نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه

دبیرخانه، از بخش ها و واحد های سازمانی است که در همه شرکت ها و سازمان ها به ساماندهی و سازماندهی فعالیت ها و امور مربوط به مکاتبات و ابلاغ مصوبات یا تنظیم صورت جلسه می پردازد. این فعالیت ها در همه سازمان ها فارغ از اندازه و حجم کاری شان، انجام می شود.
انجام امور مربوط به ابلاغ مصوبه، تنظیم صورت جلسه ها، ارسال نامه ها و مکاتبه ها، و مواردی از این دست بر عهده واحد دبیرخانه است. دبیرخانه ها معمولا به دسته بندی و آرشیو این اسناد و مدارک می پردازند. یا آنها را برای آرشیو، به بخش های مربوطه ارسال می کنند.
در گذشته، بیشتر این امور با استفاده از مدارک و اسناد کاغذی انجام می شد. اما از آن جایی که دوران انجام این امور با استفاده از کاغذ گذشته است و استفاده از کاغذ برای تبادل مکاتبه های اداری، دیگر به صرفه نیست سازمان ها از نرم افزارهایی برای این کارها استفاده می کنند.
نرم افزار ها و سیستم هایی که نیاز به استفاده از کاغذ را در واحد دبیرخانه کاهش دهند، و امکانات بهتری در اختیار سازمان قرار دهند. این نرم افزار ها ویژگی هایی دارند که باعث می شود امور و وظایف محوله به آنها با سرعت و کیفیت بیشتری انجام شود.
به عنوان نمونه در تبادل نامه، و انجام مکاتبه های اداری و یا ابلاغ مصوبات سازمان با استفاده از کاغذ، امکان جستجو بین نامه ها و مکاتبه ها وجود ندارد. ضمن آنکه برای ذخیره اطلاعات دبیرخانه در قالب کاغذی، هم نیاز به فضای جداگانه و هم هزینه های بیشتری وجود دارد.
بنابراین استفاده از نرم افزار برای مدیریت و ساماندهی به امور تبادل و ارسال نامه، مکاتبه های اداری، ابلاغ مصوبه های سازمان و … به صرفه تر و مطلوب تر است. امکان دسترسی به سند یا مکاتبه خاص در اسرع زمان از این طریق فراهم است. ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات در این روش، بسیار سریع تر و بهینه تر انجام می شود.
نرم افزار های دبیرخانه، به سازمان کمک می کنند بدون استفاده از کاغذ، کلیه مصوبه های سازمان را به اطلاع افراد و واحد های مختلف برساند. همچنین صورت جلسه های تنظیم شده را ثبت و ضبط کرده و در آرشیو سازمان نگه داری کند. البته ممکن است واحد آرشیو در قسمت دیگری باشد، اما ثبت و ضبط کلیه سندهای مربوطه در بخش دبیرخانه انجام می شود.
همچنین تبادل و انجام مکاتبه های اداری، طبقه بندی و رده بندی آنها بر حسب معیارهای مختلف، ثبت و ضبط اطلاعات، ارسال و دریافت مکاتبه ها و اولویت بندی شان با این نرم افزار به سهولت و سرعت انجام می پذیرد.
بنابراین این نرم افزار ها هم به سرعت انجام امور کمک می کنند، هم امکان دسترسی سریع تر را فراهم می کنند و هم دقت انجام امور را افزایش می دهند. در نهایت باعث می شوند فعالیت های این بخش، با کیفیت بهتری انجام شود که قطعا تاثیر خوبی بر فعالیت های دیگر بخش های سازمان و سرعت در گردش اطلاعات سازمان خواهد داشت.
بهترین نرم افزار دبیرخانه اداری نیز با همین اهداف طراحی و عرضه شده است. این نرم افزار جزو بهترین نرم افزارهای اسناد و مکاتبات است. در اینجا بیشتر با این نرم افزار آشنا می شویم.

بهترین نرم افزار دبیرخانه

بهترین نرم افزار دبیر خانه، انجام امور مربوط به انتقال اسناد و مکاتبه های اداری را به صورت مکانیزه و خودکار انجام می دهد. با استفاده از این نرم افزار ضمن این که سرعت انجام امور افزایش می یابد و در وقت کارکنان صرفه جویی می شود، نیازی به فضای خاص برای نگهداری از این مکاتبات و اسناد نیست.
این نرم افزار امکان طبقه بندی اسناد، مکاتبه ها، مصوبه ها و صورت جلسه های تنظیم شده را فراهم می کند. این طبقه بندی ها می تواند بر اساس معیارهای متفاوتی از جهت محرمانگی یا فوری بودن انجام شود.
همچنین توجه ویژه ای به امنیت داده های این اسناد، مکاتبه ها و صورت جلسه ها دارد. زیرا ممکن است برخی از این اسناد و مکاتبه ها جزو موارد محرمانه سازمان محسوب شوند، بنابراین امنیت داده ها و اطلاعات از اولویت این نرم افزار دبیر خانه است.
امکان طبقه بندی و اولویت بندی اسناد و مکاتبه ها از جهت فوری بودن، بسیار فوری، عادی و یا موارد دیگر وجود دارد.
همچنین می تواند سطح دسترسی به مکاتبه ها، سند ها، و مصوبه ها را نیز تعیین کند. بنابراین سند ها و مکاتبه های محرمانه، و یا عادی شرایط جداگانه ای در این نرم افزار خواهند داشت. با استفاده از این نرم افزار، سازمان می تواند اطمینان داشته باشد سند های محرمانه، یا سری تنها در دسترس افراد ذی صلاح خواهد بود.
در اینجا بیشتر با امکانات و ویژگی های این نرم افزار دبیرخانه آشنا می شویم.

