تمام کسب و کارها برای رفع مایحتاج خود نیاز به خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینه‌‌هایی دارند که لازم است در سریع‌ترین زمان و به صورت علی‌‌الحساب پرداخت شوند که بدین منظور شرکت‌ها یک حساب به نام حساب تنخواه گردان تشکیل می‌دهند و شخصی مسئولیت این حساب را به عهده می‌گیرد که به آن شخص، تنخواه دار و به آن حساب، تنخواه گردان گفته می‌شود.
در اسناد حسابداری ابری، ثبت حساب‌ها دارای پروسه و اصول حسابداری خاص خود است که زمان‌بر است و نیاز به دقت و سرعت عمل دارد. به همین منظور، حساب تنخواه گردان برای جلوگیری از افزایش حجم کارهای اداری و حسابداری ایجاد شده است که در تسریع امور نقش بسزایی را ایفا می‌کند. در ادامه مطلب به شرح بیشتر این موضوع پرداخته شده است.
تعریف تنخواه گردان:
تنخواه گردان به مبلغی گفته می‌شود که از قبل تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه واریز می‌شود که ممکن است نقد و یا موجودی بانک باشد. اختیار این حساب در دست شخص تنخواه‌دار است. زمانی که خریدها و هزینه‌های انجام شده برای شرکت مورد نظر از حساب تنخواه پرداخت شود، تنخواه گردان بایستی صورت خلاصه هزینه ها را به بخش حسابداری تحت وب و مالی شرکت تحویل داده و سپس حساب تنخواه مجددا شارژ شود.
دستورالعمل تنخواه گردان:
تنخواه گردان به منظور پرداخت هزینه‌های ضروری و جزئی شرکت، وجهی را به صورت هفتگی و یا ماهانه، دریافت می‌کند که این هزینهها بر اساس چارچوب مدیریت، شامل موارد زیر می‌شود:
- هزینه قبوض
- ملزومات اداری
- خریدهای جزئی شرکت
- هزینه‌های پذیرایی برای مهمانان
- پول پارکینگ
- کرایه تاکسی پرسنل
- تعمیرات جزئی
هدف ایجاد تنخواه گردان:
از اهداف اصلی ایجاد تنخواه گردان برای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- سهولت و تسریع در پرداخت هزینهها
- کاهش هزینهها
- کاهش عملیات اداری و بانکی
- عدم تداخل حساب‌های جزئی و حساب‌های کلی
- مشخص بودن هزینه‌های جاری یک شرکت
- کنترل وجوه نقد شرکت
روش های شارژ تنخواه گردان:
حساب‌های تنخواه گردان‌ها طی هر دوره مشخص بایستی شارژ شوند که این نوع حساب‌ها به روش‌های زیر قابل شارژ هستند:
حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت:
حساب تنخواه گردان از طرف مدیر مالی و یا مدیریت سازمان می‌تواند به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته شود و وجه مورد نظر به صورت سالانه و یا ماهانه و یا بر اساس هر دوره زمانی خاص مد نظر سازمان، به حساب تنخواه واریز شود. سپس تنخواه گردان پس از پایان دوره مالی مشخص شده با فاکتور و ارائه مدارک مربوطه و صورت حساب هزینهها، می‌تواند مجددا اقدام به شارژ حساب نماید. در این روش، میزان وجه قابل شارژ تنخواه گردان به صورت ثابت باقی می‌ماند مگر این که تجدید نظر در بررسی هزینهها صورت گیرد.
استفاده از سیستم‌های فروش آنلاین برای طبقه‌بندی درست اطلاعات فروش و مدیریت بهتر آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت:
در ثبت عملیات تنخواه گردان به روش ثابت، یک بار تنخواه گردان در حساب‌ها ثبت می‌شود که در آن با مبلغ ثابتی تنخواه گردان بدهکار می‌شود و حساب بانک بستانکار می‌شود. بنابراین اگر در دوره‌های مالی بعدی، قرار به افزایش حساب تنخواه گردان باشد، مجددا حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار می‌شود. در نتیحه اگر قرار بر کاهش میزان تنخواه باشد، مبلغ تنخواه گردان بستانکار و حساب بانک بدهکار می‌شود.
حساب تنخواه گردان با مبلغ متغیر:
مواقعی که حساب تنخواه گردان به صورت متغیر باید شارژ گردد، با توجه به نیاز شرکت و یا بر اساس پروژه‌های پیمانکاری که دوره‌های کاری ثابتی برای آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود، این روش بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و مناسب‌تر است. در این روش، هر زمانی که هزینه‌ای اعمال می‌شود، به میزان آن هزینه، وجه به حساب تنخواه دار واریز می‌شود. در واقع می‌توان گفت که زمانی که هزینه‌ای انجام گیرد، مبلغ آن به حساب تنخواه واریز شده و سپس ثبت حسابداری آنلاین ارزان آن صورت می‌گیرد.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش متغیر:
در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت است.
انواع تنخواه دار:
تنخواه دار به شخصی گفته می‌شود که مسئولیت حساب تنخواه بر عهده او است و بر اساس نیاز شرکت مورد نظر، کار، خرید و یا هزینهها را انجام می‌دهد:
کارپرداز (مامور خرید): تنخواه داری است که خود مسئول خریدهای شرکت و همچنین پرداخت هزینه‌هاست.
تنخواه گردان: تنخواه داری است که تنها مسئول پرداخت هزینهها است و بایستی ماهیت پرداخت‌ها و هزینهها را به خوبی شناخته و در واحد حسابداری آن‌ها را ثبت نماید.
نحوه ایجاد یک تنخواه گردان: ایجاد تنخواه گردان به روش‌های زیر قابل اجرا است:
- از طریق برآورد هزینه‌های جاری روزمره شرکت
- از طریق برآورد تنخواه گردان در دوره‌های قبل
- از طریق برآورد مدت زمان پرداخت هزینهها از حساب تنخواه گردان
روش های پرداخت تنخواه گردان:
پرداخت تنخواه گردان به روش‌های زیر صورت می‌گیرد:
پرداخت موقت: در روش موقت، در صورت انجام هزینهها و سپس پرداخت وجه، تنخواه دار بایستی تنها برگ پرداخت نقدی را صادر نماید و ثبتی در حساب‌ها و دفاتر مالی شرکت مورد نظر صورت نمی‌‌گیرد.
پرداخت قطعی: در روش قطعی، تنخواه دار در برابر ارائه مدارک و فاکتورهای موجود که نشان دهنده پرداخت انجام شده هستند، ثبت حسابداری تنخواه گردان در همان زمان انجام می‌شود.
ویژگی مسئول تنخواه گردان:
افراد تنخواه دار بایستی دارای شرایط زیر به منظور احراز این سمت باشند.
- دارای تحصیلات لازم باشند.
- دارای سابقه کار باشند.
- از پرسنل شرکت باشند.
- بایستی هر گونه تغییرات در آیین نامه تنخواه گردانی شرکت توسط تنخواه دار ثبت گردد.
- مسئول تنخواه گردانی باید به نوع هزینهها و خریدها شناخت و آگاهی داشته باشد.
- حساب تنخواه گردان نباید با حساب شخصی تنخواه دار یکسان باشد.
