سامانه گزارش هوشمند و پیشنهاد دهی
سامانه گزارش هوشمند و پیشنهاد دهی
سازمان‌ها برای جلب مشارکت کارکنان و نیروی انسانی خود، آن‌ها را تشویق می‌کنند تا برای بهبود فعالیت‌های مربوط به سازمان پیشنهادات خود را ارائه کنند. این نظرات و توصیه‌ها، می‌تواند در کنار گزارش‌هایی که واحدهای سازمانی تهیه می‌کنند، ارائه شود.
پیشنهادات کارکنان برای سازمان، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا هم باعث جلب مشارکت و همکاری کارکنان در امور مربوط به آن می‌شود. و هم باعث می‌شود که کارکنان خود را در سرنوشت سازمان سهیم بدانند. بدین ترتیب میزان وفاداری کارکنان به سازمان افزایش می یابد و باعث رضایت خاطر کارکنان نیز خواهد شد.
پیشنهادات ارائه شده می‌تواند در بسیاری از حوزه‌ها و موضوعات باشد. از ارائه موارد راه‌گشایی برای بهبود خدمات رفاهی به کارکنان گرفته تا پیشنهادهای کلان‌تر و مهم‌تر که به بهبود فعالیت‌های سازمان منجر می‌شود. این پیشنهادات از آن جایی که از طرف منابع انسانی سازمان ارائه شده است، ارزش بسیاری دارد. زیرا با شناخت و آگاهی بیشتری نسبت به مسائل و دغدغه‌های واحد سازمانی ارائه شده‌اند. بنابراین می‌توانند در بسیاری از موارد راهگشا و کارساز باشند.
سازمان‌ها ممکن است برای پیگیری و انجام امور مربوط به این پیشنهادها و سرعت در ارائه و پیگیری آن‌ها از نرم افزارها و سامانه‌هایی استفاده کنند. سامانه‌هایی که فرایند ارائه پیشنهاد را آسان‌تر کرده و امکان پیگیری آن را تا مرحله اجرا فراهم کنند. این سامانه‌ها سپس به داشبوردهای مدیریتی نیز متصل می‌شوند تا نتایج را به صورت دیداری در اختیار مدیران و تصمیم سازان سازمان قرار دهد.
بهترین سامانه گزارش هوشمند یا پیشنهاد دهی
بهترین سامانه گزارش هوشمند و پیشنهاد دهی، یکی از این نرم افزارهاست. این نرم افزار می‌تواند کلیه فرایندهای مربوط به ارائه پیشنهاد توسط منابع انسانی داخل و یا خارج از سازمان را مدیریت کند. این فرایندها از مرحله دریافت و ثبت موارد ارائه شده گرفته تا مرحله تعیین تکلیف آن‌ها و اجرایشان می‌تواند در این نرم افزار پیگیری شود.
این نرم افزار کلیه پیشنهادهای ارائه شده را به صورت مکانیزه ثبت و ضبط می‌کند. همچنین آرشیوی از موارد ارائه شده تهیه می‌کند. همه این‌ها باعث کاهش بار کاری واحدهایی مانند دبیرخانه و یا واحدهای پذیرش و بررسی پیشنهادات می‌شود. زیرا همه این موارد به صورت مکانیزه در این نرم افزار ثبت، ضبط و آرشیو می‌شود. امکان دسترسی به این موارد در هر زمانی فراهم است. امکان رتبه بندی موارد ارائه شده نیز وجود دارد. با این سیستم رتبه بندی پیشنهادها می‌توان آن ها را اولویت بندی کرد. همچنین برای افراد ارائه کننده موارد برتر تسهیلات ویژه ای قائل شد که خود باعث تشویق بیشتر کارکنان و افراد مربوطه به ارائه پیشنهادهای کارسازتر و مفیدتر می‌شود.
امکان به کارگیری این پیشنهادها در بخش‌های مختلف وجود دارد. این پیشنهادها می‌تواند از طریق داشبورد مدیریتی در اختیار مدیران و قسمت‌های مهم تصمیم ساز سازمان قرار گیرد. امکانات و ویژگی‌های بهترین سامانه گزارش هوشمند شامل موارد زیر است:
ویژگی‌ها و امکانات بهترین سامانه گزارش هوشمند
ویژگی‌ها و امکانات بهترین سیستم گزارش هوشمند شامل موارد زیر است:
• ارائه، پیگیری، و بررسی پیشنهاد به صورت مکانیزه و هوشمند و حذف کاغذ از این روند
• ثبت و ضبط آرشیو کلیه پیشنهادهای ارائه شده به سیستم و فراهم کردن امکان جستجو در آرشیو مذکور
• امکان اعمال تغییرات در تمامی اجزا و فیلدهای در نظر گرفته شده برای سامانه
• امکان تشخیص هوشمند موارد تکراری و نمایش میزان درصد تشابه بین موارد
• امکان تعریف روند و فرایند گردش از طریق مدیریت کار در مورد پیشنهادهای ارائه شده
• امکان گرفتن گزارش، جستجو و پیگیری کلیه موارد ثبت شده
• امکان امتیازدهی به موارد ارائه شده و ثبت شده در سیستم
• امکان ثبت پیشنهادهای کاربران از خارج از سازمان
• ارتباط با سیستم پاداش برای در نظر گرفتن تسهیلات برای ارائه دهندگان پیشنهادات سازنده و حمایت از این افراد
• امکان مدیریت و پیگیری موارد تایید شده و ارجاع آن‌ها به واحدهای سازمانی و افراد مرتبط
• دارای رابط کاربری جذاب و کاربرپسند
• امکان نشان دادن میزان بازدید از موارد ثبت و ضبط شده در سیستم
• امکان مشاهده آخرین فردی که موردی را ثبت و ضبط کرده است، بیشترین تعداد ارائه شده از سوی افراد، افراد برتر که نظرات و توصیه های سازنده ارائه کرده‌اند.
