نرم افزار و سیستم جلسات

نرم افزار و سیستم جلسات و پیگیری مصوبات


سازمان های مختلف برای انجام امور مختلف مربوط به سازمان نیاز به تشکیل جلسات دارند. جلسات اداری با اهداف مختلفی تشکیل می شود. از تشکیل جلسه برای تصمیم گیری برای امور سازمان گرفته تا جلسه هایی برای هماهنگی بیشتر بین کارکنان همگی از مواردی است که سازمان به آن نیاز دارد.
در جلسات اداری، کلیه افراد باید طبق دستور جلسه به تبادل ایده ها و نظرات خود بپردازند. خروجی این جلسه ها تحت عنوان صورتجلسه یا مصوبه های جلسه در اختیار بخش های مرتبط سازمان قرار می گیرد. این جلسه ها کمک شایانی به حل مسائل سازمان و ایجاد هماهنگی و همکاری بیشتر در کارکنان می کند.
برای هماهنگی و پیگیری امور مربوط به جلسه ها، معمولا باید فعالیت ها و اقدامات بسیاری صورت پذیرد. برخی از سازمان ها ترجیح می دهند کلیه این امور توسط نرم افزار جلسات انجام شود. بدین ترتیب با استفاده از نرم افزار و سیستم هایی به انجام امور و هماهنگی برای برگزاری جلسه ها، و انجام مقدمات آن می پردازند. نرم افزار جلسات می تواند در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری، انجام امور اداری مربوط به برگزاری جلسه و پیگیری مصوبات را تسهیل بخشد.
برگزاری جلسه ها در سازمان، نیاز به هماهنگی های بسیاری دارد. این هماهنگی و پیگیری ها، از فیکس و هماهنگ کردن زمان جلسه با کلیه افرادی که باید در جلسه شرکت کنند شروع می شود. هماهنگی ها تا برگزاری و ارائه گزارش به مدیریت و نهادهای بالادستی ادامه دارد. دعوت از افرادی که باید در جلسه ها شرکت کنند از جمله وظایف دیگر کسانی است که به هماهنگی و پیگیری امور مربوط به جلسه می پردازند. قبل از برگزاری این جلسات، دستور جلسه مشخص می شود و همه برنامه ها باید طبق دستور جلسه از قبل تعیین شده، پیش برود.
در نظر گرفتن و هماهنگی برای مکان جلسه از دیگر اموری است که مدیریت جلسه ها به آن می پردازد. مکانی که بتواند متناسب با جلسه مورد نظر باشد، ویژگی هایی دارد که افراد درگیر در برگزاری جلسه ها باید به آن توجه کنند.
کلیه نامه نگاری ها و مکاتبات اداری در رابطه با برگزاری جلسه که می تواند توسط اتوماسیون اداری انجام شود، از دیگر وظایفی است که مدیریت جلسات به هماهنگی آن می پردازد.
دعوت از کارشناسان و مدعوین که می توانند کارکنان سازمان باشد یا افرادی خارج از سازمان نیز از دیگر اموری است که این مدیریت باید به آن بپردازد. هماهنگی برای اموری مانند هتل و محل اسکان افراد موعو خارج از سازمان در صورت نیاز هم می تواند جزو وظایف مدیریت جلسات باشد.
همچنین در طول برگزاری جلسه، تهیه صورتجلسه از جلسه برگزاری شده نیز از یکی دیگر از مهم ترین وظایف مدیریت جلسات است. پس از برگزاری جلسه، مدیریت جلسه ها می تواند پیگیری مصوبه ها را هم انجام دهد. به این معنا که مصوبه های جلسه های برگزاری شده را در اختیار واحد های مرتبط قرار دهد. به این ترتیب واحد های سازمانی مرتبط اقدام به اجرای مصوبه مندرج در صورتجلسه خواهند کرد.
با این حساب، حجم کارهایی که باید مدیریت جلسات انجام دهد بالاست. استفاده از نرم افزار جلسات می تواند به سرعت و دقت انجام این کارها و امور کمک شایانی کند. با استفاده از نرم افزار جلسات، می توان با اشکالات بسیار کمتری، جلسه ها را به نحو شایسته تری مدیریت کرد. بدین ترتیب از حجم کاری کارکنان درگیر با برگزاری جلسه ها نیز کاسته می شود. خروجی جلسه و تهیه صورتجلسه نیز با دقت و کیفیت بیشتری خواهد بود.
یکی از نرم افزارهای مدیریت جلسات، بهترین نرم افزار و سیستم جلسات تحت وب است. این نرم افزار از دیگر ماژول ها و سیستم های زیر مجموعه سیستم است.

