دبیرخانه چیست؟ آموزش جامع کارهای دبیرخانه و وظایف متصدی

مدیریت جریان اطلاعات و مکاتبات در هر کسب و کاری نیازمند یک سیستم دقیق و منظم است. اگر در یک اداره یا شرکت بزرگ کار کرده باشید حتما نام دبیرخانه به گوش شما خورده است. اما واقعا دبیرخانه چیست و چه نقشی در موفقیت یک سازمان دارد؟

در این مقاله قصد داریم به صورت کامل و جامع به آموزش کارهای دبیرخانه بپردازیم، شرح وظایف متصدی دبیرخانه را بررسی کنیم و ببینیم چگونه یک سیستم مدیریت مکاتبات می تواند راندمان کاری را افزایش دهد. تا انتهای این راهنما همراه ما باشید.

دبیرخانه چیست و چرا قلب تپنده سازمان است؟

دبیرخانه (Secretariat) واحدی کلیدی در ساختار سازمانی است که وظیفه دریافت، ثبت، توزیع، پیگیری و بایگانی تمام نامه های ورودی و خروجی را بر عهده دارد. به بیان ساده تر دبیرخانه دروازه ورود و خروج اطلاعات در یک اداره است. هیچ سند رسمی یا نامه اداری بدون تایید و ثبت در این بخش اعتبار سازمانی پیدا نمی کند.

دلیل اینکه به این بخش قلب تپنده سازمان می گویند این است که در صورت بروز هرگونه بی نظمی در آن، گردش اطلاعات مختل شده، نامه های مهم گم می شوند و در نتیجه تصمیم گیری های مدیریتی با تاخیر مواجه خواهد شد. یک سیستم منظم باعث افزایش سرعت پاسخگویی و رضایت ارباب رجوع می شود.

وظایف دبیرخانه در سازمان ها چیست؟

واحد دبیرخانه به عنوان مرکز کنترل اسناد، وظایف بسیار مهمی دارد که باعث ایجاد نظم در هر مجموعه ای می شود. از مهم ترین وظایف دبیرخانه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دریافت و شماره گذاری دقیق نامه های ورودی و خروجی
• تفکیک نامه های عادی از اسناد محرمانه
• توزیع و ارجاع سریع مکاتبات بین بخش های مختلف
• بایگانی اصولی پرونده ها برای جستجوی اسان در اینده
• حفظ امنیت اطلاعات سازمانی و جلوگیری از مفقود شدن اسناد
• پیگیری فرایند پاسخگویی به نامه ها و جلب رضایت مراجعین

انواع دبیرخانه در سازمان ها و شرکت ها

بسته به بزرگی سازمان و گستردگی فعالیت ها نحوه مدیریت مکاتبات متفاوت است. به طور کلی سه نوع سیستم برای مدیریت این بخش وجود دارد:

دبیرخانه متمرکز

در این مدل تمام کارهای مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه های کل سازمان فقط در یک واحد مرکزی انجام می شود. این روش بیشتر برای شرکت های کوچک و متوسط کاربرد دارد و باعث کاهش هزینه های نیروی انسانی و تجهیزات می شود.

دبیرخانه غیر متمرکز

در سازمان های بسیار بزرگ یا وزارتخانه ها که دارای ساختمان ها و معاونت های مختلف هستند از این روش استفاده می شود. در این حالت هر بخش یا معاونت برای خود یک واحد مستقل برای ثبت و بایگانی نامه ها دارد تا سرعت کارها افزایش یابد.

دبیرخانه نیمه متمرکز

این مدل ترکیبی از دو روش قبلی است. نامه های مهم و محرمانه یا مکاتبات با خارج از سازمان در واحد مرکزی ثبت می شوند اما مکاتبات داخلی و روزمره هر بخش توسط همان بخش مدیریت می گردد.

مسئول دبیرخانه کیست؟ شرح کامل وظایف متصدی

متصدی یا مسئول دبیرخانه فردی است که کنترل ورود و خروج اسناد را بر عهده دارد. این شخص باید دارای ویژگی هایی مانند نظم بالا، دقت، امانت داری و رازداری باشد. مهم ترین وظایف متصدی دبیرخانه شامل موارد زیر است:

• دریافت روزانه نامه ها، بسته ها، ایمیل های رسمی و فکس ها
• تفکیک مکاتبات عادی از نامه های محرمانه و فوری
• ثبت دقیق اطلاعات (شماره نامه، تاریخ، فرستنده، گیرنده و موضوع)
• تایپ نامه های خروجی و بررسی علائم نگارشی و فرمت اداری
• توزیع سریع و به موقع نامه ها در کارتابل مدیران و کارشناسان
• بایگانی اصولی اسناد در زونکن ها یا سیستم های دیجیتال
• پاسخگویی به مراجعین حضوری و تلفنی برای پیگیری وضعیت نامه ها

آموزش کارهای دبیرخانه (مراحل گام به گام گردش نامه)

برای درک بهتر فرایند کار در این واحد باید با چرخه عمر یک نامه اداری آشنا شوید. در ادامه آموزش کارهای دبیرخانه را در چهار گام اصلی توضیح داده ایم:

گام اول: دریافت و بررسی اولیه

متصدی ابتدا نامه را دریافت کرده و باز می کند (به جز نامه های محرمانه که فقط باید توسط گیرنده باز شوند). سپس بررسی می کند که آیا نامه کامل است و ضمائم آن به درستی پیوست شده اند یا خیر.

