بایگانی چیست؟
بایگانی طبقهبندی و دسته‌بندی اسناد و مدارک است. بایگانی از مهم‌ترین بخش های هر سازمان یا اداره است زیرا مهم‌ترین اسناد و مدارک آن‌ها در بخش بایگانی نگهداری می‌شود. در این بخش اسناد و مدارکی بایگانی می‌شوند که دارای ارزش باشند و در آینده نیز از آن‌ها استفاده شود. بنابراین در بخش بایگانی سازمان‌ها به دلیل رعایت اصول بایگانی، هر سندی نگهداری نمی‌شود.
انواع بایگانی اسناد کدام است؟
بایگانی اسناد، به طور کلی به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود:
بایگانی جاری: این نوع بایگانی شامل اسنادی است که به طور روزانه و مداوم در فعالیت‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. مثلاً قراردادهای فعال، صورتحساب‌ها، نامه‌های اداری و پرونده‌های پرسنلی در این دسته قرار می‌گیرند. دسترسی به این اسناد باید سریع و آسان باشد تا در روند کاری سازمان خللی ایجاد نشود.
بایگانی نیمه جاری: اسناد این دسته، به اندازه اسناد جاری مورد استفاده روزانه نیستند، اما همچنان اهمیت دارند و ممکن است در آینده به آن‌ها نیاز پیدا شود. مثلاً گزارش‌های سالانه، برنامه‌های استراتژیک و برخی از قراردادهای قدیمی در این دسته قرار می‌گیرند. این اسناد معمولاً به صورت مرتب بایگانی می‌شوند و دسترسی به آن‌ها کمی زمان‌برتر از اسناد جاری است.
بایگانی راکد: اسنادی که ارزش تاریخی یا قانونی دارند اما دیگر در فعالیت‌های روزمره سازمان کاربردی ندارند، در بایگانی راکد نگهداری می‌شوند. مثلاً نامه‌های قدیمی، قراردادهای منقضی شده و اسناد مالی سال‌های گذشته در این دسته قرار می‌گیرند. این اسناد معمولاً به صورت فیزیکی یا دیجیتالی در مکانی امن نگهداری می‌شوند تا در صورت نیاز به آن‌ها دسترسی داشته باشیم.
چه کسی مسئول بایگانی اسناد است؟
بایگانی مفهومی چندوجهی است. گاهی به فرآیند طبقهبندی، نگهداری و بازیابی اسناد گفته می‌شود و گاهی به محل نگهداری این اسناد اشاره دارد. در سازمان‌ها، واحد بایگانی هم به محل و هم به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای مدیریت اسناد گفته می‌شود. مسئول بایگانی نیز فردی است که مسئولیت نظارت بر این فرآیندها را بر عهده دارد. در گذشته، این کار عمدتاً به صورت دستی انجام می‌شد، اما امروزه با پیشرفت فناوری و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، بایگانی به صورت سیستمی و خودکار انجام می‌شود.
چرخه حيات اسناد
1. مرحله ايجاد:
در اين مرحله، هدف مهار و كاهش توليد سوابق است. اهم تمهيدات و اقداماتي كه در اين مرحله براي رسيدن به هدف راهگشا است، عبارتند از؛
- جلوگيري از تكثير بي رويه و بي دليل سوابق و نظارت بر آن؛
- نظارت بر دريافت سوابق؛
- به كارگيري روش‌هاي استاندارد و متحدالشكل در فرايند مكاتبات؛
- استانداردسازي فرم‌ها؛
- استانداردسازي نوع كاغذ و پوشه.
2. مرحله به كارگيري و استفاده:
در اين مرحله، هدف، دسترسي آسان به اطلاعات و همچنين تدوين اصول و روش‌هاي تشكيل پرونده، راكدسازي و تهيه تجهيزات مناسب و ضروري است.
