در این مطلب سعی داریم ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بررسی کنیم. سیستم اتوماسیون اداری با نام مخفف (OAS) اصطلاحی است که امروزه به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ابزار ترکیب جدیدی از تکنولوژی است و درک جدیدی از پتانسیل بالای ابزارهای اطلاعاتی موجود را برای انسان به ارمغان می‌آورد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری ماشین‌آلات و نرم‌افزارهای رایانه‌ای متنوعی را شامل میشود که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، ویرایش و انتقال اطلاعات مورد نیاز، در انجام کارهای اساسی اداری ایجاد میشود. ویژگی‌های برتر نرم افزار اتوماسیون اداری شامل: ذخیره‌سازی داده‌های خام، مدیریت اطلاعات، بهبود ارتباطات، افزایش بهره‌وری و افزایش کیفیت خروجی سیستم است،که فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. ستون فقرات یک سیستم اتوماسیون اداری LAN است و LAN شبکه‌ی کامپیوترهای محلی است که به هم متصل هستند و پیوستگی دارند.
کاربرد و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری
کاربرد ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنجا روشن میشود که انواع مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی استفاده میشود. انواع فعالیت‌هایی که امروزه تحت عنوان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجام می‌شده است قبلا به صورت دستی یا در مکان‌های مختلف یک شرکت انجام می‌شد، مثل تهیه نامه‌های کتبی. همچنین کارکردهایی مثل حروف‌چینی یا چاپ،کارهای موردنیاز هر شرکت است که در گذشته نیاز به متخصصانی در خارج سیستم داشت و امروزه با صرفه‌جویی در هزینه و زمان، در درون سازمان انجام میشود. به طور کلی سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری از این قرار است:
ذخیره‌سازی اطلاعات
ذخیره‌سازی سوابق اداری و سایر فرم‌ها و اسناد اصلی. که شامل تصاویر و فایل‌های ویرایش شده است
تبادل اطلاعات
نامه الکترونیکی، نامه صوتی و نمابر نمونه‌ای از اطلاعات الکترونیکی هستند
مدیریت اطلاعات
ردیابی داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، مخارج بازاریابی و تبلیغات، اطلاعات موجودی و سایر اطلاعات مربوط به کار
کارکرد و مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری
نرم‌افزار اتوماسیون اداری نوعی از همکاری، ارتباط و به اشتراک‌گذاری الکترونیکی است، به این معنی که به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق(LAN) شبکه محلی، داده‌ها، صدا و… را به سیستمی دیگر منتقل کنند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری کار دفتری را کارآمدتر می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. مشاغل با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌توانند انواع کارها از قبیل فرستادن مطالب، نامه‌ها، داده‌ها را بین چند سیستم محلی، با هزینه و زمان بسیار کم، جابه‌جا کنند.
از مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری
- اتوماسیون اداری باعث سرعت در انجام کارها میشود
- نیاز شرکت به کارمندان زیاد را مرتفع می‌کند
- برای ذخیره‌سازی داده‌ها به جای کمتری نیاز دارد.
- در صورتی که داده‌ای تغییر کرد، افراد زیادی همزمان می‌توانند آن‌را به‌روز کنند
ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری
- بهره‌وری بیشتر
- خدمات بهتر
- دقت بیشتر
- کنترل بیشتر
- استانداردسازی روال اداری
- بهبود یکنواختی
- جلوگیری از کلاهبرداری
- بازیابی بهتر اطلاعات
- هزینه کمتر
- کاهش استفاده از کاغذ
- بهبود محیط ارتباطات
چند نمونه از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بررسی میکنیم.
بهره‌وری بهتر
استفاده از رایانه‌ها و سایر فناوری‌های اتوماسیون اداری در مقیاس بزرگ باعث میشود هزینه ها بین ۱۰ تا ۳۰درصد نسبت به زمانی که از رایانه استفاده نمی‌شود، کاهش یابند. همچنین استفاده از فناوری‌های اتوماسیون اداری باعث افزایش بهره‌وری میشود به این‌صورت که مدت زمان و کیفیت خدماتی که یک فرد و ماشین می‌توانند انجام دهند با یکدیگر متفاوت است. این دستاوردهای بهره‌وری میتواند منجر به یک موقعیت رقابتی قوی‌تر و سطح بالاتری از درآمد شود. بنابراین، اتوماسیون اداری سرعت و کارایی لازم را برای انواع کارهای اداری به همراه دارد. بهبود بهره‌وری منجر به سودآوری بیشتر میشود و میتواند تصاویر خوبی در ذهن افرادی که با شرکت کار می‌کنند به‌جای گذارد.
خدمات بهتر
از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بهبود خدمات ارائه شده به مشتریان است. به عنوان مثال ابزارهای اتوماسیون اداری ابعاد زیر را امکان‌پذیر می‌کنند:
صف‌های انتظار کوتاه‌تر در دفاتر بلیط هواپیما و میزهای رزرو هتل‌ها ، متل‌ها و آژانس‌های کرایه اتومبیل
پاسخ سریع و دقیق تر به سوالات افراد
انجام راحت‌تر معاملات و خرید از طریق استفاده از کارت های اعتباری
خدمات ارائه شده به مشتری وکنترل خروجی‌ها در فروشگاههای خرده فروشی کارآمدتر میشود.
