در دانشگاه بعضی وقت‌ها از شما خواسته می‌شود به‌جای مقاله، گزارش بنویسید و دانشجویان معمولا
گزارش، پل ارتباطی بین اطلاعات و تصمیم‌گیری است. این سند ارزشمند، حقایق و داده‌های مرتبط با یک موضوع یا رویداد خاص را به صورت منظم و ساختارمند ارائه می‌دهد. با خواندن یک گزارش دقیق، مدیران می‌توانند درک عمیقی از وضعیت موجود پیدا کرده و تصمیمات آگاهانه‌ای برای آینده اتخاذ کنند.
در واقع، گزارش، خلاصه‌ای از یافته‌ها، تحلیل‌ها و پیشنهاداتی است که بر اساس تحقیقات و بررسی‌های انجام شده تهیه می‌شود. این سند می‌تواند توسط یک فرد، یک تیم یا یک کمیته تهیه شود و در بازه‌های زمانی مشخص یا در مواقع نیاز به مدیران ارائه گردد.
گزارش نویسی یکی از ابزارهای اساسی در هر سازمان است که نقش بسیار مهمی در بهبود عملکرد، تصمیم‌گیری و پیشرفت آن ایفا می‌کند. در واقع، گزارش‌ها پل ارتباطی بین بخش‌های مختلف سازمان و همچنین بین سازمان و ذینفعان خارجی مانند سرمایه‌گذاران، مشتریان و دولت هستند.
اهمیت گزارش نویسی را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
ساختار یک گزارش، مانند اسکلت یک ساختمان، به آن استحکام و شکل می‌دهد. یک ساختار مناسب، خواننده را در درک بهتر مطالب یاری کرده و انتقال مفاهیم را تسهیل می‌کند. به طور کلی، هر گزارش از سه بخش اصلی تشکیل شده است:
مقدمه
مقدمه، دروازه ورود به دنیای گزارش است. این بخش باید خواننده را به خود جذب کرده و او را برای ادامه مطالعه آماده کند. یک مقدمه خوب:
بدنه اصلی
بدنه اصلی گزارش، قلب تپنده آن است. در این بخش، اطلاعات، داده‌ها و تحلیل‌ها به صورت منظم و ساختارمند ارائه می‌شوند. بدنه اصلی معمولاً شامل بخش‌های زیر است:
نتیجه‌گیری و پیشنهادات
نتیجه‌گیری، خلاصه‌ای از مهم‌ترین یافته‌های گزارش نویسی است. در این بخش، به سوالات اصلی پاسخ داده شده و نتیجه‌گیری کلی ارائه می‌شود. همچنین، پیشنهاداتی برای بهبود وضعیت موجود یا انجام تحقیقات بیشتر ارائه می‌شود.
بخش‌های مختلف سازمان در دوره های زمانی مشخص شده، ملزم به ارائه گزارش هستند. این گزارش‌ها، می‌تواند نشان دهد سازمان و واحدهای مختلف سازمانی در چه وضعیتی هستند. همچنین نشان دهنده این است که سازمان برای رسیدن به هدف‌های خود در کجای مسیر قرار دارد.
این گزارش‌ها می‌تواند مانند چراغ راه مدیران عمل کند. زیرا به مدیران به صورت واضح و شفاف نشان می‌دهند که عملکرد واحدهای مختلف سازمانی به چه صورت است. نمونه گزارش عملکرد به مدیر و فرمت گزارش‌دهی برای هر سازمان و اداره ممکن است متفاوت است.
گزارش‌های واحد سازمانی همچنین می‌تواند منجر به بهبود روند اجرای امور گردد. زیرا با مشاهده و بررسی این گزارش‌ها بهتر می‌توان به نقاط قوت و ضعف هر واحد سازمانی پی برد. بدین ترتیب می توان امکان ایجاد بهبود در روندها و فعالیت‌ها همچنین برنامه ریزی برای این بهبود را ایجاد کرد. گزارش‌های ارائه شده، بازوهای کمکی هوش تجاری یا bi هستند.
