قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
سازمان‌ها ممکن است هنگام برپایی سازمان خود امکانات و تجهیزات زیادی برای آن خریداری کنند. همچنین یک سازمان هنگامی که اقدام به خرید اتوماسیون اداری میکند، یعنی به چشم یک سرمایه‌گذاری برای کسب‌وکار خود به آن نگاه میکند. به دلیل اینکه اتوماسیون اداری آنلاین یکی از مواردی است که همچون دیگر ابزار و سیستم‌ها جزء سرمایه سازمان محسوب می‌شود، ممکن است مدیران هزینه‌ی زیادی برای آن صرف کنند. نخست باید بدانند که عوامل مختلفی در قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری دخیل است که قبل از خرید یک نرم‌افزار باید لزوم وجود آنها در سازمان را بررسی کنند.
قابلیت ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری
امروزه تعداد زیادی نرم‌افزار اتوماسیون اداری توسط تولیدکنندگان مختلف عرضه شده است. هر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی دارد که همین قابلیت‌ها می‌تواند از آن یک نرم‌افزار کارآمد و محبوب بسازد. اگر نرم‌افزار در یک سازمان تاثیرگذاری بسیار خوبی داشته باشد، سازمان‌های دیگر نیز می‌توانند در نوع انتخاب اتوماسیون اداری خود از آن الگو بگیرند. امروزه محصولات و خدمات دنیای رقابتی پیچیده‌ای دارند و هرکس امکانات بهتری ارائه دهد، در گردونه رقابت خواهد ماند.
مهمترین قابلیت ها و امکاناتی که بر روی قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر می گذارند:
نرم افزار دبیرخانه و کارتابل الکترونیک
همانطور که در مقالات گذشته به اختصار درباره نرم افزار دبیرخانه و کارتابل الکترونیک صحبت کردیم، دبیرخانه قسمت مهمی از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را شامل می‌شود، که بیشتر وظیفه اداره امور دفتری سازمان را برعهده دارد. مسئول نظارت بر حسن انجام نامه‌های وارده، صادره و اسناد بایگانی شده است. دبیرخانه با معیارهای مشخص می‌تواند انواع اسناد را به‌صورت منظم طبقه‌بندی کند و از نابودی آنان جلوگیری به‌عمل آورد. به همین منظور پرسنل در هر زمان و مکانی می‌توانند به اسناد بایگانی شده دسترسی داشته‌باشند.
کارتابل الکترونیک نیز ابزاری است که با استفاده از آن، مدیران و پرسنل به اسناد دسترسی دارند و می‌توانند در هر زمان اقدام به امضاء نامه‌ها، ارجاع آنان و…کنند. به‌طور کلی کارتابل الکترونیک به عنوان یک میزکار عمل میکند که هرکارمند با استفاده از رمز شخصی خود می‌تواند به آن وارد شود. این ابزار با درخواست کاربر ایجاد و در قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیرگذار است.
مدیریت جلسات
هر سازمان نیاز به تنظیم دقیق قرار جلسات و هماهنگی آنان دارد. در گذشته فردی به عنوان دستیار یا منشی اقدام به اینکار میکرد. در این مورد، ممکن بود خطای انسانی بیشتر شود. با به‌وجودآمدن سیستم اتوماسیون اداری، مدیریت جلسات برعهده این سیستم گذاشته‌شد. اتوماسیون اداری با دقت و نظم هرچه تمام‌تر اقدام به مدیریت جلسات و امور مربوط به ملاقات‌ها میکند و اینکار با حداقل خطا انجام می‌شود. چون یک سیستم خودکار هیچگاه برنامه‌ریزی‌های خودرا فراموش نمی‌کند.
امضای الکترونیک
در یک سازمان نامه‌ها و اسناد بدون امضا ارزش ندارند و صرفا نوشته‌هایی با مضمون مختلف هستند. پس یکی از سوال‌هایی که برای کاربران نرم‌افزار به‌وجود می‌آید، نحوه‌ی امضاء اسناد در سیستم است. این امر یکی از قابلیت‌های مهم نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. بعضی از اتوماسیون‌ها قابلیت استفاده از قلم‌نوری برای امضای اسناد را دارا هستند. این قلم‌ها به راحتی مانند قلم معمولی عمل میکند و امضاء اسناد انجام می‌شود. بعضی دیگر اتوماسیون‌ها نیز یک تصویر پیش‌فرض از امضاء افراد دریافت میکنند و از همان بر روی اسناد استفاده میکنند.
پشتیبانی از پروتکل امکان ECE
از این امکان در گذشته بسیار یادکرده‌ایم. از امکانات مهم نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارزان است که بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری نیز تاثیرگذار است. سازمان‌ها برای کار خود ناچار به ارتباط با یکدیگرند و برای این امر باید تمهیداتی اندیشیده می‌شد تا این مرحله از ارتباطات نیز از حالت کاغذی خارج شده و خودکار انجام شود. تولیدکنندگان به این فکر افتادند بین اتوماسیون‌ها اقداماتی انجام داده که براساس یک فرمت خاص و مناسب، سازمان‌ها بین خود مکاتبه کنند و نیازهای خود را رفع کنند.
