اتوماسیون اداری به مجموعهای از روشها در قالب نرم افزار و سخت افزار رایانهای اطلاق میشود که به منظور بهبود و تسهیل فرآیندهای اداری در سازمان ها به کار گرفته میشود. هدف اصلی از اتوماسیون افزایش راندمان، کارایی و اثربخشی فعالیتهای اداری و کاهش هزینه ها است. آموزش اتوماسیون اداری یار بصورت تصویری به منظور سهولت استفاده از نرم افزار در اختیار کاربران قرار گرفته است. بدیهی است که در صورت بروز هرگونه مشکل یا سوال در حین کار با سامانه، میتوانید با تیم پشتیبانی یار تماس گرفته و از راهنمایی و مشاوره آنها بهرهمند شوید.
آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری
در عصر حاضر، سازمانها برای ارتقای کارایی و چابکی خود در رقابت نفسگیری به سر میبرند. اتوماسیون اداری تحت وب یا آنلاین به عنوان ابزاری نوین، راهحلی کارآمد برای غلبه بر چالشهای سنتی فرآیندهای اداری ارائه میدهد. این نرم افزار مبتنی بر وب، با خودکارسازی وظایف تکراری و حذف کاغذبازی، زمینه را برای افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و ارتقای سطح رضایت ذینفعان فراهم میکند.
انتخاب سیستم اتوماسیون مناسب، نیازمند بررسی دقیق نیازها و الزامات سازمان است. عواملی مانند نوع فعالیت سازمان، تعداد کارکنان، بودجه در نظر گرفته شده، زیرساختهای فناوری اطلاعات و نیازهای خاص هر سازمان باید در انتخاب اتوماسیون مدنظر قرار گیرند. در ادامه به آموزش اتوماسیون اداری یار خواهیم پرداخت.
آموزش اتوماسیون آنلاین یار
اتوماسیون آنلاین به نوعی از اتوماسیون اشاره دارد که از طریق اینترنت و در بستر وب انجام میشود. در این نوع اتوماسیون، نیازی به نصب نرم افزار یا سختافزار خاصی نیست و کاربران میتوانند از طریق مرورگر کامپیوتر و یا اپلیکیشن موبایل به اتوماسیون دسترسی داشته باشند.
نرم افزار اتوماسیون یار یک راهکار یکپارچه ابری بوده و گردش اسناد و مکاتبات سازمان شما را تسریع و آسانتر میکند. اطلاعات مجموعه شما بر روی سرورهای ابری یار ذخیره شده و نیازی به سرور لوکال و پرداخت هزینه اضافی نیست. همچنین بروزرسانی و پشتیبانی نرم افزار بر عهده شرکت ابری یار میباشد. شما با مطالعه این مقاله میتوانید به راحتی آموزش اتوماسیون اداری یار را یاد گرفته و از آن استفاده کنید. با خرید اشتراک اتوماسیون آنلاین یار میتوانید به نرم افزار فکس و دبیرخانه دسترسی داشته باشید.
رابط کاربری این نرم افزار در ساده ترین حالت ممکن طراحی شده و نیازهای اولیه شما را برای استفاده از سامانه مکاتبات برطرف خواهد کرد. بدیهی است که در بروز رسانی های بعدی بر ویژگی های آن افزوده خواهد شد. آموزش اتوماسیون آنلاین یار نیز بصورت مرحله به مرحله و راهنمای تصویری از محیط خود اتوماسیون در اختیار شما قرار دارد.
مزایای استفاده از اتوماسیون آنلاین یار را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
- افزایش کارایی کارمندان
- کاهش هزینههای سازمان
- ارتقای کیفیت وظایف
- تصمیمگیری مبتنی بر داده
- صرفه جویی در زمان
- امکان دورکاری کارمندان
- و…
اتوماسیون یار با ارائه طیف گستردهای از قابلیتها و مزایا، به عنوان یک راهحل جامع و مقرون به صرفه برای ارتقای کارایی و اثربخشی سازمانها در عصر حاضر محسوب میشود.
آموزش تصویری اتوماسیون یار
همانطور که پیشتر ذکر شد برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون یار نیاز به خرید لایسنس نبوده و تنها خرید اشتراک از سایت یار کافی میباشد. بنابراین اولین گام برای استفاده از این نرم افزار مراجعه به صفحه اتوماسیون اداری و ثبت نام در سایت و خرید اشتراک مورد نیاز می باشد.
