اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

این روزها بیشتر سازمان ها و اداره ها سعی می کنند فرایند ها و امور اداری را با سرعت بیشتری انجام دهند. همچنین بیشتر سازمان ها به به سمت حذف گردش کاغذی مکاتبه های اداری رفته اند تا هم بتوانند در هزینه های خود صرفه جویی کنند و هم بتوانند امور اداری را بهتر و مطلوب تر مدیریت کنند.
از این رو بسیاری از ادارات و سازمان ها به استفاده از سامانه مکاتبات روی آورده اند. اتوماسیون اداری تحت وب، سامانه ای الکترونیکی است که برای انجام امور اداری بدون استفاده از کاغذ به کار می رود. این سیستم، می تواند امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه را برای بخش های مختلف سازمان فراهم کند.

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون آنلاین می توان مکاتبه های اداری را سریع تر انجام و پیگیری کرد. همچنین از امنیت داده ها و اطلاعات اداری سازمان نیز اطمینان حاصل کرد.
همچنین امکان انجام و بررسی و پیگیری مکاتبه ها و نامه های اداری به وسیله نرم افزار اتوماسیون های اداری در هر زمان و مکانی وجود دارد. به گونه ای که می توان بدون آنکه نیاز به حضور در سازمان باشد به کارتابل ها دسترسی داشت.
این مورد می تواند برای مدیرانی که ممکن است به دلیل مشغله های شغلی نتوانند همواره در دفتر خود حضور داشته باشند مزیت خوبی است.
از سوی دیگر یکپارچگی اطلاعات و تسهیل در امور اداری باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان شده و از حجم کاری کارکنان می کاهد. یکی دیگر از مزیت های استفاده از سیستم و سامانه مکاتبات، حذف فعالیت ها و روند های تکراری و اضافی است.
همچنین نکته مهم حذف کاغذ از روندهای اداری است که هم به کاهش هزینه های سازمان کمک می کند و هم عنصر مهمی در مراقبت های زیست محیطی محسوب می شود.
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می توان مکاتبه ها و نامه های اداری را به صورت الکترونیکی انجام داد. این خدمات می تواند هم برای کارکنان سازمان و هم برای ارباب رجوع مورد استفاده قرار گیرد. امکان استفاده یکپارچه از سایر سیستم های اداری و نرم افزار حسابداری، نیز با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری امکان پذیر است.
همچنین با استفاده از این نرم افزارها می توان امکان دریافت و ارجاع نامه های اداری در زمانی که امکان حضور کارکنان در اداره و محل کار خود وجود ندارد فراهم کرد. این مساله نقش بسزایی در تسریع امور و تسهیل فرایندهای اداری خواهد داشت. که در نهایت می تواند منجر به رضایت خاطر بیشتر مشتریان سازمان شود.
این سامانه ها امروزه در بخش های اداری و سازمانی بسیار مورد کاربرد و استفاده قرار گرفته اند. کاربری این نرم افزارها از مدیران ارشد سازمان ها گرفته تا کارکنان بخش های مختلف سازمان گسترش یافته است. همچنین امکان استفاده مشتریان نیز در بخش های مرتبط با آنها فراهم است.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری یکی از این سامانه هاست که با طراحی مناسب به دنبال ساده سازی فرایندها و امور اداری است. این سامانه به دنبال آن است که امور اداری و مسائل مرتبط با مکاتبات و نامه های اداری را برای سازمان ها تسهیل بخشیده و به این امور سرعت بخشد.