تعداد کاربران اتوماسیون اداری
ابتدا سازمان باید بداند که چه تعداد کاربر برای اتوماسیون اداری رایگان درنظر گرفته شده است. هرچه تعداد کاربرای بیشتر باشد آموزش گسترده‌تر است و همچنین بر قیمت نرم‌افزار تاثیر دارد. سازمان‌ها هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، تعداد کاربرانی که می‌خواهند به این سیستم متصل شوند را تخمین می‌زنند و تولیدکنندگان براساس آن اتوماسیون اداری آنان را قیمت‌گذاری میکنند.
بزرگی و گستردگی سازمان
سازمان‌ها انواع و طبقه‌بندی گوناگون دارند. سازمان‌هایی با ساختارها و گستردگی متفاوت. هرچه یک سازمان بزرگ‌تر باشد سیستم اتوماسیونی که در آن تعبیه می‌شود نیز گسترده تر می‌شود و همچنین تعیین قیمت بین ساختار چند سازمانی و تک سازمانی متفاوت است. یک سازمان گسترده با ساختار چند سازمانی نیاز به پشتیبانی بیشتر از طرف تولیدکننده دارد و همچنین نیازمند شبکه محلی پیچیده‌تری است. این امر جزء معیارهایی است که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیرگذار است.
ارائه اپلیکیشن نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند برحسب اموری مثل ارائه اپلیکیشن برای انواع مختلف سیستم عامل، یا امکان تحت وب بودن سیستم، متفاوت باشد. این امور جزء ویژگی‌های محصول محسوب می‌شود. یک سیستم که در هر مکان و زمانی در دسترس باشد و پرسنل به راحتی بتوانند کارهای اداری خودرا از راه دور انجام دهند، قابلیت مهمی است که باعث تاثیرگذاری بر روی قیمت نرم‌افزار می‌شود.
پشتیبانی از سازمان
نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار از سمت تولیدکننده در سازمان انجام می‌شود. در زمان اجرای یک نرم‌افزار اتوماسیون ممکن است کارکنان سوالات زیادی در خصوص کار با آن داشته‌باشند و یا مشکلاتی در حین کار برای آنان به‌وجود‌آید. در چنین شرایطی ممکن است یک سازمان از تولیدکنندگان بخواهد که همیشه از اتوماسیون سازمان پشتیبانی شود و هنگام بروز مشکلی خودشان آن‌را رفع کنند. این امور بر قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تاثیرگذار است.
امنیت اطلاعات در نرم افزار اتوماسیون اداری
امنیت و حفظ حریم اطلاعات برای هر سازمان بسیار مهم است، زیرا اطلاعات، پایه و اساس یک شرکت است و مدیران ارشد براساس آن در سازمان تصمیم‌گیری میکنند. هرچه تولیدکننده ویژگی‌های بیشتری در خصوص امنیت، برای نرم‌افزار خود طراحی کند، بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیرگذار است. اموری مثل امنیت قسمت بایگانی، محدود کردن دسترسی، استفاده از قفل‌های چندمرحله‌ای و… باعث افزایش قیمت نرم‌افزار خواهد شد.
آموزش کارکنان
آموزش کارکنان برای آشنایی صفر تا صد یک نرم‌افزار کار وقت‌گیر و هزینه‌بری است. تشکیل کلاس‌ها، استفاده از مربیان کارآزموده و حرفه‌ای، همه آنها اموری است که نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای آموزش کارکنان یک سازمان انجام میدهد. این هزینه‌ها در مقابل کارایی و بهره‌وری ای که اتوماسیون اداری برای سازمان به ارمغان می‌آورد، هزینه کمی است. سازمان با نصب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمان خود سرمایه‌گذاری کرده‌است.
پشتیبانی و خدمات پس‌ازفروش
هر تولیدکننده‌ای برای محصول خود خدمات پس‌ازفروش درنظر می‌گیرند تا خاطره و نشانه خوبی از محصول یا خدمات خود در ذهن مخاطب باقی بگذارد. در سیستم اتوماسیون اداری این خدمات شامل نگهداری، تنظیمات و انجام کارهای اولیه نرم‌افزار است که تا مدت زمان معینی تحت نظارت تولیدکننده قرار می‌گیرد. همچنین تا مدت زمان مشخصی نرم‌افزار شرکت گارانتی می‌شود تا در صورت بروز هرگونه مشکل، به رایگان تعمیر و راه‌اندازی مجدد شود. این امور جزء اموری است که در خدمات پس‌از فروش قرار می‌گیرد.
در آخر…
معیارهای متفاوت و گوناگونی در یک اتوماسیون می‌تواند بر روی قیمت تاثیرگذار باشد و به همین نسبت هرچه قابلیت‌های یک نرم‌افزار پایین‌تر باشد، ممکن است قیمت کمتری داشته‌باشد که این امر برای سازمان خوب نیست. یک سازمان در کنار همه‌ی سرمایه‌گذاری‌هایی که میکند، باید این مهم را بپذیرد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نیز جزء سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت است. این سرمایه‌گذاری، باعث افزایش کارایی و بهره‌وری در سیستم می‌شود، همچنین سرعت کار کارکنان را افزایش میدهد و قابلیت ارتباط با دیگر سازمان‌هارا برای آنان به ارمغان می‌آورد. پس قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری براساس معیارهای بسیاری است، که هر سازمان باید براساس آ‌نچه که لازم دارد، نرم‌افزار را خریداری کند.
