وصول نامه- ارجاع آن به کارشناس- وارد نمودن در دفتر اندیکاتور- زدن شماره ثبت – پیوست بایگانی- تقسیم به کارشناس مر بوط- تهیه جواب- ماشین شدن نامه- صادر کردن نامه- پخش کردن به ادارات مربوطه و هر اقدام اساسی فوق اقدامهای جزئی ذیل را می پذیرد.
نامه هائیکه به اداره وارد می شود . بر دو قسم است نامه هایی که راجع به شرکت هاست و نامه هایی که راجع به پرسنل اداری است.
نامه هایی که راجع به شرکت هاست از (شعبه های سازمان تامین اجتماعی- شعبه های دادگاه- وزارتخانه ها و غیره) ارسال می گردد . بعد از وصول نامه ها را تفکیک می کنیم. اگر استعلام نامه ها را در پوشه اجرائی گذاشته و پیش مسئول مربوطه می فرستیم که بعد از ارجاع زدن ، نامه ها دوباره بر می گردد.
نامه ها بعد از ارجاع مهر ورود اداره را خورده و در دفتر اندیکاتور وارد شده اگر نامه شماره ثبت شرکت را نداشته باشد به قسمت تعیین نام فرستاده می شود که بعد از شماره ثبت زدن به بایگانی فرستاده می شود. در بایگانی پرونده مربوط را ضمیمه نزد کارشناس مربوطه برده می شود.
کارشناس مربوط بعد از جواب دادن به آن نامه برای امضاء شدن نزد رئیس اداره آورده می شود بعد از امضاء مراحل ماشین شدن و امضاء دوباره و سپس به دفتر اداره وارد می شود. در دفتر نامه را باید بخوانیم آیا فتوکپی پیوست درد یا نه اگر لازم است دوباره به بایگانی فرستاده می شود برای تهیه فتوکپی و اگر لازم نداشت شماره وارده را همراه با کد اداره و تاریخ روز در روی نامه می زنیم نامه را از پرونده جدا کرده پرونده به بایگانی فرستاده می شود و در آنجا بایگانی می شود نامه در جلوی شماره وارده در دفتر اندیکاتور صادر می شود.
سازمان ها می توانند برای مدیریت بهتر امور و داده های خود از سیستم های ابری مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و… استفاده کنند.
اگر لازم بود آدرس محلی را که نامه باید به آنجا فرستاده شود ذکر می کنیم نامه مهر اداره را می خورد و کلیه نامه ها که در طی یک روز این مراحل را طی کرد تفکیک می کنیم، یک سری نامه ها در دفتر ارسال و مراسلات نوشته و توسط نامه رسان توزیع می شود. یک سری نامه ها که در پاکت گذاشته می شود در روی پاکت شماره و تاریخ نامه دوباره ذکر می شود و آدرس را نیز می نویسیم این نوع نامه ها را در کاغذی نوشته رسیدی دریافت می کنیم. یک سری نامه های اداری است که خود اعضای شرکت ثبت شده مراجعه می کند. فعلاً گواهی برای شرکت وغیره که دوباره همین مراحل را طی می کند و این بار جواب توسط مراجعه کننده برده می شود و یک نوع تغییرات شرکتها که شرکت فوق پس از آوردن صورتجلسه و گرفتن رسید از اداره می رود.
این صورت جلسه ها دوباره در دفتر اندیکاتور وارد شده وپس از طی کردن مراحل اداری و رفتن آن نزد کارشناس مربوط و رسیدگی اگر صورتجلسه صحیح بود آگهی نوشته می شود اگر ایراد داشت نامه نوشته شده و دوباره این نامه مراحل اداری را طی می کند تا بدست ذینفع برسد.
یک سری هم نامه هایی هست که این اداره و از سازمانها و وزارتخانه ها تقاضای استعلام می کند که این نوع نامه ها دیگر شماره وارد ندارد و آزاد صادر می شوند و بطریق نامه های دیگر مراحل ارسال را طی می کنند. و نامه هائی که نیز که آگهی آنها بعد از اینکه در روزنامه رسمی چاپ شده و بدست ذینفع رسید ذینفع متوجه می شود که در چاپ آگهی اشتباه رخ داده است و ذ ینفع به این اداره مراجعه می کند و در خواستی مبنی بر اینکه در چاپ آگهی اشتباه رخ داده دوباره این نامه بعد از ارجاع و وارد شدن در دفتر و طی کردن مراحل اداری دوباره صادر و به روزنامه رسمی فرستاده می شود.
پیام بگذارید