مكاتبات اداري يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي ان به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي شود . در هر سازماني واحدي وجود دارد كه يكي از وظايف عمده ان برقراري رابطه اداري سازمان متبوع با واحد هاي داخلي و ساير سازمانها از طريق تبادل اطلاعات مكتوب مي باشد كه به ان دبير خانه يا دفتر مي گوييم . يكي ديگر از وظايف دبير خانه يا دفتر تهيه نامه هاي ساده اداري (مانند اعلام وصولها ) نگهداري و در دسترس قرار دادن مكاتبات و اسناد مورد نياز مي باشد . مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به دريافت و ثبت و توزيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمان به سازمان هاي ديگر)مي گردد.
استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری ، بایگانی و… برای بالا بردن راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
تشريح عمليات دريافت نامه ها:
هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به آنها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.
- كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امضا و ضمائم)
- تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)
بخشي از آن مديريت اسناد است كه شامل :
- مراحل گردش . بايگاني مكاتبات و در نهايت امحاء اوراق غير ضروري مي باشد .
- مديريت اسناد : عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع، دردست يافتن به مكاتبات و اسناد مورد نياز از مرحله ايجاد تا امحاء اوراق زايد .
- نيروي انساني: شامل مديريت و كاركنان سازمان.
- وسايل و ابزار كار : تجهيزات مورد نياز در سازمان جهت انجام امور ، ابزارعمومي ، ابزار اختصاصي
- روش هاي انجام كار : روشهايي كه بر اساس آن نيرو هاي انساني سازمان وظايف خود را انجام مي دهند
- وظيفه ستادي:وظيفه اي كه به منظور پشتيباني از واحد اجرايي سازمان صورت مي پذيرد .
- وظيفه اجرايي: وظيفه اي كه مستقيما در ارتباط با اهداف سازمان صورت مي پذيرد .
محاسن ارتباطات نوشتاري يا مكاتبات:
- سنديت
- قابليت حفظ و نگهداري
- رايج بودن
- تلقي نوشته به عنوان زبان رسمي جامعه
در هر ارتباطی پنج رکن اساسی نقش دارد؛
- پیام دهنده
- وسیله ارتباط
- اصل پیام
- پیام گیرنده
- آثار یا بازخورد
