وصول نامه، ارجاع آن به كارشناس، وارد نمودن در دفتر اندیكاتور، زدن شماره ثبت، پیوست بایگانی، تقسیم به كارشناس مر بوط، تهیه جواب، ماشین شدن نامه، صادر كردن نامه، پخش كردن به ادارات مربوطه و هر اقدام اساسی فوق اقدام‌های جزئی ذیل را می‌پذیرد.
نامه‌هایی كه به اداره وارد می‌شود بر دو قسم است نامه‌هایی كه راجع به شركت‌هاست و نامه‌هایی كه راجع به پرسنل اداری است.
نامه‌هایی كه راجع به شركت‌هاست از (شعبه‌های سازمان تامین اجتماعی، شعبه‌های دادگاه، وزارتخانه‌ها و غیره) ارسال می‌شود. بعد از وصول نامه‌ها را تفكیك می‌كنیم. اگر استعلام نامه‌ها را در پوشه اجرائی گذاشته و پیش مسئول مربوطه می‌فرستیم كه بعد از ارجاع زدن، نامه‌ها دوباره بر می‌گردد.
نامه‌ها بعد از ارجاع مهر ورود اداره را خورده و در دفتر اندیكاتور وارد شده اگر نامه شماره ثبت شركت را نداشته باشد به قسمت تعیین نام فرستاده می‌شود كه بعد از شماره ثبت زدن به بایگانی فرستاده می‌شود. در بایگانی پرونده مربوط را ضمیمه نزد كارشناس مربوطه برده می‌شود.
كارشناس مربوط بعد از جواب دادن به آن نامه برای امضاء شدن نزد رئیس اداره آورده می‌شود بعد از امضاء مراحل ماشین شدن و امضاء دوباره و سپس به دفتر اداره وارد می‌شود. در دفتر نامه را باید بخوانیم آیا فتوكپی پیوست درد یا نه اگر لازم است دوباره به بایگانی فرستاده می‌شود برای تهیه فتوكپی و اگر لازم نداشت شماره وارده را همراه با كد اداره و تاریخ روز در روی نامه می‌زنیم نامه را از پرونده جدا كرده پرونده به بایگانی فرستاده می‌شود و در آنجا بایگانی می‌شود نامه در جلوی شماره وارده در دفتر اندیكاتور صادر می‌شود.
سازمان‌ها می‌توانند برای مدیریت بهتر امور و داده‌های خود از سیستم‌های ابری مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و … استفاده کنند.
اگر لازم بود آدرس محلی را كه نامه باید به آنجا فرستاده شود ذكر می‌كنیم نامه مهر اداره را می‌خورد و كلیه نامه‌ها كه در طی یك روز این مراحل را طی كرد تفكیك می‌كنیم، یك سری نامه‌ها در دفتر ارسال و مراسلات نوشته و توسط نامه رسان توزیع می‌شود. یك سری نامه‌ها كه در پاكت گذاشته می‌شود در روی پاكت شماره و تاریخ نامه دوباره ذكر می‌شود و آدرس را نیز می‌نویسیم این نوع نامه‌ها را در كاغذی نوشته رسیدی دریافت می‌كنیم. یك سری نامه‌های اداری است كه خود اعضای شركت ثبت شده مراجعه می‌كند. فعلاً گواهی برای شركت وغیره كه دوباره همین مراحل را طی می‌كند و این بار جواب توسط مراجعه كننده برده می‌شود و یك نوع تغییرات شركت‌ها كه شركت فوق پس از آوردن صورتجلسه و گرفتن رسید از اداره می‌رود.
این صورت جلسه‌ها دوباره در دفتر اندیكاتور وارد شده وپس از طی كردن مراحل اداری و رفتن آن نزد كارشناس مربوط و رسیدگی اگر صورتجلسه صحیح بود آگهی نوشته می‌شود اگر ایراد داشت نامه نوشته شده و دوباره این نامه مراحل اداری را طی می كند تا بدست ذینفع برسد.
یك سری هم نامه‌هایی هست كه این اداره و از سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها تقاضای استعلام می‌كند كه این نوع نامه‌ها دیگر شماره وارد ندارد و آزاد صادر می‌شوند و بطریق نامه‌های دیگر مراحل ارسال را طی می‌كنند. و نامه‌هایی كه نیز كه آگهی آن‌ها بعد از اینكه در روزنامه رسمی چاپ شده و به دست ذینفع رسید ذینفع متوجه می‌شود كه در چاپ آگهی اشتباه رخ داده است و ذینفع به این اداره مراجعه می‌كند و در خواستی مبنی بر اینكه در چاپ آگهی اشتباه رخ داده دوباره این نامه بعد از ارجاع و وارد شدن در دفتر و طی كردن مراحل اداری دوباره صادر و به روزنامه رسمی فرستاده می‌شود.
