سيستم بايگانی كامپيوتر قادر است اطلاعات مورد نياز را در حداقل زمان ممكن در اختيار مديريت يك سازمان قرار دهد. بنابر اين تصميم‌گيري صحيح و سريع كه از اهم وظايف هر مديريت است، با كمك كامپيوتر در كوتاه‌ترين زمان امكان پذير است.
نقش بايگاني با استفاده از كامپيوتر در زمينه‌ي اداري و استخدامي اهميت زيادي دارد از آن جمله: انتخاب و استخدام، انتصاب، ترفيع، و بازنشستگي را می‌توان نام برد.
می‌توان با تهیه و تکمیل فرم‌های خاص و تجزیه و تحلیل فرم‌های تکمیل شده توسط متخصصان کامپیوتر بدون هیچ گونه اعمال نظری، انتخاب، انتصاب و … افراد شایسته به طور صحیح در سازمان صورت گیرد.
استفاده از نرم افزار بایگانی، نرم افزار دبیرخانه و … برای بالا بردن راندمان امور سازمان‌ها پیشنهاد می‌شود.
ساير موارد استفاده از كامپيوتر در گردش مكاتبات و بايگاني مكاتبات را مي‌توان به شكل زير عنوان كرد:
- تشكيل پرونده بر اساس موضوع و مفاد نامه يا افراد
- دسترسي به نامه‌هاي داخل پرونده بر حسب كد دسترسي
- انتفال اطلاعات و يادداشت‌هاي يك نامه به نامه‌ي ديگر
- ثبت تاريخ پيگيري و نتايج اقدام شده
با توجه به اين كه عمل ثبت نامه‌هاي وارده و صادره سازمان‌ها و به طو كلي اسناد داراي اهميت زيادي است بنابراين پس از انجام عمليات ثبت، سازمان‌ها مكلف هستند كه آن را حفظ و نگهداري نموده و به عنوان يك سند قابل قبول در گردش اداري قرار دهند و در اين صورت بعد از عمليات ثبت حفظ اسناد مورد توجه قرار مي‌گيرد و در واقع ثبت و بايگاني لازم و ملزوم يكديگر هستند.
