امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه‌ای که دیگر فرآیندهای کند و زمان‌بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره‌جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری و پاسخ‌گویی به موقع به آنها پرداخت.
بدین منظور، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت می‌بخشد و از سوی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه‌ی فعالیت‌های سازمان و طبقه‌بندی آنها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فـراهم می‌سازد.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان با بررسی مدل‌های فعالیت سازمان‌های بخش عمومی، دولتی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می‌تواند به خوبی پاسخ‌گوی نیازهای یاد شده باشد.
اهداف پیاده‌سازی و به کارگیری سیستم اتوماسیون
- افزایش سرعت و دقت در پاسخ‌گویی به مراجعان و صرفه‌جویی در زمان آنان
- بی‌نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پیگیری پاسخ آن
- سامان‌دهی و بهینه‌سازی گردش مکاتبات در سازمان
- به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
- ایجاد روش‌های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پیگیری بهبود مستمر آنها
- افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
- دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
- افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه‌گیری فعالیت‌ها
- ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم‌های یکپارچه
ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری
- تعریف ساختار سازمانی و پست‌ها
- تعریف و گروه‌بندی پرونده‌های عمومی, موضوعات نامه‌ها و بایگانی
- ثبت نامه‌های وارده پستی, نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
- تعریف کارتابل بر اساس پست‌های سازمانی با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص
- توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست‌ها
- مشترک کردن پرونده‌های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس
- طبقه‌بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پیگیری آنها براساس موضوعات مختلف ارجاع و ارسال یادآوری برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن
- تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت‌کنندگان نامه و کار
- ایجاد مکاتبات داخلی در سیستم به منظور ارجاع کار به دیگر همکاران یا پاسخ به کار ارجاع شده
- ایجاد نامه‌های صادره و ارسال به خارج از سازمان از طریق پست الکترونیک, نمابر و یا ارسال فیزیک نامه و درج اطلاعات دریافت کننده نامه و انتقال نامه به
پرونده دبیرخانه
- تعریف الگوهای گردش مکاتبات وارده در داخل سازمان و تعیین استانداردهای زمانی پاسخ‌گویی و کنترل گردش مکاتبات براساس الگوهای تعریف شده
- برنامه‌ریزی جلسات و اعلام زمان‌های آن قبل از برگزاری جلسه با امکان تعیین محل و کنترل خودکار به منظور جلوگیری از تداخل زمان‌ها
- ارسال پیام به اشخاص, گروه‌ها و واحدهای سازمانی با استفاده از صندوق پست الکترونیکی
- تعریف مکان‌‌های بایگانی و نگه‌داری مکاتبات با موضوعات طبقه‌بندی موردنظر کاربر و کنترل ورود و خروج مکاتبات و ردیابی محل فیزیکی مکاتبات در گردش
- برقراری ارتباط بین دبیرخانه سازمان‌ها از طریق ارسال و دریافت الکترونیکی نامه‌ها در سازمان‌هایی که دارای سیستم اتوماسیون اداری ابری هستند.
- جست و جوی کلمات در متن نامه‌های تایپ شده
- وجود گیشه مکاتبات برای کاهش مراجعات حضوری ارباب رجوع برای ارایه نامه و پیگیری آن
- پیگیری مکاتبات، ثبت شکایات، پیشنهادها و ارتباط مستقیم با مدیر عامل سازمان از طریق گیشه مکاتب
