سوالات آزمون دبیرخانه؛ آشنایی با مباحث مهم قبل از آزمون

اگر به دنبال سوالات آزمون دبیرخانه، نمونه سوالات دبیرخانه کشوری یا سوالات استخدامی این حوزه هستید، مطالعه نمونه سوالات یکی از بهترین روش‌ها برای آشنایی با سبک آزمون است. سوالات این آزمون معمولاً بر پایه مکاتبات اداری، بایگانی اسناد، ثبت و گردش نامه‌ها، اندیکاتور، اندکس، اصول نامه‌نگاری اداری و آشنایی با دبیرخانه طراحی می‌شوند.

در این صفحه مجموعه‌ای از سوالات متداول آزمون دبیرخانه را مشاهده می‌کنید که می‌تواند به مرور مباحث مهم و افزایش آمادگی شما کمک کند.

مهم‌ترین مباحث آزمون دبیرخانه

پیش از شروع مطالعه سوالات، بهتر است بدانید بیشترین تعداد سوالات معمولاً از مباحث زیر طرح می‌شوند:

• اصول دبیرخانه و وظایف آن
• مکاتبات و نامه‌نگاری اداری
• ثبت، شماره‌گذاری و گردش نامه‌ها
• دفتر اندیکاتور و دفتر اندکس
• بایگانی و طبقه‌بندی اسناد
• انواع نامه‌های اداری و محرمانه
• اتوماسیون اداری و دبیرخانه الکترونیکی

آشنایی با این موضوعات علاوه بر موفقیت در آزمون، در محیط واقعی سازمان‌ها نیز کاربرد فراوانی دارد.

جدول مهم‌ترین موضوعات آزمون دبیرخانه

برای پاسخ به سوالات آزمون به چه نکاتی توجه کنیم؟

بسیاری از سوالات آزمون دبیرخانه به جای حفظ کردن، مفهومی هستند. بنابراین بهتر است هنگام مطالعه به موارد زیر توجه کنید:

• وظیفه هر بخش از دبیرخانه را به‌خوبی بشناسید.
• تفاوت نامه‌های وارده، صادره و محرمانه را یاد بگیرید.
• کاربرد دفتر اندیکاتور، اندکس و دفتر ردیابی را مرور کنید.
• با اصطلاحات رایج در مکاتبات اداری آشنا شوید.
• نحوه ثبت، ارجاع و بایگانی اسناد را بررسی کنید.

مطالعه این نکات باعث می‌شود هنگام پاسخ به سوالات، تنها به حفظ کردن گزینه‌ها متکی نباشید.

1. نامه‌های وارده سازمان به کجا ارسال می‌شوند؟

1. دبیرخانه (جواب صحیح)
2. بایگانی
3. کارپردازی
4. روابط عمومی

2. به نامه‌های صادره‌ای که در پاسخ نامه وارده نباشد ………….. گفته می‌شود؟

1. نامه صادره مسبوق به سابق
2. نامه‌های صادره ابتدا به ساکن (جواب صحیح)
3. نامه‌های صادره ابتدا به سابق
4. نامه‌های مسبوق به ساکن

3. یک ماشین نویس مجرب در هر دقیقه چند حرف تایپ می‌کند؟

1. ۲۵۰ حرف
2. ۲۳۰ حرف
3. ۳۰۰ حرف (جواب صحیح)
4. ۳۲۰ حرف

4. شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته می‌شود و رکن اساسی نامه را تشکیل می‌دهد.

1. موضوع
2. سرلوحه
3. متن (جواب صحیح)
4. رونوشت

5. مجوز تایپ نامه‌ها از طریق چه کسی صادر می‌شود؟

1. ماشین نویس
2. منشی
3. مدیر واحد (جواب صحیح)
4. همه موارد

6. علامت تعجب (!) نشانه …………. است.

1. توضیح بیشتر
2. تفسیر مطالب
3. ترس و نگرانی (جواب صحیح)
4. ادامه جمله قبلی

7. در این سیستم اسناد یا پرونده‌ها بر حسب سال، فصول، ماه‌ها یا روزهای سال تنظیم می‌شود؟

1. سیستم الفبایی محض
2. سیستم موضوعی
3. سیستم تاریخی (جواب صحیح)
4. سیستم الفبایی ساده

8. برای تفکیک دو کلمه مکرر از چه علامتی استفاده می‌شود؟

1. علامت تعجب
2. سه نقطه
3. ویرگول یا کاما (جواب صحیح)
4. پرانتز

9. برای ایجاد یک روش یکسان در مکاتبات اداری، از سلسله مراتب بالا به سطح پایین اداری چه عباراتی نوشته می‌شود؟

