اول خرداد هر سال در ایران به‌عنوان روز ملی بهره وری و بهینه‌سازی مصرف نام‌گذاری شده است. ثبت این روز در تقویم ملی کشورمان، بهانه‌ای برای تکرار اهمیت استفاده مؤثر و مطلوب از زمان، امکانات، سرمایه، فرصت‌ها و نیروی انسانی در جهت تولید، بهینه‌سازی مصرف و درنتیجه، رسیدن به رشد و شکوفایی همه‌جانبه اقتصادی و اجتماعی در جامعه است.
در همین راستا به بهانه این روز، تصمیم گرفتیم در این نوشته به موضوع پراهمیت بهره وری بپردازیم و نگاهی به برخی از شاخصهای بهره وری متاثر از سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در سازمانها بیاندازیم.
بهره وری چیست؟
تعریف بهره وری عبارت است از استفاده مطلوب، مؤثر و بهینه از مجموعه امکانات، ظرفیت‌ها، پتانسیل‌ها، سرمایه‌ها، نیروها، و منابع؛ به‌عبارت‌دیگر بهره وری، استفاده مؤثر و بهینه در زمان و ارزش حاصل از سرمایه، عمر، فکر، اندیشه و استعدادها و استفاده مطلوب از همه لحظات است. برخی به‌اشتباه بهره وری را سخت‌تر کار کردن می‌دانند؛ درصورتی‌که معنا و مفهوم بهره وری را می‌توان هوشیارانه‌تر و آگاهانه‌تر کار کردن بیان کرد.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است. اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است؛ همان‌طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید نقش و ارزش خاصی دارند، در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات نیز دارای ارزش ویژه‌ای هستند. در این راستا بایستی سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل‌استفاده است.
سیستمهای اطلاعاتی که به‌عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند. یکی از پرکاربردترین انواع سیستمهای اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری است.
ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری به‌منظور افزایش بهره وری سازمان
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود.
از سوی دیگر، ازآنجاکه منابع یک کشور عموماً محدود است، افزایش بهره‌وری به‌عنوان یک ضرورت اساسی برای ارتقای استاندارد زندگی یک ملت، اهمیت پیدا می‌کند.
در جهان امروز، با توجه به محدودیت عوامل مختلف تولید، نیاز به بهره وری_چه در کشورهای پیشرفته و چه در کشورهای درحال‌توسعه_ امری حیاتی و ضروری است. حال‌آنکه بررسی‌ها نشان داده بین سرمایه‌گذاری و فناوری اطلاعات یا سیستمهای اتوماسیون اداری و بازده موسسات و بهره‌وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد.
فنّاوری اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمانها و درنتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری می‌گردند. در همین راستا یکی از مهم‌ترین اهداف هر سازمان، ارتقای سطح بهره وری آن است.
شاخص های بهره وری متأثر از سیستم اتوماسیون اداری
آنچه در سازمانها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند، بهره وری است. لذا در اینجا سعی داریم باتجربه بیش از ۲۰ ساله‌ای که فراگستر در اجرای پروژه‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌های با ابعاد متوسط و بزرگ دارد، به برخی از شاخصهای بهره وری متأثر از سیستم اتوماسیون اداری بپردازیم؛ به‌طوری‌که مدیران بتوانند با اولویت‌بندی و دادن رتبه به هرکدام از این شاخص‌ها در سازمان خود، برنامه‌ریزی‌ها و اقدامات مؤثری در زمینه اجرای سیستم اتوماسیون اداری و بهبود شاخصهای بهره وری انجام دهند.
برخی از این شاخص‌ها عبارت است از:
- توانایی سازمان در به‌روز نمودن روش‌های اجرایی و مدیریتی
- رضایتمندی ارباب‌رجوع از اتوماسیون در مقایسه با سیستم دستی
- کاهش بوروکراسی اداری
- جلوگیری از یکنواختی فعالیت‌های کارکنان و افزایش گردش شغلی
- توانایی افزایش بهره‌گیری از خلاقیت کارکنان در پیشبرد اهداف سازمان
- بهبود دقت و نیز سهولت پیگیری نامه‌ها
- کاهش رفت‌وآمدهای زائد
- حرکت ساده و کارآمد اسناد و مدارک
- به‌کارگیری نیروی جوان و کارآمد
- صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
- توانایی سازمان در اخذ گواهینامه‌های استاندارد ملی و بین‌المللی
- توسعه و تنوع در فعالیت‌ها از طریق تعاملات بیشتر با ارباب‌رجوع به‌واسطه این نوع سیستمها
- افزایش اطمینان کارکنان از کسب اطلاعات صحیح
- افزایش رضایت شغلی
- توانایی در شناخت و اصلاح دوباره‌کاری‌ها
- آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی
- ارتقای روحیه ریسک‌پذیری و آزمایش راه‌های تازه در کارکنان
- جلوگیری از برخورد غیرضروری (غیر اداری) افراد در هنگام کار
- ایمنی در دسترسی به اطلاعات
- امکانات جدید ارتباطی و سهولت ارتباط با همکاران و مدیران
- قابلیت‌های گزارش‌گیری و فهرست بندی موضوعی کارآمد
- توسعه مهارت‌ها و شایستگی کارمندان به‌واسطه استفاده منظم از اتوماسیون اداری
- توانایی ایجاد انگیزه در کارکنان جهت بهبود عملیات داخلی سازمان
- تناسب امکانات نرم‌افزار با نیازهای شغلی
- سرعت در ایجاد و ارسال نامه و سرعت دسترسی به مکاتبات
- کاهش زمان ارائه خدمات به مراجعه‌کننده
- عرضه اطلاعات به هنگام جهت انجام فعالیت‌های مختلف سازمان
- سهولت پیگیری نامه‌ها
برای بهره‌ور بودن، باید باور و اعتقاد داشته باشیم که امروز، بهتر از دیروز و فردا بهتر از امروز می‌توان عمل کرد و این مطلب همان فرمایش حضرت علی(ع) است که می‌فرماید: “هرکسی که دو روزش مثل هم باشد زیان‌دیده است”، بر این اساس باید سعی و تلاش نمود که هرروزمان بهتر از دیروزمان باشد و این هم یک پیام بهره وری در روز ملی بهره وری و بهینه‌سازی مصرف است.
