اسکن اسناد و مدارک چیست؟
اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین روش‌هایی است که برای بهبود گردش کار، کاهش هزینه‌ها و مدرنیه‌سازی کردن شرکت‌ها از آن بسیار استفاده می‌شود. فوایدی که در مورد اسکن اسناد وجود دارد دارد بسیار بی‌شمار و زیاد است. اما با این وجود اگر حداقل‌های آن را در نظر بگیرید باید بدانید که اسکن اسناد و مدارک راندمان فعالیت کاری را تا حد بسیار زیادی افزایش می‌دهد و همچنین سود بیشتری برای افراد خواهد داشت.
اگر برای آشنایی با خدمات اسکن اسناد مدارک و پرونده‌ها به اطلاعات تخصصی نیاز دارید صفحه اسکن اسناد و مدارک پزشکی و صفحه اسکن اسناد و مدارک پرسنلی را مشاهده نمایید و با امکانات نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یگانه آشنا شوید.
اهمیت و لزوم اسکن اسناد و مدارک:
بدون شک زمانی که شما مدارک یک شرکت و اداره را اسکن نمایید از آن در بایگانی آنلاین می‌توانید نگهداری کنید. یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین اهمیت‌هایی که برای اسکن اسناد و مدارک وجود دارد است که شما تا سال‌های طولانی می‌توانید از آن نگهداری کنید و هر زمان که به آن‌ها نیاز داشتید آن‌ها را مورد مطالعه قرار دهید. هر سازمان و شرکت مدارک و اسناد زیادی دارد که باید به خوبی از آن‌ها نگهداری کند.
در واقع باید بدانید دیگر نیازی نیست مانند گذشته این اسناد و اوراق را در دفترها نگهداری کنید. بلکه به وسیله سیستم الکترونیکی می‌توانید آن اسناد را در سیستم اسکن کنید و نگهداری نمایید. مزیت هایی که اسکن اسناد و مدارک برای اداره ها وجود دارد بسیار زیاد است و به همین دلیل شما بهتر است با این سیستم آشنایی بیشتری داشته باشید.
مزایای اسکن اسناد و مدارک:
اسکن اسناد و مدارک مزیت‌های بسیار زیادی دارد که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت است از :
افزایش راندمان:
یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزیت‌هایی که اسکن اسناد دارد این است که اثر آن روی انجام کارها مستقیم است. یکی از واقعیت‌هایی که در این مورد وجود دارد این است که بایگانی کردن و دسترسی به مدارک کاغذی تا حدودی دشواری‌های زیادی دارد و زمان‌بر است. اسنادی که کاغذی هستند بعد از مدتی به طور کلی از بین می‌رود و یا دچار آسیب می‌شوند. امکان دارد آن سند تنها یک نمونه از آن اطلاعات باشد، به همین دلیل بادی به خوبی از آن نگهداری شود. اسکن اسناد موجب افزایش پیدا کردن بهره‌وری کارها می‌شود و راه‌های آن هم مختلفی است. برخی از راه‌های آن بایگانی، بازیابی، جستجو و … است که با استفاده از این روش‌ها می‌توانید مدارک را نگهداری کنید. از آن جایی که اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالی است شما با سرعت بسیار بالایی می‌توانید آن‌ها را پیدا کنید و مورد استفاده قرار دهید. بعد از اینکه به صورت دیجیتالی اسکن را انجام دهید آن‌ها به طور کامل ذخیره می‌شوند و پوشه‌های آن‌ها هم بسیار امن است.
