شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی:
- همكاري با مقام مافوق براي نظارت بر كار متصديان امور دفتري و بايگاني و ماشین‌نويسان
- بازبيني ضمائم نامه‌هاي صادر و وارده
- تحويل گرفتن‌نامه‌ها و دادن رسيد به نامه‌رسان
- نظارت بر ثبت اطلاعات در سيستم رايانه دبيرخانه، شامل نامه‌هاي صادره و وارده و ارجاعات و همكاري با متصديان در صورت لزوم
- نظارت بر نحوه بايگاني پرونده‌ها، نامه‌ها و ساير اوراق در پرونده‌هاي مربوطه و ارائه راهنمايي‌هاي لازم بر طبق مقررات و اصول بايگاني
- نظارت بر نحوه ارسال نامه‌ها و مدارك به خارج از سازمان ،شامل آماده سازي آن‌ها از لحاظ شمارش ورق، لاک، مهر و ساير تمهيدات ضروري
- توزيع نامه‌هاي ارجاعي از سوي مقامات سازمان بين افراد ذيربط
- توزيع كار بين ماشين‌نويس‌ها و تحويل گرفتن كارهاي تايپ شده از آنان
- ارائه گزارش عملكرد واحد بايگاني ،دبيرخانه و ماشين‌نويسي به مقام ما فوق به صورت ادواري
- انجام امور مربوط به ارسال و تحويل نامه‌هاي محرمانه از قبيل ثبت مشخصات، شماره گزاري، بايگاني و …
- راهنمايي ماشين‌نويس‌ها از نظر رعايت اصول مربوط به نامه‌نگاري و ماشين‌نويسي
- انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق
استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و … برای سازمان‌ها و افزایش راندمان آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:
- ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه‌هاي صادره و وارده در سيستم مكانيزه دبيرخانه
- ثبت موضوع و شماره نامه‌های وارده و صادره در دفتر انديكس يا سيستم مكانيزه دبيرخانه
- بازبيني ضمائم نامه‌های وارده و صادره
- ورود اطلاعات نامه‌های اداري مربوط به مركز از طريق سيستم مركزی
- بايگاني نامه‌ها و مدارك پيوست آن‌ها با توجه به دستورالعمل بايگاني در پرونده‌هاي مربوطه
- تشكيل پرونده‌هاي جديد براي نامه‌هايي كه مسبوق به سابقه نيست و ثبت مشخصات پرونده‌هاي جديد و درج كد در دفتر راهنماي بايگاني
- ارسال پرونده و سوابق براي افراد درخواست كننده و ثبت در كارت بايگانيه منظور كنترل پرونده‌های خارج از بايگاني و دريافت رسيد
- به هنگام نگه داشتن ساليانه پرونده‌هاي بايگاني و طبقه‌بندي آن‌ها به پرونده‌هاي جاري و نيمه‌جاري و راكد
- انجام ساير امور محوله از جانب مقام ما فوق
