در عصر اطلاعات در دسترس بودن اطلاعات و تبادل آنها، سبب رشد و توسعه سریع هر موسسه با سازمان خدماتی و تولیدی می گردد. برای نظم دادن به دسته های اطلاعات، نام گذاری مناسب و یکسان آنها، سهولت بازیابی و دسترسی به آنها در هنگام ضرورت، همه اطلاعات را با هم مقایسه کرده و موارد مشابه از دیدگاه استفاده کننده را کنار هم قرار میدهند. برای هر دسته از اطلاعات ، یک نام و یک نماد در نظر گرفته می شود، این فرآیند را کدینگ یا به رمز در آوردن اطلاعات می گویند .
کدینگ (کد گذاری):
منظور از کدینگ، فرآیند شناسایی ، طبقه بندی حساب ها با استفاده از سیستم کدگذاری است. شناسایی شامل جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها به منظور شناخت حساب و افزایش آگاهی موضوع کدینگ می باشد.
در طبقه بندی ، حساب ها با استفاده از اطلاعات حاصل از فعالیت شناسایی و بر اساس ویژگی هایشان سازماندهی می شوند . سرانجام در کدگذاری اطلاعات طبقه بندی شده حساب ها در قالب علائمی به نام کد بیان می شوند و به این ترتیب فرآیند کدینگ کامل می شود.
در تعیین ، طبقه بندی و شماره گذاری حساب ها می بایستی نیازهای اطلاعاتی مدیریت ، عرف و استانداردهای سیستم حسابداری، نیازهای اطلاعاتی سازمان های کنترل کننده و پیش بینی تغییرات احتمالی در فعالیت مؤسسه در نظر گرفته شود.
فواید سیستم کدینگ:
- ایجاد نظم در سیستم های اطلاعاتی
- ايجاد زبان مشترک برای ارتباط واحد
- تسریع ارتباط ها از طریق به کارگیری شرح استاندارد حساب ها .
- ایجاد سهولت در تنظیم فرم های سفارس ، صدرو کالا ، بارنامه و …. در افزایش بی روی تنوع کالا.
- کاهش هزینه جستجوی اطلاعات برای تعیین منابع ، سوابق تدارات یک حساب ، سوابق قراردادها با یک کمپانی خاص و….
- شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر قلم کالا.
- ایجاد مبنای اطلاعاتی قابل اطمینان و صحیح برای سیستم اطلاعات مدیریت و بانک اطلاعاتی اقلام.
- فراهم کردن امکان پردازش الکترونیکی داده ها و نصب سیستم های مکانیزه
در اکثر نرم افزارها حسابها به ترتیب زیر تعریف می شوند:
گروه:گروه های اصلی حساب ها مانند دارایی ها و بدهی ها در این سطح نگهداری می‌شوند.
حساب کل: در هر گروه اصلی تعدادی حساب کل تعریف می‌شود. طول کد گروه بر اساس نیاز کاربر میتواند یک یا دو رقمی باشد. پس ۹ یا ۹۹ کل در هر گروه قابل تعریف است. مثال: گروه :دارایی – کل دارایی جاری و ….
حساب معین:با احتساب ۲ رقم برای حساب معین، در هر حساب کل می‌توان ۹۹ حساب معین تعریف نمود.
حساب‌های معین در این سیستم به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- حساب‌های معین تفصیل پذیر:هر کدام از این حسابها با تعدادی گروه تفصیلی در ارتباط است. این دسته از حسابها را نمی‌توان در سطح معین در اسناد استفاده نمود.
- حساب‌های معین بدون تفصیل:این دسته از حسابها دارای جزء دیگری نیستند و در سطح معین در اسناد بکار می‌روند.
گروه تفصیلی:گروه‌های تفصیلی به عنوان یک گروه‌بندی بر روی حساب‌های تفصیلی بکار می‌روند و ارتباط بین حساب‌های معین و تفصیلی شناور را برقرار می‌کنند. هر گروه تفصیل در بر گیرنده تعدادی حساب تفصیلی است که از نظر ماهیت همه آنها ماهیت یکسان دارند.
برگرفته از کتاب : حسابداری مالی کاربردی
مولفین : دکتر میرفیض فلاح شمس، دکتر حمیدرضا کردلوئی، المیرا محمودزاده، امیر دهقانی
انتشارات شهرآشوب
