بایگانی چیست؟
وظایف بایگانی یک نوع ایجاد دسته‌بندی و نظم می‌باشد که بسیاری از کارمندان یک اداره با آن در محیط کار مواجه می‌شوند. زمانی که بحث از بایگانی می‌شود بسیاری از افراد نارضایتی خود را از آن اعلام می‌کنند و برخی از افراد هم موافقت می‌نمایند. در واقع این بخش یکی از مهمترین بخش‌های مدیریت کردن اسناد و مدارک می‌باشد که در هر اداره و سازمانی باید وجود داشته باشد و هر کارمندی هم باید با آن آشنایی کاملی داشته باشد. زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می‌آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار بایگانی بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده‌اند و بهتر می‌توانند کارهای خود را مدیریت کنند.
تعریف بایگانی:
هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می‌بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) گویند.
با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می‌توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی‌کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده‌اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می‌کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.
اگر برای بایگانی پرونده‌ها و مدیریت اسناد و مدارک سازمان خود به نرم‌افزار مناسب نیاز دارید صفحه نرم افزار بایگانی اسناد را مشاهده نمایید و با امکانات نرم افزار مدیریت مستندات یگانه آشنا شوید.
اصول و روش‌های بایگانی اسناد و مدارک چیست؟
وظایف بایگانی اصول و روش‌های مشخص شده‌ای دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می‌باشد از :
ایجاد:
در این مرحله باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم‌ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی‌رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استانداردسازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش‌های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می‌شود.
به کارگیری و استفاده:
در این مرحله تلاش می‌شود که دسترسی افراد به مدارم بسیار آسان‌تر شود و اطلاعات و پرونده‌هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار دهند.
تعیین تکلیف:
در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می‌گیرد تا آنها را به آرشیو اصلی انتقال دهند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهمترین بخش‌ها به شمار می رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است و بیشتر کارمندان باید با این بخش آشنایی داشته باشند.
به طور کلی باید بدانید زمانی که نرم افزار بایگانی را در هر اداره‌ای داشته باشید به راحتی می توانید اصول و روش‌های آن را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می‌توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.
اصول بایگانی راکد :
سوابق و مدارک هر اداره‌ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می‌شوند. زمانی که هنوز وظایف بایگانی تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده غیر جاری و راکد می‌شوند. در واقع باید بدانید آن دسته از مدارکی را که به علت عدم استفاده روزانه از آنها شرایط خاصی دارند را نیمه راکد و یا راکد می‌نامند. نگهداری کردن از این مدارک به صورت سنتی هزینه زیادی را در بر دارد، ولی زمانی که در سیستم و نرم افزار بایگانی آنها را نگهداری کنید هزینه زیادی نخواهد داشت. در واقع شما باید به خوبی بدانید این سیستم به این مدارک نظم و ترتیب می‌دهد، به همین دلیل آنها را به شکل منظمی در بخش راکد قرار داده تا کارمندان در صورت نیاز آنها را به کار گیرند. اصول استفاده از این بخش به این نحو است که کارمندان هدف و انجام عملیات خود را مشخص می‌کنند و در صورتی که نیاز به مدارک راکد داشتند می‌توانند آن را از طریق سیستم دریافت کرده و مورد استفاده قرار دهند. این مدارک هر لحظه امکان دارد مورد استفاده قرار گیرد و افراد باید آنها را بررسی کنند.
اصول بایگانی پرونده های پرسنلی :
برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شود که آنها مدارک مشخص شده‌ای هستند و به صورت منظم باید آنها را ترتیب دهید. در سیستم سنتی شما مجبور بودید که تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم نمایید. اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزار به ثبت برسند دیگر نیازی نیست آنها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به خودی خود در سیستم ثبت می‌شوند. تنها کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند. برخی از مهمترین مدارکی که مربوط به پرسنل می‌باشد و در این بخش قرار می گیرد عبارت می‌باشد از :
- فرم‌هایی که مربوط به مرخصی‌های روزانه، ساعتی، اضافه کاری‌ها و تعطیلی‌های کاری بوده است در این بخش قرار می‌گیرد البته باید بدانید که ماموریت‌های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می‌گیرد و پرسنل می‌توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.