بهترین سیستم اتوماسیون اداری

یکی از نرم افزارها و سیستم اتوماسیون اداری موجود در بازار، سامانه اتوماسیون اداری است که در کنار ماژول های دیگر، ماژول و نرم افزاری را برای انجام مکاتبه های اداری و گردش نامه های درون سازمانی اختصاص داده است. بهترین سیستم اتوماسیون اداری، یک سیستم تحت وب است و به صورت الکترونیکی فعالیت می کند.
بهترین سامانه اتوماسیون اداری به سازمان ها و اداره های مختلف کمک می کند تا کلیه امور اداری خود را از مکاتبات اداری تا بایگانی کردن پرونده ها به سادگی مدیریت کنند. این سامانه، به حفظ و طبقه بندی کردن اسناد و مکاتبه های سازمان کمک می کند. جریان های کاری را تعریف کرده و به مدیریت فعالیت ها و فرآیندهای سازمانی کمک شایانی می کند.
تفاوت این سامانه با نمونه های دیگر در این است که برای بخش های مختلفی از امور اداری، در سیستم ماژول های جداگانه ای در نظر گرفته شده است. از سوی دیگر امکان برقراری ارتباط بین سیستم اتوماسیون اداری و ماژول های طراحی شده وجود دارد.
به عنوان مثال این ماژول می تواند با ماژول و نرم افزار برقراری جلسات مرتبط شود. همچنین امکان برقراری ارتباط با نرم افزار دبیرخانه وجود دارد. آرشیو و بایگانی، پست الکترونیک، فکس و مواردی از این دست نیز از دیگر نرم افزارهای سیستم است که می تواند با بهترین سامانه اتوماسیون اداری مرتبط شوند.
یکی از مشخصه های مهم بهترین سامانه اتوماسیون اداری طراحی محیط کاربری آن است که علاوه بر توجه به طراحی جذاب آن، سعی شده است استانداردهای تجربه کاربری یا UX در آن مورد توجه قرار گرفته و رعایت شود.
این باعث شده است که کاربران هنگام استفاده از بهترین سامانه اتوماسیون اداری برای استفاده کاربران جذاب و سهل باشد. همچنین طراحی واسط کاربری آن به نحوی انجام شده است که کاربر با کمترین میزان آموزش بتواند استفاده موثری از آن داشته باشد.
بنابراین مشخصه های بهترین سیستم اتوماسیون شامل موارد زیر است:
• برقراری ارتباط با دیگر ماژول ها و نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم
• طراحی کاربری مناسب و کاربر پسند
• ارائه خدمات بر بستر ابری و با استفاده از SAAS یا نرم افزار به عنوان سیستم
• کیفیت بالای خدمات ارائه شده
• امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی نرم افزار در طول مدت زمان مشخص
• رعایت اصول و استانداردهای تجربه کاربری در طراحی واسط کاربر این نرم افزار
امکانات بهترین سامانه اتوماسیون اداری
یکی از ویژگی هایی که بهترین سامانه اتوماسیون اداری دارد این است که برخی از ماژول هایی که در نرم افزارهای دیگر تعبیه شده است را به صورت مجزا ارائه می کند. برای انجام امور، امکان ارتباط بین این ماژول ها و اتوماسیون اداری تحت وب برقرار شده است. به گونه ای که فقط بحث های مرتبط با اتوماسیون اداری در این نرم افزار تعبیه شده است.
بقیه امور اداری که می تواند شامل برگزاری جلسات، داشبوردهای مدیریتی یا استفاده از پست الکترونیک باشد به دیگر نرم افزارها و ماژول ها واگذار شده است.
یکی دیگر از مشخصه های مهم بهترین سیستم اتوماسیون اداری این است که بر بستر ابر قرار می گیرد. بدین ترتیب سازمان ها نگرانی بابت محل ذخیره داده ها و اطلاعات خود در روندهای اداری نخواهند داشت. ذخیره سازی بر بستر ابری امکان استفاده از سرورهای مجازی را برای ذخیره سازی اطلاعات سازمانی فراهم می آورد.
همچنین سعی شده است در کنار امور دیگری مانند کاربرد پذیری، سهولت در استفاده، به امنیت داده ها و اطلاعات سازمان ها نیز توجه ویژه شود. در کنار توجه به کیفیت بالای خدمات ارائه شده توسط این سامانه، سعی شده است امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی برای سازمان ها فراهم شود. بدین ترتیب سازمان ها می توانند امور اداری خود را به سهولت از طریق این سامانه انجام دهند.
همچنین امکان استفاده و بهره گیری از راهنماهای الکترونیکی در بخش های مختلف این سیستم وجود دارد. این مساله کمک می کند تا کارکنان و کاربران این سامانه بتوانند با راحتی بیشتری از قسمت های مختلف نرم افزار استفاده کنند.
بدین ترتیب کاربران این سامانه در صورت بروز مشکل و یا عدم اطلاع از ویژگی های بخش های مختلف می توانند به این راهنماهای الکترونیکی مراجعه کرده و از آن ها استفاده کنند.

