دبیرخانه چیست؟ | وظایف متصدی دبیرخانه | فرایند کار و اهمیت دبیرخانه

دبیرخانه چیست ؟

دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یار آشنا شوید.

همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری مراجعه کنید.

 

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

 

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم اتوماسیون آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

 

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های
6. دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

 

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

 

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

 

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

 

نامه های برون سازمانی :

همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :

1.  نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.
2.  نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.
3.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.
4.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.

 

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی می باشد و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می دهد و شما با هر یک از آن روش ها که راحت تر باشید می توانید کار کنید تا نامه های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه ها زیاد باشد و سازمان نامه های اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه ها می باشد و می تواند به بهترین نحو ممکن نامه ها را به ثبت برساند.

 

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

 

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:

 

روش اول:

برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیازخود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

 

روش دوم:

در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

 

روش سوم:

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوندکه مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.

در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده ازاین نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

بدون شک استفاده از سیستم دبیرخانه مزیت های بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمان های زیادی از آن استفاده می کنند. برخی از مهمترین مزیت هایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت می باشد از :

 

1.طبقه بندی و دسته بندی :

اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دسته بندی می گردد و این مسئله برای سازمان های اداری دارای ارزش بسیار زیادی می باشد. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دسته بندی شود آنها را به راحتی می توانند پیدا کنند و این مسئله کارهای شرکت را با پیشرفت مواجه می سازد.

 

2.صرفه جویی در زمان و هزینه :

زمانی که یک سازمان و اداره بتواند زمان و هزینه های امور اداری و مکاتبات اش را به حداقل برساند بدون شک به موفقیت بسیار زیادی دسترسی پیدا خواهد کرد. این مسئله که کارکنان بخش دبیرخانه با استفاده از این نرم افزار بتوانند نهایت دقت خود را به کار گیرند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن اهمیت دهند.

 

3.راحتی در دسترسی به منابع اطلاعاتی :

بدون شک همه شما به خوبی می دانید که بیشتر اطلاعات های هر سازمانی درون بخش دبیرخانه ثبت و نگهداری می شود. بنابراین زمانی که این هر فردی به این اطلاعات نیاز داشته باشد باید سریع آنها را پیدا کند. در روش سنتی افراد به راحتی نمی توانستند آنها را پیدا کنند، ولی در این روش به راحتی قادر هستند که آنها را پیدا کنند. به همین دلیل بیشتر سازمان ها سعی می کنند از این نرم افزار استفاده کنند.

 

4.کاهش وابستگی به واحدهای دیگر :

زمانی که از سیستم سنتی دبیرخانه استفاده می کردید وابستگی زیادی بدون شک به اداره های دیگر برای چاپ و کپی داشتید که با استفاده از این نرم افزار دیگر به آنها نیازی نخواهید داشت. به طور کلی هر زمان سیستم و یا نرم افزاری را توانستید در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید که نیاز به کاغذ نداشته باشد در انتخاب آن نباید شک کنید. شما در صورتی که از این نرم افزار استفاده کنید رضایت شغلی بسیاری از آن خواهید داشت و روند کارهای اداری تان را به سرعت بیشتری انجام می دهد..

 

معایب نرم افزار دبیرخانه :

استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
2. برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.

 

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :

 

1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :

یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.

 

2.امکان ثبت پیوست های نامه :

پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.

 

3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :

یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

 

4.امکان ارتباط گیری با تمامی بخش های سازمان :

از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می توانید با تمامی بخش های سازمان رابطه داشته باشید.هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نمی باشد ولی هر بخش نامه های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می توانید به صورت الکتریکی نامه ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکتریکی انجام شود سرعت کارها بسیار پایین تر می آید.

 

5.بازسازی اطلاعات :

اگر شما بخواهید در سیستم های سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش می شود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمی شود و شما به راحتی می توانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد نمایید که سریع می توانید آن را اصلاح نمایید.

 

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

نرم افزار دبیرخانه ویژگی های کلیدی بسیاری دارد که همین ویژگی ها موجب شده است از آن استفاده بسیاری شود. برخی از آنها عبارت می باشد از :

 

1.تهیه پیش نویس نامه :

همه ما به خوبی می دانیم که نامه های اداری اهمیت بسیاری دارند و باید به نحوه تایپ و نگارش آنها اهمیت بسیاری دهید. این نرم افزار یکی از ویژگی های اصلی اش این است که شما می توانید پیش نویس نامه را در آن تهیه کنید و سپس آن را تا مرحله نهایی به هر نحوی که مایل هستید ویرایش کنید.

 

2.امکان ارسال تصویر نامه :

یکی از ویژگی های دیگری که این نرم افزار دارد امکان ارسال تصاویر نامه ها به افرادی می باشد که نامه برای آنها است. اگر شما دیگر نمی توانید به صورت فیزیکی نامه را دریافت کنید تصویر اسکن شده آن را در سیستم خود می توانید مشاهده نمایید.

 

3.امکان تعیین تعداد و نوع پیوست های وارد شده :

در نامه های صادره می توانید با استفاده از این نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پیوست آنها را هم ثبت کنید تا در هر زمان که مایل بودید آنها را مطالعه کرده و بازبینی نمایید.

 

4.کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها :

در یک سازمان امکان دارد افرادی که در هر واحد مشغول به فعالیت هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسیله این نرم افزار می توانید تمامی آن واحدها را مورد بررسی قرار دهید و مکاتباتی هم که بین آنها انجام می شود را کنترل کنید.

 

5.امکان جستجوی سریع :

زمانی که از سیستم سنتی استفاده می کنید باید بین نامه ها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشید. ولی در سیستم الکترونیکی تنها کافی است یکی از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنید تا آن را پیدا کنید. سرعت کارهای اداری با استفاده از این ویژگی بسیار بیشتر می شود و دیگر نیازی نیست زمان خود را صرف جستجو کنید.

 

6.تهیه گزارش مربوط به ارجاعات :

نامه هایی را که به افراد در واحد ارجاع داده می شود می توانید به وسیله این نرم افزار مورد بررسی قرار دهید و گزارش آنها را بگیرید. شما آنها را می توانید پیگیری کرده و سوابق آنها را خارج کنید. در واقع این نرم افزار مانند یک بانک اطلاعاتی می باشد که شما تنها کافی است در مورد آن مورد جستجویی که در نظر دارید تنها یک اطلاعات داشته باشید.

 

7.ثبت کلیه وقایع سیستم :

شما از زمانی که کار کردن با نرم افزار دبیرخانه را شروع می کنید و ا زمانی که از آن خارج شوید تمایم عملکردهایتان سیو می شود. در این صورت اگر فراموش کنید که چه کاری انجام می دادید سیستم به خوبی آن را به شما نشان می دهد و می توانید به کار خود بازگردید.

 

قیمت و مشخصات نرم افزار دبیرخانه :

در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.

هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه می کنید تمامی ویژگی های لازم را دارا می باشد و شما می توانید از این ویژگی ها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمان ها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیت ها و ویژگی هایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارا می باشد و شما می توانید با نازل ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.

طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک می کنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاری تان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهمترین سیستم ها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید. مشخصات و ویژگی های منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کالی می توانید آن را خریداری کنید.

 

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

شما برای خریداری عالی ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. برخی از سازمان ها و اداره ها به عنوان مثال شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند. ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن می باشد که تمامی ویژگی های لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگی های آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه می باشد که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.

 

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

 

دبیرخانه چیست؟

قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.

 

وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟

مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و… جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.

 

ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟

دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

 

 

 

 

 

 

منبع: https://yeganehsoft.com