۱- پوشه وسیله‌ای است برای:
1) قرار دادن چندین پرونده مربوط به هم
2) نگهداری مکاتباتی که تعداد آن‌ها زیاد است
3) تنظیم و نگهداری مکاتبات
4) موارد 1 و 2 صحیح است
2- نوعی از پوشه‌های مقوایی است و برای ضبط و نگهداری مکاتباتی که تعداد آن‌ها زیادتر است استفاده می‌شود؟
1) پوشه
2) کلاسور
3) کارتن و بایگانی
4) کارکابل
3- نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می‌شود و داخل آن چندین پرونده قرار می‌گیرد؟
1) کارتن بایگانی
2) کلاسور
3) قفسه‌های بایگانی
4) کازیه
4- کازیه چه وسیله‌ای است؟
1) پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است
2) جعبه‌ای است چند طبقه که نامه‌های مورد بررسی در آن قرار داده می‌شود
3) نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می‌شود
4) نوعی پوشه مقوایی است
5- پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است؟
1) کازیه
2) قفسه‌های بایگانی
3) کلاسور
4) کارتابل
6- طراحی و مستقر شدن وسایل منشی گری چگونه باید باشد؟
1) به طوری که در اسرع وقت و با سهولت بتوان به آن وسایل دست یافت
2) طوری که منشی مایل باشد
3) طوری که مدیرعامل مایل باشد
4) همه موارد
7- یکی از رایج‌ترین وسایل تکثیر مکاتبات، اسناد و مدارک و دستگاه ……………………….. است.
1) اینترنت
2) دستگاه فکس
3) دستگاه فتوکپی
4) ویدیو
8- ماشینی است الکترونیکی که اطلاعات داده شده را بر طبق برنامه ریزی‌های تنظیم شده بررسی و پاسخ مورد نیاز را با سرعت حیرت انگیز و دقت بسیار بالا در اختیار کاربر قرار دهد.
1) ضبط صوت
2) کامپیوتر
3) تلویزیون
4) ماشین حساب
9- مهم‌ترین وظایف کامپیوتر کدام مورد است؟
1) دریافت و ذخیره اطاعات در قسمت حافظه
2) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمت‌های دیگر
3) دریافت اطلاعات خروجی و تبدیل آن‌ها به پردازش
4) موارد 1 و 2
10- به مجموعه اجزایی گفته می‌شود که کاربر (User) از طریق آن‌ها قادر به استفاده از دستگاه یا وسیله مورد نظر است؟
1) ماوس
2) واحد وردی
3) واحد کنترل
4) رابطه کاربر
11- از ابزار ذخیره سازی اطلاعات است که می‌توان اطلاعات را از روی آن‌ها بازیافت کرد؟
1) ماوس
2) چاپگرهای لیزی
3) حافظه جانبی
4) حافظه اصلی
12- برگی که اطلاعات در آن درج می‌شود چه نام دارد؟
1) سند
2) داده
3) پیک سخت
4) پیک نرم
13- ………………………… ابزار ذخیره سازی اطلاعات در داخل کامپیوتر است که برنامه هنگام اجرا شدن در آن حفظ و نگهداری می‌شوند.
1) داده
2) سند
3) حافظه اصلی
4) چاپگرهای لیزری
14- انتقال اطلاعات به مقام بالاتر جهت اتخاذ تقسیم یا استفاده علمی فنی یا اداری از آن را ……………………………. می‌گویند.