با استفاده از این سامانه می توان چنین اموری را مدیریت کرد:
• گزارش اسناد و مکاتبات و نامه ها
• امکان برقراری ارتباط با بخش های مختلف سیستم ها و نرم افزارها اعم از آرشیو، پست الکترونیک، دبیرخانه ، فاکس، سیستم جلسات
• تولید نامه و مدارک وارده و صادره
• ایجاد زیر ساخت مکاتبات داخلی
• ردیابی و پیگیری مکاتبه ها و دستورها
• پیگیری دستورهای صادره بر روی نامه ها و مکاتبه ها
• ارسال نامه در پست الکترونیک و شبکه های اجتماعی
• تضمین امنیت مکاتبه ها
• رصد بحث های تفویض اختیار
• امکان جستجوی کارتابل ها و زونکن های اداری
• امکان فیلتر مدارک در کارتابل های وارده
• ارجاع دادن پرونده از پیشینه ها و بایگانی های سازمان به کارتابل های پرسنل و کارکنان
• امکان ایجاد بستری برای گفتگو و تبادل نظر بین کاربران سیستم اتوماسیون اداری
• نظارت بر کارتابل های زیر مجموعه
• امکان برقراری کنترل در دسترسی ها از نظر زمان و مکان به سیستم اتوماسیون اداری
در بخش نامه ها و مکاتبه های وارده و صادره این امکانات از جمله ظرفیت هایی است که بهترین سامانه اتوماسیون اداری فراهم کرده است:
• ثبت مشخصات فرستنده ها، گیرنده ها، توزیع کننده ها و ثبت کنندگان نامه و مکاتبه های اداری
• ثبت رونوشت ها و دستورهایی که بر مکاتبات و نامه ها نوشته می شود.
• بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری در بخش بایگانی الکترونیکی سازمان مربوطه
در بخش بایگانی الکترونیکی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری این امکانات پیش بینی شده است:
• تعیین میزان دسترسی به پرونده های بایگانی برای کارکنان سازمان
• رده بندی موضوعی سلسله مراتبی پرونده های بایگانی شده به منظور تسهیل در یافتن پرونده ها
• ایجاد و ثبت پرونده ها و بایگانی های شخصی برای کاربران
• بایگانی کردن و ثبت مکاتبات و نامه ها

سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

از آنجایی که در سیستم، برای امور و فعالیت های اداری اعم از مدیریت جلسات، امور مربوط به مرخصی و یا ماموریت و غیره، ماژول های تخصصی طراحی شده است.
امکان این که بین بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و دیگر ماژول ها ارتباط برقرار شود وجود دارد. برخی از این ماژول ها شامل موارد زیر است که سازمان ها می توانند امور اداری مربوطه را از این طریق پیگیری نمایند.

نرم افزار جلسات

یکی از ماژول ها و نرم افزارهای سیستم به نرم افزاری مدیریت جلسات اختصاص دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند برای مدیریت جلسات و اطلاع رسانی و پیگیری اخبار مربوط به آن با این نرم افزار مرتبط شود. به گونه ای که مکاتبات مربوط به برگزاری و مدیریت جلسات می تواند از طریق نرم افزار جلسات و اتوماسیون اداری انجام شود.

نرم افزار مرخصی

نرم افزار دیگری که امور مربوط به مرخصی کارکنان را انجام می دهد، نیز می تواند با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری هماهنگ و مرتبط شود. نامه ها و مکاتبات اداری برای درخواست، پیگیری و موافقت با مرخصی کارکنان می تواند از طریق این نرم افزار انجام شود و امور اداری مربوطه و پیگیری مکاتبات و نامه ها از طریق ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با این نرم افزار انجام پذیرد.

نرم افزار ماموریت

امور مربوط به ابلاغ ماموریت و مسائل زیر مجموعه آن می تواند با نرم افزار و ماژول ماموریت انجام پذیرد که یکی از نرم افزارهای اداری سیستم محسوب می شود. مکاتبات مربوط به این قسمت نیز می تواند با ارتباط بین بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار ماموریت انجام پذیرد.

بخش نامه و آیین نامه

امور مربوط به صدور و ابلاغ بخش نامه و آیین نامه نیز می تواند از طریق نرم افزاری با همین عنوان انجام شود. این نرم افزار نیز یکی از زیر مجموعه های سیستم است که امور مربوطه در این زمینه را انجام می دهد و کلیه مکاتبات و نامه های اداری در این رابطه می تواند با ارتباط بین نرم افزار اتوماسیون اداری و این نرم افزار انجام شود.

اتوماسیون تغذیه

اتوماسیون تغذیه نیز به نوعی می تواند زیر مجموعه نرم افزار اتوماسیون اداری تلقی شود. امور مربوط به تغذیه کارکنان به این نرم افزار و ماژول واگذار شده است که می تواند با ارتباط با اتوماسیون اداری، فعالیت خود را انجام دهد.

