قفسه نگهداری زونکن‌ها :
بایگانی یا آرشیو (به فرانسوی: Archive) به کلیه سوابق و اسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا موسسه و یا تاسیساتی از این قبیل نگهداری می‌شود و نیز اسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه و یا دریافت می‌کند و آن‌ها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می‌نماید، گفته می‌شود.
تاریخچه آرشیو :
از زمانی که بشر توانست مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت‌های اقتصادی و نیز جزئیاتی از زندگی شخصی خود را بر روی مواد و اجسام با دوام ثبت کند. و در مکانی گرد آورد، آرشیو به وجود آمد.
مفهوم بایگانی:
مفهوم بایگانی به صورت جمع‌آوری، تنظیم، طبقه‌بندی اسناد و مدارک مهم سازمانی است. به طوری که افراد مربوطه در سریع‌ترین زمان ممکن بتوانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. در حالت کلی مفهوم آرشیو و بایگانی یکی است اما در عرف تفاوت بایگانی و آرشیو در چند مورد جزئی است که در ادامه به بیان آن‌ها می‌پردازیم.
تفاوت بایگانی و آرشیو :
- اسناد بایگانی برای مدت زمان مشخصی نگهداری می‌شوند، در حالی که اسناد آرشیوی برای همیشه یا مدت زمان بسیار طولانی حفظ می‌شوند.
- به اسناد بایگانی به طور مرتب دسترسی پیدا می‌شود، در حالی که به اسناد آرشیوی به ندرت مراجعه می‌شود.
- اسناد بایگانی برای انجام امور جاری سازمان ارزش دارند، در حالی که اسناد آرشیوی دارای ارزش تاریخی، قانونی یا علمی هستند.
- هدف از نگهداری اسناد بایگانی تسهیل در انجام امور جاری است، در حالی که هدف از نگهداری اسناد آرشیوی حفظ حافظه سازمانی و استفاده در تحقیقات است.
در نهایت، بایگانی و آرشیو هر دو برای حفظ اطلاعات و سوابق سازمان اهمیت دارند، اما اهداف، روش‌های نگهداری و ارزش آن‌ها متفاوت است.
- بایگانی تحت وب به تعداد سازمان‌ها وجود دارد و اسناد آن معمولاً در معرض نقل و انتقال و تحویل است.
- اسناد بایگانی ارزش‌های متفاوتی دارند و گاه ارزش خود را از دست می‌دهند.
- اسناد بایگانی برای انجام امور سازمانی و جاری است.
- بایگانی بستر و خاستگاه اسناد آرشیوی است، در حالی که عکس آن صحیح نیست.
- بایگانی خاص امور دفتری و سازمانی است.
در حالی که اسناد آرشیوی این مشخصات را داراست:
- عصاره و چکیده بایگانی ها و مکاتبات اداری است.
- ارزش نگهداری دارد.
- معمولاً مربوط به امور جاری نیست و مشمول گذشت زمان می‌گردد.
جدول مقایسه بایگانی و آرشیو
| ویژگی | بایگانی | آرشیو |
| هدف | تسهیل امور جاری | حفظ برای آینده |
| عمر | کوتاه‌مدت | طولانی‌مدت |
| دسترسی | مرتب | کمتر |
| ارزش | کاربردی | تاریخی، قانونی، علمی |
| نگهداری | فیزیکی یا الکترونیکی | فیزیکی یا دیجیتال |
ویژگی‌های اسناد آرشیوی :
- حاصل فعالیت یک سازمان‌اند
- از نظر ظاهری متنوع‌اند و گاه منحصر به فرد.
- نسخ معدودی از آن‌ها وجود دارد.
- به مرورزمان جمع می‌شوند.
- در خدمت سازمان مادر و عامه مردم‌اند.
- صفات فیزیکی آن‌ها چندان قابل کنترل نیست.