زمانی که شبکه‌های شما و سازمان‌هایی که از این سیستم استفاده می‌کنند بزرگ باشد، کاربران به راحتی می‌توانند اسناد اسکن شده را به وسیله شبکه‌ای که ایمن است در دسترس داشته باشند. در واقع باید بدانید نیازی نیست برای دسترسی پیدا کردن به آن‌ها حتما تمامی فایل‌ها را روی هر یک از کامپیوترهای کاربران قرار دهند. همه اسنادی که شما نیاز دارید در دسترس‌تان قرار دارد و تنها با یک جستجو می‌توانید آن‌ها را پیدا کنید. اسکن اسناد و مدارک و سیستم الکترونیکی آن به شما کمک می‌کند که زودتر کارها را انجام دهید و مراجعه‌کننده زیادی نداشته باشید. در واقع شما دیگر نیازی نیست حتی از پشت میز خود بلند شوید، بلکه به راحتی می‌توانید اسناد را پیدا کرده و از این طریق بهره‌وری کارهای خود را افزایش دهید.
جستجوی سریع :
شما باید از تکنیک‌ها و روش‌های پیشرفته‌ای که در سیستم‌های اداری و سازمان‌ها به وجود می‌آید ممنون باشید. یکی از این تکنیک‌ها اسکن اسناد و مدارک است. شما به وسیله این سیستم می‌توانید به راحتی اسناد و مدارک را فهرست‌بندی کنید تا زمانی که نیاز داشتید آن را بازیابی نمایید مشکلی نداشته باشید. این آیتم‌های جستجو هر چیزی می‌تواند باشد و شما به هر یک از آن‌ها شاید نیاز داشته باشید. شما در درون آن سند هم می‌توانید اطلاعاتی را که مورد نیازتان است را به طور کامل جستجو کنید. کارمندان یک شرکت اداری یا سازمان‌های بزرگ با استفاده از سیستم اسکن اسناد و مدارک می‌توانند سریع‌تر کارهای خود را انجام دهند و به همین وسیله کارها با سرعت بیشتری پیش‌روی خواهد داشت.
کم هزینه:
بسیاری از روش‌هایی که سنتی هستند و برای نگهداری اسناد و مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرند هزینه‌های زیادی را در بر می‌گیرند. در واقع شما شاید در نگاه اول به چشمتان این هزینه‌ها زیاد نیاید و متوجه آن‌ها نشوید، به همین دلیل به آن‌ها هزینه‌های خاموش نیز می‌گویند. شما بعد از مدتی به خوبی می‌توانید تاثیر هزینه‌ها را مشاهده کنید. به طور مثال اگر بخواهیم هزینه‌های روش سنتی ذخیره مدارک را بیان کنیم باید بیان کنیم که اگر یک کارمند در طول روز بخواهد یک ساعت از زمان خود را صرف گرفتن یک سند از بایگانی نماید بدون شک دیگی نمی‌تواند به کارهای دیگر رسیدگی نماید. ولی با وجود این سیستم به راحتی قادر است که پشت میز خود آن سند را پیدا کرده و فعالیت‌های کاری خود را کاهش دهد.
صرفه‌جویی در هزینه:
یکی دیگر از مهم‌ترین مزیت‌هایی که اسکن اسناد و مدارک دارد این است که تولید را بسیار بیشتر می‌کند و همین امر هزینه ها را تا حد بسیار زیادی کاهش می‌دهد. اسکن کردن مدارک آن هم به صورت دیجیتالی هزینه‌ها را تا حد بسیار زیادی کاهش می‌دهد و شرکت‌ها راه خوبی برای صرفه‌جویی می‌توانند پیدا کنند. هزینه‌هایی که برای نگهداری از اسناد فیزیکی صورت می‌گیرد بسیار بالا است. این هزینه‌ها شامل هزینه فضا و تجهیزات بایگانی است که باید مکان مشخص شده‌ای را برای نگهداری از اسناد تعیین کنید تا بتوانید اسناد را در درون آن فضا حفظ نمایید. این هزینه‌ها را شما می‌توانید برای رشد و پیشرفت دیگر کارها و فعالیت‌های سازمان و شرکت صرف کنید.