خبررسانی

خبر رسانی در رابطه با مسائل اداری و ابلاغ اخبار در قالب نامه ها و مکاتبات اداری نیز توسط نرم افزار خبر رسانی انجام می شود. بنابراین امور اداری در این رابطه می تواند با ارتباط برقرار کردن با نرم افزار اتوماسیون اداری انجام شود.

دبیرخانه

برای ثبت اسناد و مدارک، مکاتبات و نامه های اداری می توان از ماژول دبیرخانه استفاده کرد. این ماژول که یکی از زیر مجموعه های دیگر سیستم در بخش اداری محسوب می شود می تواند این کار را انجام دهد.
اسناد و مدارک پس از آنکه در سامانه اتوماسیون اداری به مرحله ثبت می رسند می توانند به این ماژول واگذار شوند تا ثبت مدارک در این نرم افزار انجام شود.

آرشیو و بایگانی

از دیگر نرم افزارهایی که می تواند مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری باشد، نرم افزار و ماژول آرشیو و بایگانی است. این نرم افزار به بایگانی و آرشیو پیشینه ها و رکوردهای سازمان اختصاص دارد. بسیاری از اسناد و مکاتبات اداری سازمان باید در بخشی آرشیو و نگه داری شوند.
این بخش همان قسمت بایگانی است. قسمت آرشیو و بایگانی مکاتبات مهم سازمان را که از فرایند اتوماسیون اداری حاصل شده اند بایگانی و نگه داری می کند.

داشبورد مدیریتی

یکی دیگر از نرم افزارهای مجموعه سیستم نرم افزاری، داشبورد مدیریتی است. در برخی از سامانه ها و نرم افزار اتوماسیون اداری، این بخش نیز جزیی از سیستم محسوب می شود. اما در مجموعه ماژول های سیستم، این بخش به عنوان یک قسمت مجزا در نظر گرفته شده است.
داشبوردهای مدیریتی، سامانه هایی هستند که مهم ترین اطلاعات مورد نیاز را برای رسیدن به اهداف سازمانی به صورت گرافیکی در اختیار مدیران قرار می دهند. این باعث صرفه جویی در وقت مدیران شده و اخذ تصمیم برای مدیران را راحت تر کرده اند.
این بخش به صورت مجزا در سیستم تعبیه شده است. اما امکان ارتباط بین نرم افزار اتوماسیون اداری و داشبوردهای مدیریتی فراهم است.

دیگر سیستم های مرتبط با با بهترین اتوماسیون اداری

از دیگر بخش ها و نرم افزارهای مجموعه که می تواند مرتبط با سیستم اتوماسیون اداری آن باشد نرم افزار فکس، پست الکترونیک و تقویم کاری است. با برقراری ارتباط بین سامانه اتوماسیون اداری و هر کدام از این بخش ها پیگیری مکاتبات از طریق فکس و یا پست الکترونیک امکان پذیر است.
همچنین امکان برقراری ارتباط و استفاده از تقویم کاری برای مدیریت امور اداری وجود دارد. در توضیح این نرم افزار می توان گفت، نرم افزاری برای انجام امور اداری و مدیریت زمانی انجام امور است.
استفاده از آن باعث مدیریت بهتر امور شده و باعث صرفه جویی در زمان کارکنان و برنامه ریزی دقیق تر انجام امور می شود. امکان ارسال خودکار یادآورها توسط این نرم افزار برای کارکنان سازمان و یا مشتریان وجود دارد. همچنین می تواند مرتبط با سیستم برقراری جلسات نیز باشد.

شرایط استفاده

نرم افزار اتوماسیون اداری از نرم افزارهای بخش اداری و مرتبط با اسناد و مکاتبات است که سازمان ها می توانند از آن برای سر و سامان دادن به مکاتبات و نامه های اداری، همچنین اسناد خود استفاده کنند. امکان استفاده از این ماژول به صورت دمو برای سازمان ها قرار می گیرد.
این نرم افزار به گونه ای طراحی شده است که سازمان ها بتوانند با اطمینان از امنیت داده های خود از آن استفاده کنند. امکانات و کیفیت بالای آن و صرفه جویی در هزینه ها به دلیل ارائه در بستر ابری باعث ارتقای خدمات سازمان و کاهش هزینه های آن می شود. همچنین کاربرد پذیری آن نیز مورد توجه قرار گرفته است. طراحی کاربری محصول نیز به گونه ای است که کارکنان و کسانی که با این سامانه کار می کنند، کمترین نیاز به آموزش داشته و بتوانند به راحتی از این سیستم استفاده کنند.

وبلاگ یار