برای دریافت نامه و اسناد در دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری یار از طریق ایمیل، ابتدا باید یکبار ایمیل مد نظر خود را داخل دبیرخانه یار و از بخش تنظیمات میل سرور تنظیم کنید. اگر ایمیل شما از نوع ایمیل سرور سازمانی است، باید اطلاعات خواسته شده مانند آدرس سرور ورودی، خروجی، درگاه، پسورد و… را از شرکت سرویس دهنده میل سرور دریافت کرده و در فیلدهای مربوطه وارد نمایید. اما اگر ایمیل شما از سرویس دهنده های عمومی مانند جیمیل، یاهو و… میباشد باید طبق توضیحات زیر آن را تنظیم نمایید.
نحوه تنظیم جیمیل
برای تنظیم جیمیل، ابتدا باید پسورد مخصوص آن را تنظیم کنید.
ابتدا باید وارد Google account جیمیل شده و گزینه امنیت (security) را انتخاب کنید. می توانید بصورت مستقیم از داخل جیمیل وارد گوگل اکانت شوید. برای این کار روی عکس پروفایل، در سمت راست و بالای صفحه بزنید و سپس در منوی باز شده بر روی گزینه مدیریت حساب گوگل (management Google account ) بزنید تا به حساب گوگل خود هدایت شوید.
از بخش امنیت (security) فیلد نحوه ورود شما به سیستم گوگل ( How you sign in to Google) موارد زیر را تکمیل نمایید:
درستی سنجی دو مرحلهای( 2step verification)
شماره تلفن بازیابی (recovery phone)
ایمیل بازیابی (recovery email)
پس از تکمیل موارد، گزینه درستی سنجی دو مرحلهای دارای یک تیک سبز رنگ می شود.
گذرواژه اپ (app password) را کلیک کنید
Google App password
ابتدا پسورد جیمیل خود را وارد کنید
حالا بر روی گزینه گذرواژه اپ بزنید و یک نام به دلخواه خود وارد نمایید. سپس بر روی دکمه ایجاد (create) بزنید.
در مرحله بعد پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد به شما یک رمز عبور نشان داده خواهد شد که باید آن را کپی کنید.
نکته مهم: توجه داشته باشید که این پسورد دارای فاصله بین حروف است و شما باید در هنگام جایگذاری رمز این فاصله ها را حذف نمایید.
پس از دستیابی به رمز جیمیل خود که در بالا توضیح داده شد؛ به سایت یار مراجعه کرده و وارد حساب کاربری خود شوید. سپس وارد داشبورد کاربری خود شده و گزینه تنظیمات را بزنید.
از بخش تنظیمات روی گزینه تنظیمات ایمیل سرور بزنید. دقت داشته باشید که برای دسترسی به این گزینه شما باید مجوز دسترسی به این قسمت را داشته باشید.
حال فیلدهای مورد نیاز را طبق توضیحات زیر پر نمایید:
فیلد سرور ورودی (imap): imap.gmail.com
درگاه (port): 993
سرور خروجی (SMTP): smtp.gmail.com
درگاه (port): 465
ایمیل: آدرس ایمیلی که پیشتر برای آن پسورد تنظیم کردید را وارد نمایید
رمز عبور: رمز عبوری که پیشتر از داخل جیمیل خود بدست آوردهاید را بدون فاصله وارد کنید
گزینه خواندن پوشه spam: در صورتی که تیک این گزینه را بزنید ایمیلهای اسپم شما نیز در دبیرخانه حضور میابد.
پس از وارد کردن اطلاعات خواسته شده بر روی گزینه ثبت بزنید.
در این حالت به جیمیل شما یک ایمیل در رابطه با موفق بودن ثبت آن در دبیرخانه یار ارسال خواهد شد. لازم به ذکر است که جیمیل شما به دبیرخانه و اتوماسیون یار متصل خواهد بود و تمامی نامههای وارده و صادره نیز در آن نشان داده خواهد شد.
برای مشاهده ایمیلهای وارده/ صادره از داخل پیشخوان دبیرخانه، تنها کافی است گزینه فکس و ایمیل و سپس گزینه ایمیلهای دریافتی یا ایمیلهای ارسالی را بررسی بفرمایید.
نحوه ثبت اسناد دبیرخانه یار از طریق ایمیل
اگر نیاز داشته باشید که ایمیل ارسالی حاوی اسناد را در دبیرخانه خود ثبت وارده نمایید؛ از طریق گزینه ایمیلهای دریافتی در بخش فکس و ایمیل، روی ایمیل مورد نظر موس را نگه داشته تا گزینه ثبت وارده ظاهر شود. سپس به راحتی با کلیک بر ثبت وارده ایمیل خود را در نرم افزار دبیرخانه یار ثبت نمایید. همچنین می توانید ایمیل مورد نظر را از همین روش مشاهده و یا حذف نمایید.
در پایان توجه داشته باشید که ایمیلهای ارسالی و دریافت هم در دبیرخانه یار و هم داخل صندوق ورودی جیمیل شما قابل مشاهده است و بخش ایمیلهای ارسالی/دریافتی نرم افزار دبیرخانه هر 15 دقیقه یکبار بطور اتوماتیک بروزرسانی خواهد شد. همچنین با حذف ایمیل در دبیرخانه یار ، ایمیل اصلی رو میل سرور شما پاک نخواهد شد.