- قراردادهایی که مربوط به شخص می‌باشد در این بخش وجود دارد. تمامی قراردادها از زمانی که مشغول به کار شده است را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.
- فرم‌ها و نامه‌هایی هستند که به صورت ابلاغی می‌باشند. از این مدارک یک کپی باید در بخش بایگانی وجود داشته باشد.
- مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار می‌باشد هم در سیستم بایگانی پرسنل قرار می‌گیرد. این مدارک شامل هزینه‌های درمانی می‌باشد که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده است و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.
- مدارک دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل می‌باشد. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد که آن برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می‌شود.
اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی :
به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می‌باشد اگر بایگانی گردد نشان دهنده حرفه‌ای بودن حسابدار می‌باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می‌باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود، به همین دلیل باید تمامی مدارک و پرونده‌های اداری آن به درستی ذخیره شوند. حسابداری که منظم باشد تمامی مدارک مربوط به کار خود را دسته بندی می‌کند و این کار به جز اینکه از نرم افزار بایگانی استفاده کند میسر نمی‌باشد.
در گذشته اطلاعات به صورت دستی ذخیره می‌گشت که مشکلات زیادی را در پی داشت، ولی از زمانی که الکترونیکی شده است دیگر مشکلی را به به دنبال خود نمی‌کشد و کار کردن با آن بسیار آسان می‌باشد. اصول و روش‌های ذخیره کردن مدارک حسابداری مشخص شده می‌باشد و شما هم باید به این صول احترام بگذارید. به عنوان مثال تمامی اطلاعاتی که مربوط به بیمه افراد می‌باشد در یک طرف قرار دارد و اطلاعات دیگری مانند دستمزد و حقوق آنها هم مربوط به بخش دیگری می‌باشد حسابداری که حرفه‌ای باید در کمترین زمان تمامی اطلاعات را ذخیره می‌کند و در کمترین زمان هم آنها را در صورت نیاز خارج می‌سازد تا به دست افراد برساند.
اصول بایگانی اسناد فنی :
اسناد فنی از جمله مهمترین اسنادی می‌باشد که در یک اداره مورد استفاده قرار می‌گیرد و باید آنها را به طور کامل در بخش بایگانی بتوانید پیدا کنید. کارهای فنی یک اداره به نسبت زیاد و یا کم می‌باشد که بیشتر مربوط به حوزه فعالیت آن اداره است. اما به طور کلی بدون شک هر اداره‌ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و ترتیب مهم بودن ذخیره‌سازی نمایید. شما در هر بخشی از اداره که مشغول به کار هستید می‌توانید در این بخش اطلاعات فنی را وارد کرده تا دیگر افراد هم آنها را در صورت نیاز بتوانند مشاهده نمایند.
اصول و بایگانی اسناد و پرونده‌های پزشکی :
مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری‌های و روش‌های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می‌کند باید پرونده‌ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دارد را تکمیل نماید تا در سیستم آنها را ثبت کنند. در گذشته بیشتر مدارک مربوط به بیمار به صورت دستی پر می‌شد ولی اکنون آنها را در سیستم ذخیره‌سازی و بایگانی می‌کنند تا پزشک هر زمانی که به آنها نیاز داشت بتواند به آنها دسترسی داشته باشد و آنها را مشاهده کند. فرایند ذخیره سازی مدارک پزشکی به این ترتیب است که در ابتدا باید پرونده‌ها را به طور کامل مورد بررسی قرار دهند و سپس بر اساس ویژگی‌هایی که بیمار داشته است آنها را وارد نمایند. بعد از آن باید بعد از اینکه بیمار ترخیص شد یک بار دیگر مدارک آن را وارد کنند تا به خوب یاطلاعات آن وارد سیستم شود.