3. مرحله تعيين تكليف:
نتيجة ارزشيابي اسناد، انتقال اسناد به آرشيو ملي و امحاي اوراق است كه در اين مرحله انجام مي‌گيرد. وظايف مديريت اسناد، در اين مرحله عبارت است از :
- ايجاد واحد بايگاني راكد و تدوين مقررات آن؛
- ايجاد نظام راكد سازي سوابق و پرونده‌ها؛
- تنظيم دستورالعمل‌هاي اجرائي براي مديران قسمت‌هاي مختلف دستگاه، جهت انتقال پرونده‌هاي راكد ذيربط؛
- ارزشيابي اوليه و تعيين ارزش‌هاي اداري و استنادي سوابق (اسناد و اوراق)؛
- هماهنگي با آرشيو ملي، جهت ارزشيابي ثانوية سوابق و انتقال اسناد به آرشيو ملي؛
- تعيين مدت زمان نگهداري اوراق و پرونده‌ها در دستگاه؛
- اخذ مجوز امحا از شوراي آرشيوي؛
- اجراي مصوبات شوراي آرشيوي، در خصوص انتقال اسناد يا امحاي اوراق.
چنانچه مشاهده مي‌شود، در اين مرحله، نقش ارزشيابي كاملا مشهود است و در واقع بازخورد تلاش‌هاي مديران اسناد، پس از ارزشيابي روشن می‌شود. اما بايد توجه داشت كه در نظام صحيح و كار آمد، ارزشيابي، از نخستين مرحلة ايجاد سابقه نقش خود را ايفا مي‌کند؛ به طوري كه تعيين تعداد نسخ مورد نياز، نظارت بر توليد و استاندارد سازي اطلاعات، بدون فرايند ارزشيابي امكان پذير نخواهد بود. علاوه بر آن، طراحي نظام بايگاني بدون در نظر گرفتن مدت زمان نگهداري سوابق، قطعا” مشكلات متعددي براي مديريت اسناد در پي خواهد داشت. بنابراين، جايگاه ارزشيابي از نظر اجرائي و تشكيلاتي، به طور آشكار در مرحلة سوم و پنهان از مرحلة ايجاد اسناد و سوابق است.
طبقه‌بندي از نظر بايگاني:
يكي از اساسي‌ترين مراحل بايگاني، طبقه‌بندي اسناد است؛ طبقه‌بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته‌هايي كه حداقل ميان آن ها يک موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد. يك طبقه‌بندي منطقي و صحيح كه اساس تشكيل پرونده است، بايد داراي اين خصوصيات باشد:
اطمينان: طبقه‌بندي اسناد بايد طوري پي‌ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص شود.
سرعت: طبقه‌بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
سهولت: نحوه‌ي طبقه‌بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكانپذير باشد.
قابليت انعطاف: طبقه‌بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.
در زمینه طبقهبندی اسناد، نرم‌افزار بایگانی آنلاین به عنوان یک دستیار هوشمند عمل می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید اسناد را به صورت دقیق و بر اساس معیارهای مختلفی مانند تاریخ، موضوع، نوع سند و … طبقهبندی کنید. این امر نه تنها سرعت دسترسی به اطلاعات را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد، بلکه امکان جستجوی پیشرفته و پیدا کردن سریع اسناد مورد نظر را نیز فراهم می‌کند.
اما مزایای اتوماسیون اداری و بایگانی آنلاین به همین‌جا ختم نمی‌شود. این سیستم‌ها با ایجاد یک آرشیو الکترونیکی منسجم، از حجم بالای کاغذکاری و فضای فیزیکی مورد نیاز برای بایگانی سنتی می‌کاهند. همچنین، امکان اشتراک‌گذاری اسناد به صورت امن و کنترل دسترسی به آن‌ها را فراهم کرده و از بروز خطراتی مانند گم شدن، تخریب یا دستکاری اسناد جلوگیری می‌کنند.
با اتوماسیون اداری و بایگانی آنلاین یار، می‌توانید:
- به طور خودکار اسناد را طبقهبندی و بایگانی کنید.
- به سرعت و به راحتی به اسناد مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید.
- از امنیت و یکپارچگی اطلاعات خود اطمینان حاصل کنید.
- هزینه‌های نگهداری و مدیریت اسناد را کاهش دهید.
