انواع بایگانی
1 -بایگانی جاری: به روش‌های مورد عمل در مورد پرونده‌های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است. به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است که عهده‌دار ثبت و ضبط سوابق جاری و نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائه اطلاعات آن‌ها به افراد ذیصالح می‌شود.
2 -بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می‌گیرد. محل آن در دستگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می‌نمایند.
3 -بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده‌های ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نیست و فقط در این محل پرونده‌ها از نظر ارشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند. به بایگانی راکد انبار یا پیش آرشیوی نیز می‌گویند.
در بایگانی راکد پرونده‌ها به دو طریق تنظیم می‌شود.
- با همان شماره و کد جاری در قفسه‌ها نگهداری می‌شود.
- شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه‌ها نگهداری می‌شود.
محل مناسب بایگانی
اتاق‌های بایگانی، مهم‌ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است. به دلیل وزن سنگین پرونده‌ها، مناسب‌ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پایین‌تر ساختمان است.
محوطه هایی که دارای مشخصات زیر هستند، برای بایگانی مناسب نیست
1 )محیط‌های غیر سالم، مانند سرداب‌های مرطوب و محوطه‌های زیر شیروانی
2 )محیط‌های خطرناک، مانند محوطه‌هایی که نزدیک دیگ بخار است.
3 )محیط‌های دارای مشکل از نظر دسترسی
4 )محیط‌های فاقد نظارت
محل بایگانی باید دارای شرایط زیر باشد
- کف اتاق بایگانی، باید تحمل1211 کیلوگرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد دو متر و بیست سانتیمتر با قفسه‌های ثابت را داشته باشد.
- برای جلوگیری از برخاستن گرد و خاک، کفپوش اتاق بایگانی، باید از نوع ضدسایش و قابل شستشو باشد حتی الامکان باید از پوشش سنگ یا سرامیک استفاده شود.
- پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی، باید از مصالح ضد رطوبت و ضد آتش ساخته شده و از نظر حرارتی عایق‌بندی شده باشد.
- باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیری گردد.
- برای روشنایی محل بایگانی پرونده‌ها از لامپ‌هایی با نور سفید کم مصرف تایمردار استفاده شود.
- دیوارها دارای رنگ روشن باشند که انعکاس نور بالایی دارد.
- ابزارهای اندازه‌گیری رطوبت محیط در محل نگهداری اسناد نصب و کنترل شود و رطوبت نسبی برای کاغذ حدود 55 درصد و برای میکروفیلم و میکروفیش حدود 35 درصد باشد.
- نباید از محل نگهداری پرونده‌ها لوله های آب سرد یا گرم عبور کند.
- با استفاده از عایق پوشی مناسب دیوارها، از نفوذ رطوبت جلوگیری گردد.
- میزان دما برای بایگانی، به طور متوسط 18 تا 21 درجه با رطوبت 51 درصد است.
- به منظور جلوگیری از تابش خورشید، بهترین روش چیدمان پرونده‌ها و قفسه‌ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بین قفسه‌هاست.
- حفاظت پرونده‌ها از گزند حشرات و قارچ‌ها، با تنظیم رطوبت و نور ارتباط مستقیم دارد.
- .نصب دستگاه‌های سنسور حساس به دود و کپسول‌های اطفاء حریق مناسب برای محل بایگانی پرونده‌ها الزامی است.
- برای اسناد حجیم و سنگین از قفسه‌های ثابت که تحمل بار بیشتری را دارند استفاده و در مراکزی که کمبود فضا وجود دارد از قفسه‌های متحرک، استفاده شود.
ویژگی های تخصصی مسئوالن بایگانی
اهم این خصوصیات فهرست وار عبارت است از:
- امانت دارای و قابل اعتماد بودن
- برخورداری از حافظه قوی
- داشتن حضور و تمرکز ذهن وقدرت تصمیم‌گیری و تفکر و ابتکار
- دقت در کار
- انجام وظایف براساس یک برنامه منظم و مدون
- مسئولیت پذیری
- داشتن روحیة انتقادپذیری
- علاقه مندی به حرفه بایگانی رایگان
- حوصله، صبر و خونسردی
- عالقه مند به یادگیری و افزایش معلومات خود
- آشنایی به سازمان و تشکیلات و واحدهای حوزه تحت نظارت
وظایف بخش بایگانی:
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و کنترل آن‌هاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می‌رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می‌شود دوام خواهد یافت.
- نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده‌ها و مکاتبات از قسمت‌های مختلف
- تشکیل پرونده‌ها برابر کدهای تعیین شده در قسمت‌های مربوطه
- شماره‌گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده‌ها و نامه‌ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- برگ‌شماری و شماره‌گذاری پرونده‌های وارد به بایگانی
- تعویض زونکن‌های فرسوده و پشت نویسی پرونده‌ها و زونکن‌ها
- بررسی زمان امحاء اوراق
ارزشیابی اسناد وامحای اوراق زائد در سازمان
تعاریف ارزشیابی
- ارزشیابی تعیین میزان ضرورت نگهداری اسناد یک سازمان است.