1) دستور
2) گزارش
3) یادداشت
4) خلاصه کار
15- برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیر، اطلاع مدیر از کیفیت و کمیت پیشرفت کار و ارایه آمار فعالیت‌ها به مقام بالاتر سازمان از اهداف کدام گزینه است؟
1) یادداشت
2) نامه
3) خلاصه کار
4) گزارش
استفاده از اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین برای سازمان‌ها و افزایش راندمان کاری آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
16- در بایگانی‌های نسبتاً بزرگ برای تنظیم پرونده‌های افراد از چه روشی استفاده می‌شود؟
1) روش الفبایی ساده
2) روش شماره گذاری مسلسل
3) روش موضوعی مرکب
4) روش موضوعی ساده
17- از رایج‌ترین و اصولی‌ترین روش بایگانی مکاتبات اداری به شمار می‌رود؟
1) روش موضوعی
2) روش اصلی
3) روش سازمانی
4) روش الفبا
18- این روش برای واحدهایی است که حجم مکاتبات اداری آن‌ها وسیع و گسترده است؟
1) روش موضوعی ساده
2) روش الفبایی ساده
3) روش شماره گذاری مسلسل
4) روش موضوعی مرکب
19- در این روش پرونده‌ها به ترتیب تشکیل پرونده، شماره گذاری شده و با توجه به شماره آن‌ها در قفسه‌ها بایگانی می‌شوند؟
1) روش الفبایی ساده
2) روش موضوعی ساده
3) روش موضوعی مرکب
4) روش شماره گذاری مسلسل
20- از روش‌های متداول حوزه مدیریت است که برای هر سازمان، به نام آن واحد تشکیل پرونده می‌شود؟
1) روش اسمی
2) روش سازمانی
3) روش الفبای
4) روش موضوعی
21- مسئول دفتر، چه اقداماتی را پس از دریافت نامه‌های وارده انجام می‌دهد؟
1) اطمینان از ارتباط نامه وارده به حوزه مدیریت
2) کنترل نامه از نظر امضاء شماره و پیوست‌ها
3) ارایه نامه محرمانه به اشخاص
4) موارد 1 و 2
22- به روش طبقه بندی، تنظیم، کدگذاری اسناد و مدارک و پرونده‌ها طبق روش سیستم صحیح به نحوی که بتوان با سرعت و سهولت به سابقه مورد نظر دسترسی پیدا کرد…………………………… گفته می‌شود.
1) دبیرخانه 5
2) بایگانی
3) ثبت
4) موارد 2 و 3
23- اسناد و پرونده‌های یک سازمان چگونه طبقه‌بندی می‌شوند؟
1) بر مبنای یک شاخص معین مثل اسم افراد
2) بر مبنای موضوع و مفاد آن
3) بر مبنای تاریخ، شماره سند، نام موسسه
4) همه موارد
24- مجموعه‌ای از اسناد و مدارک که ارتباط با یک موضوع و یا شخص و یا سازمان در یک پوشه یا کلاسور تنظیم شده‌اند ……………………. می‌گویند.
1) کارتن بایگانی
2) پوشه
3) پرونده
4) فرم مخصوص
25- تنظیم پرونده بر حسب شماره مربوط به کدام یک از روش‌های طبقه بندی است؟
1) الفبایی محض
2) شماره ای محض
3) الفبایی- شماره‌ای
4) شماره رمز الفبایی
26- با توجه به مثال بگویید با کدام سیستم طبقه بندی شده است؟ مثال : احمدی – حسن
1) سیستم الفبایی شماره‌ای
2) سیستم موضوعی
3) سیستم شماره‌ای موضوعی
4) سیستم الفبایی ساده
27- در چه مواقعی از دفتر راهنما برای استفاده در پرونده‌های اسمی (پرسنلی) استفاده می‌شود؟
1) مواقعی که پرونده‌ها کد و یا شماره ندارند
2) در مواقعی که به پرونده‌ها کد و یا شماره اختصاص داده می‌شود
3) مواقعی که پرونده‌ها به ترتیب حروف الفبا ثبت شده باشند
4) همه موارد
28- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی و تنظیم اسناد و پرونده است؟ مثال : حروف الف حسن احمدی
1) سیستم شماره رمز الفبایی
2) سیستم موضوعی
3) سیستم الفبایی- شماره‌ای
4) سیستم الفبایی
29- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی اسناد و پرونده است؟ مثال:
1) سیستم شماره موضوعی
2) سیستم الفبایی
3) سیستم الفبایی شماره‌ای
4) سیستم موضوعی
30- در این سیستم به جای حروف الفبا به طبقات موضوعی شماره رمز داده می‌شود؟
1) سیستم تنظیم تاریخی
2) سیستم شماره موضوعی
3) سیستم الفبایی
4) سیستم الفبایی شماره‌ای
