و گستردگی این نوع مکاتبات، نیازمند دسته‌بندی اصولی و علمی برای انتخاب نوع مناسب نامه در هر موقعیت است. دسته بندی نامه اداری بر چند نوع می باشد که در ادامه به انواع مکتوب های اداری اشاره می کنیم:

طبقه بندی انواع نامه اداری

طبقه‌بندی بر اساس سطوح سازمانی:

نامه‌های درون‌سازمانی

 این دسته از نامه‌ها در چارچوب یک سازمان و بین واحدها یا کارکنان آن مبادله می‌شوند. هدف از این نوع مکاتبات، ابلاغ دستورالعمل‌ها، هماهنگی امور، ارائه گزارش‌ها و به‌طور کلی تسهیل فرآیندهای داخلی سازمان است.

نامه‌های داخلی در سازمان‌ها بر اساس سلسله مراتب و ساختار سازمانی به پنج دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

1. نامه‌های بین واحدهای هم‌سطح: برقراری ارتباط، هماهنگی و تبادل اطلاعات بین واحدهایی که در یک سطح سازمانی قرار دارند. مثال: نامه‌ای از واحد فروش به واحد تولید برای سفارش کالا.
2. نامه‌های از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر: ابلاغ دستورالعمل‌ها، تصمیمات، وظایف و تکالیف به واحدهای زیردست. مثال: بخشنامه‌ای از مدیرعامل به تمام مدیران بخش‌ها.
3. نامه‌های از واحد پایین‌تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش کار، درخواست‌ها، پیشنهادات و یا شکایات به مدیران ارشد. مثال: گزارش عملکرد ماهانه یک واحد به مدیر مربوطه.
4. نامه‌های از کارمند به واحد اداری: ارائه درخواست‌های شخصی کارمندان مانند درخواست مرخصی، مرخصی استعلاجی، افزایش حقوق و… به واحد اداری. مثال: درخواست مرخصی استعلاجی یک کارمند به واحد منابع انسانی.
5. نامه‌های از واحد اداری به کارمند: پاسخ به درخواست‌های کارمندان، ابلاغ احکام، تصمیمات و تغییرات مربوط به وضعیت شغلی کارمندان. مثال: ابلاغیه افزایش حقوق به یک کارمند.

نامه‌های برون‌سازمانی

 این نوع نامه‌ها ارتباطات رسمی سازمان را با ذینفعان خارجی مانند سایر سازمان‌ها، نهادهای دولتی، ارباب‌رجوعان و … برقرار می‌کنند. نامه‌ صادره (ارسالی به خارج از سازمان) و نامه‌ وارده (دریافتی از خارج از سازمان) در این دسته قرار می‌گیرند.

طبقه‌بندی بر اساس قالب نامه:

نامه اداری

 رایج‌ترین نوع نامه اداری، با ساختاری منظم و شامل سربرگ، تاریخ، شماره، امضاء و … . برای مکاتبات رسمی، ابلاغ دستورالعمل‌ها، ارائه گزارش‌ها، دعوت به جلسات و … کاربرد دارد.

نامه فرم

 قالبی از پیش تعیین شده برای جمع‌آوری اطلاعات مشخص. شامل پرسش‌ها و گزینه‌های از پیش تعریف شده. برای نظرسنجی، درخواست، ثبت اطلاعات و … استفاده می‌شود.

نامه گزارش

 ارائه اطلاعات و یافته‌ها در مورد موضوعی خاص به صورت مدون. شامل بخش‌های مختلف مانند مقدمه، بدنه، نتیجه‌گیری و پیوست‌ها. برای ارائه اطلاعات به مدیران، ذینفعان یا مراجع ذیصلاح کاربرد دارد.

نامه صورت‌جلسه

 ثبت مصوبات، مباحث و تصمیمات اتخاذ شده در جلسات. شامل مواردی مانند زمان و مکان جلسه، حاضران، دستور جلسه، مباحث، مصوبات و … . برای مستندسازی تصمیمات و پیگیری تعهدات کاربرد دارد.

نامه حکم

 ابلاغ تصمیمات اداری یا قضایی به اشخاص حقیقی یا حقوقی. شامل مواردی مانند مشخصات طرفین، موضوع حکم، استدلال و تصمیم نهایی. در مواردی مانند استخدام، بازنشستگی، تنبیه، مجازات و … صادر می‌شود.

