بایگانی یا آرشیو (Archive)
مجموعه‌ای از اسناد و یا پرونده‌های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی آنلاین برای حفظ دائم یا طولانی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می‌شود.
وظایف بخش بایگانی:
-کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
-نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
-تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
-بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
-ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
-ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
-شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
-تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
-ویرایش پروند ه های وارد به بایگانی
-جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
-برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
-جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
-بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
-تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها
پیام بگذارید