- کارایی و بهره‌وری سازمان را افزایش دهید.
در نهایت، اتوماسیون اداری و بایگانی آنلاین یار، یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای هر سازمان است. با استفاده از این سیستم، می‌توانید به طور موثرتر و کارآمدتری به مدیریت اسناد و اطلاعات خود بپردازید و در نتیجه، به اهداف سازمان خود نزدیک‌تر شوید.
منطقي‌ترين نوع طبقه‌بندي مربوط به بايگاني
- طبقه‌بندي بر مبناي شاخص هايي بر اساس نام افراد، سازمان‌ها و مناطق جفرافيايي
- طبقه‌بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
- طبقه‌بندي بر اساس تاريخ
اصول بايگاني:
1. اصل آسان بودن:
به موجب اين اصل سيستم بايگاني آنلاین و نحوه تنظيم مدارك و پرونده‌ها بايستي آسان و قابل درک بوده و با صرف اندكی وقت مفهوم شود.
2. اصل قابليت اجرا:
براساس اين اصل سيستم مورد استفاده بايستي با توجه به نوع و ماهيت كار و امكانات در دسترس و در عمل قابل پياده شدن باشد.
3. اصل قابليت انعطاف:
به موجب اين اصل سيستم بايگاني بايد قابليت تطابق با تغييرات و تحولات را داشته باشد و در اين زمينه نيز پيش بيني لازم را انجام داده باشد .
4. اصل دقت و سرعت:
سيستم بايگاني و روش‌هاي مورد عمل بايستي به نحوي باشند كه در عين دقت و صحت ، امكان تسريع در عمل را نيز ميسر سازند .
5. اصل افراد با صلاحيت:
كاركنان بايگاني بايستي داراي شرايط لازم براي احراز اين شغل بوده و مهارت و تجربه كافي را در اين زمينه داشته باشند.
6. اصل نظم اصولي و منطقي:
در تشكيل پرونده ها و تنظيم مطالب آن‌ها ، بايستي از يك نظام اصولي و منطقي پيروي شود. در اين رابطه رعايت نكات زير
توصيه می‌شود :
الف: وجود ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه‌های مندرج در آن
ب: رعايت تقدم و تأخر در شماره و تاريخ نامه‌ها
ج: حفظ يك نسخه از هر نامه و حذف نسخه‌هاي اضافي
د: رعايت حد متعادل براي قطر هر پرونده
توصیه می‌شود برای داشتن عملکرد بهتر در زمینه بایگانی اسناد از نرم افزار آنلاین بایگانی استفاده کنید.
انوع روش های بايگانی:
دسته‌بندی بر اساس روش ذخیره‌سازی اسناد
امروزه سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای نگهداری اسناد خود استفاده می‌کنند. این روش‌ها را می‌توان به سه دسته اصلی تقسیم کرد:
بایگانی سنتی (کاغذی): در این روش، اسناد به صورت فیزیکی بر روی کاغذ چاپ شده و در قفسه‌ها و بایگانی‌های مخصوص نگهداری می‌شوند. این روش، روش قدیمی و مرسوم است اما معایبی مانند اشغال فضای زیاد، احتمال آسیب دیدن اسناد، دشواری در جستجو و بازیابی اطلاعات و هزینه‌های نگهداری بالا را دارد.
بایگانی دیجیتال: در این روش، اسناد به صورت الکترونیکی اسکن شده و در کامپیوتر یا سرور ذخیره می‌شوند. این روش مزایای بسیاری دارد از جمله:
صرفه‌جویی در فضا: دیگر نیازی به قفسه‌های بزرگ و انبار نیست.
جستجوی سریع و آسان: با استفاده از نرم‌افزارهای جستجو، می‌توان به سرعت هر سندی را پیدا کرد.
امنیت بالاتر: با استفاده از رمزگذاری و بک‌آپ، می‌توان از امنیت اطلاعات اطمینان حاصل کرد.
اشتراک‌گذاری آسان: امکان اشتراک‌گذاری اسناد با دیگران به صورت آنلاین وجود دارد.