نامه بخشنامه

 ابلاغ دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و قوانین کلی به کلیه واحدها یا کارکنان سازمان. شامل مواردی مانند موضوع بخشنامه، متن بخشنامه، تاریخ ابلاغ و امضاء مقام صادر کننده. برای ایجاد وحدت و انضباط در امور سازمانی کاربرد دارد.

نامه دستورالعمل

 ارائه گام به گام نحوه انجام یک کار یا فرآیند خاص. شامل مراحل دقیق، نکات کلیدی و ابزارهای مورد نیاز. برای آموزش کارکنان، راهنمایی ارباب‌ رجوعان و استاندارد سازی فرآیندها استفاده می‌شود.

آگهی یا اطلاعیه

 اطلاع‌ رسانی عمومی در مورد رویدادها، فرصت‌ها، قوانین و … . شامل عنوان، متن، تاریخ، امضاء و … . برای آگاهی‌ رسانی به ذینفعان و مخاطبان هدف کاربرد دارد.

نامه احکام اداری

 ابلاغ وظایف، اختیارات و شرح وظایف شغلی به کارکنان. شامل مواردی مانند مشخصات فرد، سمت سازمانی، وظایف و اختیارات و … . برای تعیین تکلیف و سازماندهی امور اداری کاربرد دارد.

طبقه‌بندی بر اساس متن یا ماهیت موضوع:

 نامه های خبری

نامه خبری یک نوع متن رسمی است که به صورت کتبی یا الکترونیکی نوشته می‌شود و اطلاعات خبری را به مخاطبان منتقل می‌کند. اینگونه نوشته‌ها به صورت اطلاع رسانی، که از مقام بالا به پایین و از پایین به بالا ابلاغ می‌شود.

 نامه های بازدارنده

نامه بازدارنده نوعی نامه اداری است که به منظور جلوگیری از انجام کار یا ادامه فعالیتی خاص به مخاطب ارسال می‌شود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است جلوی ضرر یا اتفاقی ناگوار گرفته شود، یا فعالیتی به دلیل عدم انطباق با قوانین یا مقررات، اخلاقیات یا مصلحت سازمان یا جامعه متوقف شود.

 نامه های درخواست

نامه درخواست نوعی نوشته رسمی است که برای تقاضای چیزی به شخص یا سازمانی خاص ارسال میشود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است به طور رسمی و کتبی درخواستی را مطرح کرد.

 نامه های هماهنگی

نامه هماهنگی نوعی مکاتبه اداری است که به منظور ایجاد هم‌ترازی و انسجام در انجام وظایف و فعالیت‌ها بین واحدهای مختلف یک سازمان یا اشخاص واحد مبادله و از مقام بالا به واحدهای زیر مجموعه فرستاده می شود. هدف آن‌، ایجاد یک تفاهم مشترک و برنامه‌ریزی برای انجام وظایف به صورت هماهنگ و منسجم است.

نامه های دستوری

این نوع نامه معمولاً برای ارسال دستورات اداری، فنی، یا حتی اخطارهای قانونی استفاده می‌شود که از مقام بالا به واحدهای پایین خطاب می‌شود، این نوع نامه‌ها به صورت صحیح و رسمی نوشته می‌شوند و باید از اصطلاحات مناسب و زبان رسمی استفاده کنند که در واقع برای انجام کار یا نتیجه نهایی کار ابلاغ می‌شود.

طبقه‌بندی بر اساس درجه امنیت و اهمیت:

نامه‌های عادی

 این دسته از نامه‌ها حاوی اطلاعات عمومی بوده و از نظر طبقه‌بندی امنیتی در سطح پایینی قرار دارند.

نامه‌های محرمانه

 شامل اطلاعات حساس و محرمانه بوده و طبق ضوابط سازمانی بایستی با احتیاط بیشتری مبادله و نگهداری شوند.

نامه‌های خیلی محرمانه

 مهم‌ترین و حساس‌ترین اطلاعات سازمانی در قالب این نوع نامه‌ها منتقل می‌شوند و بالاترین سطح حفاظت امنیتی برای آن‌ها اعمال می‌شود.

طبقه‌بندی بر اساس نوع اقدام:

نامه‌های عادی

این دسته از نامه‌ها که حجم قابل توجهی از مکاتبات اداری را شامل می‌شوند، از طریق مسیرهای ارتباطی معمول و در چارچوب زمان‌بندی استاندارد رسیدگی و اقدام می‌شوند. موضوعات این نوع نامه‌ها غالباً شامل ابلاغ دستورالعمل‌ها، ارائه گزارش‌ها، هماهنگی امور، دعوت به جلسات و … است.

