دستورالعمل‌های انبارگردانی برای کارگاه‌ها و انبار شرکت‌ها تهیه می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد. شخص مسئول که به انباردار معروف است، بایستی با توجه به نمودار و چارت سازمانی تعداد انبارها، مقدار گردش کالا و امکانات موجود این دستورالعمل را بر اساس نیازهای شرکت به صورت سفارشی تهیه کند.
مراحل انبار گردانی:
از جمله اقدامات مهمی که در انبار گردانی بایستی کامل و با دقت صورت گیرد، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود که در ادامه متن به شرح آن‌ها پرداخته شده است:
- مرحله قبل از آغاز شمارش
- مرحله در حین شمارش
- مرحله پس از پایان شمارش
- وظایف امور اداری
- وظایف واحد بازرگانی
- وظایف واحدهای لجستیک، تولید و فنی
مرحله قبل از آغاز شمارش:
مرحله قبل از آغاز شمارش دارای زیر بخش‌ها و اقدامات زیر است.
انبارگردانی موجودی‌های جنسی:
این عمل با ثبت تاریخ و ساعت دقیق آغاز و خاتمه کار انجام می‌شود.
بازدید از انبار:
مسئول انبار گردانی وظیفه دارد که از انبار بازدید نموده و هر گونه مشکل به وجود آمده را رفع نماید.
شناسایی و تشخیص تمامی مواد و کالاهای ضایعاتی از سایر موجودی‌ها:
بر اساس این که ضایعات موجود فضای زیادی را اشغال می‌کنند، بنابراین لازم است که مسئول انبار گردانی، آن‌ها را شناسایی و مدیریت کند.
تفکیک و جداسازی تمامی اقلام راکد و معیوب از سایر موجودی‌ها:
وجود اقلامی که استفاده ندارند یا معیوب هستند، ممکن است باعث ایجاد مزاحمت برای کالاهای مورد نیاز و سالم گردند لذا بایستی جمع‌آوری و جدا گردند.
تفکیک مواد و کالاهای امانی دیگران نزد شرکت از سایر موجودی‌ها:
کالاهای امانی نباید با کالاهای شرکت قاطی شوند بر همین اساس بایستی به طور صحیح مدیریت گردند.
گروه‌های شمارش:
این گروه‌ها شامل افرادی هستند که کارهای انبار را انجام می‌دهند و در تیم مشخصی قرار می‌گیرند که این اقدام توسط مسئول انبار انجام می‌شود.
موجودی برداری:
قبل از موجودی برداری از انبار، بایستی شماره و تاریخ آخرین رسید و حواله منتهی به تاریخ شروع موجودی برداری به وسیله مسئول انبارگردانی اخذ شده و یادداشت شود.
چینش اقلام:
نحوه چینش اقلام به صورتی باشد که شمارش آن‌ها به آسانی انجام شود و تگ‌ها بر تک تک کالاها نصب شود. همچنین اگر کالایی مازاد باشد و تگ نداشته باشد، بایستی تگ سفید به آن اختصاص یابد تا در شمارش منظور شود.
ورود و خروج کالا:
در صورت ورود یا خروج یک کالا، بایستی این کار با نظارت هماهنگ کننده و با امضای وی صورت گیرد.
شمارش اقلام موجود:
بر اساس اعلام روزها و ساعات شمارش انبار، بایستی افراد مسئول برای صدور سند و یا سایر کارهای مورد نیاز، قبل از روزهای تعیین شده برای شمارش، به انبار مراجعه کنند.
برای مدیریت صحیح امور مالی و اطلاعات مالی، استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین پیشنهاد می‌شود.
مرحله در حین شمارش:
- عدم دخالت مستقیم مسئولین انبارها در شمارش موجودی‌ها
- استفاده از تگ شمارش دارای شرح، کد، واحد کالا، نام انبار، نام شمارشگر و ناظر
- موجودی برداری و شمارش توسط گروه‌های 2 نفری
- اگر کالاها و اقلام بر اساس وزن ثبت می‌شوند، وسائل لازم برای این کار در دسترس قرار گیرد.
- وارد کردن داده‌ها به کامپیوتر پس از شمارش موجودی‌ها و جمع‌آوری تگ‌های اولین شمارش
- ایجاد ردیف مشخص به منظور جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن برخی کالاها
- امضای تگ‌های شمارش و انجام عملیات اصلاح از طریق تیم شمارشگر
- شمارش و ثبت موجودی‌های معیوب، فاسد،کم مصرف و غیراستاندارد با ذکر مشخصات
- ثبت اقلام در دفاتر پلمپ پس از شمارش در پایان هر روز
- متوقف کردن عملیات تحویل اقلام در زمان انبارگردانی
مرحله پس از پایان شمارش:
- تحویل تمامی تگ‌های شمارش اعم از تگ‌های استفاده شده، باطل شده و استفاده نشده، به مسئول انبارگردانی
- بررسی مغایرت و اصلاح مدارک پس از تایید مدیریت
- تهیه و تنظیم صورت نهایی انبارگردانی به وسیله مسئول انبارگردانی و ارجاع آن به بخش مدیریت مالی
وظایف امور اداری:
- فراهم سازی تسهیلات مورد نظر اعم از ایاب و ذهاب، غذا، پذیرایی، بهداشت و سایر برای پرسنل
- همکاری‌های لازم بر اساس نیاز هماهنگ کننده انبارگردانی
- تهیه و تسویه آخرین تنخواه‌های موجود قبل از انبارگردانی و در اختیار قرار دادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسی
وظایف واحد بازرگانی:
- دریافت تمامی فاکتورها از تامین کنندگان و تحویل آن‌ها به امور مالی
- اولویت دادن به خریدهای ضروری و مورد نیاز
- هماهنگی با پیمانکاران جهت دریافت کالا قبل از انبار گردانی
- تهیه و تسویه تنخواه گردان موجود قبل از انبارگردانی و در اختیار قراردادن مستندات مربوطه به نماینده محترم موسسه حسابرسی
وظایف واحد های لجستیک، تولید و فنی:
پیش بینی و برآورد اقلام و کالاهای ضروری و برگشت کالاهای اضافی در زمان 2 روز قبل از انبارگردانی بر اساس پیچیدگی‌های محاسبه کار در جریان ساخت، لازم است که موجودی کالاهای در جریان ساخت پایان دوره برای شمارش به صفر و یا حداقل ممکن برسد.
تهیه و تحویل دادن صورت ریز تمامی قطعات و لوازم و مواد مصرفی پای کار و کالاهای تولید شده به سرپرست گروه انبارگردانی، توسط سرپرستان بخش‌های مختلف، قبل از آغاز عملیات انبارگردانی تهیه و تحویل صورت ریز قطعات یدکی و مصرفی توسط سرپرستان واحدهای تعمیر و نگهداری تاسیسات، ماشین آلات و … به سرپرست انبارگردانی