ترکیب کاغذی و دیجیتال: در این روش، اسناد به صورت فیزیکی نگهداری می‌شوند اما نسخه دیجیتالی آن‌ها نیز تهیه می‌شود. این روش برای سازمان‌هایی که می‌خواهند به صورت تدریجی به بایگانی دیجیتال مهاجرت کنند، مناسب است.
دسته‌بندی بر اساس روش طبقهبندی:
نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده‌ها را در قفسه‌هاي بايگاني تنظيم گويند. روش‌هاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي‌شود كه عمده ترين آن‌ها عبارتند از :
- روش الفبائي ساده و مركب
- روش شماره‌گذاري متوالي (سريال ) محض يا ترتيب ثبت اسامي پوشه‌ها و دفاتر راه نما
- روش جغرافيايي
- روش عنواني
- روش شماره گذاري موضوعي يا مركب
- روش شماره گذاري تاريخي
- روش شماره گذاري محدود يا مقطع
- روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان
- روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال
- روش شماره گذاري تلفيقي
1. روش الفبائي ساده و مركب:
در اين روش، پرونده‌ها به ترتيب حروف الفباي عنوان پرونده‌ها در قفسه‌هاي بايگاني چيده مي‌شوند .اين روش، بخصوص در بايگاني كاركنان (پرسنلي) كاربرد زيادي دارد ولي در بايگاني مكاتبات موضوعي نيز مي‌توان از آن استفاده كرد. از مهم‌ترين مزاياي روش تنظيم الفبائي، اين است كه با روش تشكيل پرونده هماهنگي دارد و راه دسترسي به آن ساده‌تر است؛ ولي از معايب آن، اين است كه با تشكيل پرونده جديد در محل بايگاني پرونده‌هاي قبلي جابجایی به وجود خواهد آمد.
2. روش شماره گذاري متوالي محض:
در اين روش، به هر یک از پرونده‌ها به ترتيب تشكيل آن‌ها، شمارهاي اختصاص مييابد و در فهرست مخصوص پرونده‌ها آورده مي‌شود؛ آنگاه پرونده‌ها بر همين اساس در قفسه‌هاي بايگاني چيده مي‌شوند. مسلماً راه دسترسي به اين پرونده‌ها، در مرحلة اول مراجعه به فهرست پرونده‌ها و سپس به قفسه‌هاي بايگاني است. از مزاياي اين روش، تنظيم پرونده‌ها در قفسه‌هاي بايگاني بدون نگراني از جابجائي آن‌ها در آينده است؛ ولي از معايب آن، طولاني شدن مسير دسترسي به پرونده‌ها است. در اين روش فقط شماره ي پرونده يا شماره سند ملاك تنظيم است. كه بيشتر در بايگاني حسابداري اسناد هزينه، بانك‌ها، پرونده‌ي اشتراك آب و برق و تلفن يا در بايگاني خودروها كاربرد دارد.
3. روش جغرافيائي:
در اين روش، پرونده‌ها بر اساس محل جغرافيائي خود در قفسه‌هاي بايگاني چيده می‌شوند . كاربرد اين شيوه، بيشتر در اداراتي است كه ارتباط زيادي با مراكز استان‌ها و شهرستان‌ها دارند. در اين طريق نيز، راه دسترسي به پرونده‌ها آسان است ولي به دليل آنكه پرونده‌ها با عناوين و موضوعات مشابه، به دفعات مكرر جهت استان‌ها و مراكز مختلف تشكيل مي‌شود، بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.
به طور کلی می‌توان گفت در حوزه امور اداری استفاده از نرم افزار بایگانی تحت وب، اتوماسیون اداری، نرم افزار حسابداری و… کمک شایانی در مدیریت کارها و اسناد مهم خواهد کرد.
4. روش عنواني پرونده‌ها:
در اين روش (كه رايج ترين شيوه تنظيم پرونده‌ها در دستگاه‌هاي دولتي است) ملاك چيدمان پرونده‌ها در قفسه‌هاي بايگاني فقط عنوان مكاتبه آن‌ها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مديريت و وزارتخانه و …)؛ اگر چه راه دسترسي به اين پرونده‌ها آسان است، ولي مانند تنظيم جغرافيایی، پرونده‌ها به دفعات مكرر تشكيل مي‌شوند و بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.