در کنار این گزارش‌ها، واحدهای سازمانی می‌توانند به ارائه پیشنهادهایی برای بهبود اوضاع بپردازند. این پیشنهادها از آن جا که از درون سازمان ارائه شده است، می‌تواند بسیار راهگشا باشد. زیرا افراد ارائه دهنده این پیشنهادها کاملا واقف به امور آن بخش هستند و با شناخت بیشتری می‌توانند در کنار ارائه گزارش، پیشنهادهای خود را برای بهبود اوضاع ارائه دهند.
برخی از سازمان‌ها برای اجرای درست امور مربوط به ارائه گزارش و سرعت بخشیدن به این امور، از نرم افزارها و سامانه‌هایی استفاده می‌کنند. این نرم افزارهای سازمانی امکان دسترسی و تهیه نمونه گزارش را فراهم می‌کنند.
این سامانه‌های ایجاد نمونه گزارش مدیریتی، می‌توانند به صورت هوشمند امور مربوط به گزارش دهی را انجام داده و امور را بادقت و کیفیت بیشتری پیش ببرد. بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش یا گزارش دهی، یکی از این نرم افزارها است که کمک می‌کند سازمان در امر ارائه گزارش و ارسال آن به داشبوردهای مدیریتی عملکرد بهتری داشته باشد. این نرم افزارها می‌تواند به استقرار هوش تجاری یا bi کمک شایانی کنند.
همانطور که گفته شد، گزارش اداری یا رسمی به درخواست فرد یا سازمان انجام می‌شود. در ادامه به برخی از مواردی که در آن‌ها گزارش رسمی تهیه می‌شود را بیان خواهیم کرد:
گزارش‌ها ابزاری قدرتمند برای انتقال اطلاعات، تجزیه و تحلیل یافته‌ها و ارائه توصیه‌ها هستند. انتخاب فرمت نمونه گزارش نویسی مناسب، نقشی کلیدی در وضوح، اثربخشی و متقاعدکنندگی آن ایفا می‌کند. در واقع فرمت گزارش دهی یک ساختار اصولی برای ارائه اطلاعات می باشد. در اینجا به طور خلاصه به اصول کلی فرمت گزارش دهی می‌پردازیم:
یک گزارش به طور کلی دارای بخش‌های زیر است:
مواردی که بهتر است در فرمت گزارش دهی رعایت کنیم شامل نکات زیر است:
در اینجا به چند نمونه از فرمت گزارش دهی معمول اداری اشاره می‌کنیم:
این گزارش‌ها به طور منظم در فواصل زمانی مشخص (مانند ماهانه، فصلی یا سالانه) تهیه می‌شوند و عملکرد یا وضعیت یک موضوع خاص را در طول زمان نشان می‌دهند.
این گزارش به برای بررسی عمیق‌تر یک موضوع خاص و ارائه یافته‌ها و توصیه‌های مبتنی بر تجزیه و تحلیل داده‌ها تهیه می‌شوند.
این گزارش‌ها به منظور ارائه اطلاعات فنی و تخصصی به مخاطبان متخصص تهیه می‌شوند.
همانطور که شرح داده شد، گزارش مدیریتی ابزاری ارزشمند برای ارائه اطلاعات به مدیران و ذینفعان کلیدی در جهت تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و مبتنی بر داده‌ها هستند. این گزارش‌ها باید به گونه‌ای تدوین شوند که اطلاعات مفید و مرتبط را به طور واضح، مختصر و گویا ارائه دهند.
در این راستا، تدوین یک گزارش مدیریتی اثربخش مستلزم طی مراحل زیر است:
هر گزارش ارزشمند، همچون بنایی استوار، نیازمند چارچوبی منسجم و استوار است که اجزای آن را به طور نظام‌مند در کنار یکدیگر قرار دهد. این چارچوب که به ” فرمت گزارش مدیریتی” مشهور است، از سه بخش اصلی تشکیل شده است:
ایجاد ارتباط: مقدمه، دروازه‌ای است که خواننده را به دنیای گزارش شما رهنمون می‌کند. در این بخش باید موضوع گزارش را با وضوح و شفافیت کامل معرفی کنید تا نظر مخاطب را جلب کرده و او را برای ورود به عمق مطالب آماده سازید.
