از زمان به‌وجود آمدن سیستم‌های خودکار کامپیوتری، اغلب سازمان‌ها به این فکر افتادند که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. مزایایی که این نرم افزار برای شما به ارمغان می‌آورد بسیار زیاد است. اما موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نیز امری است که قبل از استفاده از اتوماسیون اداری، به دلیل اختلالاتی که ممکن است برای سازمان ایجاد کند، باید به آن رسیدگی شود.
این متن بر این نکته تاکید می‌کند که استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیازمند مشارکت همه‌ی جوانب، زیرساخت‌ها، کارمندان، فناوری و… است. از بررسی موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌توان به‌طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد.
فراهم نبودن امکانات سخت افزاری
برخی تجهیزات و امکانات فیزیکی، که یک سازمان برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری به آن نیاز دارد. در صورت نبود این تجهیزات در روند استقرار سیستم اتوماسیون اداری اختلال ایجاد می‌شود.
کامپیوتر و سخت افزار مناسب
یک سیستم کامپیوتری جزء جدایی‌ناپذیر از تجهیزات ضروری و مهم در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان است. کامپیوتر ابزاری است که داده‌هارا به عنوان ورودی می‌پذیرد، آن‌را پردازش می‌کند و نتیجه را به عنوان خروجی می‌فرستد. نبود این ابزار به طور قطع از موانع استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.
اسکنر و تجهیزات
این ابزار نوعی سخت افزار جانبی است که وجودش در هرسازمان مدرن، حیاتی است. سیستم اتوماسیون اداری ارزان گاه نیاز به اسکنر دارد تا بتواند اسناد قدیمی یا نامه‌هایی را که به شکل کاغذی و سنتی ایجاد شده بودند، در سیستم ذخیره و در نرم افزار بایگانی کنند و امکان یکپارچه شدن سازمان را ایجاد کند.
تجهیزات مناسب برای تهیه فایل پشتیبان
انواع ابزارهای ذخیره و سیستم‌عامل‌های سازمان باید با نرم افزار اتوماسیون اداری تناسب داشته‌باشد. اجزایی مثل RAM، هارد، کامپیوتر و… جزء این دسته‌اند.
اینترنت مناسب
در عصر دهکده‌ی جهانی که دنیا به وسیله اینترنت به‌صورت محسوسی کوچک شده است، یک سازمان برای هرکاری نیاز به اینترنت دارد. همچنین یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیز بدون اینترنت ممکن است بسیاری از قابلیت‌های خود را از دست بدهد.
شبکه اتصالات محلی(LAN)
این شبکه در هر سازمانی می‌تواند انواع سیستم‌ها و تجهیزات را به یکدیگر متصل کند تا اتوماسیون آنلاین از طریق آن روال ارجاع، نامه‌نگاری و… را انجام دهد.
تلفن‌همراه و تبلت
این نوع از ابزار باعث می‌شود بتوان از هرجا و مکانی به سیستم اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشت و مشتریان از آن در تلفن‌همراه خود استفاده کنند. تلفن‌همراه جزئی از اجزای یک سیستم محسوب می‌شود.
این موارد به صورت خلاصه و کلی، ابزاری را نشان می‌دهد که باید برای کارکرد مناسب یک نرم افزار اتوماسیون آنلاین اداری مورداستفاده قرار بگیرد. این ابزار نمونه‌ای از تجهیزات لازم برای نصب نرم افزار اتوماسیون اداری است. عدم وجود هریک از این ابزار، می‌تواند از موانع استقرار اتوماسیون اداری باشد.
مقاومت کارکنان
ذات بشر نسبت به تغییر نگران و حساس است. برهمین اساس در هر اداره و سازمانی که قرار باشد تغییری ایجاد شود، کارکنان سازمان به دلیل ناآگاهی و عدم اطمینان از ادامه‌ی کار خود، نگران و مضطرب می‌شوند و نسبت به آن مقاومت نشان می‌دهند. این امر نیز می‌تواند یکی از موانع استقرار اتوماسیون اداری در سازمان باشد. دلایل آن از این قرار است:
یکسان ماندن شغل. بیشتر کارمندان تمایل دارند که شرایط کاری آنان یکسان بماند و آموختن امور جدید برای آنان سخت است. اما اگر بدانند اتوماسیون اداری این توانایی را دارد که شرایط کاری آنان را آسان‌تر کند، از آن استقبال خواهند کرد. طی تحقیقی که Lucas de Boer انجام داد، تنها ۴۰ درصد از افراد در گروه هدف تحقیق، از تغییر رضایت داشتند که نشان‌دهنده این است که، تغییر افراد را خوشحال نمی‌کند. اکثر مردم در کار جاری و ثابتی که انجام می‌دهند، راضی هستند، پس تغییر در سازمان می‌تواند با چنین مشکلاتی مواجه شود. اصولا افراد پس از استقرار اتوماسیون در سازمان و عادت به کار کردن با آن، متوجه می‌شوند که کار با یک سیستم خودکار چه اندازه سختی کار آنان را کاهش می‌دهد.
دلیل دوم می‌تواند این امر باشد که یادگیری کار با سیستم و کامپیوتر برای کسانی که می‌خواهند از یک سیستم سنتی به مدرن منتقل شوند، سخت است. کارمندان از این بابت نگران می‌شوند که این امر موجب اخراج یا تعلیق آنان از سازمان شود. از این رو نسبت به ورود سیستم خودکار مقاومت می‌کنند.