• امکان نمایش آمار کلیه موارد ثبت و ضبط شده در سیستم
• امکان تعریف فراخوان برای دریافت پیشنهاد و تشویق کردن کارکنان به ارائه موارد سازنده و راهگشا
• ارائه کلیه خدمات بر بستر ابری و به صورت SaaS
• امکان دسترسی به نسخه آزمایشی نرم افزار به صورت رایگان
• امکان ارتباط با سایر ماژول‌ها مانند داشبوردهای مدیریتی
این نرم افزار که یکی از نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم است، به بهبود فرهنگ سازمانی کمک می‌کند. زیرا افراد را تشویق می‌کند که خود را در سرنوشت و مسائل سازمانی سهیم بدانند. این باعث بهبود در وضعیت مشارکت و همکاری کارکنان می‌شود. آن‌ها در قالب این سیستم می‌توانند نظرات، دیدگاه‌ها و تجربه‌های خود را برای بهبود وضعیت سازمان ارائه کنند. برخی از موارد به اشتراک گذاشته شده، در راستای بهبود وضعیت خود نیروهای انسانی به کار می رود. بنابراین می‌تواند موجب رضایت خاطر کارکنان شود. مخصوصا اگر ببینند و احساس کنند که با ارائه نظر و پیشنهاد خود، روند کاری در سازمان بهبود داشته است.
بهترین سامانه گزارش هوشمند در کنار سایر سیستم‌ها می‌تواند اطلاعات دقیق و مفیدی در اختیار داشبورد مدیریتی قرار دهد. بنابراین مدیر، می‌تواند با استفاده از نظرات کارکنان روندهای سازمانی را بهبود بخشیده و اوضاع را ساماندهی کند.
از آنجایی که این سامانه مانند دیگر سامانه‌های زیر مجموعه سیستم بر بستر ابری ارائه شده است می‌تواند در بسیاری از موارد باعث صرفه جویی‌های بزرگی در سازمان شود.
یکی از این موارد عدم نیاز به نصب، نگه داری و ارتقا یا به روز رسانی نرم افزار خواهد بود. این نرم افزار نیازی به هیچ کدام از این موارد ندارد. زیرا در یک سرور خاص یا مرکزی ذخیره نمی‌شود. بلکه از امکان نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS استفاده می‌کند که منجر به این می‌شود کیفیت، سرعت و دقت انجام امور افزایش یابد. اما نیازی به نصب و موارد دیگر نداشته باشد.
همچنین محدودیتی از جهت دسترسی از نظر زمان و مکان ندارد. سازمان در هر زمان و مکانی می‌تواند به این اطلاعات و داده‌های ذخیره شده در نرم افزار دسترسی داشته باشد. از طرفی امنیت داده‌ها و اطلاعات در این نرم افزار تضمین شده است. از نظر امنیت داده‌ها در وضعیت بسیار خوبی است.
امکان برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و ماژول‌ها نیز در مجموعه نرم فزاری وجود دارد. به عنوان مثال خروجی این نرم افزار می‌تواند برای داشبورد مدیریتی ارسال شود. داشبورد مدیریتی می‌تواند در آن صورت، به صورت گرافیکی و دیداری، نتایج موارد ارائه شده را در اختیار مدیران قرار دهد. بدین ترتیب مدیر در کوتاه‌ترین زمان ممکن، می تواند از نظرات کارکنان در قالب خروجی این سیستم آگاه شود.
از طرفی این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که امکان استفاده از نسخه دمو برای سازمان‌ها و شرکت‌های متقاضی فراهم می‌کند. این دسترسی به صورت رایگان و در طول مدت زمان تعیین شده‌ای خواهد بود. در این فاصله زمانی، سازمان می‌تواند از خدمات این نرم افزار استفاده کند.
سیستم های مرتبط با بهترین سامانه گزارش هوشمند و پیشنهاد دهی
سیستم‌های مرتبط با این سامانه می‌تواند شامل داشبورد مدیریتی یا نظام پیشنهادات باشد. در هر صورت سازمان می‌تواند از حاصل فعالیت و همکاری این چند سیستم برای بهبود امور بهره‌مند شود.
شرایط استفاده
این نرم افزار در بستر ابری و به صورت SaaS ارائه می‌شود. خدمات و فعالیت‌های انجام شده در آن، باعث بهبود امور مربوط به بخش‌های سازمان می‌شود. و همچنین باعث کاهش بار کاری بخش‌های مربوطه خواهد شد. هزینه‌های استفاده از این نرم افزار از آن جایی که بر بستر ابری است به صورت قابل ملاحظه‌ای مقرون به صرفه است.
سازمان با استفاده از نسخه آزمایشی آن می‌تواند با این نرم افزار کار کرده و از مزایای آن آگاه شود. این استفاده رایگان خواهد بود.
از دیگر نرم افزار های سازمانی ، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را می‌توان نام برد.