نقشه‌راه: در مقدمه، به طور خلاصه، باید بگویید که در این گزارش چه مطالبی ارائه خواهد شد و چه دستاوردی برای مخاطب به ارمغان خواهد آمد.
ارائه‌ی مستندات: متن یا بدنه‌ی اصلی، قلب تپنده‌ی گزارش شماست. در این بخش، باید آمارها، داده‌ها و یافته‌هایتان را با دقت و نظم کامل ارائه کنید.
تحلیل و تفسیر عمیق: ارائه صرف آمار و ارقام کافی نیست. شما باید با تحلیل و تفسیر عمیق این داده‌ها، به مخاطب در درک ظرافت‌های موضوع کمک کنید.
بخش‌بندی منطقی: متن اصلی را به بخش‌های مجزا و منطقی مانند یافته‌ها، بحث، نتیجه‌گیری و پیشنهادات تقسیم‌بندی کنید. هر بخش باید به طور واضح و مختصر به موضوع خود اختصاص یابد.
خلاصه‌ای از یافته‌ها: در بخش پایانی، باید جمع‌بندی نهایی از یافته‌ها و نتایج کلیدی گزارش را به طور خلاصه و صریح ارائه کنید.
ارائه راه‌حل: پیشنهادات شما برای حل معضلات یا ارتقای وضعیت موضوع گزارش، در این بخش ارائه می‌شود. این پیشنهادات باید مبتنی بر یافته‌های گزارش و با لحنی قاطع و مستدل ارائه شوند.
در ادامه چند نمونه گزارش به مدیریت را جهت الگو برداری قرار خواهیم داد.
انتخاب فرمت گزارش‌دهی مناسب، به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به طور موثر به مخاطب خود ارائه داده و به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کنید.
بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش عملکرد به مدیر و گزارش دهی یکی از زیر مجموعه‌های سیستم نرم افزاری است. این سامانه، می‌تواند به سازمان کمک کند تا به درک و بینشی عمیق از اوضاع سازمان که برآمده از تحلیل اطلاعات و داده‌هاست دست یابد. این تحلیل و پردازش اطلاعات در قالب گزارش به داشبورد مدیریتی ارسال می‌شود. مدیریت و واحدهای تصمیم ساز سازمان می‌تواند از طریق داشبورد مدیریتی به این گزارش‌های ارزشمند دسترسی داشته باشند. این مساله باعث بهبود وضعیت استقرار هوش تجاری یا bi در سازمان شود.
امکان تهیه انواع نمونه گزارش‌های تلفیقی و تفکیکی و در قالب‌های استاندارد از شاخص‌های عملکردی خاص حوزه‌های مختلف عملیاتی سازمان از طریق این سازمان فراهم می‌شود. همچنین دسترسی به نمونه گزارش‌های تعاملی، و خویش خدمت نیز از طریق این سامانه و ارسال آن به داشبوردهای مدیریتی وجود دارد.
این نرم افزار امکان اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه، موثر و به موقع را برای مدیریت کار و نهادهای تصمیم‌گیر و تصمیم ساز سازمانی را فراهم می‌کند. باعث ایجاد شفافیت بیشتری از عملکردهای بخش های مختلف سازمانی می شود. همچنین باعث بهبود عملکرد سازمان در به کارگیری هوش تجاری یا bi خواهد شد.
روندها، تنگناها و الگوهای سازمانی را مورد کشف و شناسایی قرار می‌دهد و کمک می‌کند تا روش‌های بهتری در آینده برای بخش‌های مختلف در جهت بهبود فعالیت‌های سازمان اندیشیده شود.