با اسکن اسناد و مدارک دیگر نیازی به کاغذ ندارید و آن‌ها را می‌توانید به طور کامل دور بیندازید. هزینه‌های بایگانی با استفاده از این روش به صفر می‌رسد و در واقع شما تنها هزینه خرید سیستم الکترونیکی را پرداخت کرده‌اید. اسکن کردن و مدیریت دیجیتالی اسناد دیگر هزینه‌های خاموش هم برای سازمان و شرکت وجود نخواهد داشت. بنابراین اگر شما هم از آن دسته شرکت‌ها و سازمان‌هایی هستید که مایل است هزینه‌های خود را کمتر کند تا بتواند آن‌ها را صرف امور دیگری نماید، بهتر است از این سیستم الکترونیکی استفاده نمایید.
ساماندهی و ایمنی بهتر:
زمانی که شما اسکن اسناد و مدارک خود را در سازمان و یا شرکت داشته باشید بدون شک ساماندهی مرتب‌تر و بهتری خواهید داشت و سازمان شما یک سازمان تضمین شده به شمار می‌رود. شما فرض کنید یکی از اسناد بسیار مهم و ضروری که به طور کلی از بین می‌رود چه مشکلاتی برای شرکت و یا سازمان به وجود خواهد آورد. بدون شک مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت. اما اگر آن اسناد را در سیستم ثبت کرده باشید به راحتی قادر خواهید بود که به آن‌ها دسترسی داشته باشید و نیازی نیست نگران گم شدن آن‌ها هم باشید.
شما حتی می‌توانید دسترسی آن اسناد را تنها به افراد خاص بدهید تا از آن‌ها استفاده نماید. به عنوان مثال می‌توانید آن اسکن اسناد و مدارک را از دید افرادی پنهان کنید و یا اینکه آن‌ها را رمزگذاری نمایید تا هر فردی نتواند آن‌ها را مشاهده کند. این یک واقعیت است که شما به راحتی می‌توانید از اسناد خود کپی تهیه کنید و بدون اینکه نگران از بین رفتن آن‌ها باشید نسخه اصلی آن را همیشه مورد استفاده قرارد دهید. شما از دست دادن مدارک و اسناد خاص را به وسیله این سیستم الکترونیکی می‌توانید به طور کلی از بین ببرید و فراموش کنید.
صرفه جویی شگفت انگیز در فضای کاری:
بدون شک اسناد کاغذی به یک فضای مخصوصی برای نگهداری نیاز دارند. بسیاری از سازمان‌هایی که به اطلاعات کاغذی خود نیاز دارند باید به خوبی بتوانند از آن‌ها مراقبت نمایند. در واقع باید بدانید برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها نامه‌های بسیار زیادی دارند که اگر آن‌ها را بخواهند در یک فضای کوچک جای دهند بدون شک با مشکل مواجه می‌شوند. بنابراین بهتر است به فکر سیستم دیجیتالی قوی و به روزی باشند تا مدارک و نامه‌های خود را درون آن جای دهند. سلامتی و ایمنی نامه‌های اداری در صورتی که شما بخواهید آن‌ها را در حجم بسیار زیادی در درون اتاق جای دهید به خطر می‌افتد و در واقع اگر آن‌ها را گم کنید بدون شک دچار مشکلاتی خواهید شد. سیستم الکترونیکی اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین سیستم‌هایی است که امروزه از آن استفاده زیادی می‌شود و بیشتر سازمان و شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند.
اگر شما تصمیم دارید مدیریت اسناد خود را به صورت دیجیتالی انجام دهید باید به خوبی با سیستم اسکن اسناد و مدارک آشنایی کاملی به دست آورید. تمامی قفسه‌هایی که شما به وسیله نامه‌های اداری پر می‌کنید با استفاده از سیستم الکترونیکی به خوبی خالی می‌شود و می‌توانید از آن‌ها استفاده دیگری کنید. فضای آزاد شده قفسه‌ها می‌تواند برای پروژه‌های دیگر مورد استفاده قرار گیرد. اگر این اتاق را به کارمندانی که اتاق ندارند بدهید بدون شک بهره‌وری آن‌ها در کار کردن بسیار بیشتر می‌شود. نرخ کاری کارمندان بسیار مهم است که با استفاده از این روش بسیار بالاتر می‌رود.
