در دنیا همیشه دو اصل عمده، منابع محدود و نیازهای نامحدود وجود داشته‌اند که این محدودیت در امکانات و عدم محدودیت در نیازها، باعث دقت به اصل بهره‌وری در سیستم‌ها شده است. در دنیای کنونی و فضای رقابتی پیش رو، لازمه پیشرفت، بهره‌مندی از الگوهای نوین مدیریتی است که تفکری خلاق در پس آن‌ها نهفته است.
برای کسب و کارهای امروزی با توجه به فضای رقابتی موجود، استفاده از سیستم‌های مالی نوین و دقیق، برای کسب و کار بسیار مفید است. در ادامه این مطلب به شرح سیستم‌های مالی و استقرار آن‌ها در کسب و کارها پرداخته شد است.
طراحی و استقرار سیستم‌ها و نظام‌های مالی:
طراحی و استقرار سیستم‌های مالی مناسب، که بر اساس اصول حسابداری آنلاین طراحی و اجرا شده باشد، یکی از مهم‌ترین اقدامات لازم در هر سازمان و کسب و کار به شمار می‌رود که برای ایجاد نظم در موارد زیر از آن استفاده می‌شود:
- استقرار کنترل‌های داخلی
- کنترل‌های انضباطی
- محافظت و نگهداری دارایی‌ها و اسناد و مدارک
- ثبت صحیح و به موقع فعالیت‌های سازمان
- استخراج گزارشات لازم و مورد نیاز مدیریت و برون سازمانی
سیستم‌های مالی مورد استفاده در سازمان‌ها، به دو صورت دستی و مکانیزه مورد استفاده قرار می‌گیرند که به طور کلی با یکدیگر مرتبط هستند و عملیات صورت گرفته توسط این سیستم به نحو زیر است.
طراحی سیستم‌ها به صورت دستی:
- انجام عملیات شناخت به منظور طراحی بخش‌های مختلف نظام مالی
- طراحی فهرست حساب‌ها و کدگذاری آن‌ها (کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه)
- طراحی و تخمین بودجه عملیاتی، نقدی و سرمایه‌ای برای طرح‌ها و عملیات مالی، تدارکات، درآمدها، دارایی‌ها، دریافت و پرداخت نقدی، گردش کالا، حقوق و دستمزد و…
- طراحی گزارشات مدیریت
- طراحی نمودار سازمانی امور مالی
- تهیه فرم‌های مورد لزوم و گردش آن‌ها
- آموزش کارکنان جهت اجرای نظام‌های مالی
- نظارت بر حسن اجرای نظام‌های مالی
تهیه، نصب و اجرای سیستم‌های مکانیزه مالی:
طراحی سیستم‌های مکانیزه به صورت یکپارچه و تحت محیط‌های ویندوز و وب که با توجه به نیاز بایستی طراحی، نصب و اجرا گردند، که شامل موارد زیر می‌شوند:
- سیستم اتوماسیون اداری و گردش کار
- سیستم تدارکات
- سیستم انبارگردانی
- سیستم فروش
- سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم اموال
- سیستم امور قراردادها
- سیستم خزانه داری
- سیستم حسابداری ارزان مالی
- سیستم بهای تمام شده کالا
- سیستم گزارشات مدیریتی
تهیه و تدوین آئین نامه‌های سازمانی:
آئین نامه‌هایی که سازمان‌ها و کسب و کارها با توجه به اهداف اصلی و موضوع فعالیت خود به آن‌ها نیاز دارند و اقدام به تهیه، تدوین و همچنین ارائه آن‌ها می کنند، به شرح زیر هستند:
آئین نامه‌های مالی:
- آئین نامه هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای
- آئین نامه تنخواه گردان‌ها
- آئین نامه دریافت و پرداخت‌ها
- آئین نامه محاسبه مطالبات مشکوک الوصول
آئین نامه‌های اداری:
- آئین نامه‌های استخدامی و گروه بندی کارکنان
- آئین نامه‌های ماموریت کارکنان
- آئین نامه رفاهی
- آئین نامه پرداخت وام به کارکنان
فواید تجزیه و تحلیل سیستم‌ها:
- کمک به بررسی مسائل و مشکلات سازمانی
- افزایش بهره‌وری سازمان از طریق تشویق پرسنل و بهینه سازی روش‌های کار
- یاری رساندن به مدیران و مسئولان در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری‌های مدیریتی
- ایجاد ساختار و چارت سازمانی مناسب‌تر، روش‌های اجرایی کارآمدتر و شیوه‌های عملیاتی موثر
- جلوگیری از دوباره کاری و کاهش میزان اتلاف وقت و نیروی انسانی
- کاهش میزان خطا و افزایش سرعت در تحویل محصول و خدمات به مشتریان
- کسب اطلاعات دقیق و سریع از وضع برای برنامه‌ریزی و اخذ تصمیمات مدیران
تحلیل‌گر سیستم:
تحلیل‌گر سیستم به یک کارشناس آموزش دیده و حرفه‌ای گفته می‌شود که می‌تواند سازمان را در امر برنامه‌ریزی و به منظور تغییرات از طریق انجام 2 وظیفه اساسی زیر یاری رساند:
- ارزیابی: بررسی اعمال و روابط موجود در کار
- همیاری: ارائه پیشنهادات خاص و طبقه‌بندی شده برای بهبود کارایی
مهم‌ترین وظایف تحلیل‌گر سیستم:
- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساختار سازمان به منظور ایجاد تشکیلات متناسب با نیازهای سازمان
- استقرار مناسب رین سیستم‌ها، روش‌ها و شیوه‌های انجام کار در سازمان
- تهیه اطلاعات دقیق و به موقع برای مدیران و مقامات مسئول
- تلاش برای هماهنگ کردن سازمان مطابق با آخرین تغییرات و پیشرفت‌های روز، از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم‌ها و روش‌های موجود
- تدوین دستور العمل‌های کتبی و تدوین شده با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان مربوطه
- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد و اضافه کار
- بررسی، تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
- بررسی، کنترل و طراحی فرم‌های مورد نیاز سازمان
- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم‌های جدید
- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره‌وری در کل سازمان
