در دنیا همیشه دو اصل عمده، منابع محدود و نیاز های نامحدود وجود داشته اند که این محدودیت در امکانات و عدم محدودیت در نیازها، باعث دقت به اصل بهره وری در سیستم ها شده است. در دنیای کنونی و فضای رقابتی پیش رو، لازمه پیشرفت، بهره مندی از الگوهای نوین مدیریتی می باشد که تفکری خلاق در پس آنها نهفته است.
برای کسب و کار های امروزی با توجه به فضای رقابتی موجود، استفاده از سیستم های مالی نوین و دقیق، برای کسب و کار بسیار مفید می باشد. در ادامه این مطلب به شرح سیستم های مالی و استقرار آنها در کسب و کار ها پرداخته شد است.
طراحی و استقرار سیستم ها و نظام های مالی:
طراحی و استقرار سیستم های مالی مناسب، که بر اساس اصول حسابداری آنلاین طراحی و اجرا شده باشد، یکی از مهم ترین اقدامات لازم در هر سازمان و کسب و کار به شمار می رود که برای ایجاد نظم در موارد زیر از آن استفاده می شود:
- استقرار کنترل های داخلی
- کنترل های انضباطی
- محافظت و نگهداری دارایی ها و اسناد و مدارک
- ثبت صحیح و به موقع فعالیت های سازمان
- استخراج گزارشات لازم و مورد نیاز مدیریت و برون سازمانی
سیستم های مالی مورد استفاده در سازمان ها، به دو صورت دستی و مکانیزه مورد استفاده قرار می گیرند که به طور کلی با یکدیگر مرتبط هستند و عملیات صورت گرفته توسط این سیستم به نحو زیر می باشد.
طراحی سیستم ها به صورت دستی:
- انجام عملیات شناخت به منظور طراحی بخش های مختلف نظام مالی
- طراحی فهرست حساب ها و کدگذاری آنها (کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه)
- طراحی و تخمین بودجه عملیاتی، نقدی و سرمایه ای برای طرح ها و عملیات مالی، تدارکات، درآمد ها، دارایی ها، دریافت و پرداخت نقدی، گردش کالا، حقوق و دستمزد و…
- طراحی گزارشات مدیریت
- طراحی نمودار سازمانی امور مالی
- تهیه فرم های مورد لزوم و گردش آنها
- آموزش کارکنان جهت اجرای نظام های مالی
- نظارت بر حسن اجرای نظام های مالی
تهیه، نصب و اجرای سیستم های مکانیزه مالی:
طراحی سیستم های مکانیزه به صورت یکپارچه و تحت محیط های ویندوز و وب که با توجه به نیاز بایستی طراحی، نصب و اجرا گردند، که شامل موارد زیر می شوند:
- سیستم اتوماسیون اداری و گردش کار
- سیستم تدارکات
- سیستم انبارگردانی
- سیستم فروش
- سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم اموال
- سیستم امور قرارداد ها
- سیستم خزانه داری
- سیستم حسابداری ارزان مالی
- سیستم بهای تمام شده کالا
- سیستم گزارشات مدیریتی
تهیه و تدوین آئین نامه های سازمانی:
آئین نامه هایی که سازمان ها و کسب و کارها با توجه به اهداف اصلی و موضوع فعالیت خود به آنها نیاز دارند و اقدام به تهیه، تدوین و همچنین ارائه آنها می کنند، به شرح زیر می باشند:
آئین نامه های مالی:
- آئین نامه هزینه های جاری و سرمایه ای
- آئین نامه تنخواه گردان ها
- آئین نامه دریافت و پرداخت ها
- آئین نامه محاسبه مطالبات مشکوک الوصول
آئین نامه های اداری:
- آئین نامه های استخدامی و گروه بندی کارکنان
- آئین نامه های ماموریت کارکنان
- آئین نامه رفاهی
- آئین نامه پرداخت وام به کارکنان
فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها:
- کمک به بررسی مسائل و مشکلات سازمانی
- افزایش بهره وری سازمان از طریق تشویق پرسنل و بهینه سازی روش های کار
- یاری رساندن به مدیران و مسئولان در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری های مدیریتی
- ایجاد ساختار و چارت سازمانی مناسب تر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی موثر
- جلوگیری از دوباره کاری و کاهش میزان اتلاف وقت و نیروی انسانی
- کاهش میزان خطا و افزایش سرعت در تحویل محصول و خدمات به مشتریان
- کسب اطلاعات دقیق و سریع از وضع برای برنامه ریزی و اخذ تصمیمات مدیران
تحلیل گر سیستم:
تحلیل گر سیستم به یک کارشناس آموزش دیده و حرفه ای گفته می شود که می تواند سازمان را در امر برنامه ریزی و به منظور تغییرات از طریق انجام 2 وظیفه اساسی زیر یاری رساند:
- ارزیابی: بررسی اعمال و روابط موجود در کار
- همیاری: ارائه پیشنهادات خاص و طبقه بندی شده برای بهبود کارایی
مهم ترین وظایف تحلیل گر سیستم:
- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساختار سازمان به منظور ایجاد تشکیلات متناسب با نیاز های سازمان
- استقرار مناسب ترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
- تهیه اطلاعات دقیق و به موقع برای مدیران و مقامات مسئول
- تلاش برای هماهنگ کردن سازمان مطابق با آخرین تغییرات و پیشرفت های روز، از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
- تدوین دستور العمل های کتبی و تدوین شده با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان مربوطه
- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد و اضافه کار
- بررسی، تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید
- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری در کل سازمان