جلسات
بهترین نرم افزار و سیستم جلسه چیست؟


بهترین نرم افزار و سیستم جلسات تحت وب از جمله نرم افزارهای اداری مجموعه است که در کنار نرم افزار و سیستم اتوماسیون اداری، انجام امور اداری سازمان را بهبود می بخشد. بیشتر سازمان ها از این نرم افزار برای مدیریت جلسه های خود استفاده می کنند. بنابراین در کنار سیستم اتوماسیون اداری، یکی از پرکاربردترین نرم افزارها در سازمان است.
این نرم افزار مجموعه می تواند باعث بهبود عملکرد سازمان شود. زیرا حجم عظیمی از وقت کارکنان در جلسه های متعدد سپری می شود. در طراحی این سیستم سعی شده است کاربرد پذیری و سهولت دسترسی و کاربرد مورد توجه قرار گیرد. بنابراین می تواند این حجم بزرگ از وقت سازمان را به شیوه مناسب تری مدیریت کند. در نهایت منجر به بهبود عملکرد سازمان و صرفه جویی در زمان کارکنان شود. این مساله باعث بالا رفتن بهره وری کارکنان نیز می شود.
با استفاده از این نرم افزار و با همکاری اتوماسیون اداری، کارکنان به صورت دقیق و کامل از اهداف و جزییات جلسه های برنامه ریزی شده برای شان اطلاع حاصل می کنند.
بنابراین تمرکز جلسه ها کاملا منعطف بر هدف از پیش تعیین شده خواهد بود و از اتلاف وقت کارکنان و پرداختن به امور حاشیه ای پرهیز خواهد شد.
از طرفی امکان دسترسی به کلیه صورتجلسه های قبلی جلسه های پیشین در دسترس خواهد بود. زیرا کلیه مصوبه ها و صورتجلسه ها در این نرم افزار به دقت و با کیفیت بالا ثبت و ضبط می شود. مدیریت یا کارکنان با سطح دسترسی متفاوت می توانند به این آرشیو مصوبه ها و صورتجلسه ها دسترسی داشته باشند. همچنین این امر باعث سهولت در پیگیری و ارزیابی خروجی های جلسات می شود. این نرم افزار با سایر ماژول ها و سیستم ها مانند تابلو اعلانات، خبر رسانی، اتوماسیون اداری و... نیز در ارتباط است. در اینجا به برخی از ویژگی ها و امکانات بهترین نرم افزار مصوبات و سیستم جلسات اشاره می شود.