دقت بیشتر
اگر فرآیند پردازش داده‌ها بیشتر از ظرفیتی باشد که برای سیستم طراحی شده است، در سیستم اختلال ایجاد میشود و کنترل فعالیت‌های رسمی سیستم دچار مشکل میشود. ولی اگر پردازش داده‌ها به درستی انجام شوند این مشکل پیش نمی‌آید. بنابراین از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری این است که، میتواند دقت بیشتری را تضمین کند. اشتباهات تقریبا حذف می‌شوند و کار به طور پیوسته ادامه می‌یابد.
کنترل بیشتر
اتوماسیون اداری کار مدیران را تسهیل می کند، به مدیران کمک می کند تا کنترل بهتری نسبت به زیردستان خود داشته باشند. برخی از ابزارهای اتوماسیون اداری امکان به حداقل رساندن کلاهبرداری در بخش حسابداری را فراهم می آورد.
استانداردسازی روال اداری
از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌توان به تسهیل استانداردسازی روال اداری اشاره کرد. استانداردسازی روال اداری، هماهنگی بهتر را تسهیل خواهد کرد.
بهبود یکنواختی
اتوماسیون اداری یکنواختی را در انجام فرآیندهای کسل کننده و وقت‌گیر، کاهش می‌دهد. بدین ترتیب کارمند اداری از تنش‌های ذهنی برای تکرار دوباره یک فرآیند، با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، آزاد میشود.
جلوگیری از تقلب و کلاهبرداری
احتمال تقلب و کلاهبرداری یک انسان بسیار بیشتر از یک سیستم کامپیوتری است و نرم‌افزار اتوماسیون اداری با برنامه‌ریزی‌هایی که دریافت می‌کند احتمال تقلب را به شدت کاهش می‌دهد.
بازیابی بهتر اطلاعات
در برخی مواقع بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع به آن‌ها بسیار حیاتی است. از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری این است که فرصتی را فراهم می‌آورد که گاها به اطلاعات از دست رفته یا اطلاعات ضروری به سرعت دسترسی داشت که این امر از مزایا و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری محسوب میشود.
هزینه کمتر
هزینه عملیاتی در هر ساعت کار با فناوری‌های جدید کاهش می‌یابد. با اینکه اجرای یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری ممکن است سرمایه اولیه زیادی نیاز داشته باشد با اینحال این روزها استفاده از اتوماسیون اداری بسیار به‌صرفه تر است و مدیران از سرمایه‌گذاری برای ایجاد یک شبکه اتوماسیون اداری حمایت می‌کنند.
استفاده کمتر از کاغذ
کار مبتنی بر کاغذ، به دلیل روشی که در تهیه گزارش‌ها و نامه‌ها وجود دارد، قطعا هزینه‌بر است. ابتدا یک نامه نوشته میشود، سپس تایپ میشود، تصحیح میشود و به دستگاه اجرایی تحویل داده‌می‌شود. پس از آن روند مجددا تکرار میشود. هنگام ارسال نیز ارسال از طریق کاغذ و پست انجام میشود. همچنین برای از بین بردن یا به‌روزآوری اسنادی که در گذشته ذخیره سازی شده، نیاز به کارمندی است که این‌کار را انجام دهد. ویژگی‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به این‌صورت است که از طریق پست الکترونیکی، کنفرانس تلفنی و… روش‌های مختلفی برای استفاده کمتر از کاغذ دارند.
بهبود محیط ارتباطات
مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل ارتباط اطلاعاتی با دیگران است. به عنوان مثال, بیش از نیمی از زمان مدیر، صرف برقراری ارتباط در جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها میشود. یکی از ویژگی‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری توانایی برقراری ارتباط آسان بین کارمندان است.
مولفه‌های موردنیاز برای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری
باید درنظر داشت که در درجه اول کارکنان باید ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بشناسند و در مورد این نوع نرم‌افزار آموزش ببینند، همجنین زیرساخت‌های خود برای ارتباط و فضای فیزیکی خودرا در نظر بگیرند که این عوامل در اثربخشی نرم‌افزار اتوماسیون اداری بسیار مهم است. دو مقوله آموزش و انتخاب اتوماسیون اداری مناسب را بررسی میکنیم.
آموزش کارکنان: طیف گسترده‌ای از افراد از جمله مهندسین سخت‌افزار و نرم‌افزار، مدیران ارشد، کارکنان میانی و… همه‌ی افرادی که باید روزانه با اتوماسیون اداری سروکار داشته‌باشند را شامل میشود. در نتیجه آموزش پرسنل باید بخش مهمی از برنامه‌ریزی شرکت باشد.
انتخاب اتوماسیون اداری: مجموعه‌ای از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای همه کسب‌وکارها باهر شکلی وجود دارد. عواملی که باید در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری درنظرگرفته شود شامل: هزینه نرم‌افزار، مدت زمان موردنیاز برای معرفی نرم‌افزار، وضعیت سخت‌افزاری تاسیسات، پشتیبانی فنی و سازگاری با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های شرکت درباره انتخاب نرم‌افزار مناسب، است.
نتیجه
علاوه بر ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری که بررسی شد، به طور کلی این نرم‌افزارها متشکل از برنامه‌هایی هستند که کار روزمره ادارات را تسهیل می‌کنند و بعضی از آنان عبارت از پردازنده‌ها، محاسبه‌گران، ویرایشگران و … هستند. وقتی چند نوع از این برنامه‌ها در یک مجموعه جمع‌آوری می‌شوند، یک اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. در این نوع سیستم‌ها کار به اشتراک گذاشتن اسناد بسیار آسان است که باعث میشود کار مشارکتی و گروهی تسهیل شود. به همین جهت در هر شرکت و کاری استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری متناسب با فعالیت اداره مهم است.
