مدیریت زمان برای بسیاری از ما، به معنای تلاش برای به دست آوردن زمان بیشتر است. به همین علت، زیاد پیش می‌آید که متراکم کار کردن یا کم‌خوابیدن و فعالیتهای متوالی بدون وقت تلف شده را به عنوان نشانه‌ای از توانایی در مدیریت زمان در نظر می‌گیریم.
در حالی که چه بسا، بسیاری از جلسات و فعالیتهای ما، چندان ضروری نباشند؛ یا این‌که برنامه‌ها و اهداف مهم‌تری را در لابه‌لای همین روزمرگی‌های منظم و زمان‌بندی‌شده، به دست فراموشی سپرده باشیم.
در این حوزه نرم افزار مدیریت کار، تقویم آنلاین و … در سازمان ها و شرکت ها بسیار مورد استفاده هستند.
اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
برای این‌که انجام منظم فعالیتهای کم‌فایده را با استفاده‌ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید می‌کنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نام‌های ماتریس استیون کاوی و هم‌چنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن به‌کار می‌رود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌های خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)
کارهای مهم، اغلب به هدف‌های ما مربوط هستند.
کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدف‌ها و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونه‌هایی از کارهایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت
یادگیری زبان انگلیسی
مطالعه‌ی درس‌های متمم
احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آن‌ها
برنامه ریزی برای آموزش و توسعه منابع انسانی
مدیریت بحرانی که هم‌اکنون در کارخانه به وجود آمده
جلسه با مدیرعامل برای متقاعد کردن او درباره‌ی تغییر دیدگاهش نسبت به بودجه ریزی شرکت
تنظیم تقویم محتوا برای واحدی که مسئولیت تولید محتوا را در یک شرکت بر عهده دارد
این کار چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
پاسخ دادن به تلفن‌ها
پاسخ دادن به ایمیل‌های مدیریت ارشد
خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)
تنظیم پاسخ و ارسال آن برای روزنامه‌ای که دیروز، مطلب نادرستی را درباره‌ی شرکت منتشر کرده است.
بعد از تقسیم بندی کارها چه کنیم؟
این‌که کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیم‌بندی، با کارها و فعالیتهای هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایج‌ترین الگوهای مدیریت فعالیت‌ها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینه‌های زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبک‌تر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد
تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو
افزایش انضباط شخصی و نظم درونی
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دسته‌ی مهم و فوری قرار گرفته‌اند.
البته این ادعا الزاماً درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود.
با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیتهای مهم و فوری است.
کارهای مهم ِ غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند.
اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، می‌کوشند اهمیتِ حضور خود را در آن‌ها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نماینده‌ی او، می‌تواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).
هم‌چنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد می‌گیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانه‌تر برنامه‌ریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پست‌ها و استوری‌های دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینه‌هایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم‌های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانه‌های زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار می‌گیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداق‌های بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافته‌اند جستجو کنید، می‌توانید نمونه‌های فراوانی از آن‌ها را بیابید.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه ریزی فعالیتهای روزمره است؟
ممکن است در نگاه نخست، چنین به‌نظر برسد که ماتریس آیزنهاور، صرفاً برای رهایی از لیست بلند کارهای روزانه (از خرید گوشت و مرغ تا خشک‌شویی و تنظیم ساعت جلسات) مفید است.
اما به این نکته توجه داشته باشید که این ماتریس، یک ابزار عمومیِ اولویت بندی است و می‌تواند کاربردهای بسیار بیشتری داشته باشد.
به این مثال‌ها توجه کنید:
– می‌توانید دستورجلسه را – که قبل از برگزاری جلسه تنظیم می‌کنید – به چهار بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار می‌گیرند. با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر می‌توانید جلسه را اداره کرده و درباره‌ی اولویت‌ها تصمیم بگیرید.
مدیر یک شرکت در گفتگو با مسئول CRM، زبان مشترک و شفاف‌تری برای طبقه‌بندی درخواست‌های مشتریان و تعریف فرایند برای هر یک از آن‌ها خواهند داشت.
– در یک برنامه‌ی درازمدت (مثلاً با افق ده‌ساله یا بیشتر) هم می‌توان دسته‌بندی چهارگانه را به‌کار برد. البته در آن‌جا فوری و غیرفوری، در حدِ یک سال و چند سال تعریف می‌شوند و نه دقیقه و ساعت.
مدیر می‌تواند با استفاده از این روش اولویت بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلاً برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است).
پیام بگذارید