مفهوم نامه ی اداری
نامه اداری نوشته ای است روی فرم مخصوص و آرم دار آن سازمان که محتویات آن درمحدود اختیارات و وظایف سازمان بوده و امضا کننده نامه نیز مجاز به امضای آن باشد و همچنین از طریق دبیرخانه آنلاین آن سازمان دریافت ، ثبت و یا صادر شده باشد.
وجود امضای مجاز،تاریخ و شماره و دربعضی از موارد مهر سازمان در نامه های اداری الزامی است.
تفاوت نامه های اداری با یادداشت های اداری
کاربرد یادداشت های اداری بیشتر در درون سازمان ها است. یادداشت های اداری مانند نامه های اداری دارای فرآیند خاص و اصول خاصی نیستند. البته در یادداشت های اداری امضا افراد در اکثر مواقع بسیار مهم است. کاربرد آن ها بیشتر در این است که از طرف پرسنل، برای بهبود و افزایش سرعت امور در حال انجام، نوشته شوند. این نوشته ها در برخی مواقع به عنوان سند استفاده می شوند و به دفتر بایگانی فرستاده می شوند.
انواع نامه های اداری
نامه های اداری از لحاظ متن و محتوا در چند دسته قرار میگیرند که در زیر نوع این نامه ها تفکیک شده و به اختصار هر کدام را توضیح داده‌ایم که عبارتند از:
• نامه های خبری:
نامه خبری یک نوع متن رسمی است که به صورت کتبی یا الکترونیکی نوشته میشود و اطلاعات خبری را به مخاطبان منتقل می‌کند. اینگونه نوشته ها به صورت اطلاع رسانی، که از مقام بالا به پایین و از پایین به بالا ابلاغ می شود.
• نامه های بازدارنده:
نامه بازدارنده نوعی نامه اداری است که به منظور جلوگیری از انجام کار یا ادامه فعالیتی خاص به مخاطب ارسال میشود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است جلوی ضرر یا اتفاقی ناگوار گرفته شود، یا فعالیتی به دلیل عدم انطباق با قوانین یا مقررات، اخلاقیات یا مصلحت سازمان یا جامعه متوقف شود.
• نامه های درخواست:
نامه درخواست نوعی نوشته رسمی است که برای تقاضای چیزی به شخص یا سازمانی خاص ارسال میشود. این نوع نامه در شرایطی به کار می‌رود که لازم است به طور رسمی و کتبی درخواستی را مطرح کرد.
• نامه های هماهنگی:
نامه هماهنگی نوعی مکاتبه اداری است که به منظور ایجاد هم‌ترازی و انسجام در انجام وظایف و فعالیت‌ها بین واحدهای مختلف یک سازمان یا اشخاص ی واحد مبادله و از مقام بالای به واحدهای زیرمجموعه فرستاده می شود. هدف آنها، ایجاد یک تفاهم مشترک و برنامه‌ریزی برای انجام وظایف به صورت هماهنگ و منسجم است.
• نامه های دستوری:
این نوع نامه معمولاً برای ارسال دستورات اداری، فنی، یا حتی اخطارهای قانونی استفاده میشود که ازمقام بالا به واحدهای پایین خطاب میشود این نوع نامه‌ها به صورت صحیح و رسمی نوشته می‌شوند و باید از اصطلاحات مناسب و زبان رسمی استفاده کنند که در واقع برای انجام کار یا نتیجه نهایی کار ابلاغ می شود.
وارده و صادره چیست؟
نامه ها در اداره ی امور دفتری به عنوان وسیله ی انتقال اطلاعات به دو دسته تقسیم می شود، در ادامه به پاسخ سوال وارده و صادره چیست می پردازیم:
الف ) نامه های وارده
شامل اطلاعاتی که به صورت مکتوب از سازمانی به و یه سازمان دیگری برسد نامه های وارده می نامند.
ب) نامه های صادره
شامل اطلاعاتی که به صورت مکتوب از سازمانی به و یا سازمان دیگری فرستاده می شوند نامه های صادره می گویند.
هریک ازنامه های وارده و صادره می توانند به دو صورت زیر تقسیم شوند:
1- نامه های عادی:
نامه هایی که از طبقه بندی خاصی برخوردار نیستند.
پرونده و نامه های محرمانه ( اسناد طبقه بندی شده)
مکاتباتی هسنتد که اطلاع ار محتویات و مفاد آن ها برای مسئولان و مقامات خاصی مجاز است به چنین اسناد و مدارکی از نظر درجه محرمانه بودن « استاد طبقه بتدی شده » گفته می شود.
