1- دستور العمل ایجاد بایگانی را کد توسط سازمان ………………… ابلاغ می‌شود.
الف) آموزش و پرورش
ب) سازمان بازرسی کل کشور
ج) سازمان اسناد ملی
د) سازمان ثبت و حوال کشور
2- در تشخیص نوع طبقه‌بندی به چه نکاتی باید توجه کرد؟
الف) کیفیت کار
ب) نوع وظایف و فعالیت سازمان
ج) سلیقه منشی
د) الف و ب
3- در سازمان‌هایی که زمان انجام کار اهمیت دارد از چه روش طبقه‌بندی استفاده می‌شود؟
الف) تاریخی
ب) جغرافیایی
ج) اسمی
د) شماره ای
4- عمل تنظیم اسناد در اصطلاح اداری ……………… است.
الف) تشکیل پرونده
ب) طبقه بندی
ج) تجزیه و تحلیل
د) مدیریت
5- مهم‌ترین و حساس‌ترین وظایف عملیات اداره امور اسناد بایگانی رایگان چیست؟
الف) طبقه بندی
ب) تجزیه و تحلیل
ج) تشکیل پرونده
د) همه موارد
6- در روش موضوعی بنای تنظیم بر ……………………. قرار دارد.
الف) موضوعات مورد مکاتبه
ب) تاریخ نامه
ج) نام سازمان و اداره تابعه
د) نام صادر کننده
7- کدام مود جزء مشخصات نام اداری است؟
الف) وجود امضای مجاز
ب) تاریخ و شماره
ج) مهر سازمان
د) همه موارد
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و افزایش راندمان کاری آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
8- اطلاعاتی که به صورت مکتوب از سازمان به سازمان دیگر برسد نامه ………………… نامه دارد؟
الف) وارده
ب) صادره
ج) رسیده
د) الف و ب
9- اسنادی که افشای غیر مجاز آن‌ها در درجه دوم قرار دارد و به منافع کشور آسیب می رساند ……………… هستند.
الف) اسناد به کلی سری
ب) اسناد سری
ج) اسناد خیلی محرمانه
د) اسناد محرمانه
10- این اسناد در پایین درجه محرمانه بودن قرار دارد و لیکن احتیاج به حراست دارد.
الف) اسناد سری
ب) اسناد خیلی محرمانه
ج) اسناد محرمانه
د) اسناد به کلی سری
11- مقام مجاز برای تشخیص و انتخاب درجه هر سند…………………. است.
الف) تهیه کننده نامه
ب) رئیس اداره
ج) مسئول حراست
د) مسئول دبیرخانه
12- کدام جمله نادرست است؟
الف) درجه هر سند صرفاً به مفاد آن‌ها بستگی دارد
ب) در مواردی که در درجه محرمانه سند تردیدی باشد با مسئول حراست مشورت می‌شود
ج) برای اجتناب از اشتباه باید اعضای عالی رتبه نسبت به تعیین میزان و نوع محرمانه بودن سند تصمیم‌گیری کنند
د) تمام اسناد و نامه‌هایی که به حراست اداره می‌رسد محرمانه هستند
13- پرونده قضایی که هنوز در مورد آن حکمی صادر نشده جزو پرونده‌های …………….. است.
الف) راکد
ب) جاری
ج) نیمه جاری
د) بایگانی
14- کدام مورد از مشخصات پرونده‌های راکد نیست.
الف) دو سال از آخرین اقدام در مورد آن‌ها گذشته باشد
ب) محتویاتش بر اثر مرور زمان مورد استفاده و مراجعه مستمری نباشد
ج) پرونده‌هایی که به کارکنان مربوط باشد و کارمند شاغل باشد
د) کسانی که یک سال از بازنشستگی آن‌ها گذشته و یا فوت شده باشد.
15- کدام مورد از اسناد می توانند جزو اوراق را کد باشند.
الف) دفترها و پرونده‌ها
ب) قبوض و نسخه‌ها
ج) صورت جلسه‌ها و گزارش‌ها
د) همه موارد
16- تنها مرجع رسمی کشور …………… است که مجوز امحا اسناد را صادر می‌کند.
