چنانچه مدیر یا کاربر یک مجموعه باشید حتما تابحال نام اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری به گوشتان خورده است. چه بسا هم‌اکنون با این سیستم سروکار دارید ، اما آیا بطور دقیق با مفهوم آن آشنا هستید؟ آیا از مزایا و کارکردهای آن باخبرید؟ آیا در مجموعه‌تان از سیستم اتوماسیون اداری استفاده میکنید؛ اما هنوز کارکرد بخش‌های مختلف آن را نمی‌دانید؟
در این مقاله به این نکته میپردازیم که اتوماسیون اداری چیست ، چرایی بوجود آمدن آن و کارکرد آن را بررسی می‌کنیم.
اتوماسیون اداری یعنی چه و چرا بوجود آمده است ؟
اتوماسیون یک کلمه انگلیسی بمعنای خودکارسازی یا ماشینی شدن میباشد. گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات سبب بوجود آمدن اتوماسیون اداری شد. دفترهای حجیم اندیکاتور را به یاد آورید. دفترهایی که بعلت متفاوت بودن کاربران با چند دست خط متفاوت و گاها ناخوانا نوشته میشد. در برخی موارد اطلاعات بعد از چند سال بعلت مستهلک شدن قابل دسترسی نبود. همین اطلاعات مهم در اثر یک جابجایی یا یک حادثه به‌راحتی از بین میرفت. سازمان‌ها مجبور به صرف هزینه‌هایی برای نگهداری یا جابجایی و انتقال اطلاعات بودند.
صرفه‌جویی در سازمان با اتوماسیون اداری
آیا با حجم اطلاعات امروزی و سرعت گسترش فناوری اطلاعات و همچنین با فراگیر شدن ارتباطاتی از طریق ایمیل یا پیامک امکان ادامه کارها به طریق سنتی میسر است؟
اتوماسیون اداری تحت وب در چنین فضایی به کمک ما آمد، با استفاده کمتر از کاغذ هم کمک بزرگی به محیط زیست کرد و هم فضایی را که قبلا در اشغال زونکن‌ها و دفاتر بود به ادارات و سازمان‌ها بخشید. پیگیری مکانیزه داده‌ها و کارها، سرعت را در سازمان چند برابر کرد. هم‌اکنون با کمک اتوماسیون‌ها امکان جستجو حتی برای اسنادی که سالها از زمان ایجادشان گذشته است ، براحتی زدن یک کلید میباشد.
روند استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
گفتنی است روند استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری آنلاین در کشورمان طی سالهای اخیر، رشد چشمگیری داشته و ضروری است تا مدیران سازمان‌هایی که قصد اتوماسیون کردن مجموعه خود را با بالاترین کیفیت دارند، بصورت دقیق و کامل قابلیت‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح موجود در بازار را بررسی و سپس با یک انتخاب صحیح و بموقع به رشد و پیشرفت سازمان خود کمک قابل توجهی نمایند.
در سالهای اخیر علی‌رغم استفاده بسیاری از سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری، بدلیل عدم پیاده‌سازی صحیح نتیجه مطلوب حاصل نشده است و گاها دلیل این امر را عدم کارایی سیستم‌های اتوماسیون می‌دانند. در صورتیکه فرهنگ‌سازی در سازمان، تیم‌سازی قوی، بررسی و رفع چالش‌ها، بهبود مقاومت سازمانی و… از مهمترین عوامل موفقیت در پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری ارزان بشمار میروند. تجربه تیم پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان به بهبود روند استفاده از این نرم افزارها در سازمان نیز بسیار کمک خواهد کرد.
چرا اتوماسیون اداری
با تمام مزایایی که از اتوماسیون اداری ذکر شد یک نکته نیز حائز اهمیت است. با توجه به رشد لحظه‌ای فناوری باید اتوماسیون اداری ایی را انتخاب کنیم که همواره پهلو به پهلوی گسترش فناوری گسترده‌تر شود و قابلیت بروزرسانی با سیستم‌های جدید را دارا باشد.
در کنار طراحی بروز، سیستم اتوماسیون اداری رایگان خود را براساس مدیریت فرایندها نیز پیاده‌سازی میکند. این دو سیستم در کنار هم میتوانند نیاز هر سازمان و شرکتی را پاسخگو باشند. از دیگر فناوری‌های جدیدی که در اتوماسیون اداری خود بکار گرفته میتوان به تبدیل گفتار به متن، پیگیری کارها در اتوماسیون با ربات تلگرام، نسخه جدید موبایل، نویزگیر تصاویر، رایانش ابری و سینک سرور اشاره کرد.
امکانات اتوماسیون اداری
با داشتن این اتوماسیون اداری میتوانید بخش هایی مانند درگاه سازمانی ،تقویم روزانه ، برنامه ریزی روزانه ، دفترچه تلفن ، مدیریت جلسه ها ،ارجاعات الکترونیکی ، یاد آوری کارها ، مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه ، و حتی مدیریت فرایند کسب و کار را در همه زمانها و تنها با وصل شدن به صفحه شخصی خودتان داشته باشید.
محیط حرفه‌ای این اتوماسیون برای مدیران محیط امنی محسوب میشود که حتی مدیران نکته‌بین و ریزبین را راضی میکند. مدیران در این محیط با تعریف سطوح کاربری مختلف میتوانند رفتار هر یک از کاربران ، میزان استفاده و کارکرد آنها ، و حتی ورود و خروج آنها را مورد ارزیابی قرار دهند. گزارش‌گیری در این سیستم در هر کجای کار که باشید تنها چند دقیقه وقتتان را خواهد گرفت. مشاهده میکنید که تنها یک اتوماسیون اداری تا چه اندازه از زمانهای شما را ذخیره خواهد کرد. طبق بررسی محققان اروپایی در یک سیستم سنتی تنها ۳۰ درصد کار مفید انجام میشود و ۷۰ درصد وقت تمامی اعضای سازمان تلف میشود.