ویژگی ها و امکانات بهترین نرم افزار دبیرخانه

بهترین نرم افزار دبیرخانه از دسته نرم افزار های مورد نیاز همه سازمان هاست. سازمان برای سر و سامان دادن به امور مربوط به ارسال و دریافت نامه ها، ابلاغ مصوبه ها، صورت جلسه های تنظیم شده، و اسناد و مکاتبات نیاز به این نرم افزار دارد.
بهترین نرم افزار دبیرخانه دارای ویژگی ها و امکاناتی است که به برخی از آنها در این قسمت اشاره می شود:
• امکان ثبت و ضبط کلیه نامه ها، مکاتبه ها، اسناد، مصوبه ها، و صورت جلسه ها
• امکان طبقه بندی نامه ها، مکاتبه ها، اسناد، مصوبه ها، و صورت جلسه ها
• امکان تعریف سطح دسترسی برای مکاتبات، مصوبه ها، صورت جلسه ها و سایر اسناد برای رعایت محرمانگی داده ها و اطلاعات آنها
• امکان تعیین اولویت مکاتبه ها، مصوبه ها، صورت جلسه ها از جهت رسیدگی و پیگیری آنها در رده های فوری، عادی، و خیلی فوری
• تعریف سازمان ها و افراد طرف مکاتبه در داخل و خارج از سازمان
• امکان تعریف نامه های مرتبط با هم اعم از انواع عطف، پیرو و …
• امکان ارجاع نامه ها و مصوبه ها به واحد ها و افراد مختلف در سازمان
• امکان ارسال کلیه نامه ها و مکاتبات در فرمت های مختلف
• امکان مشاهده نامه های مرتبط با هم
• امکان دسترسی به چارچوب و ساختار سازمان از جهت سلسله مراتبی برای ارجاع نامه ها و مکاتبات
• امکان آرشیو مکاتبات، مصوبه های ابلاغ شده و صورت جلسه های تنظیم شده
• امکان ارتباط نرم افزار دبیرخانه با سایر ماژول ها و سیستم ها در صورت نیاز و اقتضا
• امکان ثبت تاریخ و ساعت در نامه ها، مکاتبات، مصوبات، صورت جلسات سازمان
• ارائه گزارش های مختلف از نامه های ارسالی و دریافتی، مکاتبات انجام شده، مصوبه های ابلاغ شده، و صورت جلسه های تنظیم شده
• امکان جستجوی ساده و پیشرفته برای یافتن مصوبه ها، مکاتبات و صورت جلسه های ثبت و ضبط شده
• امکان دسترسی به اطلاعات تماس سازمان ها و افرادی که با آنها تبادل نامه و مکاتبات انجام می شود از طریق سایر ماژول ها
• ارائه کلیه خدمات سیستم دبیرخانه تحت وب و دفتر اندیکاتور بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه آزمایشی و دموی سیستم دبیرخانه تحت وب به صورت رایگان در مدت زمان مشخص
بهترین نرم افزار دبیرخانه برای ساماندهی به امور مکاتبات و اسناد، مصوبه ها و صورت جلسه ها طراحی شده است. این نرم افزار مانند سایر ماژول های طراحی شده در سیستم بر بستر ابری ارائه می شود. بنابراین نیازی به هزینه کرد برای نصب، نگه داری و به روز رسانی نرم افزار نخواهد داشت. این نرم افزار نیازی به سخت افزار خاص یا سرور مرکزی برای ذخیره داده ها و اطلاعات ندارد.
بنابراین استفاده از این سیستم دبیرخانه تحت وب، می تواند صرفه جویی های خوبی در هزینه های سازمان داشته باشد.
امکان استفاده از نسخه دموی این نرم افزار برای سازمان های متقاضی وجود دارد. بنابراین سازمان ها در صورت تقاضا می توانند از این نسخه بدون پرداخت هیچ هزینه ای و به صورت رایگان استفاده کنند.
همچنین برای دسترسی به این نرم افزار، هیچ محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد. در هر زمان و مکانی سازمان می تواند از این نرم افزار برای ساماندهی به امور مکاتبات، ابلاغ مصوبه ها و صورت جلسه های تنظیم شده استفاده کند.
این ماژول دبیرخانه نیز مانند سایر نرم افزار های طراحی شده در سیستم می تواند با سایر ماژول ها و سیستم ها در ارتباط باشد. این ارتباط منجر به تسریع امور، پیگیری مکاتبات، ابلاغ مصوبه ها، و همچنین جلوگیری از اتلاف وقت و دوباره کاری می شود. همچنین می تواند منجر به یکپارچگی داده ها و اطلاعات در سازمان نیز شود.
به برخی از این ماژول ها که می توانند با بهترین سیستم دبیرخانه تحت وب در ارتباط باشند اشاره می شود.

سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار دبیرخانه

سیستم های زیر مجموعه شرکت نرم افزاری با یکدیگر می توانند ارتباط داشته باشند، داده ها و اطلاعات بین این ماژول ها می تواند منتقل شود یا به اشتراک گذاشته شود. بهترین ماژول دبیرخانه از آن جایی که به امور سازماندهی کلیه مکاتبات، اسناد، مصوبه ها و صورت جلسه های سازمان می پردازد می تواند با ماژول های دیگر در ارتباط باشد. ماژول ها و سیستم هایی مانند اتوماسیون اداری، جلسات، آیین نامه ها و بخش نامه ها از این دست هستند.
اتوماسیون اداری نیز به کلیه امور مربوط به مکاتبه های اداری بین واحد های مختلف می پردازد. این مکاتبه ها معمولا به بخش دبیرخانه ارجاع داده می شوند. ارتباط بین این دو ماژول باعث تسریع در روند اطلاع رسانی و انجام مکاتبه های اداری در سازمان می شود.
بهترین ماژول جلسات، بخشی از فعالیت ها و اقدامات خود را به تنظیم صورت جلسه اختصاص می دهد. این صورت جلسه ها می تواند برای ثبت و ضبط به بهترین ماژول دبیرخانه ارسال شود.
همچنین آیین نامه ها و بخش نامه هایی که مصوبه سازمان هستند در واحد دبیرخانه ثبت و ضبط و سپس می توانند ابلاغ شوند. بنابراین واحد های مربوطه می توانند با اطمینان از سرعت و دقت انجام امور از نرم افزار دبیر خانه استفاده کنند.

شرایط استفاده

نرم افزار دبیر خانه از دسته نرم افزار های پر کاربرد سازمان هاست که برای انجام کلیه امور مربوط به دبیرخانه و سازماندهی به سند ها، دفتر اندیکاتور، مصوبات و مکاتبه های اداری سازمان به کار می رود. این نرم افزار جزو بهترین نرم افزارهای اسناد و مکاتبات است که برای انجام امور اداری و مکاتبه ها و مصوبه ها تنظیم شده است.
بهترین نرم افزار دبیر خانه امور مربوط به ابلاغ مصوبات، صورت جلسه ها و مکاتبات را با سرعت و کیفیت بیشتری انجام می دهد. این نرم افزار باعث صرفه جویی در انجام امور، ابلاغ آیین نامه ها و بخش نامه ها و مکاتبه های اداری در سازمان می شود.
از آن جایی که دبیرخانه تحت وب مانند دیگر ماژول های سیستم بر بستر ابری ارائه می شود، نیازی به صرف هزینه برای نصب و نگه داری آن نخواهد بود. از جهت امنیت داده ها و اطلاعات که در اسناد و مکاتبه های گاها محرمانه سازمان ثبت و ضبط شده اند، جای هیچ نگرانی و دغدغه ای نیست. سازمان در هر زمان و مکانی می تواند از این نرم افزار با اطمینان خاطر از امنیت داده ها و اطلاعاتش استفاده کند.
همچنین این امکان برای سازمان های متقاضی در نظر گرفته شده است که بتوانند از نسخه رایگان و آزمایشی این نرم افزار استفاده کنند. این نسخه در مدت زمان مشخص در اختیار سازمان متقاضی قرار می گیرد.
از آن جایی که کلیه سازمان ها به خدمات واحد دبیرخانه و سرعت و کیفیت بالای این خدمات نیاز دارند، این نرم افزار دبیر خانه که کلیه امور مربوطه را پوشش می دهد اکیدا توصیه می شود.
با استفاده از این نرم افزار می توانید کلیه امور مربوط به دبیرخانه سازمان تان را با اطمینان به این نرم افزار بسپارید، و از سرعت و دقت انجام امور اطمینان داشته باشید. بدین ترتیب می توانید مطمئن باشید که امور مربوط به مکاتبه های سازمان، ثبت و ضبط کلیه صورتجلسه ها و تنظیم آنها، و همچنین ابلاغ مصوبات سازمان با کیفیت و دقت بالایی انجام می شود.

وبلاگ یار