از آن جایی که نگارش نامه‌های اداری در ادارات و سازمان‌ها از اهمیت به سزایی برخوردار است لذا در این قسمت جهت اطلاع، مطالبی به اختصار درخصوص نامه‌نگاری اداری می‌آوریم:
همچنین در ابتدا لازم است اشاره کنیم به نرم افزار های سازمانی در حوزه امور اداری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ، بایگانی آنلاین و… که به افزایش راندمان کاری کمک شایانی می‌کنند.
۱. تعريف نامه اداري
هر نوشته‌اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري بوده و به عنوان وسيله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گيرد.
2. مشخصات نامه اداري
ويژگي‌ها و مشخصاتي كه نامه‌هاي اداري را از ساير نامه‌ها متمايز مي‌سازد عبارتند از: شماره، تاريخ عنوان واحد گيرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضاء كننده نامه، امضاي نامه بوسيله شخص صلاحيت‌دار، تهيه و نگارش نامه روي كاغذهاي اداري و رعايت ضوابط نامه‌نگاري.
3. يادداشت اداري
براي سرعت بخشيدن به جريان برخي از كارها از يادداشت اداري استفاده مي‌شود. يادداشت اداري از تمامي ويژگي‌هاي نامه اداري برخوردار نیست. اما چون در برخي از موارد به عنوان سند و مدرك مي‌تواند ملاك عمل قرار گيرد، بايد به وسيله مقام صلاحيت دار امضاء شود و براي انجام يافتن امور اداري يا مالي در دفتر انديكاتور ثبت گردد.
4. اجزاي نامه‌هاي اداري
هر نامه اداري از پنج جزء مذكور در ذيل تشكيل مي‌شود:
الف. سرلوحه
ب . عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع.
ج. متن نامه.
د. مشخصات امضاء كننده.
هـ. گيرندگان رونوشت.
4.1. سرلوحه
به آن قسمت از نامه اطلاق می‌شود كه معمولاً در بالاي كاغذهاي اداري چاپ شده است. در وزارتخانه‌ها و موسسات دولتي آرم جمهوري اسلامي ايران، نام وزارتخانه، نام موسسه يا سازمان، شماره، تاريخ، و پيوست است، برخي از سازمان‌هاي وابسته به دولت، آرم اختصاصي خود را در بالاي نامه چاپ مي‌كند.
4.2. عنوان‌هاي گيرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گيرنده نامه : منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي‌شود. عنوان گيرنده نامه با كلمه «به» مشخص مي‌شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص يا مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه از طرف او نوشته مي‌شود. بيان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه «از» می‌باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گويايي است كه مبين محتواي نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص مي‌شود.
تلخيص موضوع نامه و ذكر آن در بالاي نامه صادره ضروري است و انجام اين امر بايد از طرف تهيه كننده پيش‌نويس صورت پذيرد. زيرا نامبرده بهتر از ساير مقامات اداري كه در جريان مطالعه نامه قرار مي‌گيرند صلاحيت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعيين خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالاي نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم مي‌سازد و براي متصديان ثبت و كنترل و ساير پرسنلي كه نامه را از نظر كلي ملاحظه نموده و يا مورد بررسي و اقدام قرار مي‌دهند مفيد و ضروري است.
4.3. متن نامه
متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي‌شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه است و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.
4.4. مشخصات امضاء كننده
مسئوليت نهايي هر نامه با يك فرد يا مقام سازماني است كه نامه بوسيله وي امضاء مي‌شود. در اين جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداري و فردي شخصي است كه نامه را امضاء مي‌كند.
4.5. گيرندگان رونوشت
منظور از گيرندگان رونوشت، واحدهاي سازماني يا اشخاصي هستند كه بايد رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غير از گيرنده اصلي است. گيرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص مي‌شود.
5. مراحل تهيه نامه‌هاي اداري
مراحلي كه براي تهيه و تنظيم يك نامه اداري معمولا لازم است از اين قرار است:
5.1. مرحله اول: بررسي قبل از نگارش
پيش از آنكه نامه‌اي نوشته شود و يا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسي قبل از نوشتن باعث خواهد شد كه از مكاتبات اضافي و بيهوده جلوگيري شود و نامه بدون دليل تهيه نگردد، بدين ترتيب در هزينه ها و وقت صرفه جويي بعمل خواهد آمد.
