در زنجیره تامین، هر سازمانی یا شرکت صنعتی مواد مورد نیاز خود را از تامین
سازمان ها برای مدیریت کلیه فرآیندهای مربوط به خرید کالا نیاز به بخش و واحد مجزایی دارند. این بخش پاسخگوی کلیه درخواست های کالا و خدمات است. ممکن است سازمان بخواهد برای مدیریت کلیه این فعالیت ها از نرم افزارهایی استفاده کند تا بتواند این مدیریت درخواست های مربوط به کالا یا خدمات را به صورت الکترونیکی انجام دهد.
با استفاده از این نرم افزار، درخواست کالا یا خدمات به صورت خودکار و به سرعت انجام می شود. همچنین کلیه اطلاعات مربوط به انواع اقدامات سازمان و فعالیت های تدارکات در تامین کالا یا خدمات ثبت و ضبط می شود.
بخش تدارکات سازمان، کلیه فعالیت های سازمان از دریافت درخواست خرید، تایید، سفارش، صدور دستور، و ارائه پیش فاکتور آن را انجام می دهد. این نرم افزار و سامانه تدارکات و کارپردازی کلیه این امور را به صورت اتوماتیک و مکانیزه انجام می دهد و امکان دسترسی کارکنان بخش تدارکات را به اطلاعات مربوطه فراهم می کند.
همچنین این نرم افزار امکان گرفتن گزارش برای ارائه به مدیریت یا بخش های تصمیم گیرنده سازمان و واحدهای نظارتی را فراهم کرده است.
بنابراین سازمان می تواند بر کلیه فعالیت ها و اقدامات انجام شده توسط واحد تدارکات و کارپردازی نظارت داشته باشد. این نرم افزار همچنین اطلاعات دقیقی راجع به نیازهای سازمان، تامین کنندگان اصلی کالا یا خدمات سازمان، فروشندگان، و کالاها یا خدمات فراهم شده را ثبت و ضبط می کند. این اطلاعات می تواند برای بخش ارزیابی و ارزشیابی عملکرد بسیار مفید باشد.
بهترین سیستم و سامانه تدارکات و کارپردازی، یکی از زیر مجموعه های سیستم است که به سر و سامان دادن به کلیه امور مربوط به خرید و انواع آن می پردازد. اموری مانند برگزاری مناقصه، پیش خرید، فراهم کردن اقساطی کالاها و مواردی از این دست توسط این نرم افزار مدیریت و پیگیری می شود.
میزان خرید سازمان، از کالاها یا خدمات مختلف، اطلاعات دقیق راجع به مراکزی که سازمان از آنها تهیه کرده است، قیمت کالا یا خدمت تامین شده در این سیستم ثبت و ضبط و سپس پردازش می شود. امکان دسترسی به فاکتورهای خرید، معاملات انجام شده، اطلاعات طرف معامله در این نرم افزار فراهم است.
این سامانه، دارای ویژگی ها و امکاناتی است که به برخی از این موارد در این قسمت اشاره می شود:
بخشی از امکانات این سیستم برای مدیریت امور تدارکات و کارپردازی شامل موارد زیر است:
• امکان ثبت و ضبط کلیه اطلاعات فروشندگان و کارپرداز ها
• ثبت و ضبط کلیه روند مربوط به تامین
• ثبت درخواست های خرید از بخش های مختلف سازمان بر حسب نیازهای واحد های مختلف سازمانی
• تایید یا رد درخواست ها
• سفارش خرید
• صدور پیش فاکتور خرید های تایید شده
• صدور دستور تامین برای کالاها یا خدمات مورد نیاز
• ارائه و ثبت و ضبط کلیه فاکتورهای مربوط به کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان
• ارائه فاکتورهای برگشت از خرید
• ارائه گزارش های جامع از انواع فعالیت های انجام شده به انواع روش ها مانند مناقصه، روند برگزاری آن، نتایج آن و مسائلی از این دست
• مدیریت انواع خرید اعم از جزیی یا کلی و عمده
• امکان تعیین و مشخص کردن سقف خرید برای هر نوع کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان
• امکان مدیریت امور مربوط به تامین کنندگان اصلی کالا یا خدمات سازمان
• مدیریت روند استعلام برای تامین کالا یا خدمات
• ارائه کلیه خدمات سامانه تدارکات و کارپردازی بر بستر ابری و به صورت نرم افزار به عنوان خدمت یا SaaS
• امکان استفاده از نسخه دموی سامانه تدارکات برای سازمان های متقاضی در مدت زمان مشخص به صورت رایگان
• امکان برقراری ارتباط با بخش ها و ماژول های دیگر زیر مجموعه سیستم نرم افزاری برای انتقال داده و اطلاعات
استفاده از این سامانه، باعث می شود سازمان بتواند به کلیه اطلاعات و روند مربوط به تدارکات و کارپردازی به صورت یکپارچه دسترسی داشته باشد. این اطلاعات از روند درخواست کالا یا خدمت شروع و سپس تا تامین آن، در سیستم ثبت و ضبط می شود.
