نرم‌افزار مکاتبات اداری چگونه کار میکند؟ آیا در سازمان شما همچنان برای درخواست‌های مختلف از کاغذ استفاده میشود؟ آیا همچنان برای گرفتن امضایی از مدیرتان دقیقه‌ها پشت در اتاق می‌مانید؟ آیا شما هم از کاغذبازی‌های وقت‌گیر در اداره‌تان به ستوه آمده‌اید؟ آیا برای شما هم پیش آمده که به متن یکی از نامه‌های کاری گذشته‌تان احتیاج داشته باشید ولی آن را نیافته باشید؟
اگر جواب شما به پرسش‌های بالا آری است؛ زمان آن رسیده که به داشتن اتوماسیون اداری در سازمان‌تان فکر کنید. مقاله پیش رو به صورت اجمالی لزوم داشتن اتوماسیون اداری را در دنیای امروز به بررسی می‌نشیند.
لزوم بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان
امروزه با گسترش لحظه‌ای اطلاعات و فن‌آوری، سرعت در انجام امور برای مدیران معنایی تازه یافته است. مدیران سازمان‌ها و ادارات باید بتوانند سازمان خود را با سرعت گسترش اطلاعات هماهنگ سازند. امروزه دیگر روشهای وقت‌گیر گذشته جواب کار سازمان‌ها و ادارات را نمی‌دهد. مدیران باید به فکر راهکار تازه‌ای باشند تا علاوه بر اینکه سازمان آنها را منسجم نگه دارد، بر سرعت کار آنها نیز بیفزاید.
اتوماسیون اداری یکی از همان راهکارهاست. اتوماسیون آنلاین اداری در یک سازمان قادر است جایگزین تمامی کاغذ بازی‌ها و مراحل وقت‌گیر آنها شود. توانایی نظم بخشیدن به کارهای هر فرد در درون سازمان را دارد و حتی میتواند قابل برنامه‌ریزی جهت کارهای پیش رو باشد. شما با داشتن اتوماسیون اداری تنها با صرف چند دقیقه وقت میتوانید از کارهای روزمره و حتی کارهای گذشته‌تان گزارش تهیه کنید. در حالیکه همین امر در سیستم‌های قدیمی موجب اتلاف وقت بسیار بیشتری میشد.
در واقع بطور قطع میتوان گفت دیگر روشهای سنتی گذشته پاسخگوی نیاز سازمان‌های امروزی نیست. یک اداره یا سازمان برای اینکه بتواند در بازار رقابتی امروز بماند باید بتواند همسو با اطلاعات روز سرعت انجام امور کاری خود را نیز در نظر بگیرد. در یک سازمان الکترونیکی دو گزینه صحت اطلاعات و سرعت دسترسی به آنها قطعا از اعتبار بالاتری نسبت به روشهای سنتی برخوردار میباشد.
نرم‌افزار مکاتبات اداری
امروزه نرم‌افزار مکاتبات اداری درون یک سازمان که شامل مکاتبات اعضای سازمان با یکدیگر و همچنین با زیر مجموعه‌های وابسته به سازمان میباشد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در یک سازمان الکترونیکی تمامی مکاتبات از طریق نرم‌افزار مکاتبات اداری صورت میگیرد. این امر از مزایایی چون صرفه‌جویی در وقت ، دسترسی آسان به تمامی نامه‌ها ، نگهداری آسان نامه‌ها و اسناد و… برخوردار است.
برای درک لزوم داشتن نرم‌افزار مکاتبات اداری به وقایع اخیر اشاره کوتاهی میکنیم. پس از اعتراضات روزهای گذشته اپلیکیشن تلگرام در ایران فیلتر و دسترسی به آن محدود شد. همین امر به یکباره اطلاعات بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را از دسترس خارج کرد. بسیاری از سازمان‌ها برای برقراری ارتباط با یکدیگر به اپلیکشین‌های دیگر روی آوردند. این امر درحالی بود که عملا نمی‌توانستند به اطلاعات گذشته خود در اپلیکیشن تلگرام دسترسی داشته باشند. ذکر همین نمونه برای ما روشن می‌سازد که داشتن یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا یک نرم‌افزار مکاتبات اداری که اطلاعات آن بدست خود مجموعه باشد تا چه اندازه برای یک سازمان حیاتی است.
پیش‌نیازهای پیاده‌سازی نرم‌افزار مکاتبات اداری در سازمان
برای داشتن اتوماسیون اداری در یک سازمان ، ابتدا نیاز است تا مدیران سازمان لزوم داشتن این نرم‌افزار را احساس کنند. لازم است که مدیران به این نتیجه برسند که روشهای سنتی جوابگوی نیاز آنان نیست و برای ارتباطات کارآمدتر باید روشهای جدید را جایگزین کنند. همچنین لازم است کاربران سازمان نیز توجیه شوند. فراهم‌سازی ارتباطات سخت‌افزاری نیز از دیگر پیش‌نیازهای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری میباشد.
انتخاب یک نرم‌افزار مکاتبات اداری مناسب
برای داشتن یک نرم‌افزار مکاتبات اداری مناسب در وهله اول شناخت خود سازمان بصورت دقیق اهمیت دارد. اهداف مکاتبات، سطح دسترسی کاربران، نوع مکاتبات اعم از درون سازمانی یا برون‌سازمانی و… را باید به دقت بررسی کرد و با نرم‌افزارهای موجود در بازار مطابقت داد.
دستاوردهای نرم‌افزار مکاتبات اداری
در انتهای این مطلب مزایا و دستاوردهای یک نرم افزار مکاتبات اداری را یادآور می‌شویم :
- امکان پاسخ‌دهی به مکاتبات در هر زمان و هر مکان
- دقت بالاتر و سرعت بیشتر در جوابدهی یا پیگیری مکاتبات
- امکان دسترسی به تمامی مکاتبات با جستجویی ساده و بدون صرف وقت زیاد
همچنین ذکر این نکته حائز اهمیت است که برای تولید یک تن کاغذ ۱۷ درخت تنومند قطع می‌شوند. از آنجا که حدود ۱۰ درصد از زباله‌ها را نیز کاغذ تشکیل میدهد رقم قطع درختان در ایران به سالانه ۷ میلیون اصله میرسد،. از آنجا که در سالهای اخیر محیط زیست به دغدغه‌ای برای هر انسان آگاه تبدیل گشته است، برداشتن یک گام در جهت حفظ و نگهداری حتی یک درخت بسیار مهم قلمداد میشود. شما برای نجات یک درخت چه کرده‌اید؟