در طول درمان بیمار هرگونه دارو و روش‌های درمانی که روی آن انجام شده است را باید وارد نمایند تا پزشک در مراجعه بعدی بیمار سوال تکراری پرسیده نشود. پزشک بعد از اینکه اطلاعات شما را به خوبی مورد بررسی قرار دهد راحت‌تر می‌تواند برای درمان شما تصمیم‌گیری نماید. در بخش بایگانی پزشکی دو دسته اطلاعات وجود دارد یکی از آنها اطلاعات فعال پزشکی می‌باشد و دیگری اطلاعات غیر فعال پزشکی است. هر یک از بخش‌ها فضای بسیار امنی دارد که هرگز اطلاعات از بین نمی روند و مفقود نیز نمی‌شوند. نگهداری کردن از مدارک بیمار به کارهای پزشک سرعت بیشتری می‌بخشد و همچنین طول درمان بیمار را به خوبی متوجه می‌شود. دیگر پزشک داروهایی که برای بیمار تجویز کرده بوده را به خوبی می‌شناسد و آنها را به بیمار نمی‌دهد.
لزوم تهیه و خرید نرم افزار بایگانی اسناد :
بدون شک همه شما به خوبی می‌دانید که امروزه بسیاری از اداره‌ها در تلاش هستند از بهترین و به‌روزترین تکنولوژی‌هایی که سرعت و کیفیت کار آنها را افزایش می‌دهد استفاده کنند. نرم افزار بایگانی آنلاین یکی از این برنامه‌ها می‌باشد که شما می‌توانید از آن در اداره خود استفاده کنید. در واقع بسیاری از افراد شاید برایشان این پرسش به وجود آید که چرا باید از این نرم افزار استفاده کنند و به همین دلیل در ادامه برخی از مواردی که اهمیت این نرم افزار را نشان می‌دهد بیان می‌کنیم.
مدیریت زمان :
یکی از مهمترین مواردی که نشان دهنده لزوم خرید این نرم افزار می‌باشد این است که شما می‌توانید به طور کامل زمان را مدیریت کرده و پروژه‌های گوناگونی را مورد بررسی قرار دهید تا نتیجه تحلیل آن را به دست آورید.
افزایش بهره وری سازمان :
بیشتر کشورهای پیشرفته مانند کشورهای اروپایی و آمریکایی از نرم افزار بایگانی استفاده می‌کنند. بر اساس نتایج و تحقیقاتی که انجام شده است به این نتیجه رسیده‌اند که این برنامه و نرم افزار برای آنها بسیار مفید بوده و بهره‌وری کارکنان آنها را تا حد بسیار زیادی افزایش داده است. چابکی سازمان با این برنامه بسیار افزایش پیدا می‌کند و آنها می‌توانند از این برنامه در جهت بهبود کارهای خود استفاده کنند.
از جمله نرم افزار های مورد نیاز در کنار دیگر نرم افزارها :
یکی دیگر از مواردی که در لزوم خرید نرم افزار بایگانی وجود دارد این است که وجود آن در کنار دیگر برنامه‌های اداره ضروری به شمار می‌رود. زمانی که یک سازمان و یا یک اداره این برنامه را داشته باشد نشان‌دهنده این امر است که آن سازمان و اداره بسیار حرفه‌ای می باشند و به صورت حرفه‌ای کار خود را انجام می‌دهند. بنابراین اگر شما می‌خواهید در نظر دیگران شرکت حرفه‌ای محسوب شوید باید این برنامه را داشته باشید.
رضایت کارکنان :
بر اساس آماری که به دست آمده است، بسیاری از کارکنان مجبور هستند که اطلاعات را در بخش بایگانی به صورت منظم قرار دهند و در صورتی که بخواهند این روش را به صورت سنتی دنبال کنند باید زمان زیادی بگذارند. ولی اگر این سیستم و نرم افزار را داشته باشند در کمترین زمان می‌توانند فعالیت‌های خود را انجام دهند.
همچنین سازمان‌ها می‌توانند از نرم افزارهای اداری دیگری مانند اتوماسیون اداری، دبیرخانه آنلاین و…. نیز استفاده کنند.