اسناد طبقه بندی شده به چهار طبقه تقسیم شده است :
الف : اسناد به کلی سری
اسنادی هستند که افشای غیر مجاز آن ها به موقعییت سیاسی اجتماعی و سایر موقعییت های بسیار با اهمییت لطمه وارده کرده و باعث ضرر وخسارت جبران ناپذیر می شود.
ب : اسناد سری
شامل اسنادی هستند که افشای غیر مجاز آن ها از نظر اهمیت محرمانه بودن در درجه دوم قرار دارد وبه پیشرفت های فنی ، علمی و یا موقعییت های خاص لطمه وارده کرده و به منافع عمومی کشور آسیب می رساند.
ج: اسناد خیلی محرمانه
به اسنادی اطلاق می شود که آگاهی همگان از آن به موقعییت های شخصی ، اداری افراد لطمه وارد کرده و یا برای مدتی درکنترل بعضی موارد ایجاد مشکل می کند.
د: اسناد محرمانه
این اسناد در پایین درجه محرمانه بودن قرار دارد، لیکن احتیاج به حراست دارد درجه محرمانه بودن این اسناد ، با مهر خاصی که روی اسناد و پاکت های آن ها زده می شود ، مشخص می گردد.
نحوه دریافت و توزیع این مکاتبات تابع دستور العمل خاصی است که به ذکر آن ها می پردازیم .
— هر موقع که تشخیص داده شود افشا با دسترسی غیر مجاز یک سند باعث ضرر و زیان به منافع کشور خواهد شد ، حراست از آنها الزامی است.
– چون درجه نامه های محرمانه بودن هر سند ممکن است تغییر کرده و بعد از مدتی از اهمییت محرمانه بودن آن کم شود ، سازمان ها باید ترتیبی اتخاذ کنند که در موعد مقتضی ، نسبت به تجدید نظر در مورد پایین آوردن درجه محرمانه بودن آن اقدام شود.
درجه هر سند صرفاٌ به مفاد آن ها بستگی دارد.
— در مورد اسنادی که از سازمانی به سازمان دیگر ارسال می شود ، باید با موافقت سازمان تهیه کننده سند نسبت به تنزل درجه آن اقدام کرد.
کنترل و طبقه بندی نامه های اداری
مقام مجاز برای تشخیص و انتخاب درجه هر سند مشخص ، تهیه کننده آن است . برای اجتناب از اشتباه در تشخیص درجه محرمانه بودن اسناد ، باید اعضای عالی رتبه ، نسبت به تعیین میزان و نوع محرمانه بودن سند تصمیم گیری کنند.
در مواردی که تردیدی در مورد انتخاب درجه برای سندی پیش آید ، با مشارکت مسئول حراست سازمان مربوطه ،درجه مناسب انتخاب خواهد شد.
سازمان ها برای طبقه بندی منسجم تر و دسترسی راحت تر به اسناد و مدارک از نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار بایگانی، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و… استفاده می کنند.برای مطالعه مطلب اختصاصی نامه های صادره و وارده چیست میتوانید به مقالات دیگر وبلاگ مراجعه کنید.
ثبت و بایگانی اسناد محرمانه
– ثبت و بایگانی اسناد طبقه بندی شده باید در دفتری جدا از دفتر اندیکاتوردبیر خانه مرکزی صورت گیرد.
مسئولیت نظا رت و اجرای دقیق مقررات مذکور در این قسمت با مسئول اسناد دفتر مرکزی حراست است.
در هر برگی از طبقه بندی نامه های اداری ، باید درجه محرمانه بودن آن در بالا و پایین صفحه کاغذ نشان داده شود هر موقع که یک سند درچند برگ تنظیم شده باشد ، باید تمام اوراق شماره گذاری شده و تعداد کلیه برگ های سند روی کلیه صفحات نوشته شود ، به طور مثال صفحه اول از صفحه 20
مقام اشخاص نمی تواند برای مطالعه اسناد طبقه بندی شده ایجاد حق کند ، بنابر این اصل نیاز به اطلاع و مجاز بودن باید شدیدارعایت شود.
برای اسناد به کلی سری و سری که به طور جداگانه ازپرونده به سایر واحد ها ارسال می شود ، باید یک نسخه کپی از آن به در خواست کننده تحویلداده شده و اصل سند در پرونده مربوطه بایگانی شود.