نامه‌های فوری (اقدام‌دار)

در مقابل نامه‌های عادی، نامه‌های فوری یا اقدام‌دار، نیازمند پیگیری و اقدام فوری توسط گیرنده هستند. این دسته از نامه‌ها با هدف تسریع در انجام امور مهم و حساس ارسال می‌شوند و از اهمیت ویژه‌ای در نظام اداری برخوردارند.

تقسیم‌بندی نامه‌های فوری معمولا به صورت زیر است و ممکن است بر اساس قوانین هر سازمان متفاوت باشد.

با توجه به درجه فوریت و اهمیت اقدام، نامه‌های فوری به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:

• نامه‌های فوری: حداکثر تا 48 ساعت پس از دریافت، باید مورد رسیدگی و اقدام قرار گیرند.
• نامه‌های خیلی فوری: رسیدگی به این نوع نامه‌ها باید حداکثر تا 24 ساعت پس از دریافت انجام شود.
• نامه‌های اقدام سریع یا آنی: گیرنده موظف است به محض دریافت این نوع نامه‌ها، نسبت به اقدام و پاسخ‌گویی به آن اقدام نماید.

ویژگی‌های انواع نامه‌ های اداری

نامه اداری ساختاری مشخص دارد که شامل سربرگ (شامل اطلاعات کلی نامه)، بدنه (شامل مقدمه، متن اصلی و نتیجه‌گیری) و پابرگ (شامل اطلاعات فرستنده و گیرندگان) است. در سربرگ، اطلاعاتی مانند موضوع، تاریخ و شماره نامه درج می‌شود. بدنه نامه به بیان هدف و جزئیات می‌پردازد و در پابرگ، مشخصات فرستنده و رونوشت‌ها آورده می‌شود. نامه‌های اداری برای حفظ رسمیت و وضوح، ساختار مشخصی دارند و از زبان رسمی استفاده می‌کنند.

برای نگارش یک نامه اداری حرفه‌ای، توجه به جزئیات بسیار مهم است. شماره نامه، تاریخ و موضوع، هویت نامه را مشخص می‌کنند. عنوان گیرنده و فرستنده به همراه سمت آن‌ها، ارتباط رسمی را برقرار می‌سازد. لوگو و نماد سازمان نیز به اعتبار بخشی به نامه کمک می‌کند. متن اصلی نامه باید به صورت روشن و مختصر، هدف نامه را بیان کند. در نهایت، امضا و رونوشت‌ها، اعتبار و رسمیت نامه را تکمیل می‌کنند.

تفاوت انواع نامه های اداری با یادداشت های اداری در چیست؟

کاربرد یادداشت های اداری بیشتر در درون سازمان ها است. یادداشت های اداری مانند نامه های اداری دارای فرآیند خاص و اصول خاصی نیستند. البته در یادداشت‌های اداری امضا افراد در اکثر مواقع بسیار مهم است. کاربرد آن‌ها بیشتر در این است که از طرف پرسنل، برای بهبود و افزایش سرعت امور در حال انجام، نوشته شوند. این نوشته‌ها در برخی مواقع به عنوان سند استفاده می‌شوند و به دفتر بایگانی فرستاده می‌شوند.

 نامه صادره و وارده چیست؟

 در این میان، نامه‌ها به عنوان ابزار اصلی ارتباطات رسمی، از جایگاهی کلیدی برخوردارند. تفکیک دقیق و اصولی نامه‌های وارده و صادره، به عنوان رگ‌های حیاتی نظام اداری، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای ارتقای نظم، انسجام و کارایی در گردش اطلاعات و مکاتبات قلمداد می‌شود.

تعریف نامه‌های وارده و صادره:

نامه وارده چیست؟

 نامه‌ای رسمی است که از خارج از سازمان، توسط افراد حقیقی یا حقوقی مانند ارباب‌رجوعان، سازمان‌ها، نهادهای دولتی و … به منظور ارائه درخواست، گزارش، طرح موضوع یا هر نوع مکاتبه دیگری به داخل سازمان ارسال شده و در کتاب صادره و وارده (یا همان دفتر اندیکاتور) ثبت می‌شود.