انواع نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی اسناد دارای انواع مختلفی می‌باشد و هر یک از آنها هم دارای ویژگی‌های متنوعی است. در واقع شما باید بر اساس نیاز خود یکی از این نرم افزارهای را خریداری نمایید و در اداره و سازمان خود از آن استفاده کنید. نرم افزار یگانه یکی از انواع نرم افزارهای بایگانی به شمار می‌رود که تمامی مزیت‌های این سیستم را در خود جای داده است و همچنین باید بدانید تمامی ویژگی‌ها و امکانات لازم را دارا می‌باشد. شما می‌توانید برای خرید این نرم افزار با کارشناسان شرکت در تماس باشید تا بر اساس نیاز شما ویژگی‌های آن را تنظیم کرده و به شما ارائه دهند.
مزایای نرم افزار بایگانی اسناد :
بدون شک هر نرم افزار الکتریکی که در اداره‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد دارای مزیت های بسیار زیادی می‌باشد و همین مزیت‌ها موجب می‌شود که از آنها استفاده زیادی شود. برخی از مزیت‌های که نرم افزار بایگانی تحت وب دارد عبارت می‌باشد از :
- یکی از مهمترین و اصلی‌ترین مزیت‌هایی که این نرم افزار دارد این است که، پرونده‌ها را ثبت و ذخیره می‌کند. ثبت و ذخیره سازی پرونده‌ها بر اساس اطلاعات اولیه‌ای می‌باشد که وارد شده است. بنابراین شما باید زمان وارد کردن اطلاعات اولیه نهایت دقت را داشته باشید.
- یکی از دیگر مزیت‌های نرم افزار بایگانی این است که اسناد را بر اساس موضوع آنها به خوبی تنظیم می‌کند. هر موضوع را دسته و طبقه بندی مشخص شده خودش قرار می‌گیرد و این مسئله می‌تواند به کارمندان کمک کند که سریع مطالب مورد نظر خود را پیدا کنند.
- یکی دیگر از مزیت‌های این نرم افزار این است که شما می‌توانید پرونده ها را پیوست بزنید. در واقع اگر بخواهید این روش را به صورت سنتی انجام دهید باید تلاش بسیاری کنید تا کار خود را به درستی انجام دهید. ولی با نرم افزار بایگانی کار شما بسیار سریع و آسان انجام می‌شود.
- با استفاده از این نرم افزار هر بخش را که مربوط به ذخیره سازی می‌باشد را به بهترین نحو ممکن می‌توانید مدیریت کنید. مدیریت کردن پرونده‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و باید شما نسبت به این مورد حساسیت‌های بیشتری داشته باشید. با استفاده از نرم‌افزار الکتریکی نظارت و مدیریت شما روی پرونده‌ها با دقت بیشتری انجام می‌شود.
- یکی از مزیت‌های مهمی که نرم افزار بایگانی اسناد دارد این است که شما می‌توانید به وسیله آن با نرم افزار دبیرخانه هم ارتباط برقرار کنید. در واقع باید بدانید نرم افزار دبیرخانه ارتباط تنگاتنگی با این بخش دارد، به همین دلیل طراحان این دو نرم افزار سیستم هماهنگی آنها را به بهترین نحو طراحی کرده‌اند. هر اداره‌ای که این دو نرم افزار را داشته باشد می‌تواند از آنها به بهترین نحو ممکن بهره برداری نماید.
- یکی از نکاتی که باید بدانید و به عنوان آخرین مزیت مهم می‌باشد این است که شما به وسیله سیستم نرم افزار بایگانی می‌توانید گزارش‌های آماری را تهیه کنید. گزارش‌های آماری انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها دارای ویژگی‌های متنوعی می‌باشد و شما به صورت الکتریکی می‌توانید هر یک از آنها را که مایل هستید، تهیه کنید و در سیستم مورد استفاده قرار دهید.