شما می‌توانید همچنین از نرم افزارهای سازمانی دیگری مانند اتوماسیون اداری، دبیرخانه و … استفاده کنید.
انواع اسکن اسناد و مدارک:
اسکن اسناد و مدارک دارای انواع مختلفی است که هر یک از آن‌ها دارای ویژگی‌های متنوعی هستند و شما باید با آن‌ها آشنایی داشته باشید. برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت است از :
اسکن اسناد پرسنلی:
همه شما به خوبی می‌دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت‌هایی که دارند مدارک‌شان ر ا تولید می‌کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهم‌ترین و اصلی‌ترین مدارکی است که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آن جایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش است باید از آن‌ها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم‌ها به شمار می‌رود. نصب و راه اندازی این برنامه می‌تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید. بنابراین اگر شما به دنبال افزایش عملکرد و بهره وری کارمندان خود هستید بهتر است این برنامه را خریداری کرده و نصب کنید.
با استفاده از نرم افزار اسکن اسناد و مدارک می‌توانید حجم بایگانی فیزیکی را تا حد بسیار زیادی کاهش دهید. همچنین باید بدانید مدیریت دسترسی و بایگانی هم با استفاده از این نرم افزار می‌توانید روی تمامی مدارک بایگانی سازمان و شرکت مدیریت داشته باشید. شما تنها با یک جستجوی سریع قادر خواهید بود که هر مدارکی را پیدا کنید و از آن استفاده نمایید. مدارک پرسنلی از جمله مدارک مهمی است که به آن در بسیاری از مواقع نیاز پیدا می‌کنید و به همین دلیل دسترسی به آن‌ها باید بسیار آسان باشد. سهولت دسترسی پیدا کردن به مدارک و اسناد از جمله مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزیت‌های نرم افزار اسکن اسناد و مدارک است. همچنین باید بدانید کارایی و بهره‌وری کارکنان در این سیستم بسیار افزایش پیدا می‌کند و آن‌ها می‌توانند به راحتی از این سیستم استفاده کنند.
اسکن اسناد حسابداری و مالی:
فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان است از جمله مهم‌ترین اسناد یک شرکت به شمار می‌رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده است و افرادی که در بخش حسابداری کار می‌کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آن‌ها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آن‌ها نداشته باشید امکان دارد که هزینه‌های زیادی را پرداخت نمایید.
بیشتر اداره‌ها و سازمان‌ها اسناد مالی خود را در قفسه‌ها به همراه زونکن نگهداری می‌کنند، و آن‌ها زمانی که بخواهند یک مدرک را پیدا کنند بدون شک باید زمان زیادی را صرف نمایند. ولی با نصب و خرید اسکن اسناد و مدارک می‌توانید به راحتی آن‌ها را پیدا کنید و در کار خود مورد استفاده قرار دهید. این درهم و برهمی با استفاده از این نرم افزار تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا می‌کند و یا به طور کلی از بین می‌رود. اینکه شما چگونه بتوانید به وسیله نرم افزار اسکن اسناد و مدارک فاکتورها را فهرست بندی کنید اهمیت زیادی دارد و فهرست‌بندی آن‌ها به این ترتیب است که:
- در ابتدا باید شماره فاکتور را وارد نمایید.
- بعد از آن تاریخ فاکتور باید وارد شود که این تاریخ اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به درستی وارد شود.
- شماره خریداری فاکتور از دیگر قسمت‌هایی است که باید وارد نمایید.
- نام فروشنده‌ای که از آن خرید انجام شده است باید در فاکتور قید شود.