گام دوم: ثبت در دفتر اندیکاتور یا سیستم

این مرحله مهم ترین بخش کار است. نامه باید در دفتر اندیکاتور (یا نرم افزار) ثبت شود. با این کار یک شماره ثبت و تاریخ دریافت به نامه اختصاص می یابد که از این پس نامه با آن شماره در سازمان شناخته می شود.

گام سوم: ارجاع و توزیع مکاتبات

پس از ثبت، نامه باید به مدیر یا واحد مربوطه ارجاع داده شود. مدیر پس از مطالعه دستورات لازم را در حاشیه نامه (پاراف) می نویسد و متصدی وظیفه دارد نامه را برای اقدام به دست کارشناس مربوطه برساند.

گام چهارم: بایگانی و حفظ سوابق

پس از انجام اقدامات لازم بر روی نامه نسخه ای از آن به همراه پاسخ احتمالی باید در پرونده های مخصوص بایگانی شود تا در صورت نیاز در آینده بتوان به سرعت به آن دسترسی پیدا کرد.

تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز برای راه اندازی دبیرخانه

برای اینکه یک واحد مدیریت مکاتبات بتواند به درستی کار کند نیازمند یک سری ابزارها است. جدول زیر لیست تجهیزات مورد نیاز را نشان می دهد:

تفاوت دبیرخانه سنتی و سیستم های الکترونیک

در سیستم های سنتی تمام مراحل ثبت در دفاتر بزرگ کاغذی انجام می شد. این روش علاوه بر مصرف زیاد کاغذ دارای خطاهای انسانی فراوانی بود و پیدا کردن یک سابقه قدیمی ساعت ها وقت کارمندان را تلف می کرد. همچنین خطر از بین رفتن اسناد در اثر حوادثی مانند آتش سوزی وجود داشت.

امروزه سیستم های الکترونیک جایگزین روش های قدیمی شده اند. با استفاده از این سیستم ها تمام مراحل شماره گذاری، توزیع و آرشیو با چند کلیک انجام می شود. جستجوی اسناد در کسری از ثانیه امکان پذیر است و امنیت اطلاعات به شدت افزایش می یابد.

اگر شما هم مدیر یک کسب و کار هستید و می خواهید راندمان کاری مجموعه خود را بالا ببرید پیشنهاد می کنیم از نرم افزار دبیرخانه یار استفاده کنید. این سیستم به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری یار کار می کند و شما را از هرگونه کاغذبازی اضافی بی نیاز می سازد. با این نرم افزار می توانید در هر زمان و مکانی به کارتابل خود دسترسی داشته باشید.

نتیجه گیری نهایی

همانطور که بررسی کردیم مدیریت مکاتبات اداری یک فرایند حساس و حیاتی است. آشنایی دقیق با آموزش کارهای دبیرخانه و استخدام یک متصدی مجرب می تواند از بروز بسیاری از ناهماهنگی ها در سازمان جلوگیری کند. در دنیای مدرن امروز مهاجرت از سیستم های کاغذی به نرم افزارهای هوشمند دیگر یک انتخاب نیست بلکه یک ضرورت برای بقا و پیشرفت کسب و کارها محسوب می شود.

سوالات متداول

1. دبیرخانه چیست و چه وظیفه ای در شرکت ها دارد؟

این واحد در واقع مرکز مدیریت اسناد و مکاتبات سازمان است. وظیفه اصلی آن دریافت، ثبت شماره، ارجاع دقیق و بایگانی تمام نامه های ورودی و خروجی است تا جریان اطلاعات به درستی هدایت شود.

2. مهم ترین مهارت ها برای استخدام متصدی دبیرخانه چیست؟

یک متصدی موفق باید دارای نظم بسیار بالا، دقت در ثبت اطلاعات، رازداری در حفظ اسناد محرمانه و همچنین تسلط کامل به کار با نرم افزارهای اداری و کامپیوتر باشد.

3. ایا استفاده از نرم افزار دبیرخانه یار برای کسب و کارهای کوچک هم مناسب است؟

بله کاملا! نرم افزار دبیرخانه یار به دلیل داشتن محیط کاربری بسیار ساده و امکانات منعطف، به تمامی شرکت ها حتی کسب و کارهای کوچک کمک می کند تا هزینه های خرید کاغذ را حذف کنند و مکاتبات خود را با سرعت و امنیت بالا مدیریت نمایند.

4. تفاوت اصلی سیستم متمرکز و غیر متمرکز در چیست؟

در مدل متمرکز تمام نامه های کل سازمان فقط در یک اتاق و توسط یک تیم ثبت می شود. اما در مدل غیر متمرکز، هر بخش یا دپارتمان به صورت جداگانه مکاتبات مربوط به واحد خود را ثبت و بایگانی می کند.