الف) شورای اسناد ملی
ب) مجلس شورای اسلامی
ج) سازمان بازرسی کل کشور
د) هیچکدام
17- ارسال فهرست اوراق امحا و مشخصات پرونده در چند نسخه تنظیم می‌شود؟
الف) دو نسخه
ب) سه نسخه
ج) یک نسخه
د) هیچکدام
18- مناسب‌ترین دما و رطوبت برای نگهداری اسناد چیست؟
الف) رطوبت 50 درصد و حرارت 33 درجه
ب) حرارت 10 درجه و رطوبت 50 درصد
ج) دمای پایین‌تر 22 درجه و رطوبت 50 درصد
د) رطوبت 30 درصد و دمای پایین‌تر از 22 درجه
19- کدام گازها مخرب ا سناد هستند؟
الف) اکسیدهای ازت
ب) کلروها و اوزن
ج) اکسیژن و نیتروژن
د) الف و ب
20- کدام جمله نادرست است؟
الف) حوادث طبیعی مانند سیل، آتش سوزی از عوامل مخرب اسناد به شمار می‌رود
ب) هوای آلوده گازهای سمی مانند So4 H2 موجب فساد اسناد و کاغذها می‌شود
ج) رطوبت کم و حرارت پایین باعث رشد قارچ‌ها و باکتری‌ها می‌شود و اسناد را از بین می‌برند
د) خشکی زیاد محیط نگهداری مدارک موجب خشک و شکننده‌شدن کاغذها می‌شود
21- انتقال مفاهیم ……………… نام دارد.
الف) رفتار
ب) ارتباط
ج) ارتقای سطح دانش
د) گزارش
22- کدام یک از ارتباطات جزو ارتباط کلامی یا شفاهی است؟
الف) گزارش
ب) سخنرانی
ج) نامه‌های اداری
د) قوانین
23- مهم‌ترین ارتباط در یک سازمان ………………. است؟
الف) ارتباط کلامی
ب) ارتباط شفاهی
ج) ارتباط نوشتاری
د) ارتباط مورب
24- به انتقال پیام از طریق علایم و حرکات شناخته شده جسمانی چه می‌گویند
الف) ارتباط کلامی
ب) ارتباط کتبی
ج) ارتباط افقی
د) ارتباط اشاره‌ای
25- برقرار کننده ارتباط کیست؟
الف) مخاطب
ب) گیرنده پیام
ج) منبع
د) پیام
26- علایم راهنمایی و رانندگی جزو کدام نوع ارتباط است؟
الف) ارتباط از طریق نوشتار
ب) ارتباط کلامی
ج) ارتباط از طریق نشانه‌ها
د) ارتباط از طریق دستورالعمل
27- کدام تعریف ارتباط نیست؟
الف) انتقال مفاهیم و ربط دادن
ب) ارسال اطلاعات توسط فرستنده و درک آن توسط گیرنده
ج) ایجاد هماهنگی و اجرای امور در سازمان‌ها
د) تبادل افکار و اطلاعات به نحوی که باعث ایجاد حسن تفاهم و اعتماد شود
28- در تهیه گزارش چه نکاتی باید رعایت شود؟
الف) در تهیه آن راستگو و صادق بوده و کمتر از وضع موجود شکایت کند
ب) نقطه نظرات مدیر را درک کرده باشد
ج) اطلاعات مورد نیاز مدیر را سرعت و دقت تهیه کند
د) همه موارد
29- در تهیه ارتباط از اسامی …………………. بیشتر استفاده شود.
الف) اسامی ذات
ب) اسامی معنی
ج) اسامی دقیق
د) اسامی اختصاصی
30- شرح و تفسیر علل و تحلیل مطالب به مقام درخواست کننده‌ی آن ………….. نام دارد .
الف) ارتباط سازمانی
ب) گزارش
ج) تشکیل پرونده
د) خلاصه کار