معایب نرم افزار بایگانی اسناد :
به طور کلی نرم افزار بایگانی اسناد مزیت‌های بسیار زیادی دارد و افرادی هم که این سیستم و نرم افزار را تهیه می‌کنند به دلیل مزیت‌های آن می‌باشد. ولی معایبی را که برخی از طراحان نرم افزار برای این نوع از سیستم مشخص کرده‌اند عبارت می‌باشد از :
- با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست شما در محیط انسانی رفت و آمد داشته باشید و به تنهایی با سیستم کامپیوتر خود تمامی کارهای خود را انجام می دهید. اینکه افراد دیگر نیازی نیست با یکدیگر در ارتباط باشند شاید برای برخی از افراد یکی از معایبی این سیستم باشد. ولی به طور کلی هوز هم در اداره‌ها افراد با یکدیگر رابطه کاری و حضوری دارند.
- اگر اطلاعات درون سیستم مفقود شود و یا اینکه آنها از بین بروند بسیار خطرناک است و در این صورت دیگر اطلاعات شرکت و اداره از بین می‌رود. بر همین اساس طراحان برای این مشکل چاره‌ای اندیشیده‌اند و آن هم این است که از اطلاعات کپی می‌گیرند.
- اگر امنیت سیستم هم به خطر بیفتد امکان دارد که تمامی اطلاعات در دسترس افراد سودجو قرار بگیرد. بر همین اساس طراحان نرم افزار بایگانی برای این مشکل هم چاره‌ای اندیشیده‌اند و آن هم این است که امنیت سیستم را به وسیله حریم‌های شخصی بسیار بالاتر برده‌اند.
- برخی از کارکنان امکان دارد به خوبی با این نرم افزار نتوانند کار کنند و بیشتر به صورت سنتی کارهای خود را انجام دهند. اما اگر آنها از این سیستم تنها عرض یک هفته استفاده نمایند به خوبی می‌توانند روش‌های آن را یاد بگیرند و در کمترین زمان کار خود را انجام دهند.
- تعدادی از کارمندان امکان دارد اشتباه‌های خود را به این نرم افزار و سیستم نسبت دهند، ولی باید بدانید که شما می‌توانید اشتباهات آنها را پیگیری کنید.
امکانات کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد + ۵ امکان کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی ویژگی های بسیار زیادی دارد و این ویژگی‌ها موجب شده است که از آن استفاده بسیار زیادی شود. برخی از امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد عبارتند از :
آرشیو اسناد :
یکی از مهمترین امکاناتی که در نرم افزار بایگانی وجود دارد این است شما در این برنامه می‌توانید آرشیو اسناد را داشته باشید. در واقع شما به وسیله این برنامه قادر خواهید بود که تمامی اسناد ار از نظر فیزیکی و یا الکترونیکی در سیستم قرار دهید و بعد از مدتی که مایل هستید آنها را استفاده کنید.
تعریف نامحدود ذخیره سازی :
شما زمانی که به صورت سنتی می خواهید اسناد را ذخیره سازی کنید، بدون شک باید کاغذهای زیادی را مورد استفاده قرار دهید و در هر کاغذ تنها برخی اطلاعات را قادر خواهید بود که ثبت نمایید. اما باید بدانید یکی از ویژگی‌های مهمی که این نرم افزار دارد ثبت و ذخیره سازی نامحدود آن می‌باشد. شما به وسیله این نرم افزار قادر خواهید بود اطلاعاتی را که مربوط ثبت اسناد می‌باشد را وارد کنید و هرچه که تعداد این اطلاعات زیاد باشد هیچ موردی وجود ندارد و محدودیتی برای این نرم افزار تعبیه نشده است.
قابلیت ارجاع بخشی :
از دیگر امکانات کلیدی که نرم افزار بایگانی دارد قابلیت ارجاع بخشی آن می‌باشد. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید هرگونه اسنادی که دیگر بخش‌های اداره و یا سازمان‌ها به آن نیاز دارند را برایشان ارسال کنید. در واقع باید بدانید زمانی که این نرم افزار در یک اداره و سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد تمامی بخش‌ها و افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. بنابراین شما دیگر نیازی نیست برای دریافت آن مدارک به بخش دبیرخانه و نگهداری اسناد مراجعه کنید بلکه درخواست می‌نمایید تا آن را به سیستم شما بفرستند. از آنجایی هم که تمامی آنها به صورت منظم دسته بندی شده‌اند در کمترین زمان می توانید آنها را دریافت کنید.