ویژگی ها و امکانات بهترین نرم افزار و سیستم جلسه چیست


برخی از ویژگی ها و امکانات بهترین نرم افزار مصوبات و سیستم جلسات عبارتند از موارد زیر:
• تنظیم دستور جلسه برای برگزاری جلسه های برنامه ریزی شده توسط بخش های مختلف سازمان
• ثبت و ضبط کلیه اطلاعات مربوط به برگزاری جلسه از ابتدا تا انتهای آن
• ثبت کلیه اطلاعات افراد شرکت کننده در جلسات مختلف
• ثبت و ضبط کلیه اطلاعات شامل مصوبه ها و صورتجلسه ها در سیستم جلسات
• تعیین نقش افراد شرکت کننده در جلسه های مورد نظر
• امکان تعریف شرح وظایف برای افراد حاضر در جلسه بر مبنای دستور جلسه از پیش تعیین شده
• امکان تعریف دستور جلسات برای دبیر جلسه
• امکان لغو جلسات برنامه ریزی شده و اطلاع به افراد از طریق اتوماسیون اداری یا شکل های دیگر
• امکان ارتباط با نرم افزار تقویم کاری برای زمان بندی برگزاری جلسات
• امکان دسترسی به آرشیو کلیه جلسات برگزار شده اعم از گزارش جلسه، صورتجلسه و مصوبه های آن
• تعیین حدود و سطوح دسترسی به اطلاعات و خروجی جلسات از جمله مصوبه ها و صورتجلسه ها
• تهیه دعوتنامه و ارسال آن توسط نرم افزار اتوماسیون اداری برای کارکنان شاغل در سازمان
• تهیه دعوتنامه و ارسال آن توسط نرم افزار پست الکترونیک یا فکس برای افراد خارج از سازمان
• انجام و پیگیری کلیه امور مربوط به جلسه از نظر زمان بندی برگزاری جلسه ها با استفاده از بهترین نرم افزار تقویم کاری
• ثبت و ضبط کلیه اطلاعات مربوط به مکان برگزاری جلسه ها و ارزیابی این مکان ها برای برگزاری جلسه های آینده سازمان
• امکان تعریف دبیر جلسه، و مسئول تهیه صورتجلسه
• ارسال صورتجلسه به افراد و واحدهای سازمانی مرتبط از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری
• ارجاع مصوبه های تنظیم شده در جلسات برای واحد ها و بخش های مرتبط سازمان و پیگیری مصوبه ها تا مرحله اجرای آنها
• گرفتن انواع گزارش پیرامون روند برگزاری جلسات، صورتجلسه و مصوبه های هر جلسه به مدیریت
• ارائه کلیه خدمات بهترین نرم افزار و سیستم جلسات بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه آزمایشی بهترین نرم افزار و سیستم جلسات به مدت زمان مشخص و به صورت رایگان
• امکان ارتباط و یکپارچه سازی اطلاعات با سایر ماژول ها و سیستم های زیر مجموعه اعم از اتوماسیون اداری، خبر رسانی، تابلو اعلانات و یا تقویم کاری
بهترین نرم افزار و سیستم جلسات از آن دسته نرم افزار های پرکاربرد است. این نرم افزارها معمولا مورد نیاز بیشتر سازمان هاست. به نوعی تقریبا همه سازمان ها برای مدیریت و ساماندهی کلیه امور مربوط به برگزاری جلسه ها و پیگیری مصوبه های آن نیاز به چنین نرم افزاری دارند. این نرم افزار کمک می کند تا حجم عظیمی از امور اداری سازمان با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. همچنین کیفیت انجام امور، برگزاری جلسه ها، و پیگیری مصوبه ها در سطح بالایی باشد.
از آنجایی که نرم افزار بر بستر ابری است، برای دسترسی به اطلاعات و داده های نرم افزار و سیستم جلسات نیازی به هزینه های گزاف نیست. زیرا به دلیل بستر ابری نرم افزار، نیازی به نصب، نگه داری و یا به روز رسانی نرم افزار نخواهد بود. برای استفاده از این نرم افزار نیازی به سخت افزار خاصی نیز نیست.
از طرفی امنیت کلیه داده ها و اطلاعات این نرم افزار تضمین شده است. از این بابت سازمان هیچ دغدغه ای نخواهد داشت. از سوی دیگر امکان دسترسی به این نرم افزار در هر زمان و مکانی برای کاربران آن ممکن است. زیرا محدودیتی از این جهت نخواهند داشت.
نرم افزار در طول مدت زمان مشخص به صورت رایگان و آزمایشی در اختیار سازمان های متقاضی قرار می گیرد. این نرم افزار امکان اتصال و پیوند با سایر ماژول های سیستم را خواهد داشت. در اینجا به برخی از این سیستم ها به صورت مختصر اشاره می شود.

سیستم جلسات
سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار و سیستم جلسات


بهترین نرم افزار و سیستم جلسات می تواند با سایر ماژول ها و سیستم ها در ارتباط قرار گیرد. این پیوند و ارتباط می تواند منجر به یکپارچگی اطلاعات و بهره وری بیشتر امور اداری شود. زیرا از تکرار جلوگیری کرده و امور با دقت بیشتری پیگیری می شود. این نرم افزارهای زیر مجموعه شامل موارد زیر است:

تقویم کاری


بهترین نرم افزار تقویم کاری مشخص می کند که برنامه هر کدام از افراد شاغل در سازمان به چه صورت است. با استفاده از این داده ها و اطلاعات، هماهنگی برای برگزاری جلسه ها و دعوت از کارشناسان هر بخش با سهولت و دقت انجام می گیرد. با استفاده از داده های مربوط به تقویم کاری مشخص می شود در چه زمانی می توان جلسه را برگزار کرد که همه افراد بتوانند در آن شرکت کنند. این هماهنگی باید به صورتی باشد که با برنامه های اکثریت افراد هماهنگ باشد. تا امکان حضور افراد مشخص شده برای برگزاری جلسات و حضور در آن فراهم شود.

اتوماسیون اداری


نرم افزار اتوماسیون اداری به ارسال و ساماندهی به مکاتبات اداری سازمان می پردازد. نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند کلیه دعوت نامه ها یا اطلاع رسانی راجع به مصوبه ها و صورتجلسه ها را در اختیار افراد مورد نظر قرار دهد. بنابراین اتوماسیون اداری یکی از نرم افزارهایی است که در همکاری تنگاتنگی با بهترین نرم افزار مدیریت است. اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات پیرامون ارسال دعوت نامه برای کارکنان سازمان را انجام می دهد. همچنین اگر قرار باشد مخاطب مصوبه یا صورتجلسه تنظیم شده واحد سازمانی خاصی باشد این آگاهی رسانی توسط اتوماسیون اداری صورت می پذیرد.