اصول آرشیوی:
1.اصل منشا یا خاستگاه(Provenance): این اصل حکم می‌کند که اسناد به شکل اولیه‌شان حفظ شوند تا ترتیب آن‌ها به هم نخورد.
2.اصل نظم اولیه (Original order): پدید آورنده بر اساس منظور خاصی اسناد را در کنار هم چیده و فرض برآن است که آن ترتیب، دارای منطق است و نباید آن را از بین برد.
اصل حفظ نظم اولیه سند برای نخستین بار در دهه ۱۸۸۰ میلادی مطرح شد. براسا این اصل اگر نظم اولیه اسناد را شخص یا سازمانی پدید آورده که خود از ابتدا نگهدارنده اسناد بوده‌است، باید آن را حفظ کرد.
در غیر اینصورت، مفهوم منابع که درک آن محتاج تخصص و دقت نظر است از بین می‌رود. نظم اولیه مشخص می‌کند که فرد یا سازمان تولیدکننده، چگونه اسناد خود را سندآرائی کرده‌است. آرشیویست‌ها، نظم اولیه اسناد را به عنوان مدرکی برای چگونگی استفاده از آن‌ها در سازمان تولیدکننده، به پژوهشگران ارائه می‌نمایند.
البته گاهی آرشیویست، می‌تواند به دلایلی در نظم نخستین اسناد دست ببرد؛ مثلا هنگامی که نظم درستی بر اسناد حاکم نباشد و اغلب آن‌ها به صورت تصادفی کنار هم قرار گرفته باشند یا نظم اولیه، فاقد قاعده بوده باشد و نظام پرونده‌ای آن برای افراد دیگر قابل درک نباشد یا اینکه عملا بسیار پیچیده باشد، یا اینکه پیشینه‌ها از نظم چندین ساله خود خارج شده باشند.
اصل حفظ نظم سازمانی، نیازمند آن است که اسناد شخص یا سازمان، با اسناد شخص یا سازمان دیگر تداخل نداشته باشد. در اصل حفظ نظم اولیه، باید نظم آغازینی که تحت آن، سازمان یا شخص، مبادرت به تولید، نگهداری و استفاده از سند کرده است، محترم شمرده و به همان ترتیب حفظ شود.
به عنوان نمونه، چناچه یک آرشیویست، پرونده‌ای دریافت نماید که به شکل شماره‌ای و بر حسب کدپستی تنظیم شده‌است، حفظ نظم اولیه به همان شکل، ضروری است. در حقیقت می‌توان بیان داشت که در مورد آرشیوها، ابزار اصلی نظم بخشی و رویکرد به مدارک، سرمنشاء اداری آن‌هاست. اسناد، منابع منحصر به فردی با ویژگی‌های استنادی و اطلاعاتی هستند. رعاین این دو اصل سبب خواهد شدتا پژوهشگرانی که به اسناد مراجعه می‌کنند، با همان نظم اولیه اسناد را بازیابی نمایند و مورد استفاده قرا دهند و به همان ترکیب اصلی، نسبت به بررسی و تفسیر اطلاعات سند اقدام کنند.
دیانی (۱۳۷۷: ۹) معتقد است که مراکز آرشیوی از بایگانی آنلاین نهادها پدید می‌آیند. بنابراین بایگانی، منشاء و خاستگاه اسناد آرشیوی است؛ لیکن عکس این قضیه درست نیست. بدین معنا که به واسطه گزینش، ساماندهی و نگهداری بایگانی های راکد، می‌توان مراکز آرشیوی راشکل داد. عادلی و امیرخانی (۱۳۸۷: ۱۰۶) عقیده دارند که با استفاده از توصیف آرشیوی، می‌توان به شناسائی و توصیف زمینه و محتوای مواد آرشیوی، به منظور دسترس‌پذیر ساختن آن‌ها پرداخت. توصیف، فرایند برقراری نظارت فکری و مدیریتی بر موجودی آرشیو است.
