ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟
مدیران شرکت ها همواره بدنبال بهینه سازی فرآیندهای سازمانی مجموعه تحت کنترل خود هستند. این بهینه سازی شامل مواردی مثل کاهش هزینه ها، بالا بردن سرعت و کیفیت این فرآیندهاست. یکی از اصلی ترین اموری که به شدت بر اتلاف وقت و هزینه‌های سازمان اثر دارد مکاتبات و نامه نگاری‌های اداری ست.
امروزه صرفه‌جویی در زمان و هزینه برای سازمان ها بدلیل وسیع شدن روزافزون دامنه فعالیت‌های سازمان ها اهمیت بیشتری پیدا کرده است. علاوه بر این، نیاز به یک سیستم خودکار اداری برای مدیریت، کنترل و ردیابی مکانیزه فعالیت‌ها و عملکرد کارکنان نیز بیش از پیش احساس شد.
در کشور عزیز ما نیز در راستای تحقق دولت الکترونیک، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، پیشگام عرصه ارتباطات سازمانی شده است. اتوماسیون اداری با هدف انجام خودکار و یکپارچه ی فعالیت‌ها، سهولت در مکاتبات اداری و همینطور بهینه سازی پاسخگویی در سازمان‌های دولتی و خصوصی پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.
ملاک‌های انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
همانطور که گفتیم رشد سریع سازمان ها موجب شده تا حجم مکاتبات اداری نیز به میزان چشمگیری افزایش پیدا کند. در چنین وضعی، توانایی سیستم در پاسخگویی به حجم بالای فعالیت ها بدون افت سرعت از اهمیت بالایی برخوردار است.
نکته‌ی دیگری که در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری با اهمیت است، پوشش حداکثری نیازهای مکاتباتی سازمان ها با استفاده از فناوری‌های به روز و چارچوب صحیح این فرآیندهاست. این مساله نیز نباید فراموش شود که کاربران این سیستم طیف مختلفی از افراد را تشکیل می‌دهد که در نتیجه نیاز است تا تمامی این افراد بتوانند به سادگی با این سیستم کار کنند.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ، لازم است که بطور یکپارچه با سایر سیستم‌های اداری که در سازمان ها مورد استفاده اند فعالیت کند. این امر موجب می‌شود که نیازی به طراحی مجدد کلیه سیستم‌های نرم افزاری در سازمان نباشد.
در کنار ویژگی‌های پایه‌ای یاد شده، خدمات پشتیبانی مناسب و آپدیت‌های منظم و کاربردی نیز از ملاک‌های ضروری برای یک سیستم اتوماسیون خوب بحساب می‌آید. اما تمامی این موارد، ضرورت‌های پایه‌ای برای یک سیستم اتوماسیون اداری محسوب شده و تنها نرم افزارهایی که ویژگی‌های فراتر از این موارد را ارائه دهند می‌توانند عملکرد درخشانی داشته و پاسخگوی نیازهای متنوع تمامی سازمان‌ها باشند.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری همگام با سایر نرم‌افزارهای تخصصی این شرکت مثل نرم افزار مدیریت منابع انسانی، نرم افزار مالی و … توانمندی هایی بسیار فراتر از موارد مشابه خود دارد و همین امر این نرم افزار را پیشگام در بازار خود کرده است. در ادامه به معرفی برخی از ویژگی های متمایز بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان کشور، اتوماسیون آنلاین می پردازیم.
چه ویژگی هایی سبب برتر شدن نرم افزار اتوماسیون اداری شده است؟
یکپارچگی با نرم افزار BPMS
در فناوری جدید BPMS ، امکان مکانیزه و الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمان با استفاده از حداقل برنامه نویسی محقق شده است. فناوری جدید نرم افزار BPMS که در بیشتر شرکت های برتر دنیا در حال استفاده است نیازمند دانش و تجربه لازم برای اجراست.
اتوماسیون اداری تحت وب
تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری موجب شده تا این سیستم در هر زمان و مکان برای کاربران این سیستم قابل دسترسی باشد. بعلاوه هماهنگی این نرم افزار با انواع مرورگر ها بدون نیاز به تنظیمات خاص اتوماسیون اداری رایگان را بهترین نرم افزار در این حوزه کرده است.
کارتابل آفلاین
عدم دسترسی به شبکه در صورتی که امکان آفلاین فراهم نباشد یکی از مشکلات اساسی کاربران این نرم افزارهاست. با تعبیه امکان کار بصورت آفلاین با کارتابل این سیستم مشکل مشاهده و ارجاع نامه ها بصورت آفلاین را حل کرده است.
استفاده از قلم نوری
از همان سالهای ابتدایی استفاده از قلم نوری را برای این نرم افزار امکان پذیر کردیم. و در حال حاظر امکان استفاده از قلم نوری در موبایل و تبلت برای نوشتن نامه ها، ارجاع آنها و یا پاراف نویسی کردن آنها فراهم شده است.
افزونه های کاربردی
اتوماسیون اداری آنلاین با در اختیار داشتن افزونه هایی کاربردی، با نرم افزار های Word و Outlook کاملا یکپارچه شده است. هماهنگی این سیستم با این دو نرم افزار بسیار کاربردی در دفاتر، کارایی این سیستم را دوچندان کرده است.
امنیت سیستم
در کنار کاربری آسان و حرفه ای، نیاز به امنیت اطلاعات و گردش اطلاعات در اینگونه سیستم‌ها به شدت احساس می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است انواع گواهی نامه‌های تایید امنیت را از مراکز معتبر صادر کننده گواهی امنیت نرم‌افزارها دریافت نماید.
