مهمترين شرط كاربرد و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و اتوماسيون اداري موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.
مزاياي كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري
به طوركلي، مزاياي كاربرد سيستم هاي اتوماسیون آنلاین به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي شود.
1 – مزاياي مستقيم:
اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار. معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
- كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
- تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛
- فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود؛
- سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
2 – مزاياي غيرمستقيم:
اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:
- وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛
- نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
- به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
- به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
- رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
معایب كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري
اما كاربرد اتوماسیون اداری ابری معايبي را نيز دربردارد كه عبارتند از:
ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها، پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه، نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان، كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.
