مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل میشود.
باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد هدف یا اهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی میشود توجه کرد.
در هر سازمانی واحدی به نام دبیرخانه یا دفتر وجود دارد که برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات از وظایف آن است.
متاسفانه مشاهده میشود که این بخش از ادارهها که در واقع مجرای اصلی فعالیت هر اداره و سازمان است در زمره واحدهای کم اهمیت تلقی شده و شاهد آن نداشتن هرگونه پست کارشناسی در آن است. کارمندی که وارد این بخش میشود از ابتدا تا انتهای دوران خدمت دچار رکود میشود وشاهد عدم هرگونه ارتقاء درشغل خود است و همین امر باعث سبک جلوه کردن کار در دبیرخانه میشود.
این درحالی است که در دبیرخانه هیچ ساعتی از ساعات کاری فرصت خالی وجود نداشته و کارمندان بعضا تا بعد از ساعات اداری به کار مشغولند. ما ایرانیان میراث دار فرهنگ غنی منشیگری و دیوان مداری هستیم.
افتخار ما نگارش نامههایی با سبک و سیاق منحصر به فرد بوده که کاتبان و میرزابنویسان گذشتهمان آنها را نگاشتهاند. تاریخ و دانستههای کنونی ما مدیون داشتن دبیران دربار و منشیان برجسته دورانهای قدیم است ولی در حال حاضر رسالت اصلی کارکنان دبیرخانه که در حقیقت وظیفه دبیران قدیم را باید به انجام برسانند کاملا فراموش شده است.
واژه دبیرخانه در فرهنگ لغت دهخدا با معانی:
نویسنده، کاتب، ادیب، قلم زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد آمده است و در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو دانشمند هندی (وفات 1169) نوشته شده که دبیر در اصل بضم دال است چرا که بیر به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.
شاعران و بزرگان صاحب نامی نیز درمورد اهمیت این شغل داد سخن دادهاند که از جمله سوزنی شاعر ایرانی قرن ششم هجری قمری آورده است: قلم به دست دبیری به از هزار درهم مثل زرند دبیران مفلس مسکین اهمیتی که دیوانیان و کارکنان آنها دبیران در حفظ و ایجاد تمرکز و وحدت کشور درتاریخ ایران داشتند به خوبی برمیآید که حیثیت دبیران تا حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه هم، رئیسان این طبقه “دبیر بد یا دبیران مهشت” در ردیف موبد موبدان، یعنی رئیس روحانیون کشور و ارتشداران نقش قابل ملاحظهای داشت.
در دولت ساسانی دبیران طیقه سوم اجتماع را به خود اختصاص داده و از شان و منزلت خاصی برخوردار بودند. ساختار اداری و تشکیلات جدید در دوران ساسانی مشاغلی در طبقه اداری تشخیص داد که عبارتند از منشیان، نویسندگان احکام، اجاره نامهها و قراردادها و مورخان و پزشکان و منجمان. باید یادآور شوم که به رئیس دبیران ایران دبیر بد یا دبیران مهشت گفته میشد که مشاهده میکنیم از ابتدای تشکیل دستگاه اداری ضرورت استفاده از ادارهای به نام دبیرخانه به صورت پیشرفتهتر تشخیص داده شده و هیچ پادشاه یا امیری بدون افراد صادق و مجرب قادر به انجام امور کشوری نبوده است.
اسناد رسمی و نامههای خصوصی میبایست با نثر مصنوع و سبک مقرر تحریر میشد و نقل قول بزرگان، نصایح اخلاقی و پندهای دینی، لطیفهها و امثال آن در آن قید و مجموعه بسیار ظریفی را تشکیل میداد. در گذشته زبردستترین منشیان و بهترین خطاطان در دربار استخدام میشدند دبیران را میتوان سیاستمداران حقیقی به شمار آورد که مکاتبات دولت را در دست داشتند فرمانهای سلطنتی را انشا و ثبت میکردند، جمع هزینههای دولتی را مرتب و محاسبات دولت را اداره میکردند و اگر در نبردی دشمن برتری مییافت حیات دبیران بر باد میرفت.
در تمدن اسلامی نیز دبیر اهمیت خاصی از نظر تشکیلات دیوانی داشت و قلشقندی برای دبیران صفاتی چون مسلمان بودن، بالغ بودن، عادل بودن، خردمندی، کفایت، عزم، همت و استواری اندیشه را برای دبیران برشمرده است. این نگاه گذرا به تاریخ دبیر و دبیرخانه در کشورمان اهمیت و ارزش کار آن را برایمان معلوم میدارد امروزه دبیرخانه در رده واحدهای صرفا خدماتی مطرح است که کار ماشیننویسی، ثبت و صدورشماره نامه، ارسال و مراسلات و بایگانی را بر عهده دارد و برخلاف آنچه که برآن نام نهادهاند کارکنان آن به کار دبیری نمیپردازند بلکه به طور مشخص تنها آنچه که ازقبل دیگران برایشان تعیین کردهاند انجام میدهند.
در دبیرخانه حضور یک کارشناس ادبیات و آشنا به مسائل نگارشی و همچنین افراد آشنا به مسائل و قوانین اداری برای مکاتبات صحیح اداری، میتواند تحول زیادی در کارایی امور داشته باشد چرا که بعضا مشاهده میشود نامههای اداری از لحاظ قواعد نگارشی و یا دستوری دارای اشکال هستند. امروزه با پیشرفتهای الکترونیکی در صدد استفاده پیشرفته در مکاتبات اداری هستیم و داشتن دبیرخانه آنلاین نیز در جهت بالا بردن کارایی و ارتباط هر چه سریعتر با مراجع ذیربط ضروری است و این مهم هرگز محقق نخواهد شد مگر با وجود افراد مهارت دیده و آشنا به استفاده کاربردی از سیستم.
اگرچه از وجود پتانسیلهای کارشناسی در دوران مکاتبات دستی در دبیرخانهها استفاده نشده ولی شایسته است با به کارگیری نیروهای زبده و کارآمد، شاهد توسعه بیش از پیش وضعیت این بخش در ادارههای کشور باشیم.