مشاهده گردش اسناد :
شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید آن اسنادی را که نیاز دارید را در کمترین زمان پیدا کنید. همچنین قادر خواهید بود که گردش آن نامه را پیش از شما هم مشاهده کنید. اینکه چند نفر و چه کسانی پیش از شما از آن اسناد استفاده کرده‌اند را به وسیله این نرم افزار می توانید مشاهده کنید.
قابلیت مشخص نمودن زونکن :
به وسیله نرم افزار بایگانی شما می‌توانید مشخص نمایید که افراد در چه صورتی می‌توانند از مدارک و اسناد و استفاده کنند. حالت‌های مشخص نمودن مشاهده اسناد متنوع است و یکی از آنها تنها خواندنی می‌باشد و دیگری ثبت برای افراد است که شما هر یک را که مایل باشید می‌توانید تنظیم کنید تا اجرا شود.
ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی اسناد ویژگی‌های مختلفی دارد که برخی از مهمترین آنها عبارتند از :
1. امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه: به وسیله این نرم افزار هر نوع اطلاعات اولیه که مربوط به پرونده می‌باشد را می توانید ثبت کنید. اطلاعات شامل تاریخ و ساعت ثبت، طبقه بندی پرونده‌ها، کاربر ثبت کننده و … از جمله اطلاعات مهم و ضروری به شمار می‌رود.
2. امکان دسته‌بندی پرونده‌ها بر اساس موضوع: هر یک از پرونده‌هایی که در یک اداره وجود دارد مربوط به بخش‌های خاصی می‌باشد، به عنوان مثال بخشی از آنها مربوط به کارمندان، حسابداری، فنی و یا … می‌باشد. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید تمامی این دسته بندی‌ها را بر اساس موضع انجام دهید تا پیدا کردن آنها هم آسان باشد.
3.امکان الصاق دادن پیوست‌های مختلف به یک پرونده: از دیگر ویژگی‌های نرم افزار بایگانی این است که شما به وسیله آن می‌توانید پیوست‌های گوناگون یک اسناد را به یک پرونده ارتباط دهید.
4.امکان امانت دهی یک سند: هر سندی که در این نرم افزار ثبت شده باشد را می‌توانید به افراد دیگر امانت دهید و تاریخ آن را که امانت داده شده است را وارد نمایید. تاریخ بازگشت هم باید در کنار آن مشخص شود تا فرد آن را بازگرداند.
5. تعریف فرمت پیوست‌ها:
پسوند فایل، عنوان‌ها و …. را می‌توانید به وسیله این نرم افزار به درستی مشخص کنید و همچنین نوع آن را تغییر دهید.
6.امکان دسته‌بندی پرونده‌ها در زونکن‌های گوناگون:
هر یک از پرونده‌ها ویژگی‌های مختلفی دارند و شما می‌توانید آنها را در زونکن‌های مختلفی به وسیله نرم افزار بایگانی قرار دهید.
7.مدیریت حجم فایل‌ها: یکی از ویژگی‌های مهمی که این نرم افزار دارد این است که حجم فایل‌های وارد شده به سیستم را به خوبی مدیریت می‌کند تا شما به تعداد نامحدودی بتوانید فایل درون آن قرار دهید.
قیمت و مشخصات نرم افزار بایگانی اسناد :
قیمت نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس مشخصاتی که بیان نمودیم بسیار به صرفه می‌باشد. در واقع به دلیل مزیت‌های زیادی که این نرم افزار دارد شما با پرداخت هزینه برای نصب آن بدون شک رضایت بسیاری از آن خواهید داشت. در واقع باید بدانید قیمت آن نسبت به بسیاری از نرم افزارهای دیگر کمتر است و به همین دلیل تمامی اداره‌ها و سازمان‌ها از این نرم افزار استفاده می‌کنند.
