اداره‌ي امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه روش صورت مي‌گيرد:
الف ) نظام متمركز بايگاني
ب) نظام غيرمتمركز بايگاني
ج) نظام پراكنده بايگاني
برای مدیریت امور سازمان‌ها از نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون آنلاین ، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی می توانید استفاده نمایید.
الف) نظام متمركز:
كليه‌ي امور بايگاني از قبيل: طبقه بندي، كدگذاري و تنظیم نگهداري اسناد و پرونده‌ها در بايگاني مركزي (بایگانی كل) صورت مي‌گيرد و بقيه‌ي واحدها مجاز به داشتن بايگاني مستقل و نگهداري پرونده ها نیستند.
مزاياي شيوه‌ي متمركز بايگاني:
- صرفه جويي در تعدا د كاركنان بايگاني
- صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
- اعمال صحيح مديريت و تقسيم كار به طور عادلانه بين كاركنان بايگاني
- جلوگيري از تشكيل پرونده‌هاي متعدد و مشابه
ب) نظام غير متمركز
در اين شيوه هر يك از واحدهاي سازماني داراي بايگاني مستقل بوده و پرونده‌هاي مربوط به خود را تنظيم و نگهداري مي‌كنند.
مزاياي شيوه ي غيرمتمركز
- نزديك بودن پرونده‌ها به استفاده كنندگان
- آشنا بودن اقدام كنندگان به عناوين پرونده‌ها
- احساس تعلق بيشتر با يگان به اداره خود و در نتيجه كارآيي بيشتر
ج) نظام پراكنده بايگاني
در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان موظف به نگهداري اسناد ومدارك و سوابق اداري خود هستند، اين شيوه مورد توجه و توصيه‌ي سازمان‌هاي اداري نیست.
عوامل موثر در برقراري سيتم متمركز يا غيرمتمركز:
انتخاب هر كدام از اين سيستم‌ها براي بايگاني مستلزم مطالعه‌ي وضعيت سازمان و حدود وظايف آن نیست. مبناي اين بررسي بايد براساس سرعت و سهولت و تامين نياز مراجعه كنندگان به بايگاني باشد و عوامل زير در نظر گرفته شود:
الف) طبقه‌بندي مشاغل و تشكيلات سازمان
ب) تعداد كارمندان
ج)مكان و موقعيت بايگاني
د) نحوه‌ي فعاليت‌هاي واحدهاي سازمان
آشنايي با بايگاني نرم افزاري؛ كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات
با ورود كامپيوترهای گوناگون از اين ابزار در مسائل مختلف سازمان‌ها مي‌توان از اين وسيله به عنوان ابزار ثبت نامه‌هاي وارده و صادره و در نهايت بايگاني اسناد و مدارك و پرونده‌ها استفاده كرد زيرا قدرت بالاي ذخيره سازي اطلاعات در حافظه‌ي آن كاربرد آن را بيشتر می‌کند.
كامپيوتر يكي از وسايل كار دانشمندان در رشته‌هاي مختلف؛ علمي، اقتصادي، اجتماعي و فني است که براي محاسبات مختلف به شمار می‌رود و امروزه يك ابزار مهمی در تشكيلات سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است.کامپیوتر ماشینی است الکترونیکی که اطلاعات داده شده را بر طبق برنامه‌ریزی‌های تنظیم شده بررسی و پا سخ لازم را با سرعت و دقت بسیار بالا در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
برای مدیریت امور سازمان‌ها از نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی می‌توانید استفاده نمایید.
