وظیفه مدیریت اسناد، مطمئن ساختن سازمان از آن است که اسناد سازمان به شیوهای مقرون به صرفه و صحیح بایگانی و حفظ میشوند. هدف از انجام امور مدیریت اسناد، مراقبت از این امر است كه اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دورهای كه در دستگاههای دولتی وجود دارند، مدیریت شوند خواه این اسناد در شكل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری ) و یا به صورت اسناد الكترونیكی باشند.
در واقع نخستین هدف مدیران اسناد تهیه راهنماها و همكاری با دستگاههای دولتی به منظور طراحی و تكمیل و اجرای برنامههای مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است كه آنها به طور روزمره ایجاد و یا دریافت میکنند. در این حوزه استفاده از نرم افزار های سازمانی برای افزایش راندمان و کاهش خطاهای احتمالی و صرفه جویی در وقت پیشنهاد میشود، نرم افزارهایی مانند بایگانی آنلاین، سیستم حسابداری و …
از جمله وظایف مدیران اسناد برای انجام این مهم میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
1. ایجاد استانداردها برای كنترل، نگهداری، امحاء یا حفاظت از اسناد دولتی
2. ارائه خدمات مشورتی و آموزشی
3. طراحی سیستمهای مرتبط با ایجاد و نگهداری اسناد
4. تهیه میكروفیلم و میكروفیش از اسناد
5. تهیه امكانات نگهداری اسناد به شیوه برون سازمانی در مراكز اسناد.