- در انتها نام خریدار شرکت و یا سازمان هم باید وارد شود که اگر نیاز بود با آن فرد بتوانید در مورد فاکتور صحبت کنید.
البته باید بدانید این پارامترها بسیار ساده و معمولی است، بر همین اساس اگر شما مایل باشید می‌توانید به فهرست خود بخش‌های دیگری هم اضافه کند و در آن بخش‌ها هم اطلاعات زیادی را وارد نمایید. این قسمت‌هایی که در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک حسابداری و مالی معرفی کردیم بخش‌های اولیه آن است و زمانی که شما مایل باشید می‌توانید این قسمت‌ها را افزایش دهید. کارشناسان شرکت به شما راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌دهند تا از این طریق بتوانید هر یک از بخش‌هایی که مایل هستید را افزایش دهید تا سیستم و نرم افزار اسکن اسناد و مدارک شما حرفه‌ای‌تر شود.
اسکن اسناد و پرونده‌های پزشکی:
بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکزهای جراحی، بیمارستان‌ها، مطب‌های خصوصی، دندانپزشکی‌ها، کلینیک‌ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی است که شما می‌توانید پرونده‌های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می‌رود هزینه‌های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می‌دهد. نگهداری و بازیابی از مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد که شما باید به این مسئله توجه داشته باشید تا به آسانی از اطلاعات بیمار اطلاعات لازم را پیدا کنید. بر اساس تحقیقاتی که روی پرونده‌های پزشکی صورت گرفته است بسیاری از افراد به این نتیجه رسیده‌اند که بسیاری از مفقود شده آن‌ها به درستی بایگانی نشده‌اند. به همین دلیل طراحان نرم افزار اسکن اسناد و مدارک آن را به گونه‌ای طراحی کردند که بتوانند به صورت الکترونیکی نرم افزارها را دسته بندی نمایند. از جمله مهم‌ترین مزیت‌هایی که این نرم افزار برای پرونده‌های پزشکی دارد عبارت است از:
- فهرستی از فیلدهای قابل جستجو در این نرم افزار وجود دارد که به وسیله آن می‌توانید شماره پرونده شماره پذیرش، نوع بیماری، نام خانوادگی و … را پیدا کنید. شما در سندهای متنی می‌توانید متن‌ها را به راحتی جستجو کنید و این عامل به عنوان یک عامل بازیابی شناخته می‌شود.
- تصاویر رنگی را به صورت اختیاری می‌توانید ذخیره سازی کنید و این روش بسیار آسان است، به همین دلیل هر فردی به راحتی می‌تواند با آن کار کند.
- از راه دور می‌توانید به وب سایت خود کنترل داشته باشید.
- پرونده‌های دیجیتالی را می‌توانید در شبکه‌های داخلی و اینترنت به خوبی مشاهده نمایید.
- شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار اسکن اسناد و مدارک برنامه‌های کاربردی دیگر را هم با این برنامه ادغام کنید و این امر در ذخیره سازی اهمیت بسیار زیادی دارد.
اسکن کتاب + اسکن کتاب بدون برش:
یکی از قابلیت‌هایی که نرم افزار اسکن اسناد و مدارک دارد این است که شما به وسیله آن می‌توانید کتاب‌های خود را بدون اینکه برش دهید در اسناد بایگانی داشته باشید. اسکن کتاب به دلایل متنوعی انجام می‌شود و مزیت‌هایی که اسکن کتاب دارد بسیار زیاد است. در واقع باید بدانید برخی از دلایل مهمی که شما به این دلایل می‌توانید از این نرم افزار استفاده کنید عبارت است از:
- جلد کتاب شما قدیمی و یا کمیاب باشد. در این صورت دیگر نیازی نیست شما به صورت دائم از آن کتاب استفاده کید، بلکه می‌توانید صفحات آن را اسکن کنید و در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک نگهداری نمایید.