نامه صادره چیست؟

 نامه‌ای رسمی است که از داخل سازمان، توسط واحدها، سطوح سازمانی یا مقامات مختلف برای پاسخ به درخواست‌ها، ارائه گزارش، ابلاغ دستورالعمل‌ها، دعوت به جلسات و … به ذینفعان خارجی ارسال می‌شود.

مسیر گردش نامه های صادره و وارده به چه صورت است؟

نامه وارده: پس از دریافت در دبیرخانه سازمان ثبت و به واحد مربوطه ارجاع می‌شود. واحد مربوطه موظف است پس از بررسی دقیق نامه، اقدامات لازم را انجام داده و پاسخ را به صورت نامه صادره به دبیرخانه ارسال کند. دبیرخانه نیز نامه صادره را ثبت و به گیرنده ارسال می‌کند.

نامه صادره: در دبیرخانه سازمان ثبت و جهت امضاء و تایید به واحد مربوطه ارسال می‌شود. پس از امضاء و تایید، دبیرخانه نامه را به واحد ارسال مرسولات تحویل می‌دهد تا به گیرنده ارسال شود.

اهمیت تمایز نامه‌های وارده و صادره:

• سازماندهی و نظم: تفکیک دقیق این نوع نامه‌ها، نظم و انسجام را در گردش اطلاعات و مکاتبات اداری ارتقا می‌بخشد و از هرگونه هرج و مرج و بی‌نظمی جلوگیری می‌کند. نامه های صادره و وارده بسته به انتخاب سازمان در دفتر اندیکاتور (کتاب صادره و وارده) تک یا دو دفتری توسط کارمند دبیرخانه ثبت می‌شوند.
• پیگیری و پاسخگویی: با تفکیک این نوع نامه‌ها، فرآیند پیگیری و پاسخگویی به درخواست‌ها و مکاتبات به طور دقیق، مستند و منظم انجام می‌شود و از بروز تأخیر و مشکلات احتمالی جلوگیری به عمل می‌آید.
• آرشیو و نگهداری: بایگانی و نگهداری نامه‌های وارده وصادره به تفکیک، امکان جستجو و دسترسی آسان به اطلاعات و سوابق را فراهم می‌کند و از اتلاف وقت و گم شدن نامه‌ها جلوگیری می‌کند.
• ارزیابی و گزارش‌دهی: بر اساس آمار و اطلاعات استخراج شده از نامه‌های صادره و وارده، می‌توان عملکرد واحدها، میزان تعامل با ذینفعان، چالش‌های موجود و نقاط قوت و ضعف را به طور دقیق ارزیابی و گزارش‌دهی کرد.

کنترل و طبقه بندی نامه های اداری

مقام مجاز برای تشخیص و انتخاب درجه هر سند مشخص ، تهیه کننده آن است . برای اجتناب از اشتباه در تشخیص درجه محرمانه بودن اسناد ، باید اعضای عالی رتبه ، نسبت به تعیین میزان و نوع محرمانه بودن سند تصمیم گیری کنند. در مواردی که تردیدی در مورد انتخاب درجه برای سندی پیش آید ، با مشارکت مسئول حراست سازمان مربوطه ،درجه مناسب انتخاب خواهد شد.

سازمان ها برای طبقه بندی منسجم‌تر و دسترسی راحت تر به اسناد و مدارک از نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار بایگانی، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و… استفاده می‌کنند. برای مطالعه مطلب اختصاصی نامه‌های صادره و وارده چیست میتوانید به مقالات دیگر وبلاگ مراجعه کنید.