در آخر وقت اداری ، برای حصول اطمینان از طبقه بندی نامه های اداری ،پیش نویس ها و امثال آن را باید در جای محفوظ نگهداری کرد.
اسناد به کلی سری و سری وخیلی نامه های محرمانه که به خارج از سازمان ارسال می شود باید در داخل دو پاکت گذاشته شود ، پاکت داخلی به عنوان گیرنده اصلی نامه تنظیم و لاک و مهر شده ودرجه محرمانه بودن آن روی پاکت قید شود.
اسناد به کلی سری و سری باید فرم رسید را امضا کرده و نزد ارسال کننده نامه عودت دهد.
توانایی امحا پرونده
تعیین تاریخ وتشخیص مرزدقیق پرونده های جاری ,نیمه جاری وراکد وقابل امحاازیکدیگرمشکل بوده ونمیتوان استانداردمشخصی برای تفکیک آن ها ارایه کرد .
به طورکلی ,توجه به تعاریف زیرکه تاحدودی مورد قبول صاحب نظران این فن میباشد ,توصیه شده است.
الف:پرونده های جاری
این سری از پرونده ها شامل مکاتباتی هستند که محتویات آنها درجریان اقدام باشد حتی اگر مراجعه به آنها بسیار محدود باشد ,مانند پرونده های پرسنلی که صاحب آن شاغل است وباپرونده های قضایی که هنوز در مورد آن حکمی صادر و تصمیمی اتخاذ نشده است .
ب:پرونده های نیمه جاری
پرونده هایی که حداکثر دوسال از آخرین اقدام در مورد آنها گذشته ,ولی احتمال مراجعه به آنها بسیارزیاد است ,درردیف پرونده های نیمه جاری به شمار می رود.
ج:پرونده های راکد مشخصات این پرونده را میتوان به شرح زیر ذکر نمود:
این گروه ازپرونده ها ,پرونده هایی هستند که دو سال از آخرین اقدام در مورد آنها گذشته است.
-پرونده هایی که محتویاتشان براثر مرور زمان مورد استفاده ومراجعه ی مستمرنباشد.
-پرونده هایی که به کارکنان مربوط باشد (پرونده های کارمندی ) و از تاریخ بازنشستگی صاحب آن وپس از تسجیل بازنشستگی یک سال گذشته ویا صاحب پرونده استعفا کرده ویافوت شده باشد.پرونده های کارمندی در ردیف پرونده هایی محسوب میگردندکه نگهداری آنها برای همیشه الزامی است وفقط از محل بایگانی جاری به بایگانی بازنشستگان و یا…منتقل می گردد.
د:پرونده های قابل امحا:
شامل پرونده هایی هستند که به تشخیص سازمان ذیربط وباتایید سازمان اسناد ملی ایران قابل امحا بوده ویا به آرشیو ملی منتقل می شود
آیین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها:
ماده اول- وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت موظفند براساس دستورالعمل سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی و ارزش یابی اسناد و اوراق راکد خود آنچه را که از لحاظ اجرای وظایف و مسئولیت های قانونی آنان ونیز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند،تعیین کنندو با راهنمای سازمان اسناد ملی ایران فهرست های مشروح و جداول زمانی آنها را با ذکر مشخصات کامل ردیف های مختلف به سازمان اسناد ملی ایران ارسال دارند .
تبصره 1-
اسناد و اوراق راکد در این آیین نامه عبارت است از: کلیه نوشته ها،نامه ،گزارش ،صورت جلسه ها و صورت مجلس ها، قراردادها، عهدنامه ها ، ابلاغ ها، فرمان ها ، نمونه ها و فرمها، دفترها و پرونده ها،قبوض،نسخه ها،بارنامه ها، مدارک و سوابق تحصیلی ، نمودارها ، نقشه ها، عکسها ،کلیشه ها، فیلم ها و میکرو فیلم ، صفحه ها و نوارهای ضبظ صوت و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگا ههای دولتی و وابسته به دولت در اجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری به تشخیص وزارتخانه ها یا موسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
مفهوم اوراق زائد :
اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌های اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکدی است که با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و سایر مقررات، ارزش نگهداری نداشته باشد.
لازم به یادآوری است که قراردادهای دولتی و عهدنامه‌ها و فرمانها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد.شورای اسناد ملی تنها مرجع رسمی در کشور است که مجوز امحا صادر می‌کند برای این منظور همه دستگاههای دولتی مکلفند که قبل از هرگونه تصمیم گیری در مورد اسناد خود با کارشناس رابط آن دستگاه در آرشیو ملی تماس گرفته و نسبت به انعکاس موضوع و پیگیری آن اقدام کنند.