آرشیویست :
آرشیویست در جهت مجموعه سازی، سازماندهی، اشاعه و حفاظت منابع اطلاعاتی جامعه پیشرفت کوشش می‌کند. در واقع آرشیویست پلی می‌سازد بین گذشته و حال و آینده که جامعه را در زمان و مکان سیر می‌دهد. آرشیویست در نمایه سازی بیشتر بر جنبه تاریخ-اطلاعاتی سند تکیه می‌کند و هر چه سند تاریخی تر باشد، قابلیت استناد و ارزش آن افزایش می‌یابد. آرشیویست باید ذهنی کاملا خلاق داشته باشد و آموزه‌های کتابداری خود را در قالب منابع مختلف دیگر که هیچ شباهتی به کتاب ندارد، پیاده کند چرا که در منابع آرشیوی علی رغم منابع کتابخانه‌ای شاید بتوان چندین موضوع برای هر رکورد اختصاص داد. آرشیویست باید اطلاعات تاریخی زیادی در زمینه خاص آرشیو خود داشته باشد و شاید از جهاتی بتوان گفت همچون کتابدار کتابخانه تخصصی است.
به افرادی که در آرشیوها ـ اعم از آرشیو اسناد تاریخی، تحقیقی، حقوقی و اداری ــ مشغول انجام کار هستند و در این وظیفه از تخصص لازم برخوردارند و وظایف یک آرشیویست را انجام می‌دهند، آرشیویست اطلاق می‌گردد.
وظایف آرشیویست :
یک آرشیویست دو وظیفه اساسی دارد:
1.باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت‌نظر خود اقدامات لازم را انجام دهد و نهایت کوشش را صرف کند تا کیفیت و ویژگی‌های اصلی اسناد حفظ شود.
2.اسناد را برای استفاده محققان تاریخ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد.
طبق نظر آرشیویست مشهور، سرهیلاری جنکینسون، در کتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به‌عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است که هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. در این صورت آیا من چیزی بیش از یک انباردار واقعی تلقی می‌شوم؟ پاسخ قطعا منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی‌یابد.»
ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد باارزش نیز از اهم وظایف یک آرشیویست محسوب می‌شود. بنابراین وظایف آرشیویست‌ها را چنین می‌توان خلاصه کرد:
1.حراست از اسناد باارزش تحت مراقبت
2.مشارکت در فرایند افزودن به اسناد موجود
3.آماده‌سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران
4.ارزشیابی اسناد باارزش و تفکیک منظم آن‌ها از میان توده عظیم اسناد و طبقه‌بندی ارزشی اسناد.
تمام وظایف آرشیویست‌ها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی‌توان هیچکدام را نادیده گرفت. امکان دارد نیازهای کوتاه‌مدت ایجاب کند در هر زمان برای یکی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یک تحلیل نهایی می‌توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی‌معنی و بی‌هدف خواهد بود.
وظایف آرشیویست دیداری و شنیداری :
بازبینی یا بازشنوایی، آماده سازی، رده‌بندی، مهارت‌های کار با ابزار و دستگاه‌های فنی چه به منظور مرمت مواد دیداری و شنیداری و یا کار با آن‌ها به منظور استفاده، بررسی و مرمت فیلم‌ها، نوارهای مغناطیسی و دیسک‌های نواری از جمله مهارت‌های آرشیویست‌های دیداری و شنیداری است.
تعریف آثار دیداری-شنیداری :
در فرهنگ اصطلاحات تخصصی قانون حق پدید آور و حقوق جانبی آن از سازمان جهانی مالکیت معنوی، اثر دیداری-شنیداری چنین تعریف شده‌است: اثری است که همزمان برای گوش و چشم گیرایی داشته باشد و شامل رشته‌ای از تصاویر مرتبط و صدای همراه آن است که بر روی ماده مناسب ضبط شده باشد.