ثبت و بایگانی اسناد محرمانه

• ثبت و بایگانی اسناد طبقه بندی شده باید در دفتری جدا از دفتر اندیکاتوردبیر خانه مرکزی صورت گیرد.
• مسئولیت نظارت و اجرای دقیق مقررات مذکور در این قسمت با مسئول اسناد دفتر مرکزی حراست است.
• در هر برگی از طبقه بندی نامه‌های اداری ، باید درجه محرمانه بودن آن در بالا و پایین صفحه کاغذ نشان داده شود هر موقع که یک سند در چند برگ تنظیم شده باشد، باید تمام اوراق شماره‌گذاری شده و تعداد کلیه برگ‌های سند روی کلیه صفحات نوشته شود ، به طور مثال صفحه اول از صفحه 20
• مقام اشخاص نمی‌تواند برای مطالعه اسناد طبقه‌بندی شده ایجاد حق کند، بنابراین اصل نیاز به اطلاع و مجاز بودن باید شدیدا رعايت شود.
• براي اسناد به كلي سري كه به طور جداگانه از پرونده به ساير واحدها ارسال مي‌شود، بايد يك نسخه كپي از آن به درخواست كننده تحويل داده شده و اصل سند در پرونده مربوطه بايگاني شود.
• در آخر وقت اداري ، براي حصول اطمينان از طبقه بندی نامه‌های اداری، پيش نويس ها و امثال آن را بايد در جاي محفوظ نگهداري كرد.
• اسناد سري و خيلي نامه‌های محرمانه كه به خارج از سازمان ارسال مي‌شود بايد در داخل دو پاكت گذاشته شود ، پاكت داخلي به عنوان گيرنده اصلي نامه تنظيم و مهر شده و درجه محرمانه بودن آن روي پاكت قيد شود.
• اسناد سري بايد فرم رسيد را امضا كرده و نزد ارسال كننده نامه عودت دهد.

توانايي امحا پرونده

تعیین تاریخ و تشخیص مرزدقیق پرونده‌های جاری، نیمه جاری و راکد و قابل امحا از یکدیگر مشکل بوده و نمیتوان استاندارد مشخصی برای تفکیک آن‌ها ارایه کرد .

به طورکلی، توجه به تعاریف زیر که تا حدودی مورد قبول صاحب نظران این فن است، توصیه شده است.

الف:پرونده های جاری

این سری از پرونده‌ها شامل مکاتباتی هستند که محتویات آن‌ها در جریان اقدام باشد حتی اگر مراجعه به آن‌ها بسیار محدود باشد مانند پرونده‌های پرسنلی که صاحب آن شاغل است و با پرونده‌های قضایی که هنوز در مورد آن حکمی صادر و تصمیمی اتخاذ نشده است.

ب:پرونده های نیمه جاری

پرونده‌هایی که حداکثر دوسال از آخرین اقدام در مورد آن‌ها گذشته ولی احتمال مراجعه به آن‌ها بسیار زیاد است در ردیف پرونده‌های نیمه جاری به شمار می‌رود.

ج:پرونده های راکد

مشخصات این پرونده را میتوان به شرح زیر ذکر نمود:

1. این گروه از پرونده‌ها پرونده‌هایی هستند که دو سال از آخرین اقدام در مورد آن‌ها گذشته است.
2. پرونده‌هایی که محتویاتشان بر اثر مرور زمان مورد استفاده و مراجعه‌ی مستمر نباشد.
3. پرونده‌هایی که به کارکنان مربوط باشد (پرونده‌های کارمندی) و از تاریخ بازنشستگی صاحب آن و پس از تسجیل بازنشستگی یک سال گذشته و یا صاحب پرونده استعفا کرده و یا فوت شده باشد. پرونده‌های کارمندی در ردیف پرونده‌هایی محسوب میگردند که نگهداری آن‌ها برای همیشه الزامی است و فقط از محل بایگانی جاری به بایگانی بازنشستگان و یا… منتقل می‌شود.

د:پرونده های قابل امحا:

شامل پرونده‌هایی هستند که به تشخیص سازمان ذیربط و با تایید سازمان اسناد ملی ایران قابل امحا بوده و یا به آرشیو ملی منتقل می‌شود.

آيين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آن‌ها:

ماده اول وزارتخانه‌ها و موسسات دولتي و وابسته به دولت موظفند براساس دستورالعمل سازمان اسناد ملي ايران پس از بررسي و ارزش‌يابي اسناد و اوراق راكد خود آنچه را كه از لحاظ اجراي وظايف و مسئوليت‌هاي قانوني آنان و نيز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند، تعيين كنند و با راهنماي سازمان اسناد ملي ايران فهرست‌هاي مشروح و جداول .زماني آن‌ها را با ذكر مشخصات كامل رديف‌هاي مختلف به سازمان اسناد ملي ايران ارسال دارند 

تبصره 1

• اسناد و اوراق راكد در اين آيين‌نامه عبارت است از: كليه نوشته‌ها، نامه، گزارش، صورت جلسه‌ها، قراردادها، عهدنامه‌ها، ابلاغ‌ها، فرمان‌ها، نمونه‌ها و فرم‌ها، دفترها و پرونده‌ها، قبوض، نسخه‌ها، بارنامه‌ها، مدارك و سوابق تحصيلي، نمودارها، نقشه‌ها، عكس‌ها ،كليشه‌ها، فيلم‌ها و ميكروفيلم، صفحه‌ها و نوارهاي ضبظ صوت و ساير اسناد و مداركي كه توسط مقامات و دستگاه‌هاي دولتي و وابسته به دولت در اجراي وظايف و تكاليف قانوني و اداري به تشخيص وزارتخانه‌ها يا موسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.