خبر رسانی


با استفاده از سیستم خبر رسانی، کلیه افراد در نظر گرفته شده برای حضور در جلسه از برگزاری آن آگاه می شوند. همچنین اگر قرار باشد افراد در جریان مصوبه ها یا صورتجلسه ها قرار گیرند می تواند این امکان را فراهم سازد. بنابراین این نرم افزار در کنار اتوماسیون اداری می تواند کار اطلاع رسانی و آگاهی رسانی را به خوبی انجام دهد.
این همکاری در نهایت منجر به این می شود که افراد دعوت شده برای حضور در جلسات به سرعت و سهولت از این مساله آگاه می شوند. همچنین فرایند آگاهی رسانی پیرامون مصوبه یا صورتجلسه تنظیم شده، به واحدهای مرتبط نیز در کوتاه ترین زمان ممکن انجام می پذیرد.

تابلو اعلانات


با همکاری با سیستم تابلو اعلانات، سیستم مدیریت جلسات می تواند اعضای مورد نظر را نسبت به برگزاری جلسه ها آگاه سازد. برای این منظور، پیامی با عنوان هشدار برای این افراد ارسال می شود تا در جریان وضعیت برگزاری جلسه قرار گیرند. بنابراین در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری، می تواند کمک کند تا هماهنگی و دعوت از کارشناسان و مسئولان بخش های مختلف سازمان به سهولت و سرعت بیشتری انجام شود.

شرایط استفاده


نرم افزار اداری مدیریت جلسات، نرم افزاری است که مورد نیاز اکثر سازمان هاست. این نرم افزار می تواند حجم عظیمی از کارهای اداری برگزاری جلسات را با دقت بیشتر و در زمان کمتری مدیریت کند. از لحظه برنامه ریزی برای برگزاری جلسه تا پیگیری مصوبه و تهیه صورتجلسه، امور را مورد پیگیری و نظارت قرار می دهد. همچنین می تواند کلیه گزارش های مربوط به برگزاری جلسه، روند انجام آن، جزییات جلسه، مصوبه ها و صورتجلسه ها را انجام دهد. این گزارش ها را بنا به نیاز و مقتضیات سازمان تهیه کند و در اختیار مدیریت قرار دهد.
با این نرم افزار امکان دسترسی به مصوبه ها و صورتجلسه های پیشین که به صورت آرشیو درآمده اند نیز وجود دارد. بنابراین اگر به دنبال نرم افزار جامعی می گردید که کلیه این امور را مدیریت کند، بهترین نرم افزار جلسات انتخاب مناسبی است.
استفاده از این نرم افزار مقرون به صرفه نیز هست. زیرا در بسیاری از هزینه های سازمان برای استفاده از این نرم افزار صرفه جویی می کند. نیازی به نصب، به روز رسانی و نگه داری از آن ندارد. نیازی به نگرانی بابت امنیت داده ها و اطلاعات در استفاده از آن نیست. زیرا کلیه خدمات آن بر بستر ابری انجام می شود. همین مساله بر کاهش هزینه های استفاده سازمان از آن تاثیر بسزایی دارد.
این نرم افزار سرعت انجام امور را به نحو قابل ملاحظه ای افزایش می دهد. همچنین به دلیل این که همه موارد از قبل برنامه ریزی شده اند، بر تمرکز بر دستور جلسات کمک می کند. امکان پیگیری سریع تر و موثر تر مصوبه ها و موارد مشخص شده در صورتجلسه را افزایش می دهد.
این نرم افزار به صورت رایگان و در مدت زمان مشخص می تواند در اختیار سازمان ها قرار گیرد. در این صورت سازمان می تواند با استفاده از نسخه آزمایشی آن با این نرم افزار کار کرده و آن را بیشتر ارزیابی کند. این تصمیم در جهت مشتری مداری و احترام به کاربران آن اتخاذ شده است.
امکان برقراری ارتباط با سایر ماژول ها و سیستم ها نیز تعبیه شده است. این ماژول ها می توانند شامل سیستم های تقویم کاری، نرم افزار خبر رسانی، سیستم اتوماسیون اداری و تابلو اعلانات باشد. این امکان اجازه می دهد که داده ها و اطلاعات نرم افزار مدیریت جلسات با سایر ماژول ها یکپارچه شود. این مساله نیز به همسویی کلیه فعالیت های سازمان و هماهنگی بیشتر آنها کمک می کند. زیرا به عنوان مثال با همکاری تقویم کاری و نرم افزار مدیریت جلسات، جلسه ها در زمانی برگزار می شود که بیشترین هماهنگی با افراد حاضر در جلسه صورت پذیرفته است.
استفاده از این نرم افزار می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها، سهولت کاربرد، افزایش دقت و کیفیت انجام امور مربوط به مدیریت جلسات شود. بنابراین انتخاب بسیار مناسبی برای ساماندهی به امور مربوط به برگزاری جلسه ها است.

وبلاگ یار

نمایش 1-10 از 22 نتایج