1. مقتضی است، خواهشمند است (جواب صحیح)
2. به استحضار می‌رساند
3. متمنی است
4. استدعا می‌شود

10. تفکیک و طبقه‌بندی نامه‌های وارده بر چه اساس انجام می‌شود؟

1. موضوع
2. نوع نامه
3. محرمانه، غیرمحرمانه
4. همه موارد (جواب صحیح)

11. مهر رسید اخذ شود مخصوص چه نامه‌هایی است؟

1. نامه‌های وارده
2. نامه‌های صادره
3. نامه‌های محرمانه
4. نامه‌های حقوقی و مالی صادره (جواب صحیح)

12. موارد تشکیل دهنده‌ی مهر ورود کدام است؟

1. واحد اقدام کننده، امضا
2. واحد اقدام کننده، شماره و تاریخ نامه (جواب صحیح)
3. شماره، مهر
4. هیچکدام

13. این دفتر جزو فرم‌های عمومی و استاندارد نیست.

1. اندیکاتور
2. اندکس
3. اپراتور (جواب صحیح)
4. راهنما

14. این دفتر از طرف موسسه‌ی استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران تدوین شده است؟

1. دفتر اپراتور
2. دفتر راهنما
3. دفتر ردیابی
4. دفتر اندیکاتور (جواب صحیح)

15. از کدام قسمت نامه برای مهر ورود استفاده می‌شود؟

1. بالا سمت راست
2. بالا سمت چپ (جواب صحیح)
3. پایین سمت راست
4. پایین سمت چپ

16. نام دیگر نمراتور چیست؟

1. ماشین تمبر زنی
2. ماشین شماره زنی (جواب صحیح)
3. ماشین دوخت
4. شماره دفتر اندیکاتور

17. عبارت است از ادامه و دنباله یا تعقیب نامه قبلی ………….

1. عطف
2. پایه
3. بازگشت
4. پیرو (جواب صحیح)

18. ثبات نام چه کسی است؟

1. اندیکاتور نویس
2. مسئول ثبت نامه‌های وارده و صادره
3. مسئول دفتر
4. الف و ب (جواب صحیح)

19. مهم ترین عیب دفتر اندیکاتور قدیمی چیست؟

1. عدم وجود دستور العمل شیوه به کارگیری
2. اسراف در مصرف کاغذ (جواب صحیح)
3. عدم استفاده بهینه از دفتر
4. مدت زمان کوتاه مصرف

20. کدام نامه‌ها در دفتر اندکس ثبت می‌شود؟

1. نامه‌های وارده
2. نامه‌های صادره
3. نامه‌های وارده دارای شماره (جواب صحیح)
4. نامه‌های محرمانه و صادره

21. اگر شماره نامه‌ای ۷۵۴۳۱ باشد کدام رقم در قسمت هزار دفتر اندکس ثبت می‌شود؟

1. ۶
2. ۴
3. ۵۴
4. ۷۵ (جواب صحیح)

22. مدت نگهداری دفتر اندیکاتور چند سال است؟

1. یکسال
2. دو سال
3. ۱۰ سال (جواب صحیح)
4. ۱۵سال

23. محل استفاده از دفتر ردیابی کجاست؟

1. تمام ادارات و سازمان‌ها
2. فقط اداراتی که روش متمرکز دارند
3. فقط اداراتی که روش نیمه متمرکز دارند (جواب صحیح)
4. بنا به تشخیص مدیر

24. فرم ع – ۵۴ (۱۰- ۱۳۵۴) شامل کدام دفتر است؟

1. دفتر اندیکاتور
2. دفتر راهنما
3. دفتر اندکس
4. ب و ج (جواب صحیح)

25. روش ارسال نامه‌های وارده و صادره چیست؟

1. از طریق پست
2. از طریق نامه رسان داخلی
3. تحویل نامه به شخص ارباب رجوع
4. همه موارد (جواب صحیح)

26. در چه زمانی از روش غیر متمرکز استفاده می‌شود؟

1. تعداد مکاتبات زیاد باشد
2. در سازمان مراجعه کننده زیاد باشد
3. تعداد نیروی انسانی و وسایل به اندازه کافی باشد
4. همه موارد (جواب صحیح)

27. مهمترین مزیت استفاده از رایانه چیست؟

1. چاپ سریع و زیاد
2. حفظ و نگهداری حجم زیاد اطلاعات (جواب صحیح)
3. چاپ رنگی اطلاعات داده شده
4. همه موارد

