راهکار اتوماسیون اداری تحت وب در واقع یکی از سیستمهای کاربردی ERP  است که در چند ماژول مدیریت اسناد، مدیریت اقدامات (اقدام، فرآیند ساز، فرم ساز)، مدیریت پروژه ها، داشبورد و سایت مشتریان (باشگاه مشتریان)، مدیریت گفتگو درون و برون سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت اخبار درون و برون سازمانی و چندین ماژول دیگر به صورت یک پارچه با دیگر سیستمهای مالی، اداری، پرسنلی و تولید پیاده سازی شده است.

نرم افزار ERP ، یک نرم افزار مدرن کنترل و مدیریت فرایند‌های سازمان است که با مشارکت برخی از ماژول‌های خود، یک راهکار اتوماسیون اداری تحت وب جامع‌ را با نگاهی متفاوت و به روز و در بستری کاملا امن و سریع در اختیار شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف قرار داده است. سامانه اتوماسیون اداری در کنار منطبق بودن با استاندارد‌های بین‌المللی و بکارگیری به‌روزترین و قدرتمندترین ابزار‌ها و تکنولوژی‌ها، کاملا از کسب‌کار‌های داخلی پشتیبانی می‌کند.

در این مقاله به طور خلاصه نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی کرده و مزایای استفاده از آن را برای سازمان‌ها بیان می‌کنیم برای مطالعه کامل ویژگی ها و مزایا به صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری مراجعه کنید.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به فرایند نظارت بر گردش داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت افراد و با صحت و دقت بالا اطلاق می‌شود. البته ذکر این نکته ضروری است که صرفا استفاده از منابع الکترونیکی و یا هندل کردن الکترونیکی کار‌ها نظیر استفاده از ایمیل به معنای خودکارسازی اداره شما نیست! راهکار اتوماسیون اداری یک پیکربندی از سخت‌افزار و نرم افزار تحت شبکه است که امکان انتقال داده‌ها بین واحد‌های مختلف سازمان را بدون نیاز به مداخله پرسنل و با اطمینان کامل فراهم می‌آورد. سامانه اتوماسیون اداری به سازمان‌ها جهت جمع‌آوری، مدیریت، آنالیز داده‌ها جهت تکمیل تسک‌ها و فرایند‌ها کمک می‌کند و فرایند‌ها و رویه‌های فعلی کسب‌وکار‌ها را بهینه می‌سازند.

بخش‌های اصلی راهکار اتوماسیون اداری

یک نرم افزار مدرن ERP است که تمامی بخش‌ها و واحد‌های یک سازمان با هر نوع کسب‌وکاری را به‌صورت یکپارچه مدیریت می‌کند. از آن جا که  ماژولار است، سیستم‌های مختلف  به واسطه مشارکت این ماژول‌ها فراهم آورده شده‌اند. اتوماسیون اداری نیز یکی از این سیستم هاست که تمامی قابلیت‌های یک سیستم جامع اتوماسیون اداری را در اختیار سازمان‌ها قرار داده است. در ادامه به معرفی بخش‌های اساسی راهکار اتوماسیون اداری می‌پردازیم.

۱. نامه‌نگاری

۲. طراحی جریان‌کار

۳. طراحی فرم‌

۴. آرشیو و مدیریت اسناد

۵. ارتباطات

۶. مدیریت جلسات، رویداد‌ها و اخبار سازمان

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

در این‌جا، به معرفی مزایای استفاده از راهکار اتوماسیون اداری می‌پردازیم.

• مدیریت داده‌های سازمان و افزایش دقت و صحت داده‌ها
• از بین بردن کامل مصرف کاغذ و دیجیتالی ساختن کامل سازمان
• افزایش امنیت و پیش‌بینی فرایند‌های سازمان
• صرفه‌جویی بیشتر در استفاده از منابع سازمان و کاهش هزینه‌ها
• قابلیت چند-وظیفه‌ای، کاهش بار کاری پرسنل و همچنین افزایش بهره‌وری و میزان رضایت‌مندی کارکنان
• سازگاری با دستگاه‌های مختف نظیر انواع موبایل و تبلت
• گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها و در نتیجه امکان اتخاذ تصمیمات عملی و موثر
• کنترل دسترسی و پیکربندی امنیتی
• مطلع ساختن و مسئول کردن کاربر و یا گروه کاربران روی یک آیتم اطلاعاتی و ارسال اعلان برای آن‌ها
• ثبت تاریخچه عملیات و تغییرات اعمال شده
• ایجاد کامنت عمومی و خصوصی شامل متن و عکس و قابلیت رکورد صدا و تصویر
• امکان متصل کردن آیتم‌های اطلاعاتی مرتبط به یکدیگر از تمامی بخش‌ها نظیر اتصال یک نامه به یک تسک، پست‌الکترونیکی، پیامک، خبر، و غیره
• امکان ایجاد یک آیتم اطلاعاتی از روی یک آیتم اطلاعاتی دیگر و اتصال خودکار آن‌ها به یکدیگر
• امکان چاپ و همچنین اکسپورت اطلاعات

منبع: https://www.teamyar.com/