بهترین نرم افزار بایگانی اسناد + چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد :
تمامی ویژگی‌ها و امکاناتی که برای این نرم افزار در بخش بالا بیان نمودیم را نرم افزار یگانه برای مشتریان خود فراهم کرده است. بنابراین اگر بخواهیم بهترین نرم افزار را به شما معرفی کنیم بدون شک بر اساس ویژگی‌های بسیار زیادی که این نرم افزار دارد آن را معرفی می‌کنیم.
نقش نرم افزار اتوماسیون یار در بایگانی
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، به ویژه نرم افزار اتوماسیون یار، نقش بسیار مهمی در بهبود فرآیند بایگانی و مدیریت اسناد در سازمان‌ها ایفا می‌کنند. این نرم افزارها با ارائه امکانات و ابزارهای متنوع، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به صورت کارآمد و موثر به بایگانی اسناد خود بپردازند. در ادامه به برخی از مهمترین نقش‌های نرم افزار اتوماسیون یار در بایگانی اشاره می‌کنیم:
بایگانی الکترونیکی اسناد: یکی از مهمترین مزایای این نرم افزارها، امکان بایگانی الکترونیکی انواع اسناد از جمله نامه‌ها، قراردادها، گزارش‌ها و … است. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند از حجم بالای کاغذی که در بایگانی سنتی استفاده می‌شد، بکاهند و فضای فیزیکی کمتری را اشغال کنند.
جستجوی سریع و آسان: با استفاده از نرم افزار اتوماسیون یار، می‌توان به سرعت و سهولت اسناد مورد نظر را جستجو کرد. این نرم افزارها امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ ایجاد، نوع سند و سایر فیلترها را فراهم می‌کنند.
مدیریت دسترسی به اسناد: این نرم افزارها امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای کاربران را فراهم می‌کنند. به این ترتیب، هر کاربر تنها به اسنادی که مجاز به مشاهده و ویرایش آنها است، دسترسی خواهد داشت.
کاهش خطاهای انسانی: با اتوماسیون فرآیند بایگانی، بسیاری از خطاهای انسانی که در بایگانی سنتی رخ می‌دادند، کاهش می‌یابد.
افزایش امنیت اسناد: این نرم افزارها با استفاده از مکانیزم‌های امنیتی مختلف، از جمله رمزنگاری و کنترل دسترسی، از امنیت اسناد محافظت می‌کنند.
همکاری بهتر بین بخش‌های مختلف سازمان: با استفاده از نرم افزار اتوماسیون یار، بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند به صورت مشترک به اسناد دسترسی داشته باشند و بر روی آنها همکاری کنند.
کاهش هزینه‌ها: با کاهش هزینه‌های کاغذ، چاپ، نگهداری و جستجوی اسناد، این نرم افزارها به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کنند.
کاهش زمان انجام کارها: با اتوماسیون فرآیند وظایف بایگانی، زمان انجام بسیاری از کارها کاهش می‌یابد و کارمندان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر تمرکز کنند.
سوالات متداول:
چرا و به چه دلیل اسناد و اطلاعات بایگانی می‌کنیم؟
برای سر و سامان دادن به اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان آنها را دسته بندی و بایگانی می‌نماییم. همچنین برای جلوگیری از بودجه، اتلاف زمان و برای برنامه‌ریزی مناسب تر از بایگانی استفاده می‌کنیم.
سند چیست؟ یا سند به چه معناست؟
هر چیزی که بتوان به آن استناد نمود را سند گویند. نمونه برخی اسناد شامل: قرارداد، فاکتور، فیش واریز، مدارک شناسایی و…
وظایف بایگانی چیست؟
مدیریت، کنترل و نظارت بر روند بایگانی و مدیریت اسناد جزء وظایف بایگانی می‌باشد. نحوه شماره و کدگذاری اسناد، نام گذاری اسناد، مهر زنی بر روی اسناد، برگ شمار کردن اسناد، نوسازی اسناد و مدارک جزء وظایف بایگانی می‌باشد.