مورد دیگر این است که بعضی سازمان‌ها پس از استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، نیاز کمتری به نیروی انسانی خواهند داشت. چون بسیاری از کارها به وسیله سیستم اتوماسیون انجام خواهد شد. پس کارمندان از اینکه سیستم جای آنان را بگیرد نگران خواهند شد و این امر ممکن است باعث مقاومت کارمندان در مقابل استفاده یا ورود اتوماسیون به سازمان باشد.
عدم وجود مدیر استقرار
مدیر استقرار در شرکت فردی است که مسئول نگهداری و نصب نرم افزار بر روی سرور است. این افراد چند وظیفه دارند، از جمله مسئولیت انجام تنظیمات اولیه را برعهده دارد، می‌توانند در حین کار با نرم افزار برای حل مشکلات به افراد مشاوره دهند. در صورت عدم وجود مدیریت استقرار، در نصب و پیگیری نرم افزارها مشکل به وجود می‌آید. این امر تاثیر منفی بر کارکنان و سازمان خواهد گذاشت. در صورت عدم وجود یک مدیر استقرار، هرکارمند درخواست و مشکلی با نرم افزار دارد که می‌خواهد آن را ازطریق پشتیبانی حل کند، این امر ممکن نیست و باعث آشفتگی می‌شود. باید این امور توسط مدیریت استقرار حل‌وفصل شود.
شفاف نبودن روال کاری و فرایندها
یک نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول خودکارسازی و اتوماتیک شدن انواع مسئولیت‌ها و وظایف در سازمان است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، انواع اموری که سازمان در گذشته به صورت دستی انجام می‌داده مانند فروش، بازاریابی، مدیریت، کنترل موجودی و…، امروزه به صورت خودکار انجام می‌شود. یک سیستم اتوماسیون اداری زمانی می‌تواند به‌صورت موفق و موثر پیاده‌سازی شود که سازمان، پروسه و روال معمولی داشته‌باشد و بر اساس همین روال، سیستم اتوماسیون برای بهره‌وری بیشتر در سازمان ایجاد می‌شود. سیستم اتوماسیون نیاز به برنامه‌ریزی طبق روال کاری دارد. اگر سازمانی روال کاری مغشوش و نامشخصی داشته‌باشد، نرم افزار نیز به همان میزان کارایی خود را از دست خواهد داد. این مشکل، کارکنان و همچنین مشتریان را ناراضی می‌سازد. از موانع استقرار اتوماسیون اداری و نارضایتی مشتری، می‌توان از این امر نیز نام برد.
عدم حمایت مدیران ارشد
سازمان طبقات گوناگونی از پرسنل را در اختیار دارد. مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان که در یک سازمان وظایف گوناگونی برعهده دارند. در بعضی از سازمان‌ها کارکنان می‌دانند استقرار یک اتوماسیون اداری خوب، به چه میزان باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و همچنین کاهش میزان سختی کار پرسنل است. گاه ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری از طرف کارکنان یا مدیران میانی پیشنهاد می‌شود. این امر، تصمیم‌گیری از پایین به بالای سازمان است. در مواردی وقتی پیشنهاد یا تصمیم به سطوح بالا و مدیران ارشد می‌رسد، مدیران آن‌را نمی‌پذیرند و از آن حمایت نمی‌کنند که در این‌صورت ایجاد سیستم اتوماسیون رد می‌شود. در شرایطی نیز اتوماسیون نصب و ایجاد می‌شود ولی به دلیل اینکه مدیران از آن حمایت نمی‌کنند، زیرساخت‌های آن فراهم نخواهدشد و اتوماسیون با شکست مواجه می‌شود.
چگونه موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را با موفقیت رفع کنیم؟
یکی از شروط لازم برای استقرار موفق نرم افزار اتوماسیون اداری، آموزش درست به کارکنان سازمان است. نرم افزار اتوماسیون اداری باید دارای آموزش و خدمات پس‌ازفروش تا زمان مقرر باشد. به این دلیل که پرسنل باید با روال کاری نرم‌افزار آشنا شوند تا از سردرگمی درآیند. نخست نیز باید خیال آنان را از بابت اینکه وجود این نرم‌افزار به نفع آنان است راحت کرد. سپس شروع به آموزش جامع کارمندان کنند. همچنین امکانی ترتیب دهند تا مدت زمان مشخصی، گروه پشتیبانی نرم‌افزار به سوالات کارکنان در خصوص کار با نرم افزار پاسخ دهند. گروه پشتیبانی باید به افراد خاصی از سازمان آموزش‌های لازم را بدهند تا هر سوالی که توسط کارمندان مطرح می‌شود، اول به این افراد منتقل و سپس به تیم پشتیبانی انتقال داده شود. یکی از موارد ضروری دیگر جهت استقرار موفق نرم‌افزار، امتحان آزمایشی نرم‌افزار است، از این لحاظ که این نرم‌افزار قابلیت بارگیری روی سیستم عامل سازمان را دارد یا زیرساخت‌های سازمان با نرم‌افزار هم‌خوانی دارند. همچنین نقاط ضعف سیستم باید مشخص شوند تا مدیران سعی در برطرف کردن این نقاط ضعف نمایند.
به‌طورکلی در عصر تکنولوژی، هر سازمان در آخر به این نکته پی می‌برد که باید برای بهره‌وری بیشتر از سیستم‌های به‌روز و خودکار استفاده کند تا از دنیای رقابت عقب نماند. این امر مستلزم جلوگیری از عواملی است که، موانع استقرار اتوماسیون اداری خوانده می‌شوند. وجود این عوامل می‌تواند بر کارایی خوب و موثر یک سیستم اتوماسیون اداری، اثر منفی داشته باشد و دیدگاه مشتری را نسبت به آن نرم‌افزار تغییر دهد.
پیام بگذارید