5. روش شماره گذاري موضوعي يا مركب:
در اين روش ، پرونده‌ها بر اساس موضوعات مورد مكاتبه، در قفسه‌هاي بايگاني چيده مي‌شوند. روش تنظيم موضوعي، از سه طريق امكان پذير است: شمارهاي، الفبایی و تنظيم شناسه‌اي. (البته به صورت تلفيقي با عناوين ديگر نيز امكان پذير است). تنظيم موضوعي، الفبایی و شماره‌هایی در بايگاني‌هایی با حجم كم، به دليل احاطة كامل بايگانی به تمام پرونده‌ها، كاربرد دارد ولي در بايگاني‌هاي وسيع، به دليل حجم انبوه پرونده‌ها، فقط مي‌توان از تنظيم موضوعي – شناسه‌اي استفاده كرد. تنظيم موضوعي – شناسه‌اي، مستلزم انجام مقدماتي است كه عبارتند از :
تهية فهرست موضوعي، تعيين سرفصل‌ها، تعيين موضوعات اصلي، تعيين موضوعات فرعي و اختصاص شناسه به همة موضوعات. با توجه به مفهوم پرونده ، به نظر مي‌رسد تنها روش اصولي جهت تشكيل پرونده ، استفاده از موضوع باشد.
تعريف موضوع در مكاتبات اداري:
موضوع ، علت وجودي مكاتبه و نشانة انجام كار است كه در قالب نامه، درخواست يا مورد اقدام قرار مي‌گيرد. به عبارت ديگر موضوع، منظور اصلي نگارنده نامه را بيان مي‌كند.
مزاياي تشكيل پروندة موضوعي:
- كامل است ؛ براي كلية مكاتبات قابل اجراست .
- انعطاف پذير است؛ داراي قابليت افزايش و يا كاهش عنوان‌ها و موضوعات است.
- محدود كننده است؛ عنوان‌هاي موضوعي انتخابي مشابه هم نيستند و يا تداخل ندارند .
- دقيق است؛ به نحوي كه هر موضوع به دقت و راحتي قابل تشخيص و شناسائي است.
- قابليت كاربري در سامانة ماشيني را دارا است؛ اين روش، بدون كوچک‌ترين تغييري قابل انتقال از شيوه دستي به ماشيني است.
- تخصصي بودن كار بايگاني؛ اجراي اين روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمي و كاربردي است.
- از آن‌جا كه موضوع سوابق (پرونده‌ها)، عامل مهمي در ارزشيابي پرونده‌هاي جاري و نيمه جاري است، انتقال پرونده ها از بايگاني جاري به نیمه جاري به آساني ميسر است و در آزادسازي فضاي بايگاني جاري، عامل مؤثري به شمار مي‌رود.
- به سهولت براي اسناد و پرونده‌ها مي‌توان مدت زمان نگهداري تعيين نمود.
- امحاي اوراق و انتقال اسناد به آرشيو ملي ميسر است.
6. روش شماره گذاري تاريخي:
اساس طبقه‌بندي مكاتبات در روش تاريخي، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر است. بنابراين اسناد و پرونده‌هايي كه ملاك مراجعه به آن‌ها، سال، ماه، هفته يا روز است، تنظيم و بايگاني مي‌گردند.
7. روش شماره گذاري محدود يا مقطع:
يك سري از پرونده‌هاي مرتبط بدون توجه به شماره‌هاي سري قبلي شماره‌گذاري می‌شوند.
8. روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان:
در اين روش پرونده‌ها بر اساس شماره‌هاي كارتن‌ها و جزوه‌دان‌ها نامگذاري می‌شوند.
9. روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال:
از رقم‌های اعشار براي تعیين طبقات و موقعيت‌هاي اصلي و فرعي پرونده‌ها استفاده می‌شود.
10. روش شماره گذاري تلفيقي:
تلفيقي از روش‌هاي فوق.
