دبیرخانه چیست؟
دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی میباشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامههای اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامههایی که در سازمان وارد و صادر میشود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردیترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان میباشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت است.
اگر برای مدیریت نامهها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یار آشنا شوید.
همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامهها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامهها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامهها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری مراجعه کنید.
تعریف واحد دبیرخانه:
واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامههای وارده، ثبت نامههای صادره، بایگانی نامهها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط میشود.
قوانین و دستورالعملهای مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده است. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعملها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام میدهد. هر یک از بخشهایی که در یک سازمان فعالیت میکنند کارهای مشخص شدهای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.
به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و کنترل مکاتبات اداری در سازمانها است. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیتهای سازمانها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمانها هم کارشان بسیار راحتتر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب میتوانند مدیریت و گردش نامههای سازمان را انجام دهند.
اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن:
همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلیترین بخشهای یک سازمان است که وظایف مشخص شدهای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمانها این بخش خود را بسیار مدرنتر کردهاند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین میتوانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت است از :
- تمامی نامههایی را که ارسال میشود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند مورد بررسی قرار دهد.
- همچنین باید بدانید این بخش باید نامههای دریافتی را از نظر اینکه با سازمانها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخشهای مربوطه بفرستد.
- هر نامهای که به دبیرخانه ارائه میشود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگیهای بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت میکند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره میشود.
- بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز میگویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامهها را به دفتر و بخشهای مربوطه میرساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام میدهند.
- یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده است که در دفتر ثبت میشود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت میکند.
- ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.
استفاده از سیستم اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر دادهها و سیستمهای اداری در سازمانها پیشنهاد میشود.
دفتر اندیکاتور نامههای اداری یا دفتر ثبت نامههای اداری:
در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت میکنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخشهای مختلفی است که هر بخش آن در مورد ویژگیها و اطلاعات نامههای دریافت شده و ارسال شده است. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار میکنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام میدهند.
ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه است و شما سریعا میتوانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.
دستورالعمل دبیرخانه:
واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعملهای مشخص شدهای دارد که آنها عبارت میباشند از :
- در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامهها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامهها را در این دفتر انجام دهید.
- نامههایی که از سوی سازمان به بخشهای دیگر ارسال میشود را باید تهیه کرده و روی آنها کدگذاری انجام شود.
- نامههایی که وارد سازمان میشود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
- کاتالوگهایی که مربوط به بخشهای سازمان است باید به طور کامل ساماندهی شود.
- تمامی نامهها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند.
- امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده میکنند.
وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:
فردی که متصدی دبیرخانه است وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت است از :
- تمامی نامههای سازمان را باید بایگانی کند.
- نامههایی که مربوط به شبکه دولت است را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
- نامههایی که وارد سازمان میشود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
- به وسیله نرم افزار دبیرخانه میتوانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
- تمامی نامههایی را که مربوط به شهرستان ها است را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامهها را فکس میکردند.
- صورتجلسههایی که مربوط به سازمان است را باید به طور کامل ارسال کند.
- تعداد پروندههایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
- هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.
فرایند کار دبیرخانه:
دبیرخانه یکی از مهمترین بخشهای هر سازمان به شمار میرود که فعالیتها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی است و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردشهایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامههای ادرای است را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد. در سیستم سنتی این بخش که نامهها به صورت فیزیکی ارسال میشد دشواریهای زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامهای گم میشد.
ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامههای اداری به طور کامل انجام میشود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه است و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار میدهند.
انواع نامههای اداری:
شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامههای ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامههای اداری صحبت کردهایم. مهمترین آنها عبارت است از :
1. نامههای درون سازمانی:
این نامهها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان میباشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع میشوند. به عنوان مثال:
- نامهای که از مسئول بالاتر به مسئول پایینتر ارسال میشود.
- نامهای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال میشود.
- نامهای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال میشود.
- نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.
2. نامههای برون سازمانی:
همانطوری که از نام این نامهها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال میشود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی میگویند. به عنوان مثال :
- نامهای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال میشود.
- نامهای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده میشود.
- نامهای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار میروند.
- نامهای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان میباشند.
سیستم شماره گذاری نامههای اداری:
در مقاله شماره گذاری صحیح نامههای اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کردهایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی است و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روشهای متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه میدهد و شما با هر یک از آن روشها که راحتتر باشید میتوانید کار کنید تا نامههای سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامهها زیاد باشد و سازمان نامههای اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامهها است و میتواند به بهترین نحو ممکن نامهها را به ثبت برساند.
لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه:
امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه است که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.
شما با خرید این نرم افزار میتوانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامهها در سازمان از اهمیت ویژهای برخوردار است و اگر این نامهها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره میشود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار میرود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر میشود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود میبخشد.
انواع نرم افزارهای دبیرخانه:
امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه با توجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روشهای مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.
در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:
روش اول:
برخی شرکتها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن را به سه دسته: ساده، متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیاز خود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.
روش دوم:
در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دستهبندیهای مختلف تقسیم میگردد:
برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک
نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط
نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ
روش سوم:
اما بطور کلی و اصولی نرم افزارهای دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوند که مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:
نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.
در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.
مزایای نرم افزار دبیرخانه:
بدون شک استفاده از سیستم دبیرخانه مزیتهای بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمانهای زیادی از آن استفاده میکنند. برخی از مهمترین مزیتهایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت است از:
1. طبقهبندی و دستهبندی:
اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دستهبندی میگردد و این مسئله برای سازمانهای اداری دارای ارزش بسیار زیادی است. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دستهبندی شود آنها را به راحتی میتوانند پیدا کنند و این مسئله کارهای شرکت را با پیشرفت مواجه میسازد.
2. صرفهجویی در زمان و هزینه:
زمانی که یک سازمان و اداره بتواند زمان و هزینههای امور اداری و مکاتباتش را به حداقل برساند بدون شک به موفقیت بسیار زیادی دسترسی پیدا خواهد کرد. این مسئله که کارکنان بخش دبیرخانه با استفاده از این نرم افزار بتوانند نهایت دقت خود را به کار گیرند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن اهمیت دهند.
3. راحتی در دسترسی به منابع اطلاعاتی:
بدون شک همه شما به خوبی میدانید که بیشتر اطلاعاتهای هر سازمانی درون بخش دبیرخانه ثبت و نگهداری میشود. بنابراین زمانی که این هر فردی به این اطلاعات نیاز داشته باشد باید سریع آنها را پیدا کند. در روش سنتی افراد به راحتی نمی توانستند آنها را پیدا کنند، ولی در این روش به راحتی قادر هستند که آنها را پیدا کنند. به همین دلیل بیشتر سازمانها سعی میکنند از این نرم افزار استفاده کنند.
4. کاهش وابستگی به واحدهای دیگر:
زمانی که از سیستم سنتی دبیرخانه استفاده میکردید وابستگی زیادی بدون شک به ادارههای دیگر برای چاپ و کپی داشتید که با استفاده از این نرم افزار دیگر به آنها نیازی نخواهید داشت. به طور کلی هر زمان سیستم و یا نرم افزاری را توانستید در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید که نیاز به کاغذ نداشته باشد در انتخاب آن نباید شک کنید. شما در صورتی که از این نرم افزار استفاده کنید رضایت شغلی بسیاری از آن خواهید داشت و روند کارهای اداریتان را به سرعت بیشتری انجام میدهد.
معایب نرم افزار دبیرخانه:
استفاده از نرم افزار دبیرخانه همان گونه که مزیتهای بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت است از:
- امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
- برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما میتوانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.
این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوتهای زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمانها در این بخش از این نرم افزار استفاده میکنند.
امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه:
برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمانهای زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت است از :
1. ثبت مشخصات و ویژگی نامهها:
یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگیهای نامهها را ثبت میکند و همین مسئله موجب میشود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگیها و مشخصاتی که در نامههای اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی است که تمامی این ویژگیها را نرم افزار دبیرخانه ثبت میکند.
2. امکان ثبت پیوستهای نامه:
پیوست نامههایی که به سازمان ها ارسال میشود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت میکردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامهها را ثبت میکند و همچنین رونوشتهای نامهها را هم به ثبت میرساند. شما میتوانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامهها را به دست آورید.
3. امکان گزارشگیری از حجم مکاتبات اداری:
یکی از ویژگیها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارشگیری از حجم مکاتبههای اداری است. تعداد نامههایی که به یک سازمان اداری ارسال میشود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص میدهد، ولی با استفاده از این سیستم میتوانید تمامی نامهها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.
4. امکان ارتباط گیری با تمامی بخشهای سازمان:
از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن میتوانید با تمامی بخشهای سازمان رابطه داشته باشید. هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نیست ولی هر بخش نامههای ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما میتوانید به صورت الکتریکی نامهها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکتریکی انجام شود سرعت کارها بسیار پایینتر میآید.