مفهوم اوراق زائد :

اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌هاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آن‌ها و همچنين اسناد و اوراق راكدي است كه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و ساير مقررات، ارزش نگهداري نداشته باشد. لازم به يادآوري است كه قراردادهاي دولتي و عهدنامه‌ها و فرمان‌ها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد. شوراي اسناد ملي تنها مرجع رسمي در كشور است كه مجوز امحا صادر مي‌كند براي اين منظور همه دستگاه‌هاي دولتي مكلفند كه قبل از هرگونه تصميم‌گيري در مورد اسناد خود با كارشناس رابط آن دستگاه در آرشيو ملي تماس گرفته و نسبت به انعكاس موضوع و پيگيري آن اقدام كنند.

دستوالعمل تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحا آن‌ها شامل مراحل زير است:

1.برنامه‌ريزي و تهيه مقدمات كار : مقام مسئول موظف خواهد بود با توجه به شرايط و مشخصات اسناد پرونده‌هاي راكد را تهيه و اقدامات لازم را به عمل آورد يعني تعيين مجريان ، پيش‌بيني وسايل مورد نياز، برآورد زمان لازم براي اجراي كار و در نهايت پيش‌بيني تمام هزينه‌ها.

2. بررسي و صورت برداري: اسناد و مدارك راكد بررسي و صورت برداري مي‌شود و در فرم‌هاي مخصوص درج مي‌شود و براساس موضوع تفكيك و دسته‌بندي مي‌شود.

3. ارزش‌يابي: بعد از نتيجه‌ي صورت‌برداري اين فرم‌ها براي ارزش‌يابي نزد مقام مسئول فرستاده مي‌شود و نام برده با توجه به مسئوليت‌هاي وزارتي خود و با رعايت مقررات با تشكيل جلسه پرونده‌ها را مورد بررسي و نتيجه ارزش‌يابي را به يكي از سه حالت زير اعلام مي‌نمايد:

• قابل امحاء: در اين ستون علت قابل امحاء بودن سند بيان مي‌شود.
• قابل نگهداري موقت: در اين ستون توجيه علت مدت نگهداري تعيين مي‌شود.
• قابل نگهداري دائمي: در اين ستون علت با ارزش بودن سند بيان مي‌شود.

4. تفكيك و بسته‌بندي: بعد از بررسي و صورت برداري پرونده‌ها براساس طبقات سه‌گانه ارزش‌يابي تفكيك مي‌گردند و در جعبه‌ها يا كارتن‌هاي مقوايي قرار مي‌گيرند و روي هر يك از آن‌ها شماره‌ي ترتيب پرونده‌ها و محتواي آن‌ها نوشته مي‌شود.

5. تهيه و ارسال فهرست اوراق قابل امحا: مشخصات پرونده‌هاي قابل امحا در فرم‌هاي مخصوص در سه نسخه تنظيم مي شوند و با امضاي مقام مسئول امور اسناد برسد و نسخه ديگر براي تصميم نهايي به سازمان اسناد ملي ايران فرستاده مي شود و نسخه سوم به وسيله وزارتخانه يا موسسه دولتي نگهداري مي‌شود.

حفاظت از اسناد و مدارك

عوامل مختلفي باعث از بين رفتن و غيرقابل استفاده شدن اسناد و مدارك در آرشيوها و بايگاني‌ها مي‌گردد كه فهرست‌وار به پاره‌اي از آن‌ها اشاره مي‌شود:

