شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی:
- همکاری با مقام مافوق برای نظارت بر کار متصدیان امور دفتری و بایگانیو ماشین نویسان
- بازبینی ضمائم نامه های صادر و وارده
- تحویل گرفتن نامه ها و دادن رسید به نامه رسان
- نظارت بر ثبت اطلاعات در سیستم رایانه دبیر خانه ،شامل نامه های صادره و وارده و ارجاعات و همکاری با متصدیان در صورت لزوم
- نظارت بر نحوه بایگانی پرونده ها ،نامه ها و سایر اوراق در پرونده های مربوطه و ارائه راهنمایی های لازم بر طبق مقررات و اصول بایگانی
- نظارت بر نحوه ارسال نامه ها و مدارک به خارج از سازمان ،شامل آماده سازی آنها از لحاظ شمارش ورق،لاک ومهر و سایر تمهیدات ضروری
- توزیع نامه های ارجاعی از سوی مقامات سازمان بین افراد ذیربط
- توزیع کار بین ماشین نویس ها و تحویل گرفتن کارهای تایپ شده از آنان
- ارائه گزارش عملکرد واحد بایگانی ،دبیر خانه و ماشین نویسی به مقام ما فوق به صورت ادواری
- انجام امور مربوط به ارسال و تحویل نامه های محرمانه از قبیل ثبت مشخصات،شماره گزاری،بایگانی و…
- راهنمایی ماشین نویس ها از نظر رعایت اصول مربوط به نامه نگاری و ماشین نویسی
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق
استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و… برای سازمان ها و افزایش راندمان آن ها پیشنهاد می شود.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های صادره و وارده در سیستم مکانیزه دبیر خانه
- ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس یا سیستم مکانیزه دبیر خانه
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
- ورود اطلاعات نامه های اداری مربوط به مرکز از طریق سیستم مرکزی
- بایگانی نامه ها و مدارک پیوست آنها با توجه به دستور العمل بایگانی در پرونده های مربوطه
- تشکیل پرونده های جدید برای نامه هایی که مسبوق به سابقه نیست و ثبت مشخصات پرونده های جدید و درج کد در دفتر راهنای بایگانی
- ارسال پرونده و سوابق برای افراد درخواست کننده وثبت در کارت بایگانیبه منظور کنترل پرونده های خارج از بایگانی و دریافت رسید
- به هنگام نگه داشتن سالیانه پرونده های بایگانی و طبقه بندی آنها به پرونده های جاریو نیمه جاری و راکد
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام ما فوق
پیام بگذارید