این سامانه ایجاد نمونه گزارش مدیریتی و گزارش دهی، زمان و هزینه تصمیم سازی را کاهش می‌دهد، و باعث افزایش بهره‌وری و کارآمدی سازمان می‌شود.
ویژگی‌ها و امکانات بهترین سامانه نمونه گزارش نویسی و گزارش دهی شامل موارد زیر است:
• امکان تعریف انواع سیستم‌ها، پروژه‌ها و واحدهای سازمانی در نمونه گزارش های تهیه شده توسط اتوماسیون اداری.
• امکان تعریف پرونده‌های و فایل‌های متناظر جدول های بانک اطلاعاتی و برقراری ارتباط بین پرونده‌ها و فایل‌ها.
• امکان تعریف خصوصیات و ویژگی‌های هر فایل یا پرونده، اعم از انواع فرمت نمایش در گزارش مدیریتی ، جدول‌های مرتبط و…
• امکان تعریف سطح دسترسی اعم از دسترسی عملیاتی، افقی و عمودی برای مدیریت دسترسی به داده‌ها و اطلاعات در نمونه گزارش‌های ایجاد شده
• امکان ایجاد و تهیه نمونه گزارش‌های چند سطحی از پایگاه‌های داده مختلف
• امکان نمایش خروجی گزارش‌های تهیه شده در قالب‌های مختلف اعم از جدول، نمودار، و یا فرم‌های طراحی شده.
• ایجاد فرم های نمونه گزارش به عنوان الگو و در دسترس بودن آن برای واحدهای مختلف سازمانی.
• امکان ذخیره خروجی‌های گزارش در فرمت‌های مختلف اعم از Excel، HTML، PDF، Text و … بر اساس نیازهای سازمان.
• امکان دسترسی به آرشیو و نمونه گزارش‌های تهیه شده قبلی.
• امکان استفاده از فیلتر برای جستجوی گزارش‌های بر اساس فیلدهای مختلف.
• امکان پیوند بین گزارش‌ها با یکدیگر و تجمیع آن‌ها.
• رابط کاربری کاربرپسند.
• ارائه کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS.
• امکان استفاده از نسخه دموی نرم افزار گزارش دهی برای مدت زمان مشخص به صورت رایگان.
این نرم افزار که برای ارائه، تهیه و ارسال نمونه گزارش عملکرد به مدیر طراحی شده است بر بستر ابری ارائه خدمات می‌کند. بنابراین سازمان در استفاده ازاین سامانه، نیازی ندارد نگران مسائلی مانند ذخیرهسازی اطلاعات و داده‌ها، امنیت آن‌ها و دسترسی باشد. زیرا کلیه این اطلاعات و داده‌ها در بستر ابری ذخیره می‌شود. هر زمان و مکانی که سازمان و مدیریت یا بخش‌های تصمیم‌گیر نیاز به دسترسی به اطلاعات و داده‌های ذخیره شده داشته باشند امکان آن فراهم است.
لازم نیست اموری مانند نصب، نگهداری و به روز رسانی نرم افزار جزو دغدغه‌های سازمان باشد زیرا به هیچ کدام از آن‌ها نیازی نیست. بنابراین در عین این که می‌تواند فرایند گزارش دهی و دسترسی به نمونه گزارش را با سرعت و دقت انجام دهد، هزینه‌ها را نیز کاهش می‌دهد.
این نرم افزار می‌تواند در کنار نرم افزار پیشنهاد دهی، اطلاعات و داده‌های لازم را برای کمک به اتخاذ تصمیم‌های هوشمندانه در اختیار مدیریت قرار دهد. برای این کار لازم است کلیه نمونه گزارش‌ها و پیشنهادهای ارائه شده به داشبورد مدیریتی ارسال شود. در سیستم نرم افزاری این ارتباط و اشتراک داده‌ها و یکپارچگی اطلاعات مورد توجه قرار گرفته است.
در این قسمت به برخی از نرم افزارها و ماژول های زیر مجموعه این نرم افزار که می‌تواند با سامانه گزارش هوشمند در ارتباط باشند ارائه می‌شوند.