28. فایده ابزارهای ماشینی چیست؟

1. سرعت زیاد
2. سهولت انجام کار
3. نظم و ترتیب و هماهنگی دقیق کار
4. همه موارد (جواب صحیح)

29. در نامه‌های محرمانه و خیلی محرمانه کدام مهر استفاده می‌شود؟

1. مهر امضا
2. مهر اندکس
3. مهر طبقه بندی شده (جواب صحیح)
4. مهر رسید اخذ شود

30. مرحله اول ارتباط نوشتاری در سازمان چیست؟

1. اداره امور دفتری (جواب صحیح)
2. اصول بایگانی
3. آیین نگارش و مکاتبات اداری
4. حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته

31. در این روش گردش مکاتبات هیچ یک از واحدهای سازمان اجازه انجام و اداره امور دفتری سازمان را ندارند.

1. روش متمرکز (جواب صحیح)
2. روش غیر متمرکز
3. روش نیمه متمرکز
4. روش سازمانی

32. شماره دفتر اندکس از چه رقمی شروع می‌شود؟

1. از یک تا ۹۹
2. از سه صفر تا ۹۹۹۵ (جواب صحیح)
3. از یک تا بی‌نهایت
4. هیچکدام

33. عنصر اصلی ارتباط در سازمان چیست؟

1. نیروی انسانی (جواب صحیح)
2. ابزار کار
3. برنامه کار
4. هیچکدام

34. کدام گروه از نامه‌های اداری وارده نیست؟

1. دادخواست
2. آیین نامه (جواب صحیح)
3. تقاضانامه
4. استشهاد

35. کدام یک از ارتباطات شفاهی در سازمان نیست؟

1. جلسه اداری
2. همایش اداری
3. دستور العمل (جواب صحیح)
4. مکالمات تلفن

دبیرخانه سنتی و دبیرخانه الکترونیکی چه تفاوتی دارند؟

بخش زیادی از سوالات آزمون هنوز بر مبنای اصول دبیرخانه سنتی طراحی می‌شوند، اما امروزه بسیاری از سازمان‌ها از دبیرخانه الکترونیکی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنند.

در دبیرخانه الکترونیکی، ثبت نامه‌ها، شماره‌گذاری، ارجاع، جستجو و پیگیری اسناد به‌ صورت دیجیتال انجام می‌شود. این روش علاوه بر افزایش سرعت، احتمال خطا را کاهش داده و امکان دسترسی سریع به سوابق مکاتبات را فراهم می‌کند.

اگر می‌خواهید با نحوه مدیریت الکترونیکی نامه‌ها و امکانات یک سامانه حرفه‌ای آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم صفحه دبیرخانه آنلاین یار را نیز مطالعه کنید.

نقش اتوماسیون اداری در مدیریت مکاتبات

امروزه دبیرخانه تنها بخشی از فرآیند مدیریت اسناد سازمان است و بسیاری از فعالیت‌ها از طریق اتوماسیون اداری انجام می‌شوند.

مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• ثبت و گردش هوشمند مکاتبات
• ارجاع سریع نامه‌ها بین واحدها
• پیگیری وضعیت هر نامه
• ثبت سوابق و گزارش‌گیری
• کاهش استفاده از کاغذ

اگر قصد دارید با امکانات این سیستم‌ها بیشتر آشنا شوید، صفحه اتوماسیون اداری یار اطلاعات کاملی درباره قابلیت‌ها و مزایای این راهکار ارائه می‌دهد.

فکس آنلاین؛ راهکاری برای ارسال و دریافت مکاتبات

با وجود گسترش مکاتبات الکترونیکی، هنوز بسیاری از سازمان‌ها برای ارتباط با ادارات، بانک‌ها و شرکت‌ها از فکس استفاده می‌کنند. استفاده از فکس آنلاین این امکان را فراهم می‌کند که بدون نیاز به دستگاه فکس، اسناد خود را از طریق اینترنت ارسال یا دریافت کنید.

در صورتی که سازمان شما همچنان از فکس در فرآیندهای اداری استفاده می‌کند، می‌توانید امکانات فکس آنلاین یار را بررسی کنید تا ارسال و دریافت مکاتبات با سرعت و سهولت بیشتری انجام شود.

پس از مطالعه نکات بالا، می‌توانید سوالات زیر را مرور کرده و میزان آشنایی خود را با مفاهیم دبیرخانه، مکاتبات اداری، بایگانی و گردش نامه‌ها ارزیابی کنید.