- کتاب و یا جلدی که شما دارید بسیار با ارزش باشد و تنها یک نمونه از آن در دسترس افراد قرار گرفته باشد. در این صورت شما می‌توانید تنها برای یک بار صفحات آن را اسکن کنید و در نرم افزار آن را نگهداری نمایید.
- برخی از کتاب‌ها و مدارکی که شما به امانت می‌گیرد را نمی‌توانید برای همیشه در سازمان و یا اداره خود نگه‌دارید، به همین دلیل می‌توانید از صفحات آن‌ها اسکن گرفته و در نرم افزار از آن‌ها نگهداری نمایید.
- مالکی و یا مالکین آن کتاب و یا مدارک به هیچ عنوان مایل نیستند که شما به آن کتاب‌ها آسیبی وارد کنید، در این صورت اسکن صفحات آن کتاب به شما کمک می‌کند که در هر زمان از آن‌ها استفاده نمایید.
به طور معمول اسکن بدون برش در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک با دستگاه‌های بسیار مخصوصی انجام می‌شود. تصویربرداری از این کتاب‌ها و در این روش از بالا انجام می‌شود و لنز تصویربرداری باید بسیار قوی باشد. برای اسکن مجلد باید فردی که می‌خواهد آن را انجام دهد تخصص کافی داشته باشد تا به راحتی و در کمترین زمان اسکن صفحات را انجام دهد.
اسکن پارچه:
در برخی از مواقع شما نیاز پیدا می‌کنید که از پارچه اسکن بگیرید و به وسیله نرم افزار اسکن اسناد و مدارک می‌توانید این روش را انجام دهید. اینکه شما به اسکن پارچه نیاز داشته باشید دلایل متنوعی دارد و برخی از این دلایل عبارت است از:
- شما احتمال دارد که به طرح پارچه نیاز داشته باشید و به همین دلیل باید از آن اسکن بگیرید.
- احتمال دارد که شما به چاپ کردن طرح مجدد روی پارچه نیاز داشته باشید و در این صورت می‌توانید اسکن آن را دریافت کنید.
- طرح‌های هنری بسیار خاص هستند و شما در برخی از مواقع مجبور هستید آن طرح‌های هنری را روی پارچه به صورت اسکن طراحی کنید. سیستم و دستگاه‌هایی که برای اسکن روی پارچه مورد استفاده قرار می‌گیرد بسیار خاص و ویژه می‌باشد. شما باید برای اسکن روی پارچه با تمامی روش‌ها و اصول آن آشنایی داشته باشید تا بدون اشکال آن را چاپ کنید.
- اینکه برای اسکن پارچه از چه اسکنری استفاده می شود به عمر، جنس و فایل‌های دیجیتالی شما در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک دارد. به طور کلی اسکنرهایی که تخت هستند بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند و آن‌ها هم دارای ویژگی‌های مشخص شده‌ای هستند.
اسکن برگه A3 A4 A5 برگه‌های بزرگتر:
بدون شک همه شما به خوبی می‌دانید برگه‌هایی که اندازه آن‌ها A4 است به راحتی قابل اسکن است و هر فردی به راحتی می‌تواند آن‌ها را اسکن کند. ولی برگه‌هایی که اندازه آن‌ها تا حدودی بزرگتر است تا حدودی با دشواری اسکن می‌شود. ترکیب اندازه‌های سند اصلی که شما در دست داشته محدود است و برای اسکن آن‌ها نرم افزار اسکن اسناد و مدارک به خوبی آن‌ها را پشتیبانی می‌کند. وزن کاغذها تا حدودی با یکدیگر تفاوت دارد، چرا که اگر اندازه‌های آن‌ها فرق کند امکان دارد وزن‌شان هم دچار تغییر شود، به همین دلیل باید دستگاه اسکن قادر باشد آن‌ها را به درستی اسکن کنید.