- فرایندی است که براساس آن عمر مفید هر ردیف از اسناد یک سازمان مشخص می‌شود
- ارزشیابی تالش است به منظور یافتن فواید آتی یک سند
- ارزشیابی انتخابی اسناد ویژه برای آرشیو ملی و تشخیص اوراق امحایی است
- ارزشیابی عبارت است از تجزیه و تحلیل موضوعی اسناد به منظور تعیین مدت نگهداری آن‌ها برای دستگاه ایجاد کننده
پنج نکته در ارزشیابی اسناد برای تشخیص امحایی بودن پرونده‌ها:
1 -آیا اسناد به منظور برآوردن اهداف زیر مورد نیاز هستند؟
- عملکرد اداری
- انجام ممیزی
- احتیاجات قانونی
2 -آیا این اسناد در مورد خط مشیهای سازمانی است؟
3 -آیا این اسناد ارزشهای تاریخی و پژوهشی دارند؟
4 -آیا قانون، دستورالعمل و رویهای راجع به امحای این سری از اسناد موجود است؟
5 -پیشنهادهای بعدی (آیا دلیل دیگری برای نگهداری این اسناد موجود است؟
نمونه ای از اسناد واجد ارزش:
- سوابق سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها
- ساختار سازمانی مؤسسات
- روند رشد و توسعة وظایف، سیاست‌ها و فعالیت‌های دستگاه‌ها
- روش تدوین قوانین و مقررات و رویه‌های سازمانی
- گزارش میزان تأثیر برنامه‌ها و فعالیت‌های دستگاه‌ها
- اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم
- اسناد مربوط به روابط قدرت‌ها
- سوابقی که نشان دهنده تمایالت فکری افراد مهم و با نفوذ باشد
- سوابق جاری اطلاعات مهم و روشنگر نکات تاریک برخی حوادث
- اسناد مشاهیر
- سوابق محل‌های مشهور
- سوابق رخدادهای مهم
- سوابق اختراعات و اکتشافات
- اسناد مغایر با عقاید متداول در جامعه
- سوابقی که از حقوق شهروندی، مالی و قانونی جوامع و دولت‌ها حمایت می‌کند
- اسناد مالکیت، موافقت‌نامه و قراردادهای مهم دولتی
- سوابقی که اطلاعات آن‌ها مکمل اطلاعات سایر اسناد است
- سوابقی که در تحلیل‌های آماری مورد استفاده قرار می‌گیرد
- تاریخچة دستگاه‌ها
- سوابق فعالیت‌های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، علمی و اقتصادی
- اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه‌های کمیاب
- اسناد تغییر مرزهای جغرافیایی
جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد
آرشیوها همواره به دنبال جمع‌آوری و تکمیل اطلاعات خود بوده و عمدتاً اطلاعات یا موارد آرشیوی خود را از دستگاه‌های دولت که منبع اولیه این اسناد هستند تأمین می‌شود زیرا تمام اطلاعات در دستگاه‌های دولتی واجد ارزش نگهداری دائمی نیستند و همیشه درمورد ضبط و روش‌های دریافت اسناد، معضل و بحثی جدی مطرح است، لذا تعیین جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد مستلزم مراحل یا چرخه زیر است:
- مرحله ایجاد
- مرحله به کارگری و استفاده
- مرحله امحاء
مرحله ایجاد
در این مرحله هدف، کنترل و کاهش تولید اسناد است و اهم تعهداتی که برای رسیدن به این هدف الزام است به شرح زیر است:
- کنترل و جلوگیری از تکثیر بی‌رویه اسناد
- کنترل دریافت اسناد
- به کارگیری روش‌های استاندارد و متحدالشل در مکاتبات اداری
- استاندارد نمودن فرم نامه‌ها و کاغذها
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و افزایش راندمان کاری آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
مرحله بکارگیری و استفاده
در این مرحله، هدف دسترسی آسان به اطلاعات و به کارگیری روش های مناسب برای تشکیل پرونده، راکد سازی اسناد و تهیه تجهیزات مناسب است.
مرحله امحاء:
در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غیر ضروری براساس مراحل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اسناد و اتخاذ بهترین روش برای تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب‌ترین تجهیزات است. در مرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:
- ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن
- تنظیم دستورالعمل‌های اجرایی برای مدیران قسمت‌های مختلف و جهت انتقال پرونده‌های راکد به بایگانی
- تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد
- هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی
- تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده‌ها در دستگاه
- اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو
- اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد
پرونده‌های راکد پس از ارزشیابی اگر واجد ارزش باشند اسناد نامیده می‌شوند و اگر فاقد ارزش باشند اوراق زائد نام دارند.
وظایف واحد امحاء
1 -همکاری با کارشناس اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اسناد واحد ارزش نگهداری دائمی
2 -کمک به سازمان‌های دولتی در تنظیم جدول‌های زمانی اوراقی که ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آن‌ها
3 -تخلیه مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امحا با پیشنهاد سازمان ایجاد کننده و کسب موافقت و مجوز امحای آن‌ها از آرشیو ملی