اگر برای اولین بار قصد استفاده از این نرم افزار را دارید؛ ابتدا می توانید از نسخه اتوماسیون رایگان یا دمو استفاده نمایید. جهت خرید اشتراک مورد نظر خود می توانید از کارشناسان ما نیز کمک بگیرید.
پس از پرداخت موفق، اشتراک شما فعال خواهد شد و به داشبورد راهکار یکپارچه یار دسترسی خواهید داشت.
برای دسترسی به بخش اتوماسیون باید گزینه “اتوماسیون اداری” را از داخل داشبورد انتخاب نمایید.
پس از آن گزینه های دیگری به صورت زیر به شما نمایش داده خواهد شد:
- کارتابل
- نامه های من
- ایجاد نامه
در ادامه کاربرد هر گزینه را شرح خواهیم داد.
آموزش کارتابل اتوماسیون
کارتابل اتوماسیون اداری را میتوان به عنوان قلب تپنده سیستم اتوماسیون در نظر گرفت. این بخش، فضایی متمرکز را برای مدیریت و پیگیری وظایف، نامهها، اسناد، فرمها، رویدادها و سایر موارد مرتبط با کار شما در سازمان ارائه میدهد. هر کارمند اتوماسیون کارتابل مخصوص به خود را دارد که تمامی اسناد، نامه و دستورات مرتبط را در آن دریافت خواهد کرد.
دلیل اهمیت کارتابل اداری را در موارد زیر می توان خلاصه کرد:
کارتابل به شما کمک میکند تا وظایف و نامههای خود را به طور موثر سازماندهی کنید و به آنها نظم ببخشید.
با استفاده از کارتابل، به تمام اطلاعات و اسناد مورد نیاز خود در یک مکان واحد دسترسی خواهید داشت و با سرعت بیشتری میتوانید به آنها رسیدگی نمایید.
همچنین کارتابل به شما امکان میدهد تا از وضعیت تمام وظایف خود در هر زمان آگاه باشید.
امکانات کارتابل اتوماسیون یار
تمام نامهها و اسنادی که برای شما ارسال شده است را می توانید در کارتابل مشاهده کرده و بر اساس نوع نامه، جهت، وضعیت و… فیلتر و یا جستجو نمایید.
همچنین اگر ماوس را روی نامه مورد نظر نگه دارید گزینه های ثبت صادره، هامش، مشاهده، ارجاع، ویرایش و خارج کردن را مشاهده می کنید.
ثبت صادره
از آنجایی که سیستم یار یکپارچه و ابری می باشد، شما می توانید با استفاده از این گزینه نامه مورد نظر خود را از داخل اتوماسیون بطور مستقیم در نرم افزار دبیرخانه ثبت صادره نمایید.
مشاهده هامش
با کلیک بر این گزینه اگر هامش نویسی در سند و نامه وجود داشته باشد در بالای صفحه به نمایش در خواهد آمد.
ارجاع
اگر نامه شما نیاز به ارجاع به شخص دیگری در سازمان دارد می توانید از داخل کارتابل خود و سریع آن را به شخص مورد نظر ارسال کنید.
خارج کردن
با انتخاب گزینه خارج کردن، آن نامه از کارتابل اداری شما خارج خواهد شد. اگر نیاز به مشاهده نامه های خارج از کارتابل خود دارید، بر روی گزینه جستجو بزنید و سپس گزینه وضعیت را انتخاب کنید. حال تیک گزینه “خارج کارتابل” را بزنید تا تمامی نامه هایی که از کارتابل خود خارج کرده اید را مجدد مشاهده نمایید.
مشاهده
با انتخاب مشاهده به تمامی گزینه های دیگر به علاوه امضا، پیوست، هامش و چاپ دسترسی خواهید داشت. لازم به ذکر است که برای امضا یک نامه باید از قبل عکس امضای خود را در سیستم بارگذاری نمایید. (نحوه بارگذاری جلوتر توضیح داده خواهد شد) همچنین اطلاعاتی همچون نوع نامه، شماره، تاریخ، ایجاد کننده، ارجاع دهنده و… نیز قابل مشاهده است.