سیستم‌های مرتبط با این نرم افزار عبارتند از:
کلیه گزارش‌های تهیه شده در بخش‌های مختلف سازمانی برای رویت مدیران به داشبورد مدیریتی ارسال می‌شود. این مستندات در قالب بصری و دیداری درآمده و در اختیار مدیران سازمان قرار می‌گیرد.
امکان استفاده از مزایای هوش تجاری یا bi در سازمان با وجود نرم افزار ایجاد نمونه گزارش کار ممکن است. بنابراین نرم افزار هوش تجاری یا bi، بسیار وابسته به سامانه ایجاد نمونه گزارش است.
نرم افزار پیشنهاد دهی به نوعی می تواند مکمل بهترین سامانه گزارش باشد. این نرم افزار به ارائه پیشنهادهایی برای بهبود اقدامات و فعالیت‌های سازمان می‌پردازد.
داشبورد عملکرد از دیگر سیستم‌های زیر مجموعه نرم افزار است که گزارش های پیرامون عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی تهیه و برای داشبورد مدیریتی ارسال می‌کند. این دو نرم افزار می‌توانند در کنار یکدیگر داده‌ها و اطلاعات جامعی را در اختیار مدیریت قرار دهند.
بهترین نرم افزار گزارش نویسی و گزارش دهی از نرم افزارهایی است که سازمان برای اتخاذ تصمیم های هوشمندانه به آن نیاز مبرم دارد. این نرم افزار کلیه فرایندهای تهیه و ارسال گزارش‌ها به داشبورد مدیریتی را با کیفیت و دقت بالایی انجام می‌دهد.
بهترین نرم افزار ایجاد نمونه گزارش در کنار سایر نرم افزارهای مجموعه کمک می کند تا برنامه ریزی، برای آینده مبتنی بر شفافیت داده‌ها و اطلاعات موجود به نحو شایسته‌تری انجام شود. بهترین سامانه ایجاد نمونه گزارش، در هزینه‌های سازمان صرفه جویی به عمل آورده و موجب افزایش بهره وری آن می‌شود. زیرا به مانند چراغی است که افق پیش روی سازمان را به صورت شفاف‌تر و واضح‌تری پیش روی مدیران سازمان قرار می‌دهد. همچنین برای استقرار هوش تجاری یا bi در سازمان این سامانه ایجاد نمونه گزارش بسیار ضروری است.
از آنجایی که بهترین نرم افزار ایجاد نمونه گزارش بر بستر ابری ارائه خدمت می‌کند، نیازی به صرف هزینه برای نگهداری، و به روز رسانی آن نیست. دسترسی به آن در هر زمان و مکانی ممکن است، و داده‌ها و اطلاعات ذخیره شده در آن از نظر امنیت تضمین شده است.
سازمان‌ها می‌توانند در طول مدت زمان مشخص، از نسخه رایگان این نرم افزار ایجاد نمونه گزارش نویسی استفاده کنند.
سوالات متداول:
چه عواملی در تعیین ساختار یک گزارش موثر است؟
ساختار یک گزارش به نوع گزارش، مخاطبان و هدف آن بستگی دارد. اما به طور کلی، یک ساختار استاندارد شامل مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه‌گیری است. عواملی مانند پیچیدگی موضوع، میزان جزئیات مورد نیاز و سطح آشنایی مخاطب با موضوع نیز در تعیین ساختار گزارش موثر هستند.
چگونه می‌توان داده‌ها را در گزارش به صورت موثر ارائه داد؟
برای ارائه موثر داده‌ها در گزارش، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
جداول و نمودارها: استفاده از جداول و نمودارها به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به صورت بصری و قابل فهم ارائه دهید.
متن توصیفی: داده‌ها را با استفاده از متن توصیفی تفسیر و تحلیل کنید.
استفاده از اعداد و درصدها: برای نشان دادن اهمیت داده‌ها، از اعداد و درصدها استفاده کنید.
