از جمله مشکلاتی که وجود دارد پراکنده بودن دفاتر و شعبه‌های سازمان‌ها است که توانایی تجمیع و جمع‌آوری حساب‌ها در حسابداری مالی، جمع‌آوری اطلاعات شرکت‌ها، راحتی دسترسی گزارش‌ها برای مدیران و همچنین توانایی تصمیم‌گیری مدیران با استفاده از حسابداری و نرم افزار حسابداری تجمیعی ارتقاء پیدا کرده است لذا برای سازمان‌های دولتی که دارای این پراکندگی یا شرکت‌های مختلف هلدینگ و شعبه‌های مختلفی هستند کمک می‌کند که با استفاده از فرآیند تجمیع اسناد حسابداری، بتوانند گزارشات مالی مورد نیاز خود را از طریق کل شعبات خود دریافت کنند.
مزایای نرم افزار خدمات حسابداری تجمیعی:
در واقع با کمک گرفتن از امکانات این نرم افزار می‌توان در سطح دیتای تجمیع شده انواع دسترسی‌های گوناگون را انجام داد که می‌توان به تقسیم کردن وظایف بین کارکنان مالی یک شرکت هلدینگ اشاره کرد که برای مدیریت کردن اطلاعات مالی شرکت‌های زیر مجموعه به صورت مجزا از این نرم افزار استفاده می‌کنند. جمع کردن اطلاعات مالی بصورت یکپارچه در سطح حساب کل یا حتی ریزترین سطح حساب، از جمله نیازهای شرکت‌های هلدینگ است.
قابلیت های حسابداری تجمیعی:
تعدادی از قابلیت‌هایی که حسابداری آنلاین تجمیعی دارند عبارتند از:
- امکان دسترسی به حساب‌های معین و تعیین کردن حساب‌هایی که کابر بتواند ببیند و همچنین امکان انتقال حساب‌های معین از بانک اطلاعات مرکز به شعب.
- مساوی کردن و یکسان سازی گزارشات و انتقال آنها از بانک اطلاعاتی مرکز به شعب.
- ایجاد راحت‌ترین شرایط ممکن برای دریافت اطلاعات شعب از فایل‌های text و excel.
- امکان استفاده از انتقال سند بصورت خلاصه در تاریخی خاص یا هر کدام از اسناد به صورت جداگانه.
- امکان دسترسی به شعب ارسال کننده اسناد و اینکه تعیین کند که کاربر می‌تواند امکانات کدام شعبه را مشاهده کند.
- امکان دسترسی به سطح دوره مالی، یعنی کاربران می‌توانند فقط اطلاعات دوره‌های مالی که به آنها دسترسی دارند را ببینند.
- امکان دسترسی در انواع سند مانند: اختتامیه، عمومی و همچنین امکان صادر کردن سند برای ارائه به دفاتر قانونی با تفکیک شعب.
- امکان انتقال سند به صورت موقت و یادداشت.
- امکان دسترسی در سطح گروه تفصیل.
- امکان تهیه گزارشات از وضعیت اسناد تجمیعی.
- امکان گزارش اسناد نامساوی و اسناد زیادی که در مرکز هستند.
- امکان تهیه گزارش به تفکیک هر شعبه.
شروط ثبت فاکتور به صورت تجمیعی:
برای ثبت فاکتور به صورت تجمیعی در معاملات فصلی شروطی را در نظر می گیرند که تعدادی از آنها عبارتند از:
- فاکتورهای خریدی که از شرکت‌ها دریافت می‌شوند چنانچه بصورت تجمیعی باشد، نمی‌توان آنها را ثبت کرد.
- خریدها باید از اشخاص حقیقی صورت بگیرد.
- اصل معاملاتی که حتی کوچک هم هستند را رعایت کند.
- چنانچه فاکتورهای خرید از افراد حقیقی بدون شناسه ملی و کد اقتصادی را به صورت یکجا وارد شود و اگر شرایط بالا را داشته باشد و در یک رکورد ثبت شود، تجمیعی است.
- چنانچه از یک شخص حقیقی دو عدد خرید با دو فاکتور مجزا داشته و مبلغ آنها بصورت مجزا زیر حد نصاب باشند، که اگر جمع هر دو با هم به بالای حد نصاب برسد، اگر تجمیعی ثبت شود کاملا اشتباه است و باید هر کدام از فاکتورها بصورت مجزا ثبت و بابت هر کدام یک رکورد گرفته شود.
تفاوت تجمیعی و تجمعی:
- زمانی که کالاها و خدمات و همچنین اطلاعات معاملاتی بدون در نظر گرفتن شخص مقابل فرستاده شوند، تجمعی محسوب می‌شوند. در واقع برای اینکه ارزش رسیدگی مالیاتی را ندارند این گونه فرستاده می‌شوند. از جمله آنها می‌توان به فروش به مصرف کننده نهایی و معاملاتی که پایین‌تر از حد نصاب انجام می‌شوند، اشاره کرد.
- زمانی که اطلاعات معاملاتی را برای افرادی که قبلا با آن ها معاملاتی صورت گرفته و آنها مکلف به ثبت نام بوده‌اند، فرستاده شوند، تجمیعی محسوب می‌شوند که هدف آنها از فرستادن اطلاعات مشخص شدن مبالغ مورد معامله است و ارسال این اطلاعات برای شخص مورد معامله، می تواند به صورت تجمیع سه ماهه انجام شود.
نکته‌ای که اینجا حائز اهمیت است این است که در معامله و ارسال اطلاعات باید به نوع ارز و نوع کالا توجه شود.
سخن پایانی:
در پایان همان گونه که اشاره شد چنانچه در زمان معامله فروش اگر خریدار دارای موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی نباشد یا مصرف کننده نهایی باشد از جمله شهریه دریافتی از دانشجویان توسط مراکز عالی یا موارد مشابه، نیازی به وارد کردن کد اقتصادی آن ها در فاکتور نیست و این امکان را دارد که اطلاعات به صورت تجمیعی وارد شوند و از این جهت متحمل جریمه‌ای نخواهد شد.