• كاغذ معمولا از نسوج سلولزي تشكيل شده است. اين ماده در برابر رطوبت زياد (رطوبت بالاتر از 65 درصد)تغيير حالت مي‌دهد.
• خشكي زياد محيط نگهداري مدارك نيز موجب خشك و شكننده شدن كاغذ شده و در نتيجه آن‌ها را از بين مي‌برد. (دماي بالاتر از 22 درجه سانتيگراد)
• مناسب‌ترين ميزان رطوبت هوا 50 درصد درنظر گرفته مي‌شود.
• رطوبت زياد و حرارت بيش از 33 درجه موجب رشد قارچ‌ها و باكتري‌ها گرديده و اين قارچ‌ها از كاغذ تغذيه نموده و در نتيجه موجب از بين رفتن اسناد و مدارك خواهد شد.
• هوای آلوده به خصوص گازهاي سمي مانند گاز SO4H2 موجب فاسد شدن كاغذ مي‌شود.
• ساير گازهاي مخرب اسناد را مي‌توان اكسيد‌هاي ازت و اوزن را نام برد.
• انواع مختلف قارچ‌ها كه اصطلاحا به كپك معروف است اثر نامطلوبي روي اسناد مي‌گذارد.
• حشرات موذي، جونده‌ها نيز از جمله عوامل مخرب اسناد مي‌باشد كه با در نظر گرفتن محل مناسب، قفسه‌هاي مناسب و ضدعفوني كردن مناسب بايگاني مي‌توان با اين عوامل مبارزه كرد.
• حوادث طبيعي به خصوص سيل، آتش‌سوزي‌ها از عوامل مخرب به شمار مي‌روند و پيش‌بيني نكات ايمني از بروز اين حوادث بايد مورد توجه خاص مسئولان قرار گيرد.
• بي‌توجهي بعضي پرسنل بايگاني در امر نگهداري را نيز مي‌توان در اين مورد يادآوري نمود.

تحول در مکاتبات سازمانی: اتوماسیون اداری در عصر دیجیتال

در عصر حاضر، فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی حیاتی در تمامی ابعاد زندگی ایفا می‌کند و عرصه سازمان‌ها و ادارات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. اتوماسیون اداری به عنوان یکی از زیر مجموعه‌های کلیدی این فناوری، تحولات چشمگیری در فرآیندهای سنتی و دستی انجام امور اداری ایجاد کرده است. نامه‌ نگاری به عنوان یکی از ارکان اصلی ارتباطات سازمانی، از جمله حوزه‌هایی است که تحت تأثیر این دگرگونی قرار گرفته و مزایای قابل توجهی را به ارمغان آورده است.

مزایای اتوماسیون اداری در نامه‌نگاری سازمانی:

1. سرعت و دقت: گردش نامه‌ها و مکاتبات اداری با استفاده از این نرم ‌افزار به طور چشمگیری سرعت می‌یابد و خطاهای انسانی ناشی از فرآیندهای دستی به حداقل می‌رسد.
2. کاهش هزینه‌ها: اتوماسیون مکاتبات با حذف کاغذ بازی و نیاز به پرونده‌های فیزیکی، هزینه‌های چاپ، نگهداری و ارسال نامه‌ها را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.
3. سازماندهی و نظم: این نرم‌افزار امکان بایگانی و جستجوی آسان نامه‌ها و اسناد اداری را فراهم می‌کند و نظم و انضباط را در سیستم مکاتبات اداری ارتقا می‌بخشد.
4. امنیت و محرمانگی: نرم‌افزار اتوماسیون اداری از طریق اعمال سطوح دسترسی مختلف و رمزگذاری اطلاعات، امنیت و محرمانگی نامه‌ها و اسناد را تضمین می‌کند.
5. دسترسی آسان: با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان می‌توانند در هر زمان و از هر مکانی به نامه‌ها و اسناد اداری دسترسی داشته باشند.
6. امکانات گزارش‌دهی: این نرم‌افزار امکان تهیه گزارش‌های مختلف از آمار نامه‌ها، روند انجام کارها و عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.
7. ارتقای رضایت‌مندی: استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سرعت و دقت در پاسخگویی به نامه‌ها و درخواست‌ها را افزایش می‌دهد و موجب ارتقای رضایت‌مندی ارباب‌رجوعان و ذینفعان می‌شود.
8. حفاظت از محیط زیست: با کاهش مصرف کاغذ و جوهر در فرآیند نامه ‌نگاری، به حفظ منابع طبیعی و محیط زیست کمک می‌شود.

کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری در نامه‌نگاری:

ایجاد، ارسال و دریافت نامه‌های اداری: کلیه مراحل وارده و صادره نامه برون سازمانی و درون سازمانی  و بایگانی نامه‌ها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

• ثبت و پیگیری نامه‌ها: هر نامه دارای یک شماره منحصر به فرد بوده و فرآیند پیگیری آن به طور دقیق و مستند ثبت می‌شود.
• ارجاع و نظارت بر نامه‌ها: امکان ارجاع نامه‌ها به واحدها و کارکنان مختلف و نظارت بر روند انجام کارها وجود دارد.
• پاسخ به نامه‌ها: کارکنان می‌توانند به طور مستقیم و الکترونیکی به نامه‌ها پاسخ داده و فرآیند مکاتبات را تسریع کنند.
• تعریف قالب‌های نامه: می‌توان برای نامه‌های مختلف قالب‌های استاندارد تعریف کرد و از اتلاف وقت و دوباره کاری جلوگیری کرد.
• یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند با سایر سیستم‌های سازمانی مانند CRM، ERP ، فکس آنلاین و  نرم افزار دبیرخانه یکپارچه شود.

قابلیت های نرم افزار اتوماسیون ابری یار

اتوماسیون ابری یار نسل جدیدی از سامانه مکاتبات و ثبت نامه و اسناد است که سازمان‌ها را از خرید نرم افزار اتوماسیون، سرور لوکال، هزینه‌های بروزرسانی و … بی‌نیاز می‌کند. این نرم‌افزار بر بستر اینترنت و  ابری بوده و با خرید اشتراک مورد نظر می‌توانید به امکانات آن دسترسی پیدا کنید.

قابلیت‌های کلیدی نرم‌ افزار اتوماسیون ابری یار:

اتوماسیون گردش کار: این قابلیت، امکان خودکارسازی فرآیندهای مختلف سازمانی مانند  صدور درخواست‌ها، رونوشت، اقدام و گردش نامه‌ها را فراهم می‌کند. حذف مراحل و اقدامات غیر ضروری، منجر به صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و هزینه‌ها می‌شود.

مدیریت نامه‌ها: ثبت، بایگانی، جستجو، پیگیری و پاسخ به نامه‌های وارده و صادره به طور الکترونیکی، با امکاناتی نظیر، ارجاع، هامش، آرشیو انلاین و…

مدیریت اسناد: قابلیت ایجاد، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری، پرینت و جستجوی آسان اسناد و مدارک سازمانی به طور امن و تحت وب

کارتابل سازمانی: ایجاد فضایی اختصاصی برای هر کارمند جهت دریافت اسناد و نامه های مربوطه

امضای الکترونیکی: صدور و امضای الکترونیکی اسناد و نامه‌ها با رعایت ضوابط و مقررات قانونی.

یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی مانند فکس آنلاین، دبیرخانه، ایمیل و … برای تبادل اطلاعات و ایجاد یکپارچگی در فرآیندها.

دسترسی از طریق وب و موبایل: امکان استفاده از نرم‌افزار از طریق مرورگر وب و موبایل در هر زمان و از هر مکان.

امنیت و محرمانگی: استفاده از سطح امنیت اطلاعات و رمزگذاری داده‌های بالا برای حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز.

کاهش هزینه های سازمان: بدلیل عدم نیاز به خرید و تهیه لایسنس نرم افزار و سرور لوکال و پشتیبانی هزینه های سازمان را به شدت کاهش می دهد.

وبلاگ یار

سوالات متداول:

انواع نامه‌های اداری بر چه اساسی طبقه‌بندی می‌شوند؟

نامه‌های اداری را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی مانند:

موضوع: نامه‌های درخواستی، پاسخ، اطلاعیه، گزارش، شکایت و…

گیرنده: نامه‌های درون‌سازمانی (بین واحدهای مختلف یک سازمان) و برون‌سازمانی (بین سازمان‌ها)

اهمیت: نامه‌های عادی، محرمانه، فوری و…

قالب: نامه‌های اداری، نامه‌های فرمی، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و…

چه نکاتی را در نگارش یک نامه اداری باید رعایت کرد؟

رعایت ساختار: نامه باید ساختار مشخص و منظم داشته باشد.

زبان رسمی: از زبان رسمی و اداری استفاده شود.

مختصر و مفید بودن: مطالب باید به صورت خلاصه و روشن بیان شوند.

رعایت اصول نگارشی: به علائم نگارشی و قواعد املایی توجه شود.

ویرایش دقیق: قبل از ارسال نامه، آن را به دقت ویرایش کنید.

چه نرم‌افزارهایی برای نگارش نامه‌های اداری مناسب هستند؟

نرم‌افزارهای مختلفی مانند Microsoft Word، Google Docs و نرم‌افزارهای تخصصی نگارش نامه‌های اداری می‌توانند برای این منظور استفاده شوند.