رسالت واحد:
دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد ونظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده و صادره را در داخل و خارج مرکز را تقبل می نماید.
پیغام مسئول واحد:
ارتقا کیفیت ارائه خدمت، افزایش رضایتمندی پرسنل و سایر ارباب رجوع و مدیر مافوق هدف کلیه پرسنل واحد دبیرخانه می باشد .
اهم فعالیت های قابل ارائه در این واحد:
ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها
فرایندهای واحد دبیرخانه:
1) ثباتی:
دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس
2) نامه رسانی:
که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:
توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)
تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و … ارسال
(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و … جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز
3) امور تایپ:
تایپ و ویرایش انواع نامه های صادره مرکز شامل صورتجلسات، کمیته ها، نامه های ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و…
4) بایگانی:
جمع آوری سوابق مکاتبات روزمره، کلاسه زدن، و بایگانی نمودن اسناد و سوابق مربوط، پی گیری سوابق، پاسخگوئی به مسئولین و ارباب رجوع در خصوص تهیه سوابق
شما می توانید از نرم افزار دبیرخانه آنلاین نیز برای امور سازمان خود استفاده کنید.
شرح وظایف:
- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه
- تفکیک و توزیع نامه ها
- گرفتن فاکس و فاکس نامه ها
- تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی
- تایپ بخشنامه ها و یادداشتها
- تایپ احکام پرسنلی
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
پیام بگذارید