جستجوی پیشرفته در کارتابل
با کلیک بر گزینه “جستجو” می توانید اسناد داخل کارتابل را به راحتی فیلتر نمایید. شما می توانید اسناد را براساس نوع، جهت، وضعیت، شماره، موضوع، ارجاع دهنده، ایجاد کننده، تاریخ ثبت و تاریخ ارجاع جستجو نماید.
نامه های من
در این قسمت ، تمامی نامه هایی که توسط شما نوشته و در اتوماسیون ثبت و یا ارجاع شده است را مشاهده خواهید کرد. این نامه ها به تفکیک شماره، موضوع، تاریخ ثبت، امضا کننده و ایجاد کننده نمایش داده می شوند.
همانند کارتابل؛ اگر ماوس خود را روی نامه مورد نظر نگه دارید می توانید از گزینه های ثبت صادره، ارجاع، مشاهده، ویرایش و حذف (در صورت امضا , و ارجاع نشدن نامه) نیز استفاده نمایید. همچنین امکان جستجو بین اسناد هم در این بخش وجود دارد.
با انتخاب گزینه مشاهده، اطلاعات بیشتری از سند مورد نظر را خواهید دید. می توانید هامش یا پاراف جدید به آن اضافه کرده و یا به شخص دیگری ارجاع دهید. همچنین امکان مشاهده پیوست نامه، چاپ و حذف (در صورت امضا و ارجاع نشدن نامه) آن نیز وجود دارد. چگونگی تنظیمات سربرگ نامه را جلوتر توضیح خواهیم داد.
آموزش ایجاد نامه
در بخش ایجاد نامه می توانید نامه مورد نظر خود را ثبت و یا ارجاع نمایید. از جمله امکاناتی که در این بخش به آن دسترسی خواهید داشت:
- تعیین تاریخ ثبت نامه (امروز و دیروز)
- وجود ویرایشگر پیشرفته همراه با فونت های معمول
- تعیین شخص امضا کننده
- امضا الکترونیک
- آپلود و پیوست مدارک
- تنظیمات پیشفرض چاپ
برای ثبت نامه کافی ست فیلدهای مورد نیاز را براساس اطلاعات نامه یا سند خود پر کنید.
تفاوت آپلود مدرک با آپلود پیوست در چیست؟
در آپلود پیوست شما می توانید سند، عکس و… را از داخل کامپیوتر خود آپلود نمایید اما در آپلود مدارک حتما باید از اسنادی که قبلا در اتوماسیون و نرم افزار دبیرخانه (اسناد ارجاع شده، نامه های من، سندهای وارده و صادره) ثبت کرده اید استفاده کنید. در دو شکل پیشرو میتوانید تفاوت آپلود پیوست و افزودن مدرک را مشاهده فرمایید.
فرمت شماره داخلی نامه ها را از کجا تغییر دهیم؟
شما می توانید از بخش تنظیمات داشبورد/ تنظیمات اتوماسیون فرمت شماره نامه داخلی، تغییر شروع شمارنده و ریست شمارنده داخلی را به دلخواه خود تغییر دهید. توجه داشته باشید در صورتی به بخش تنظیمات دسترسی خواهید داشت که ادمین مجموعه باشید.
آموزش بارگذاری امضا الکترونیک در اتوماسیون یار
برای بارگذاری عکس امضا خود ابتدا آن را به فرمت png تبدیل کنید و سپس از داخل داشبورد راهکار یکپارچه یار بخش تنظیمات و سپس بخش مدیریت کاربران بر روی دکمه مدیریت امضا الکترونیک بزنید. حال در صفحه باز شده نام شخص را انتخاب کرده و با زدن دکمه” choose file” فایل عکس امضا را بارگذاری نموده و سپس دکمه ثبت امضا را بزنید
اگر نیاز به امضای نامه در اتوماسیون باشد (و شخص امضا کننده نیز شما باشید) می توانید با کلیک بر گزینه امضا و دکمه تایید به راحتی امضای خود را در نامه ثبت نمایید.
آموزش تنظیمات سربرگ در اتوماسیون یار
برای تنظیم مشخصات سربرگ پیشفرض نامه ها، از جمله لوگو، نام شرکت، آدرس از بخش تنظیمات داشبورد، تنظیمات عمومی را انتخاب کنید. سپس بر حسب نیاز فیلدهای مورد نظر را پر کنید.
توجه داشته باشید که می توانید اسناد خود را در سایز A5 و A4 پرینت بگیرید.
پیام بگذارید