5.2. مرحله دوم: تهيه پيش‌نويس
تهيه پيش‌نويس پايه و اساس‌نامه و در حقيقت طي كامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پايان كار است. تهيه پيش‌نويس نياز به فراهم آوردن مقدماتي دارد كه براي سهولت مطالعه، آن را در دو قسمت آماده سازي مقدمات و تدوين مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
5.2.1. آماده‌سازي مقدمات
مقدماتي كه براي تهيه نامه اداري و يا اصولاً هر نوع نوشته علمي ديگر بايد فراهم شوند عبارتند از تعيين و تحصيل منابع موردنياز و سپس تعيين چارچوب و تنظيم فهرست مطالبي كه بايد در نامه قيد شود.
1. تعيين و تحصيل منابع مورد نياز
براي تهيه يك نامه خوب و موثر كه مطالب و محتواي آن، مستند و مستدل و متكي بر قواعد باشد گرچه نويسنده نامه بيش از هر چيز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود ياري مي‌جويد، ولي در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ويژه پرونده جهت مطالعه بيشتر بي نياز نیست.
2. تعيين چارچوب كار و تنظيم فهرست مطالب
اين مرحله به تهيه و تنظيم فهرست مطالب اختصاص دارد كه در حقيقت طرح و چارچوب ذهني كار در اين مرحله آماده مي‌شود. در اين مرحله نويسنده بايد هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را كه پيرامون نامه به ذهن او مي‌رسد يادداشت كند. مطالب يادداشت شده را دوباره مورد تجزيه و تحليل قرار دهد و براساس اهميت تنظيم كند. ممكن است مطالبي از آن حذف و يا مواردي به آن اضافه شود. فهرست نهايي تقريباً چارچوب اصلي ما در ساختمان نامه است.
5.2.2. تدوين نامه
كه شامل نحوه تنظيم عناوين و نيز تنظيم متن نامه است
1. نحوه تنظيم عناوين نامه- تنظيم عناين نامه در مكاتبات اداري بستگي به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحيح، آغازگري منطقي و اثري مطلوب درگيرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار مي‌كند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابي منطقي و مناسب به آن بدهد.
2. تنظيم متن نامه – بطور كلي متن هر نامه‌اي از سه بخش تشكيل مي‌شود . مقدمه – اصل موضوع و نتيجه‌گيري و اختتام مطلب.
5.3. مقدمه
نامه‌هاي اداري معمولاً مقدمه‌اي دارند، اين مقدمه ممكن است كوتاه و در چند كلمه خلاصه شود يا چندين سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه اي با توجه به موضوع آن صورت مختلفي خواهد داشت. چنانچه نامه تهيه شده در پاسخ يا پيرو نامه‌اي باشد، در اين حالت ذكر شماره و تاريخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلي مقدمه نامه جديد محسوب مي‌شود، ولي اگر نامه بدون سابقه و جديد باشد لازم است كه براي روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنين براي آماده كردن مسير فكر او براي پذيرش و دريافت پيام توضيح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود كه همين يك يا دو سطر بعنوان مقدمه تلقي مي‌گردد.
اصل موضوع- از آن جا كه نامه يكي از مهم‌ترين وسايل ايجاد ارتباط در سازمان ها و ادارات شناخته شده است. شايسته است كه به بهترين وجهي به رشته تحرير درآيد. در اين مورد ساده نويسي توصيه مي‌شود. زيرا ساده و بي‌‌تكلف نوشتن تفهيم و امكان پذير ساخته و نياز به توضيح اضافه را كم مي‌كند. نامه‌هاي اداري بايد آن چنان تهيه شوند كه به راحتي منظور و هدف پيام دهنده را بازگو كند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را كه مراد نويسنده بوده است به طور كامل دريابد.
اختتام و نتيجه گيري- نامه‌هاي اداري ممكن است به گونه‌هاي مختلف پايان پذيرند. ولي آنچه در پايان نامه بيشتر به چشم مي خورد، نشان دهنده اهميت آن و ترغيب اقدام كننده در سرعت بخشيدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفي بهتر است در نامه‌هاي جوابيه، نتيجه مثبت و يا منفي كاملاً مشخص شود.