دقت داشته باشید اگر اسناد اصلی که می‌خواهید اسکن بگیرید دارای ارتفاع مشابهی است باید به صورت همزمان اسکن و کپی شوند. اما اسنادی که دارای عرض‌های متفاوتی هستند به صورت جداگانه باید اسکن شوند. شما زمانی که نرم افزار اسکن اسناد و مدارک را در سیستم خود نصب داشته باشید به راحتی بر اساس دستورالعمل‌هایی که این نرم افزار دارد می‌توانید اسکن شده این برگه‌ها را به طور کامل مشاهده کنید.
انواع اسکنر برای اسکن اسناد:
دستگاه‌هایی که برای نرم افزار اسکن اسناد و مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرند دارای سیستم تغذیه‌ای اتوماتیک هستند، به همین دلیل هر یک از آن‌ها سیستم تغذیه شان اتوماتیک است. سیستم‌هایی که برای اسکن اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد دارای انواع مختلفی است و شما باید بر اساس نیاز خود یکی از آن‌ها را که بیشتر برای کسب و کار شما مناسب است را تهیه و خریداری کنید. قیمت این اسکنرها نسبت به بسیاری از اسکنرهای دیگر تا حدودی بیشتر است و این امر هم به این دلیل است که حساسیت‌های به کار رفته شده در آن نسبت به دیگر اسکنرهای بیشتر است.
سخت افزارهایی که در دستگاه‌های اسکن اسناد و مدارک وجود دارد بسیار قوی است و شما می‌توانید بر اساس نیاز خود یکی از آن‌ها را که بیشتر با سیستم شما هماهنگی دارد را خریداری کرده و مورد استفاده قرار دهید. یکی از مزیت‌های بسیار مهمی که این دستگاه‌ها دارند این است که تعمیرپذیر هستند و شما می‌توانید آن‌ها را در صورتی که اشکال داشته باشد تعمیر کنید. تکنولوژی به کار رفته شده در این نرم افزار بسیار به‌روز و جدید است، به همین دلیل شما اگر مشکلی در کار کردن با آن داشته باشید را سریع پیدا کنید.
پروژه اسکن اسناد و مدارک| برون سپاری خدمات اسکن اسناد چه مزایایی دارد؟
پروژه‌هایی که تیتراژ آن‌ها بسیار بالا است باید به صورت دیجیتالی در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک ثبت شوند تا در صورت نیاز بتوانید از آن‌ها استفاده کنید. هزینه‌هایی که برای نگهداری از اسناد وجود دارد و باید در بایگانی آن‌ها را نگهداری کنند بسیار زیاد است و افراد باید زمان و وقت زیادی را برای نگهداری و پیدا کردن آن‌ها صرف کنند. مزیت‌هایی که در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک وجود دارد بسیار زیاد است و به همین دلیل است که بسیاری از افراد در سازمان‌ها و شرکت‌ها از این نرم افزار استفاده می‌کنند. قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که این نرم افزار دارد بهره‌وری کارکنان را افزایش داده است و آن‌ها با سرعت بیشتری کارهای خود را انجام می‌دهند.
نرم افزار اسکن و بایگانی اسناد و مدارک:
بر اساس تغییرات اساسی و هوشمندی که امروزه به وجود آمده است بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها به دنبال به‌روزترین و جدیدترین نرم افزارها هستند. در واقع باید بدانید امروزه بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها به بهره‌وری بیشتری نیاز دارند تا کارکنان بتوانند با سرعت بیشتری کارهای خود را انجام دهند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از این نرم افزارهایی است که شما می‌توانید در سازمان‌ها و شرکت‌ها و بسیاری از مکان‌های دیگر از آن استفاده کنید. قیمت این نرم افزار نسبت به بسیاری از مزیت‌هایی که دارد مناسب و به صرفه است، بر این اساس شما می‌توانید با به صرفه‌ترین قیمت آن را خریداری کنید.