دستوالعمل تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحا آنها شامل مراحل زیر است:
1- برنامه ریزی و تهیه مقدمات کار : مقام مسئول موظف خواهد بود با توجه به شرایط ومشخصات اسناد پرونده های راکد را تهیه و اقدامات لازم را به عمل آورد یعنی تعیین مجریان ، پیش بینی وسایل مورد نیاز ، برآورد زمان لازم برای اجرای کار و در نهایت پیش بینی تمام هزینه ها .
2-بررسی و صورت برداری: اسناد ومدارک راکد بررسی و صورت برداری می شود و در فرم های مخصوص در ج می شود وبراساس موضوع تفکیک و دسته بندی می شود .
3-ارزش یابی: بعد از نتیجه ی صورت برداری این فرم ها برای ارزش یابی نزد مقام مسئول فرستاده می شود و نام برده با توجه به مسئولیت های وزارتی خود و با رعایت مقررات با تشکیل جلسه
پرونده ها را مورد بررسی و نتیجه ارزش یابی را به یکی از سه صورت های زیر اعلام می نماید :
الف) قابل امحاء : در این ستون علت قابل امحاء بودن سند بیان می شود.
ب) قابل نگهداری موقت : در این ستون توجیه علت مدت نگهداری تعیین میشود.
ج) قابل نگهداری دائمی : در این ستون علت با ارزش بودن سند بیان میشود.
4- تفکیک و بسته بندی: بعد از بررسی و صورت برداری پرونده ها براساس طبقات سه گانه ارزش یابی تفکیک می گردند و در جعبه ها یا کارتن های مقوایی قرار می گیرند و روی هر یک از آنها شماره ی ترتیب پرونده هاو محتوای آنها نوشته می شود.
5- تهیه و ارسال فهرست اوراق قابل امحا: مشخصات پرونده های قابل امحا در فرم های مخصوص در سه نسخه تنظیم می شوند و با امضای مقام مسئول امور اسناد برسد و نسخه دیگر برای تصمیم نهایی به سازمان اسناد ملی ایران فرستاده می شود و نسخه سوم به وسیله وزارتخانه یا موسسه دولتی نگهداری می شود.
حفاظت از اسناد و مدارک
عوامل مختلفی باعث از بین رفتن و غیرقابل استفاده شدن اسناد و مدارک در آرشیوها و بایگانی ها می گردد که فهرست وار به پاره ای از آنها اشاره می شود :
– کاغذ معمولا از نسوج سلولزی تشکیل شده است. این ماده در برابر رطوبت زیاد (رطوبت بالاتر از 65 درصد)تغییر حالت می دهد.
– خشکی زیاد محیط نگهداری مدارک نیز موجب خشک و شکننده شدن کاغذ شده و در نتیجه آنها را از بین می برد (دمای بالاتر از 22 درجه سانتیگراد)
– مناسب ترین میزان رطوبت هوا 50 در صد در نظر گرفته می شود.
– رطوبت زیاد و حرارت بیش از 33 درجه موجب رشد قارچ ها و باکتری ها گردیده و این قارچ ها از کاغذ تغذیه نموده و در نتیجه موجب از بین رفتن اسنادو مدارک خواهد شد.
– هوا آلوده به خصوص گارهای سمی مانند گاز SO4H2 موجب فاسد شدن کاغذ می شود.
– سایر گازهای مخرب اسناد را می توان اکسید های ازت(NO ) کلرورها و اوزن را نام برد.
– انواع مختلف قارچ ها که اصطلاحا به کپک معروف است اثر نامطلوبی روی اسناد می گذارد.
– حشرات موذی ، جونده ها نیز از جمله عوامل مخرب اسناد می باشد که با در نظر گرفتن محل مناسب ، قفسه های مناسب و ضدعفونی کردن مناسب بایکانی می توان با این عوامل مبارزه کرد.
-حوادث طبیعی به خصوص سیل ، آتش سوزی ها از عوامل مخرب یه شمار می روند پیش بینی نکات ایمنی از برزو این حوادث باید مورد توجه خاص مسئولان قرار گیرد.
-بی توجهی بعضی پرسنل بایگانی در امر نگهداری نیز می توان در این مورد یادآوری نمود.
پیام بگذارید