5. بازسازی اطلاعات:
اگر شما بخواهید در سیستمهای سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش میشود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمیشود و شما به راحتی میتوانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد نمایید که سریع میتوانید آن را اصلاح نمایید.
ویژگیهای نرم افزار دبیرخانه + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه:
نرم افزار دبیرخانه ویژگیهای کلیدی بسیاری دارد که همین ویژگیها موجب شده است از آن استفاده بسیاری شود. برخی از آنها عبارت است از :
1. تهیه پیشنویس نامه:
همه ما به خوبی میدانیم که نامههای اداری اهمیت بسیاری دارند و باید به نحوه تایپ و نگارش آنها اهمیت بسیاری دهید. این نرم افزار یکی از ویژگیهای اصلیاش این است که شما میتوانید پیشنویس نامه را در آن تهیه کنید و سپس آن را تا مرحله نهایی به هر نحوی که مایل هستید ویرایش کنید.
2. امکان ارسال تصویر نامه:
یکی از ویژگیهای دیگری که این نرم افزار دارد امکان ارسال تصاویر نامهها به افرادی است که نامه برای آنها است. اگر شما دیگر نمیتوانید به صورت فیزیکی نامه را دریافت کنید تصویر اسکن شده آن را در سیستم خود میتوانید مشاهده نمایید.
3. امکان تعیین تعداد و نوع پیوستهای وارد شده:
در نامههای صادره میتوانید با استفاده از این نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پیوست آنها را هم ثبت کنید تا در هر زمان که مایل بودید آنها را مطالعه کرده و بازبینی نمایید.
4. کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها:
در یک سازمان امکان دارد افرادی که در هر واحد مشغول به فعالیت هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسیله این نرم افزار میتوانید تمامی آن واحدها را مورد بررسی قرار دهید و مکاتباتی هم که بین آنها انجام میشود را کنترل کنید.
5. امکان جستجوی سریع:
زمانی که از سیستم سنتی استفاده میکنید باید بین نامهها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشید. ولی در سیستم الکترونیکی تنها کافی است یکی از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنید تا آن را پیدا کنید. سرعت کارهای اداری با استفاده از این ویژگی بسیار بیشتر میشود و دیگر نیازی نیست زمان خود را صرف جستجو کنید.
6. تهیه گزارش مربوط به ارجاعات:
نامههایی را که به افراد در واحد ارجاع داده میشود میتوانید به وسیله این نرم افزار مورد بررسی قرار دهید و گزارش آنها را بگیرید. شما آنها را میتوانید پیگیری کرده و سوابق آنها را خارج کنید. در واقع این نرم افزار مانند یک بانک اطلاعاتی است که شما تنها کافی است در مورد آن مورد جستجویی که در نظر دارید تنها یک اطلاعات داشته باشید.
7. ثبت کلیه وقایع سیستم:
شما از زمانی که کار کردن با نرم افزار دبیرخانه را شروع میکنید و از زمانی که از آن خارج شوید تمایم عملکردهایتان سیو میشود. در این صورت اگر فراموش کنید که چه کاری انجام میدادید سیستم به خوبی آن را به شما نشان میدهد و میتوانید به کار خود بازگردید.
قیمت و مشخصات نرم افزار دبیرخانه:
در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.
هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه میکنید تمامی ویژگیهای لازم را دارا است و شما می توانید از این ویژگیها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمانها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیتها و ویژگیهایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارا است و شما میتوانید با نازل ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.
طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک میکنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاریتان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهمترین سیستمها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید. مشخصات و ویژگیهای منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کالی می توانید آن را خریداری کنید.
بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه:
شما برای خریداری عالیترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. برخی از سازمانها و ادارهها به عنوان مثال شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند. ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن است که تمامی ویژگیهای لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگیهای آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهمترین و اصلیترین بخشهای یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه است که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.
پرسش و پاسخ متداول:
دبیرخانه چیست؟
قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامهها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامهها میکند. برای مدیریت حرفهای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده میشود.
وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟
مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه است. نحوه شماره گذاری نامهها، ارائه رسید نامهها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامهها، تهیه پیش نویس نامههای ارسالی و … جزء وظایف متصدی دبیرخانه است.
ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟
دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه است به طوری که مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانی که به نتیجه برسد چه فرایندی را باید طی کند.