5.4. مرحله سوم: بررسي پيش نويس
پس از آن كه پيش‌نويس تهيه گرديد، لازم است قبل از ماشين شدن مورد بررسي قرار گيرد. اين بررسي براي حصول اطمينان از كفايت و كارآيي و تاثير مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه‌ها مي‌توان نامه واصله را با پيش‌نويس نامه جوابيه تهيه شده مقايسه كرد تا اطمينان حاصل شود كه پيش‌نويس تهيه شده كامل و بدون نقض بوده و به تمام سوالات يا درخواست‌هاي فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در ساير موارد براي بازبيني پيش‌نويس مي‌توان از فهرست بررسي (چك ليست) استفاده كرد و بر اساس آن نسبت به بررسي مجدد پيش‌نويس اقدام نمود. در فهرست بررسي پيش‌نويس، سئوالاتي مطرح مي‌شود كه بررسي پاسخ آن‌ها نمايشگر كفايت يا كافي نبودن پيش‌نويس است.
ساير اقدامات: پس از آن كه پيش‌نويس تهيه شده از هر جهت مورد تاييد تهيه كننده آن قرار گرفت ذيل آنرا امضاء و براي مقامي كه بايد امضاء نهايي نمايد مي‌فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چك و اصلاح لازم را بعمل مي‌آورد و عنداللزوم با افزودن و يا كم كردن مطالبي به آن، پيش‌نويس را بطور مقدماتي امضاء مي‌كند و براي ماشين نمودن به واحد مربوطه مي‌فرستد.
رعايت‌شان سلسله مراتب مقامات اداري در مكاتبات
معمولاً مخاطب و دريافت كننده نامه نسبت به نويسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداري يكي از حالات زير را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- هم رديف است.
ج- مادون و زير دست فرستنده نامه است.
در هريك از حالات فوق نزاكت و ادب اداري متناسب به مقام گيرنده نامه بايد در نظر گرفته شود بدين كيفيت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه كه بايد با كمال سادگي و وضوح نگاشته شود توجه باين نكات هم ضروري است.
الف- ممكن است نامه ابتداء به ساكن يعني اولين نامه‌اي باشد كه در موضوع مورد مكاتبه نوشته مي‌شود بنابراين بعد از ذكر عنوان گيرنده و درج موضوع كلي بلافاصله به اصل مطلب پرداخته مي‌شود و ضمن نامه اصطلاحات اداري بشرح زير عنوان می‌شود:
به مقام مافوق:
« خاطر عالي مستحضر است كه… » «به استحضار مي‌رساند»…
«توجه آن مقام را به اين موضوع معطوف می‌دارد كه …»
و جملات و عبارات مشابه. به مقام هم رديف:
«به اطلاع مي‌رساند…»
«اشعار مي‌دارد…» «به طوري كه اطلاع داريد..» و جملات مشابه.
به مقام مادون و زيردست:
«تذكر می‌دهد»
«لازم است يادآوري نمايد كه»
محتاج تذكر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضاي انجام كاري شده باشد بهتر است از اين كلمات و اصطلاحات اداري استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمني است دستور فرمائيد» يا «تمنا دارد مقرر فرمائيد»
مقامات هم رديف: «خواهشمند است دستور فرمائيد» يا «تقاضا دارد كه دستور فرمائيد».
مقامات مادون: «مقتضي است..» يا «لازم است دستور دهيد…» و موارد مشابه.
ايجاد ارتباط در مكاتبات
نامه‌اي كه از سازمان صادر مي‌شود ممكن است كه در سازمان گيرنده سابقه داشته باشد و يا در پاسخ نامه طرف مكاتبه فرستاده شود در اين صورت از نظر امكان كنترل گردش نامه و به دست آوردن سوابق آن ضرورت دارد به شماره‌هاي مكاتبات و نامه‌هاي طرف گيرنده اشاره شود در اين صورت:
الف– اگر نامه در پاسخ نامه طرف مكاتبه صادر گردد بعد از ذكر عنوان شماره و تاريخ نامه گيرنده باين شرح قيد مي‌شود:
«در پاسخ نامه شماره ……… مورخ»
«عطف به نامه شماره ……….مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مكاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرين مكاتبه نامه‌اي از گيرنده دريافت نشده است بعد از عنوان به اين شرح انشاء مي‌شود:
«در تعقيب نامه شماره ……. مورخ ………. »
«پيرو نامه شماره …… مورخ…………»
ذكر شماره نامه به متصديان كنترل گردش نامه و بايگاني‌ها امكان مي‌دهد كه به سرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسي پيدا كنند.