وظایف آرشیوی :
- سیاست گذاری
- شناسایی و دریافت
- ارزشیابی
- ثبت
- طبقه‌بندی
- خدمات اطلاع رسانی
- حفاظت و نگهداری
- مرمت
- آموزشی
- تاریخ شفاهی
چرا آرشیو اسناد بسیار مهم است؟
آرشیو، قلب تپنده هر سازمان است. نگهداری صحیح اسناد و اطلاعات، نه تنها به حفظ تاریخچه یک سازمان کمک می‌کند، بلکه برای موفقیت آن نیز حیاتی است. آرشیو با کاهش ریسک از دست رفتن داده‌ها، بهبود امنیت اطلاعات و تسهیل در انجام امور قانونی، نقش محوری ایفا می‌کند. با رشد سازمان‌ها، حجم داده‌ها نیز افزایش می‌یابد و مدیریت آن‌ها بدون یک سیستم آرشیوی کارآمد، بسیار چالش‌برانگیز خواهد بود. امروزه، الزامات قانونی و تجاری بسیاری، سازمان‌ها را ملزم به ایجاد و حفظ آرشیو می‌کنند. هرچند، ایجاد و نگهداری یک آرشیو مستلزم صرف هزینه و زمان قابل توجهی است. با این حال، مزایای فراوانی که آرشیو برای سازمان‌ها به همراه دارد، ارزش این سرمایگذاری را چندین برابر می‌کند. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین مزایای آرشیو خواهیم پرداخت.
مزیت آرشیو اسناد
- جلوگیری از، از دست رفتن اطلاعات: آرشیو، سدی محکم در برابر از دست رفتن داده‌های ارزشمند سازمان است. هرگونه اشتباه در بایگانی اسناد، هزینه‌های سنگینی را به دنبال دارد. بنابراین، ذخیره امن و متمرکز داده‌های آرشیوی امری حیاتی است. این امر نه تنها از گم شدن اطلاعات جلوگیری می‌کند، بلکه دسترسی آسان کارمندان به آن‌ها را نیز تضمین می‌کند.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی: از دست دادن هر سند، ضربه محکمی به کسب‌وکار وارد می‌کند. بازسازی اسناد گمشده هزینه‌های سنگینی را به همراه دارد. برای جلوگیری از این خسارات، استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد ضروری است. این نرم‌افزارها با ایجاد یک بایگانی امن و منظم، از بین رفتن اطلاعات را به حداقل می‌رسانند. علاوه بر کاهش هزینه‌های بازسازی، بایگانی همچنین باعث کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی و پشتیبان‌گیری می‌شود. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند با خیالی آسوده به فعالیت خود ادامه دهند و از اطلاعات خود محافظت کنند.
- بهبود امنیت با آرشیو اسناد: بایگانی، سدی مستحکم در برابر تهدیدات سایبری و حفظ امنیت اطلاعات سازمان است. در دنیای امروز که حملات سایبری رو به افزایش است، داشتن یک سیستم بایگانی قوی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بر روی اطلاعات خود کنترل کامل داشته باشند. با تعیین دقیق مجوز دسترسی افراد به اسناد، از افشای اطلاعات حساس جلوگیری می‌شود. علاوه بر این، بایگانی الکترونیکی به طور قابل توجهی ریسک گم شدن، سرقت یا آسیب دیدن اسناد را کاهش می‌دهد. با حذف اسناد کاغذی از گردش کار، احتمال بروز خطاهای انسانی و نفوذ افراد غیرمجاز به حداقل می‌رسد. در نهایت، یک سیستم بایگانی کارآمد، تضمین‌کننده بقای کسب‌وکار در دنیای رقابتی امروز است.