کلیه امور مربوط به خرید در این سامانه، مستندسازی می شود و امکان دسترسی در آینده به این پیشینه ها و سوابق وجود دارد. بنابراین امکان نظارت آنلاین بر کلیه فعالیت های انجام شده توسط واحد تدارکات و کارپردازی وجود خواهد داشت.
از طرف دیگر از آن جایی که کلیه اطلاعات بر بستر ابری ذخیره شده است، امکان دسترسی در هر زمان و مکانی به این داده ها و اطلاعات وجود دارد. بنابراین بدون در نظر گرفتن محدودیت زمانی، سازمان می تواند به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
همچنین ارائه خدمات این سیستم به صورت SaaS علاوه بر این که سرعت انجام امور را بالا می برد، امنیت داده ها و اطلاعات مربوطه را نیز تضمین می کند. بنابراین سازمان می تواند با اطمینان خاطر از حفظ امنیت داده ها و اطلاعات مهم، از این نرم افزار برای ساماندهی و مدیریت امور خرید سازمان استفاده کند.
بستر ابری این نرم افزار باعث صرفه جویی های زیادی در هزینه های سازمان شده است. زیرا سازمانی نیازی به صرف هزینه برای نصب، نگه داری و ارتقای نرم افزار ندارد.
همچنین سازمان می تواند برای مدت زمان مشخصی از نسخه آزمایشی این سیستم به صورت رایگان بهره مند شود.
این سیستم با بخش های مختلف سازمانی در سیستم نرم افزاری در ارتباط است که به برخی از آنها در ذیل اشاره می شود:
کلیه گزارش های مربوط به تامین کالا و انجام روند مربوطه برای مدیریت ارسال می شود. داشبورد مدیریتی کلیه این اطلاعات و داده ها را به صورت گرافیکی و دیداری در اختیار مدیریت قرار می دهد. بنابراین مدیریت سازمان می تواند از کلیه روند مربوط به تامین کالا توسط سامانه تدارکات و کارپردازی، اطلاع داشته و بر آن نظارت داشته باشد.
کلیه کالاهای تامین شده توسط تدارکات و کارپردازی به انبار فرستاده می شود. همچنین پیش از خرید کالای جدید، سامانه تدارکات و کارپردازی باید از سیستم انبار استعلام کند تا در صورت عدم وجود چنین کالایی، روند سفارش آن را شروع نماید. بنابراین این دو سامانه باید در ارتباط تنگاتنگ با هم باشند.
یکی از نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم که با سامانه تدارکات و کارپردازی در ارتباط است سیستم بودجه و اعتبارات است. برای تامین ملزومات سازمان باید قبلا برای آن بودجه ای پیش بینی شده باشد بنابراین این سیستم باید با سامانه بودجه و اعتبارات در ارتباط باشد تا روند تامین با موفقیت انجام شود.
بهترین سامانه تدارکات و کارپردازی یکی از زیر مجموعه های سیستم است که به مدیریت کلیه فرایندهای مربوط به تامین کالا یا خدمت مورد نیاز سازمان می پردازد.
با استفاده از این سیستم هم کارکنان واحد تدارکات و کارپردازی می توانند به کلیه اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند. ضمن آنکه انجام امور محوله را با سرعت و دقت انجام دهند.
هم مدیریت می تواند بر کلیه فرایند ها و فعالیت های انجام شده توسط این واحد نظارت داشته باشد. هم واحد ارزشیابی و ارزیابی عملکرد هم می تواند کلیه این امور را در وقت خود مورد ارزیابی قرار دهد.
این سیستم بر بستر ابری ارائه خدمات می کند. و نسخه آزمایشی آن در دسترس سازمان هایی است که متقاضی استفاده از آن هستند. این نوع استفاده به صورت رایگان و در مدت زمان مشخص و تعیین شده ای پیش بینی شده است.
این نرم افزار علاوه بر سرعت بخشیدن به کلیه امور مربوط به تامین کالا که می تواند برگزاری مناقصه باشد یا استعلام قیمت از بخش های مختلف، کیفیت امور را نیز افزایش می دهد. بنابراین سازمان ها می توانند با استفاده از این سیستم از انجام درست و دقیق امور مربوط به خرید خود اطمینان داشته باشند.