- سازگاری پیشرفته: حفظ اسناد، یک الزام قانونی برای بسیاری از سازمان‌ها است. عدم رعایت قوانین مربوط به نگهداری سوابق، می‌تواند به جریمه‌های سنگین و عواقب حقوقی منجر شود. صنایع مختلف، به‌ویژه مالی، انرژی و بهداشت، ملزم به رعایت مقررات سختگیرانه‌ای در این زمینه هستند. با این حال، همه سازمان‌ها باید استانداردهای مشخصی را در نگهداری اسناد رعایت کنند. داشتن یک برنامه جامع بایگانی، نه تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مجازات‌های قانونی اجتناب کنند، بلکه به آن‌ها امکان می‌دهد تا در صورت بروز اختلافات یا نیاز به ارائه مستندات، به راحتی به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنند. در واقع، بایگانی اسناد، یک ابزار ضروری برای حفظ شفافیت و پاسخگویی سازمان‌ها است.
- دعاوی حقوقی: در صورت بروز اختلافات قانونی، داشتن اسناد کامل و دسترس‌پذیر، سپر دفاعی قدرتمندی برای هر کسب‌وکاری است. اگر نتوانید اسناد مورد نیاز را در زمان مناسب ارائه دهید، ممکن است با اتهامات قانونی و جریمه‌های سنگین روبرو شوید. از دست رفتن اسناد مهم، چه به دلیل خطاهای انسانی باشد و چه به دلیل مشکلات فنی، می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری برای کسب‌وکار شما داشته باشد. بنابراین، ایجاد یک سیستم بایگانی منظم و امن، برای حفاظت از منافع شرکت و جلوگیری از مشکلات حقوقی، امری ضروری است.
- حسابرسی اثبات شده: بایگانی، سدی محکم در برابر ممیزی‌ها است. یک سیستم بایگانی مطمئن، تضمین می‌کند که اسناد شما دست‌نخورده و قابل ردیابی باقی می‌مانند. این سیستم‌ها با ایجاد یک زنجیره امنیتی قوی، از ایجاد هرگونه تغییر یا حذف غیرمجاز در اسناد جلوگیری می‌کنند. در دنیایی که ممیزی‌ها به بخشی جدایی‌ناپذیر از فعالیت‌های کسب‌وکار تبدیل شده است، داشتن یک سیستم بایگانی اثبات‌پذیر، نه تنها به شما کمک می‌کند تا از عواقب قانونی اجتناب کنید، بلکه اعتماد سرمایه‌گذاران و شرکای تجاری را نیز جلب خواهید کرد. پس از یک ممیزی یا حادثه غیرمترقبه، آخرین چیزی که به آن نیاز دارید، نگرانی بابت امنیت و دسترس‌پذیری اسنادتان است.
سوالات متداول:
تفاوت اصلی بایگانی و آرشیو چیست؟
بایگانی: به مجموعه‌ای از اسناد و مدارکی گفته می‌شود که به طور فعال در سازمان استفاده می‌شوند و برای انجام امور روزمره ضروری هستند. این اسناد ممکن است به صورت فیزیکی یا الکترونیکی نگهداری شوند.
آرشیو: مجموعه‌ای از اسناد و مدارکی است که ارزش تاریخی، قانونی یا اداری داشته و به همین دلیل برای مدت طولانی نگهداری می‌شوند. این اسناد معمولاً به صورت دوره ای مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و بیشتر برای مرجع و پژوهش استفاده می‌شوند.
چه عواملی در انتقال یک سند از بایگانی به آرشیو موثر است؟
ارزش قانونی: اسنادی که برای اثبات حقوقی یا مالی سازمان مهم هستند، معمولاً به آرشیو منتقل می‌شوند.
ارزش تاریخی: اسنادی که ارزش تاریخی دارند و می‌توانند برای مطالعه و پژوهش استفاده شوند، به آرشیو منتقل می‌شوند.
مدت زمان نگهداری: برخی از اسناد به دلیل قوانین و مقررات، باید برای مدت زمان مشخصی نگهداری شوند. پس از پایان این مدت، به آرشیو منتقل می‌شوند.
حجم و نوع سند: اسناد حجیم و قدیمی‌تر معمولاً به آرشیو منتقل می‌شوند تا فضای بایگانی آزاد شود.
